组织协调的工作内容与方法(ppt 45页).ppt

信息系统工程监理，记者王信息产业部信息专家，组织、沟通与协调管理，课题1。组织协调工作内容。组织协调工作方法，3。项目各阶段的组织协调工作。组织协调工作应把握的一般原则。项目管理是一项系统而有效的计划、组织、控制和协调活动，以满足建设项目对特定目标的要求。“协调”是建设项目管理的重要内容。在中国，协调通常被称为“联合管理”，而在美国，管理被称为“界面管理”。其含义是：“积极协调相互作用的子系统之间的能量、材料和信息的交换，以确保管理的效率”。协调的内容包括人际关系、组织关系、资源供求、信息交流等。资源供求和信息交流的协调可以统称为技术协调。沟通与协调管理，沟通与协调管理，对项目成败影响最大的首先是三方之间的沟通与协调，更进一步说，是三方项目经理之间的沟通与协调，其中，监理的沟通与协调能力、活动和效果最为关键。沟通和协调管理原则、共同目标各方始终把项目的成功视为共同努力的目标；信息共享及时通知所有相关人员相关信息；关键点和共识-就与项目进展和成败直接相关的关键点达成一致意见；齐心协力协调的结果必须是各方形成一股联合力量，解决现有问题，推进项目。1、组织协调工作内容，(1)监督沟通工作，监督沟通作用，1、组织协调工作内容，(1)监督沟通工作，1、组织协调工作内容，(1)监督沟通工作，信息沟通过程，1、组织协调工作内容，(1)监督沟通工作，沟通方法比较，1、组织协调工作内容，(1)监督沟通工作，沟通技术，1。组织协调内容，(1)监理沟通工作及提高沟通效果的措施：1。发送者必须熟悉并理解接收者，并以接收者可接受的语言和方式传递信息。2.准确、及时、及时地发送信息。3.选择最合适的沟通媒体。4.善用反馈。5.尽量减少通信链路，缩短传输通道，避免信息失真。6.接收者应该积极倾听。7.接受者应该克服各种心理障碍。(1)组织协调的内容，(2)系统内的协调，(1)系统内人际关系的协调主要是指如何提高每个人的工作效率，这在很大程度上取决于人际关系的协调程度，所以监理工程师首先要注意人际关系的协调，充分调动系统内各组成部分的积极性，从而保证工程的顺利实施和发展。因为任何协调工作最终都体现在人际交往中，良好的人际关系可以使双方相互信任、相互支持、轻松沟通。同时，人际关系的渗透和扩散反过来又能提高监督工作的效率。和谐的人际关系是监督工作的基础。(1)组织与协调的工作内容，(2)系统内的协调，(2)系统内组织关系的协调这里所指的组织是指工程项目中的几个项目组(即每个子系统的相应完成)。这里的组织关系协调是指这些项目团队应该从整个项目的质量、进度和投资控制目标出发，积极完成团队的工作，使整个项目处于有序健康的状态。组织的协调(2)系统内协调，(3)系统内内部需求关系的协调内部需求关系的协调是指在项目实施中及时协调人员需求、材料需求、硬件设备和软件需求以及能源和电力需求，以实现内部需求的平衡。实现内部资源的合理配置。(3)系统外部关系中契约因素的协调和系统外部的协调是指信息系统工程建设项目整个活动过程之外的关系的协调，根据是否存在契约关系分为有契约因素的协调和无契约因素的协调(即非契约因素)。与合同因素的协调主要是业主与建设单位(即实施开发方)、业主与设计单位(某些项目中可能存在的必要的设计过程要求)、业主与相关产品供应商之间关系的协调。他们之间的关系可能是契约性的。它也可能具有间接合同性质。(3)系统外部关系中契约因素的协调将导致更广泛的非契约因素和可能遇到的更多问题。作为主管，协调的工作量会越来越复杂。例如与社会组织、机构和各种行政部门的协调，以及与社会组织中的银行和信贷合作社的协调。换句话说，作为一个信息系统工程项目，在建设过程中遇到各方面的部门和事情时，监理的协调是不可避免的，而这些方面不是事先签了就可以约束的，而是往往事先不可预知的。因此，系统外部关系中合同因素和非合同因素的协调是监理工程师开展监理工作的关键环节。(1)现场监督、现场监督和有形技术服务相辅相成。现场监理是监理提供有形技术服务的一种方式，是监理服务的主要形式。监督服务以现场监督为基础，为监督工作提供第一手可靠的数据，是监督结果和监督结论的重要依据。现场监理不是简单的现场待命，而是必须依靠有效的监理技术和方法，将科学的监理方法应用到实际的现场监理过程中，为业主提供有形的监理技术服务。(1)现场监督，现场监督的主要方式有：监督会议制度；工程监理报告等。有形技术服务的主要形式包括：除上述现场监督可提供的技术服务外，还可提供的监督工具；监理工程师的技术支持；监督组织和管理的能力支持；向业主提供科学的管理监督文件等。(1)会议成功的关键：确保每个人的出席、议程和领导力。为了确保每个人都出席，会议应该是每个人议程上的一个固定项目。(2)确保会议成功的措施：会前准备措施；(2)会议过程的原则；(3)会议结果的实施原则、王的抱怨、会议效率低的原因、高效会议的八大特点。只有在必要时才能召开会议，会议才能精心策划、拟定和分发，时间表才能得到遵守，才能逐步邀请最有经验、最有才华的人参加，提出意见，总结和记录所有的决定、建议和负责人，2)组织和协调工作方法，3)定期监理会议和项目监理会议是由工程监理单位总监理工程师组织和主持的例行工作会议。 即履行合同各方之间的沟通、信息交流、协调处理以及研究和解决合同履行中存在的各种问题。 参加工程监理例会的单位和人员通常包括：总监理工程师、总监理代表和相关监理工程师；项目经理、技术总监及相关人员(2)组织和协调工作方法，(3)定期监理会议，(1)定期项目监理会议的主要议题：检查和报告项目进度计划的完成情况，确定下一阶段的进度目标，研究建设单位的人力和设备投入以及实现目标的措施；通知检查项目实施质量和技术规范的执行情况等。并对存在的质量问题提出改进措施和要求；检查上次会议同意的项目的执行情况，检查未完成的项目并分析原因；分包商的管理和协调；与项目支付和财务支付审批有关的问题；接收和审查建设单位提交的相关项目文件；监理提交相关监理文件；解决与项目变更相关的事宜；违约索赔、工期索赔和费用索赔的意图和处理；解决其他需要协调的相关事宜。(2)组织协调工作方法，(3)定期监理会议，(2)会议准备项目监理组织应及时收集和总结相关信息，为会议做准备：了解上次会议的执行情况和存在的问题；准备会议材料，确定相关事宜的处理原则；与相关方沟通，交换意见，督促他们做好准备。2、组织协调工作方法，(3)监理会议，(3)会议记录，签认和分发项目监理会议内容通常由指定的监理人员记录，除笔记外将根据实际情况使用数码相机、照相器材、记录笔和便携式电脑等设备进行辅助记录和演示。会议纪要由监理工程师根据会议纪要整理。主要内容包括：会议地点和时间；会议主持人；与会人员的姓名、所属单位和职务；会议内容和决议事项(包括实施单位负责人、负责人和时限要求)；其他事项。会议记录的内容应该真实简洁。会议纪要应由总监理工程师签字认可，并分发给工程所有相关方，由总监理工程师签字认可。有关当事人应当在规定的期限内将会议纪要中约定的事项落实。2、组织协调工作方法，(4)召开专项监理会议，召开专项会议解决特殊问题，专项会议由总监理工程师或授权监理工程师主持。特别会议应在会前认真准备。监理工程师应认真准备会议纪要，并安排会议纪要，由总监理工程师签字认可后发送给项目相关方。专题会议通常包括技术研讨会、现场(项目组织)协调会议、紧急协调会议和技术(或计划)审查会议。对于因突发变更事件引起的进度问题，监理单位将召开紧急协调会，督促各方采取紧急措施，赶上进度要求，使项目开发能按预期进度完成。根据本工程的实际情况，当施工单位完成关键阶段的工作时，监理人将及时组织专家与业主一起对该阶段的成果进行审查，以便审查通过后，施工单位能及时转入下一阶段工作的实施。2.工作方法的组织和协调。5.监理工作报告和建立项目监理报告制度是保证项目顺利进行的有效方法，可以使项目的实施处于透明和可监控的状态。作为信息系统工程建设的施工单位，负责定期或不定期向业主和监理提交工程进度报告，同时提交下一阶段的工程施工计划。监理将与业主合作审查项目的进度和质量。监理将向业主提交监理意见并反馈给乙方2.工作方法的组织和协调。5.监理工作报告。每周和每月定期监督报告。监督通知和对日常监督文件的回复。2.工作方法的组织和协调。6.监督实施文件。监理实施文件主要包括：工程变更文件、进度监理文件、质量监理文件、质量回访监理文件、日常监理报告、月度监理报告、专项监理报告、验收报告、总结报告等必要文件。(1)在信息系统工程的投标和准备阶段，监理的主要协调对象是业主，主要协调工作是成本控制的投资预算。具体工作是帮助业主完成本工程的招标工作，论证招标方案，协助业主邀请专家进行评标，参与与业主的合同谈判，为中标单位完成合同及其附件提出技术要求、商务要求和相关文件的评审。(1)在投标和准备阶段，信息管理主管应与业主建立文件化的信息沟通机制，以保持双方在项目目标、范围和业务要求方面理解的一致性，在此期间产生的文件应得到妥善管理，作为分阶段工作的基础；监理人应及时提供与工程有关的已知信息，供业主参考；监理人应向业主介绍有关的法律、法规、标准、当地文化等信息，以免与工程建设发生冲突。协调监督应确定与业主的协调机制，以确保充足和正确的需求。监理应记录并妥善管理协调工作；协调合同谈判中可能出现的技术差异或其他差异。(2)在项目设计阶段，监理在该阶段的主要协调工作是确保项目的设计结果能够在确认目标和确认业主要求的条件下，按照预期要求达到预期的功能目标和性能目标。监督的具体重点是合同管理。(2)在项目设计阶段，信息管理监督应与业主和建设单位建立共同的文件信息交换表，并要求各方在今后的项目工作中实施；监理方应要求并监督三方妥善保存相关文件资料；监理人应建议业主和承包人对工程中其他方的重要信息保密，尊重其他方的知识产权；监理人应以正式文件和资料的形式记录设计阶段三方共同参与的过程和活动，并由三方确认。协调工作的监督应确定与业主和施工单位适当的协调形式和方法，如项目例会，并在项目过程中实施。监理应协调业主调动适当的资源与承包商合作，在项目设计的早期阶段完成调查和分析工作。监理应从中立的角度对设计阶段的变更提出客观的监理意见，并协调业主和承包商达成协议；在设计阶段，监理应记录并妥善管理协调结果。(3)项目各阶段的组织和协调，(3)在项目实施阶段，监理在此阶段的主要协调工作是确保项目在确定的计划下有序实施。突出的协调工作是项目的变更控制和进度控制，以确保项目按照质量要求和安全目标完成。对于信息系统工程来说，变更的确是信息系统工程建设过程中的突出特征之一。因此，监理协调工作的重点是实现项目管理的变更控制，根据可能发生的情况，协调并灵活处理在此过程中可能发生的任何事情，确保项目能够按计划完成各阶段的成果(3)项目各阶段的组织和协调，(3)在项目实施阶段，信息管理主管应妥善管理项目实施阶段产生的监督文件；监理人应以正式文件的形式记录三方在项目实施阶段共同参与的过程和活动，并由三方确认；监理方应监督业主和承包商按照既定要求编制和管理项目文件。协调工作的监理应在实施阶段与业主和建设单位共同建立协调沟通机制，如定期召开项目会议制度；监理工程师应根据需要及时组织专题会议，解决工程实施中的各种特殊问题，并形成书面报告；使工程变更合理并为业主和承包商双方所接受；如果监理工程师发出的监理指令不能有效执行，监理工程师应及时向总监理工程师报告，并要求业主采取其他处罚措施，督促施工单位执行；监理人应协调相关事故赔偿和费用索赔；监理协调业主配合项目实施。(4)在工程验收阶段，监理人的主要协调工作是协助业主组织相关专家完成工程的所有验收工作。突出的工作特点是质量控制和信息管理。即确保验收结果是合同规定的预期实现目标，确保所有验收文件满足合同规定的要求，确保整个工程按照业主的申请要求按期、有效地完成。3、组织协调项目各阶段工作，(4)项目验收阶段，监理应组织项目监理文件的信息管理；监理人应督促业主和承包人在验收前及时整理工程中产生的文件；监理人应在验收阶段协助业主和承包人按事先约定准备、签署和妥善保管工程文件