关于规范公司档案管理的工作方案

.XX公司关于规范公司档案管理的工作方案为规范我公司档案管理，避免档案遗失，提升档案管理的水平，结合我公司实际，对规范公司档案管理工作提出以下方案：一、规范档案管理的重要意义企业档案是科学决策的依据。企业在做出科学判断决策之前所参考的情况和数据，离不开真实完整的档案信息。企业档案是企业效益的体现。企业档案是企业各项管理工作综合效益的反映，它广泛渗透和直接间接作用于企业活动的各个环节。企业档案是企业的重要资源。在企业众多的资源中，企业档案信息资源是一项重要的资源，其权威性高于和有别于其他资源，它是企业信息中最主要、最基本的信息。二、规范档案管理的实施计划结合我公司实际情况，档案规范工作从制度建设、档案收集、设备配置以及档案整理和档案信息化建设入手。（一）完善公司档案管理制度（该项工作计划在2017年4月24日至5月5日完成）1、随着公司业务的展开，公司档案资料越来越多，而且档案工作专业性强，需要指定专门人员负责档案管理工作；其次要明确各方责任：包括公司、领导、职能部室、档案室、档案管理人员。2、依据企业档案工作规范，编制公司档案分类表。3、根据档案分类表确定公司档案归档范围和保管期限，并且根据公司发展每3-5年进行一次调整。（二）档案收集（与完善制度同步进行，计划在2017年4月24日至5月5日完成）着重收集业务档案，各分管领导及职能部门的业务档案是公司档案的重要组成部分，也是本次档案收集的核心。拟以正式文件通知相关人员、部门归集档案，明确相关人员责任，并限定期限。（三）设备设施配置（计划在2017年4月24日至5月12日完成）1、建议暂时设置档案库房一间。2、按照档案室“八防”要求配置设备。3、建议选用密集柜作为档案柜。4、购买其他相应设施（见附表）。（四）档案整理实施（计划在2017年4月24日至6月10日完成）从时间、专业、资源角度考虑，建议聘请专业人员指导、协助工作，公司配置多人集中工作。（五）档案信息化建设（计划在2017年4月24日至6月10日完成）档案信息化是指档案管理模式以档案实体为重心向档案信息为重心转变的过程。这是一个长期发展的过程，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。档案信息的数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、调整扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案、系统组织成具有有序结构的档案信息库。三、目前需尽快开展的工作（一）修订公司档案管理办法，进一步完善公司的档案管理制度。（二）根据公司职能、业务，编制公司档案归档范围和保管期限表。（三）购置库房设备、设施。四、需要公司提供的支持（一）领导重视档案管理工作需要公司领导高度重视。（二）人员支持此项工作具体由综合部负责。由于综合部人员有限，建议从其他部门抽调人员配合开展此项工作，一方面利于工作开展，同时积累档案管理工作的经验。（三）设备设施配置1、从公司规划发展和档案管理规定考虑，建议暂时只设置一间档案库房，不设置阅览室。2、档案库房面积要求满足公司档案管理需要，并有一定预留空间（20-30）年，建议使用综合部办公室内置房间；3、档案柜（架）数量要求能满足今后20-30年左右发展的需要，能放A4规格档案，从公司长期发展和档案存放量角度考虑，建议选用密集柜。4、档案库房要实现“三铁”：铁门、铁窗、铁柜（架）；5、档案库房要达到“八防”：防炎、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物（虫、霉、鼠等）。6、档案盒使用无酸纸封底面、档案盒；7、根据实际需要配备必要的管护设备，见附件“综合档案室管护设备一览表”。五