秘书基础知识ppt课件

.第1，1章职业道德，第1节职业道德本节的要点：理解道德与职业道德的结合，职业道德的要素和特性等。第一，道德的意义2，职业道德1。职业道德的含义2。职业道德的基本要素，(1)职业上的(2)职业态度，(3)职业义务，(4)职业纪律，(5)职业良心，(6)职业名誉，(7)职业风格，2，3。职业道德的特点第二节秘书职业守则是核心事项：理解秘书职业守则的内容。秘书工作准则，(1)明确的行业性(2)适用范围上的限制(3)表达的多样性(4)一定的强制性(5)相对稳定性(6)利益关系，1。谦虚谨慎，文明礼貌2。公平的行动，热情的服务3。实事求是4。诚实的工作，无名英雄5。忠于职守，认真工作，6。钻研业务，掌握秘书工作的各种技能7。遵守法律，不以上司的名义谋取私利。8。确定承诺意识、时限意识、准确性意识、秘密意识、责任意识、服务意识。3，第二章文库基础，第一节应用程序的概念和制造程序本节要点：理解应用程序的意义和分类。一、应用程序的概念1、应用程序的定义2、应用程序的特征2、应用程序类型中常用的应用程序类型主要有三个类别：法律文档、业务文档和业务文档。1 .目的实用化2。结构格式3 .文体简略化，4，1。根据法定公文(1) 党政机关公文处理工作条例规定，党政机关公文包括决议、决定、命令(命令)、公报、公告、公告、意见、通知、报告、请求、批准、同意、信件、摘要等110项(2)其他划分方法2。办公机构(P12)办公机构是指机构、单位、团体和个人用于处理日常工作的工具。(传真稿、备忘录、邀请函、邀请函、祝贺信、感谢信、公开、简报、会议记录、计划、摘要、工作报告、演讲草稿等)3。企业文件(P13)企业文件是机构、单位和群组用来处理企业工作的文件。(意向书，订单，商品说明书，市场调查报告，投标，投标书，合同，可行性研究报告等)，第5，2节应用程序制作程序熟悉本节要点：了解办公文件、商业文件制作程序、一般公文制作程序等。一、一般文件编制程序1。文件准备程序：发行文件草稿审阅2。发行程序：注册列印发行复查、6、文件草案的主要要求(1)遵守国家的法律、法规和其他相关规定。(2)与事实相符，实事求是，内容简洁，主题突出，观点明确，结构严谨，表达准确，文字精练。(3)正确的种类、格式规格。人名、地名、数字、引文正确。公文要先引用标题，然后引发文字号码。引用外语的时候必须标明汉语的意思。日期必须标明特定的年、月、日。(4)结构层次序数，第一个级别为“1”，第二个级别为“(1)”，第三个级别为“1”，第四个级别为“(1)”。(5)必须使用国家法定计量单位。(6)在正文中使用非规范化的缩写，必须先使用全名，并注明缩写。(7)公文中的数字。除了城门、惯用语、缩写、修辞色彩语句中用作消遣的部分等级序数和汉字外，必须使用阿拉伯数字。7，(2)审查：对公文的审查和批准。派负责人签发前，在板工房(房间)进行审查。重点：文档编制方法、文档规则、建议要求、文档格式。(c)发行：负责人授权审核、签署、发行审计的稿件。以本机关名义制定的上书由主要负责人或主管业务的负责人签发。以本机关名义出版的厦门语或平行文件由主要负责人或主要负责人批准的其他负责人发行。(4)审查：再次审查和确认公文制作工作。公文正式印刷之前，秘书部门要进行检查。要点：看看审计、发行程序是否完整、附件是否齐全、形式是否单一、是否规范等。检讨是发行过程的最后一环。审查后需要对原告进行实质性修改，所以要按照程序进行审查。(e)注册：准备文档注册、编辑文档、确定打印数量和传输范围(机密文档还规定文档份数序列号)。(6)打印：按照国家行政机关公文格式写或打印文档，由白领职员校对。(7)分发：邮寄、传真、电报、电子邮件、个人投递等，将打印登记的公文传给收件人或个人。8，2，办公设备，商业文件制作程序与法定文件不同，有严密的请购程序，但也有特定的请购程序，如起草、审查、最终确定、公布和运营。简报：从调查、草稿、审阅到编辑(包括草稿、修改、原文、布局)，都有自己的制作过程。计划：从调查咨询、草稿、审阅、修订到发布，还有一定的制造过程。合同：从合同前决定因素、合同签订到合同成立及生效确认，都有固定的请购过程。第9，3节应用程序文档格式本节要点：了解交易文档、业务文档格式、了解一般文档纸张和打印规范、识别一般文档元素的规则，以及确定一般文档的特定格式。一、一般文件格式1、一般文件纸张和列印规格2、一般文件元素识别规则3、一般文件特定格式、10，1。一般文件纸张、配置和列印需求(1)文件纸张通常使用国际标准a4类型成品尺寸(210mm297mm)。(2)页面边缘和平板大小：文档头(上白色)为37mm1mm文档保留口(左侧白色边缘)为28mm1mm平板大小：156mm225mm(不包括页码)(3)文档文本从左到右水平书写、水平书写。一般每面22行，每行28个字符。(4)公文须向左装订，不得拆页。后背扁平，不空。(5)字体和大小，一般是3号仿歌字体。公文的文字颜色都要黑色。11、A4文档纸张边缘和版税大小图标：12，2。通用文档元素标识规则格式元素：版税(眉毛)、正文、版本。13，(1)公告板由公文编号、密件和保密期限、紧急度、发行机构标志、发行人大小、发行人(签名人)和红色半线(分割线)等要素组成。14，联合书面语时，要将主办机构的名字放在前面，将“文件”一词放在出版机构名称的右侧，上下居中；联合文件机关太多，必须在公文首页显示正文。政府间共同写文章，标注主办机构的发文大小。15，重点：发件人字体大小由发件人机构替代者、年份和序列号组成。例如，“国家发行2006 5”。发文机关标志下空白2行，3号仿宋体字，居中放置；年份，序列号用阿拉伯数字表示。年份必须用全称(1995不能缩写为95，2004不能书写为04)显示，并用六角括号“”括起来。序号不为空(即1未编号为001)。没有“第一个”这个词。联合机构只标明主办机构的字母。附注：直角大括号 mau200410 、大括号 mau(2004)10 未标准化。16，2，主要文档主要部分由文档标题、主要交付机构、正文、附件、书面日期、印章和注释等元素组成。(1)标题红色分割线下的空白2行，可以使用较小的2号载体分割1行或多行的中间位置；往回走的时候，说话的意义要完整，排列要对称，间距要适当。标题中除了规定、规定名称标记号外，一般不使用标点符号。公文的标题有三个要素，即发文机关(相关)思维文种。(2)国家发包机关：正式名称、规范缩写、统称，指公文的主要接收机关。通常情况下，上面的书(如报告)、特大省下的书(如通报、通知)、平行文(如信件)只写一个主送机关。决策、通知、通知、意见等一般子文章，使用多种主要交付机构。朱智性公文(如公告、公告等)可以不使用主传机关。主管机关在标题下空出一行，然后用3号头字识别，返回左上方栏时仍然保持上栏。标点符号的使用方法是：在同一种机构、单位之间放置一个主点，在不同种类的机构、单位之间放置一个逗号，在末端放置一个全角冒号。如果实现联合化，驻宋机关名称将按照党、政、郡、郡的性质顺序排列。17，(3)正文在本颂机关名称下的行上，用3号头字，正文中有小标题的话，可以用3号小票宋本身或黑体字写。返回到每个自然段左侧空白两个字，行顶部网格。数字，年份不能回行(一个阿拉伯数字，年份不能分成两行)。(4)附件：附在公文上的相关文件或材料。如果有附件，则在正文下显示“附件”(1行，左侧空白2个单词，3号仿宋体)，后跟全角冒号和附件文件名。如果附件超过一点，则使用阿拉伯数字上下排列序列号。附件名称后面没有标点符号。例如：附件：1.2。附件必须与文档正文捆绑在一起，如果附件左上角第1行顶部网格中有“附件”，并且有序列号，则必须标识序列号。附件的序列号和名称必须前后识别。如果附件不能与文档正文一起装订，则必须在附件左上角第1行的顶行上标识文档的发布字体大小，并在其后显示“附件”或“附件”和序列号。18，注释是次要的说明，用于与著名文件的阅读、传达范围和语句相关的事项。阅读，传达范围是指发出公文的机关等级和传达对象范围”(此案为军队，按年代等级，达到全体党员)。一般来说，上书、平行文、主祷文不需要标明阅读和传达的范围，而相关的下行书必须确定。有些文件要广泛宣传，普遍实施，就标为“(此物可载于报纸，广播)”。如果公文有注释，请用3号头字，左宾2号字和括号，在书面时间下用1行表示。”“请问”应该在备忘录上显示发信机构联系人的姓名和电话号码。19，正式文件正文，20，联合文档最后一个文档布局，21，3，版注部分包含关键字、参考机构、发行机构和发行日期、版书的逆序等元素。(1)关键词：主题词是规范处理，用于索引公文正文内容的单词或短语。目的是使计算机便于公文检索和管理。公文要标明主题词。主题词应上级机关的要求，标记主题词。关键字”显示为黑体字3、左上角网格、全角冒号项目3的小型标准黑体字；项目之间有一个字空着。(请参阅下一页)，22，关键字索引，1)一个文档的索引。除类别单词外，最多5个关键字。要遵守“谁写文章，谁编制索引”的原则。2)索引顺序是显示类别单词、普通单词和普通单词时反映文档内容的单词和反映文本的单词。(3)如果一个文档内容包含多个主题内容，则首先索引一个主题内容，然后索引第二个主题内容，即“类别1通用单词1类别2通用单词2通用单词2种”。您可以根据需要组合其他主题语来编制索引。5)在词库中找不到合适的普通单词时，可以用类别单词代替。一份文件的主题词不是完整的句子，而是几个相关的单词或组词，按一定的规则排列，单词和单词之间有空格，没有标点，不需要逗号代替空格。23，关键字如：国务院关于加强水土保持工作的通知关键字：农业水土保持通知国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知关键字：经济管理企业破产劳动就业通知，24，图版，25，(2)见，见，除了本送机关以外，其他需要执行或知道公文内容的机关。如果公文有参考，关键字下面的第1行；左侧空1个单词，标识为3号墨菲松语单词“参考”，后跟全角冒号；冒号后面是参考机构。参考机构名称必须是全名或完全限定的缩写，统称。参考机构之间的分隔用逗号分隔，并与冒号后的参考机构对齐。在最后一个参考机构后面画上句号。26，(3)发行机关和发行时间发行机关通常指发行机关的办公室(房间)。发行日期是指公文打印的日期。发行机构和发行日期对应于同一行，位于“参考”下(参考机构位于关键字下)。用发行机关左边的空白1字，发行时间右边的空白1字，3号仿宋体字进行标记。发行日期用阿拉伯数字表示。关于印数：格式没有明文，按约定，通常在最后半行以下1行，3号头字，用圆括号括起来，右空格1个字。27，(4)版本的逆线，版本的逆线：放在文档的最后一页，版本的最后一个元素放在最后一行。在版机的每个元素(即主题词、参考、发行机构、发行日期)下，各贴有一个半线、宽度相等的黑色间隔符。28，页码id(理解)是4号半角白色阿拉伯数字id，位于版税的下边缘正下方的行中，数字左右各放入4号一行(-1-，-2-)，1行距版税的下边缘7毫米。单页码是右侧空1个单词，双页码是左侧空1个单词。空白页和空白页之后的页面不标识页码。29，正式文档(理解)文档日程表，对于水平A4纸张表单，水平表格左侧，单页码为表格左下角，双页码为表格左上角，单页码为自定义嘴旁边，双页面标题为切口的侧面。如果具有A3纸张格式(大表格)，最后一页是A3纸张格式表格，则密封3、4(可以不带页码分发)为空，A3纸张格式表格位于密封3之前，并且不应粘贴在文档的最后一页(密封4)上。30，(3)，通用文档特定格式1，字符格式发行机构名称与顶边上页角的距离为30mm，较小的标准歌曲字体，大小为22mm15mm不超过；发行机构名称后面没有“文件”这个词。发文机构全称下4毫米为水平线(无门线，上粗下细线)，下宽20毫米为水平线(门无线，上细下粗线)，两条线的长度为170毫米。发文机关名称和双线都是用红色印刷的。每行均居中对齐(28个字符)。主页不显示页码。发文机关名称和双线都是用红色印刷的。发行者放在无文线下1行发行者右边缘顶部格子标志上。要知道秘密级别或紧急性，可以在无文选下放置1行偏心左边缘上划线，在发件人大小下放置空白l行的识别公文标题。31，信型格式与笔记头比较，32，特殊命令格式(理解)命令标志在发行机构名称后附加“命令”或“命令”，由红色小标记宋体组成，字体大小由发信机构自行决定。命令标识2行中心标识命令编号，其中上边缘距版本中心边缘20mm，下边缘为空。订单编号下的空白两行标志正文；正文下一行右空白四字id发布者签名章，签名章左空白两字id发布者职务；共同发行的命令或命令的发布者职务必须识别全名。在发行者签名一章的下一行中，右侧的空白2字标识了创建时间。分配机构识别方法与参考机构相同。33，命令(命令)格式，34，2，会议记录格式国家行政机关公文格式条文释义指出，国家标准的会议记录格式主要针对国家行政部门的事务会议记录，用作公文种类的会议记录可以以“文件”或“信件”文件格式发送，并显示在标题中。1)办公室会议记录标志由“会议记录”组成。用红尺子拍宋体尺。(2)不是固定发行字体大小，而是主持会议的机构的名称、会议日期或发行字体大小，字体大小由发行机构自行决定。会议记录可以写标题，也可以不写。您可以显示主递送机构，也可以不显示主递送机构。会议记录会议记录上没有盖章。，35，第三节应用程序的元素本节的要点：了解主题、结构的要求、了解材料工作的四个链接、主