办公用品管理作业

办公用品管理作业壹、目的：为明确规范总公司与各子公司办公用品管理作业，特订定本办法。贰、范围：总公司/各子公司办公用品管理时，皆适用之。叁、内容：办公用品包括为营运及办公所使用的低值易耗品。按公司的陕义定义是指除商品存货及固定资产以外的一切物资。一、管理部门职责 （一）行政部 1、对办公用品进行采购、成本核算、控制及调配。 2、认真核算，确定计划需求量与金额。 3、负责全公司办公用品的申请、汇总、平衡、供应和管理工作。 4、管理办公用品的出入库单据打印、审核，数量的存量保管。 5、对闲置及报废办公用品及时出具报告，在尽量节约成本前提下，进行合理化处理。 （二）财务部 1、为办公用品的价值控制与监督部门，对合理化的费用进行审核。 2、对办公用品库存的情况盘点监控。 3、对全公司办公用品的成本增减变动进行会计核算； （三）配送中心进行验收入库、保管保养、出库发放等方面的管理，坚持凭单发放，先进先出，快发快收的原则。二、办公用品分类 1、易耗品：单体价值在3元以内（含3元）、月使用量大、使用周期基本在1个月内、不能回收、不便管理的物品。如纸张、铅笔、胶水、大头针、图钉、别针，橡皮筋、笔记本、复写纸、标签、票据、橡皮擦、夹子、打印油、钉书针、塑料袋、打印纸等。 2、管理易耗品：单体价值在10元以内（含10元）、月使用量较大、使用周期3个月以上（含3个月），不易管理的物品；或是单体价值在3元以内（含3元）、使用周期基本在1个月内、凭业务部门营业额制定使用指标的物品。如签字笔、白板笔、油性笔、白板擦、萤光笔、电池、文件夹、印泥、中药煎煮袋、色带、墨粉等。 3、管理品：单体价值一般在10元以上、月使用量小、使用周期6个月以上（含6个月）、使用过程中实物形态基本不发生改变、易于管理的物品。如剪刀、钢笔、美工刀、钉书机，打孔机、打码机、印章、日期戳等。如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。 4、印刷品：公司使用的所有印刷品及宣传册,如双轨制处方药销售记录、商品移库单、借款单、记帐凭证、考勤表、付款申请书等。 5、其他类办公用品。三、办公用品采办： 1、办公及指标范围内的办公用品采办（由行政部及相关部门统一制定的指标，统称为办公用品采办） （1）指标范围内的办公用品的申报与审批必须按时、按计划进行，各部、各门店必须在每月23-25日将办公用品申报单提交公司行政部， 行政部后勤对申报表进行汇总、统计、审核后，结合原有库存量，制作办公用品申购计划汇总表，于当月28日前提交董事副总裁，在5个工作日内审批完毕。 （2）行政部采购人员每月10日前完成办公用品的采办工作，并移交配送中心验收入库，配送中心根据行政部提交的办公用品验收入库单严格检查办公用品的品种、数量、质量与规格。 2、指标范围外的办公用品采办 （1）指标范围外物品的申购,需由申请部门提前三天申请。 （2）填写“物品申购单”，详细填写所需申购物品的详细资料,包括品名、品牌、规格/型号、供应商名称、联系电话、数量、单价及质量要求(不能留空,写不下可另附详单),部门领导签字。 （3）由申请部门将申请提交相关部门签署建议。 （4）行政部在三天内对申购物品进行调查及价格的核定（至少三家）,并提出合理化建议,上报集团公司副总裁审批，审批后方可购买。 （5）费用支出由申请部门提出申请，在预算范围内并作为申请部门的当月费用支出。 （6）未做计划但又急于领用,行政部如有库存可合理调配,但必须经行政部领导签批；如未有库存必须购买的，由申请部门自行承担。四、办公用品发放 1、办公及运营指标范围内的用品，指标内办公用品每月发放一次，直营店办公用品为每月11-15日发放，总部以及医院为每月17号发放，配送中心可凭行政部下发的“办公用品调拨单”进行发放。 2、计划范围内办公用品的发放，至少确保供应95%的办公用品100%的供应；5%品种至少保障90%的供应量，不足部分应在一周内补齐。 3、其他办公用品，按实际所需并出申请，并经公司副总裁审批后，方可购买领用。 4、每月3日前，行政部将上月各部门、门店办公用品进行汇总，并将费用清单公示于宣传栏，公示期为三天。五、办公用品管理 1、办公用品实行帐物分开管理制，并指定专人负责。 2、公司办公用品一律实行分类连续编号管理。 3、行政部协同相关业务部门依据历史记录(上一年度耗用平均数)、经验法则(估计消耗时间)或业务单位业绩来设定各单位月度领用指标，一般每年调整一次。 4、各单位应严格参照额定范围和实际需求量制定月度办公用品计划，行政部进行审核,采取无指标不供给。办公用品的申报在额定指标金额的+ 10%范围内的行政部可给予供应；在指标金额的+ 20%需向上级主管部门申请，经行政部审批后供应；在指标金额+ 30%-50%，由行政部提请主管行政副总经理审批；在指标金额的+ 50%，由行政事务中心提请董事副总经理审批后方可供应。每单位的办公用品计划连续三个月超过额定指标金额的+30%，行政部应重新核定其办公用品的额定指标，并提交董事副总经理审批。 5、办公用品每季度(3月、6月、9月、12月)月末盘点一次，由财务部行文盘点通知，集团行政部统一指导集团公司所有办公用品管理责任人对所负责公司进行盘点。盘点结束，由财务部出具“办公用品盘点报告”，针对盘点情况、盘点差异、闲置物品率、不可使用办公用品（报废物资）等进行合理分析，并作建议处理。 6、行政部根据公司制定的办公用品使用指标、上一季度的月平均使用量以及办公用品的特性来设定库存量，例如消耗品与部分管理消耗品的库存量一般可设定为预计使用量的+110%；而管理品基本设定为0库存管理。六、处罚规定 1、如在办公用品的申报、审批、采办及出库发放等环节中，由于某个环节出问题而导致办公用品不能按期供应的，每延迟一天，对责任部门及责任人扣罚0.5分, 以此类推，直至扣满5分（特殊情况除外）。 2、对于未按时上交计划、无计划领用，首次给予行政警告；再犯给予五级以上违纪处分。 3、办公用品在采办过程中，行政部采购人员有责任按申报清单保质保量采购，因采办人员个人原因，使得采购的办公用品有超过5%的数量不能满足用户需求的，对责任人扣罚1分。 4、实现易耗品10%库存，管理品0库存，除批量订制库存外，办公用品库存每超10%，对责任部门和责任人扣罚1分。 5、库存办公用品要定期盘点(特殊情况领导批准外)，未按时盘点，每推迟一天扣1分，依次类推，直至扣完5分；未出盘点报告2分。对每月发放率较高的办公用品原则上每月发放完当月办公用品后盘点一次；如连续三个月差误率在5%以内的，可每季度清仓盘点一次。出现数量不清时，查清责任人，能挽回或未造成公司经济损失的每次扣罚1分，造成公司经济损失的，扣罚2分并按成本价全额赔偿。 6、定期对办公用品进行