如何撰写报告

.,如何撰写报告,刘凤琴,.,目录,对撰写报告的理解如何撰写报告报告的类型与评价,.,写出好报告的前提你是如何对待写报告？,.,你是如何对待写报告？,任务？,作业？,完成即可？还是写到满意为止？,.,你是如何对待写报告？,整理思路的过程，只有想清楚才能做好；整理思路的过程中帮你抓住核心重点；写报告锻炼个人的逻辑思维、归纳总结等能力；报告写的清晰受众者更易理解、记住；越向高层领导汇报报告越显得重要；,.,目录,对撰写报告的理解如何撰写报告报告的类型与评价,.,一、撰写报告的基本要求,版面干净整洁；标题与内容字体、型号统一，大小适中，能看清楚；一页中颜色不宜过多，最好不超过4种；关注表达形式，如表格、图表、图形等，避免文字过多；,.,二、写报告中常用的两门课程,1、金字塔写作原则2、七步成诗,.,1、金字塔写作原则介绍,为什么学习这门课程,如何高效地进行沟通,提高沟通的效能：沟通是为了解决问题，要有明确和有价值的思想,提高沟通的效率：沟通要让对方准确快速地理解你的意思，掌握关键点,.,10,.,11,.,12,WritingBackwards-ThePyramid从结论说起TheGoverningThought(TOPS)中心思想LogicalArguments逻辑论证LogicalGroupings逻辑组合NoGaps,NoOverlaps(MECE)不遗漏、不重叠(不多不少),AGENDA课程,.,13,EVOLUTIONOFSTRATEGICWRITING策略性写作方式的演变,Writingsentences造句,Writingstories写故事,Writingbackwards从后面(结论)写起,I,II,III,.,14,雪莉吾友：我俩是多年老朋友了，共渡过许多好时光但一个月前你说了些令人难受的话上两星期你又没来参加我办的宴会后来,.,15,雪莉吾友：我恨你！因为,.,16,DearShirley.雪莉吾友,Ihateyou我恨你,Reason#1第一个理由,Reason#2第二个理由,Reason#3第三个理由,WRITINGBACKWARDS(PYRAMIDPRINCIPLE)从结论说起(金字塔写作原则),.,17,SOLVINGTHEPROBLEM解决问题,Facts事实,Analyses分析,Conclusions结论,Recommen-dations建议方案,COMMUNICATINGTHESOLUTION沟通解决问题的办法,Recommendations建议方案,Actions/steps/reasons行动/步骤/理由,Facts/analyses事实/分析,Whatshouldbedone?该做什麽？,Howorwhyshoulditbedone?为什麽该做这些？如何做？,Howdoyouknowtherecommendationsaresound?怎麽知道这建议方案是完善的？,.,18,DEVELOPINGASTRUCTUREFORWRITINGBACKWARDS如何建构从结论说起的作品,Governingthought中心思想,Keylinesupport支撑思想的主要理由,Support支撑理由,Support支撑理由,.,19,AGENDA课程,WritingBackwards-ThePyramid从结论说起TheGoverningThought(TOPS)中心思想LogicalArguments逻辑论证LogicalGroupings逻辑组合NoGaps,NoOverlaps(MECE)不遗漏、不重叠(不多不少),.,20,IFYOUWERETOBOILYOURBOOKDOWNTOAFEWWORDS,WHATWOULDBEITSMESSAGE?您能用一句话介绍您的这本大作吗？,.,21,GOVERNINGTHOUGHT中心思想的要诀,TOPS,Targetedtoouraudience瞄准观众,Over-arching周延完整,Powerful掷地有声,Supportable言之有据,.,22,GOVERNINGTHOUGHT-ISITTOPS?检验中心思想是否合乎标准？,ThecompanyhaspotentialintheA,B,andCmarketsegments本公司在甲、乙、丙三个市场具备发展潜力,Thecompanyshouldenteremergingmarketsegmentsaggressivelytopreemptcompetition本公司应积极打入新兴起的市场区隔之中，以及早占有优势竞争地位,.,23,AGENDA课程,WritingBackwards-ThePyramid从结论说起TheGoverningThought(TOPS)中心思想LogicalArguments逻辑论证LogicalGroupings逻辑组合NoGaps,NoOverlaps(MECE)不遗漏、不重叠(不多不少),.,24,Governingthought中心思想,Keylinesupport主要理由,Governingthought中心思想,ARGUMENT论证式,GROUPING组合式,.,25,ARGUMENTSTRUCTURE(DEDUCTIVEREASONING)逻辑论证式架构(演绎推论),Keylinesupport主要理由,Governingthought中心思想,Non-controversialstatementaboutsituation以无可争议的说法来陈述情况,Commentonsituation对情况的评论,Implicationofsituationandcomment(thereforepoint)情况所代表的涵义及评论(因此),.,26,LOGICALARGUMENT-EXAMPLE逻辑论证举例,Toimprovesales,DynamoshouldtakeimmediatestepstodevelopandexecuteamoretargetedmarketingplanfortheLX20贵公司必须立即采取行动，研拟并实行对象明确的营销计划以改善LX20产品的销售,Asyoususpected,somemanufacturingflawshavehurtsalesofDynamo抯newsystemLX20正如你所料想的，生产过程的瑕疵影响了新产品LX20的销售,However,majorcauseofdisappointingsalesisDynamo抯unfocusedmarketingeffort然而，真正使得销售不振的主要原因则在于贵公司市场营销的重点不集中,Therefore,Dynamoshouldtakeimmediatestepstodevelopandexecuteamoretargetedmarketingplan因此，贵公司应立即研拟一份更明确强调重点对象的营销计划并开始实行,.,27,PROSANDCONSOFARGUMENTS逻辑论证的利弊,Keyline主要理由,Governingthought中心思想,Noncontroversialstatementaboutsituation以无可争议的说法来陈述情况,Commentonsituation对情况的评论意见,Implicationofsituationandcomment(thereforepoint)情况所代表的涵义及评论(因此),Pros利Cons弊,Demonstratesthatnootheravenuewillwork证明内容的必然走向(没有第二条路可走)Canbeparticularlyeffectivewithresistantaudiences对有拒绝心理的听众尤为有效Ifaudiencedisagreeswithsituationorcomment,argumentwillfailtopersuade如听众对情况或意见有异议，该论证即失去了说服力Requiresaudiencetoremembermuchinformationbeforegettingtosowhat听众在听到最后的所以结论时，先要记忆大量信息,.,28,AGENDA课程,WritingBackwards-ThePyramid从结论说起TheGoverningThought(TOPS)中心思想LogicalArguments逻辑论证LogicalGroupings逻辑组合NoGaps,NoOverlaps(MECE)不遗漏、不重叠(不多不少),.,29,GROUPINGSTRUCTURE(INDUCTIVEREASONING)逻辑组合式架构(归纳结论),Keyline主要理由,Governingthought中心思想,Samekindofidea:同类想法,ReasonsExamplesActions,原因例子行动,.,30,LOGICALGROUPING-EXAMPLE逻辑组合举例,Toimprovesales,DynamoshouldtakeimmediatestepstodevelopandexecuteamoretargetedmarketingplanfortheLX20贵公司必须立即采取行动，研拟并实行对象明确的营销计划以改善LX20产品的销售,Explicitlyidentifyhigh-prioritysegmentsandtheirneeds确实找出高优先性的客户群及其需求,Developtailoredpromotionsandsalesaids发展针对目标客户设计的促销活动及工具,Establishappropriatecustomercontactandfollow-upguidelines建立合宜的客户联系及追踪制度,.,31,PROSANDCONSOFGROUPINGS逻辑组合的利弊,Keyline主要理由,Governingthought中心思想,Pros利Cons弊,Majorpointseasytoremember便于记住要点Veryeffectiveforaction-orientedaudiences对注重具体措施的听众极为有效Ifonepointrejected,remainingpointsmaystillpersuade一点被否定，其余各点仍具说服力Couldbetooforcefulforsomeaudiences对一些听众可能有勉强之嫌,.,32,Asyoususpected,somemanufacturingflawshavehurtsalesofDynamo抯newsystemLX20正如你所料想的，生产过程的瑕疵对新产品LX20的销售造成损害,However,majorcauseofdisappointingsalesisDynamo抯unfocusedmarketingeffort然而，真正使得销售不振的主要原因则在於贵公司市场营销的重点不集中,Therefore,Dynamoshouldtakeimmediatestepstodevelopandexecuteamoretargetedmarketingplan因此，贵公司应立即研拟一份更明确强调重点对象的营销计划并开始实行,Explicitlyidentifyhigh-prioritysegmentsandtheirneeds确实找出高优先性的客户群及其需求,Developtailoredpromotionsandsalesaids发展针对目标客户设计的促销活动及工具,Establishappropriatecustomercontactandfollow-upguidelines建立合宜的客户联系及追踪制度,DynamoshouldtakeimmediatestepstodevelopandexecuteamoretargetedmarketingplanfortheLX20贵公司必须立即采取行动，研拟并实行明确对象的营销计划以改善LX20产品的销售,DynamoshouldtakeimmediatestepstodevelopandexecuteamoretargetedmarketingplanfortheLX20贵公司必须立即采取行动，研拟并实行明确对象的营销计划以改善LX20产品的销售,ARGUMENT论证式,GROUPING组合式,Needforaction需要行动的理由,vs.相对于,Actions行动的内容,.,33,AGENDA课程,WritingBackwards?ThePyramid从结论说起TheGoverningThought(TOPS)中心思想LogicalArguments逻辑论证LogicalGroupings逻辑组合NoGaps,NoOverlaps(MECE)不遗漏、不重叠(不多不少),.,34,MutuallyExclusive/CollectivelyExhaustive(Nooverlaps)(Nogaps)相互之间具有排他性/整体而言毫无遗漏,MECE,不多不少,(不重叠),(不遗漏),.,35,ISITMECE?-1这是否不多不少？-1,Weshouldsellourhouse我们应把房子出售Weneedmoreroom我们需要更大的地方Thehouseisold,andneedsexpensivebasicrepairs房子已很旧，需进行花费很高的基本维修Thekitchenistoosmall厨房太小Thefurnaceisbroken炉子坏了Thereistoomuchtrafficonourstreet我们这条街交通太繁忙了,.,36,SOLUTION解答,.,37,GROUPINGANDSUMMARIZING-SOLUTION组合和总结解决方案,1.Fixholeinroof修理车顶的破洞2.Getnewfloormats买新的车内地毯3.Writenewspaperad写报纸广告稿4.Getnewoverheadlight买新的顶灯5.Fixthedents修理车身凹陷处6.Getrustspotspaintedover把锈斑喷漆7.Makesignforrearwindow写後窗售车广告8.Writeannouncementforbulletinboard写公告板的售车海报9.Vacuuminterior将车内吸尘,Getbodyworkdone(atbodyshop)(在车体修理工场)修理车体,Spruceupinterior(atgasstation)(在汽油站)把车内部打理乾净,Prepareadvertisements(athome)(在家里)准备广告,.,38,GROUPINGANDSUMMARIZING-PYRAMID组合和总结金字塔式,Preparetosellthecar准备出售汽车,Fixholeinroof修理车顶的破洞,Fixdents修理车身凹陷处,Repaintrustspots重新喷漆遮盖锈斑,Getfloor-mats买新的车内地毯,Getlight买新的灯,Vacuum吸尘,Writenews-paperad写报纸广告稿,Makesign写售车广告,Writeannounce-ment写公告,Getbodyworkdone车体修理,Spruceupinterior车内部打理乾净,Prepareadvertisements准备广告,.,39,BUILDINGOURPYRAMID建立我们的金字塔,Whatisourmainmessage(governingthought)?IsitTOPS?我们主要传达的信息(中心思想)是什麽？是否合乎TOPS的标准？Shouldweuseanargumentoragrouping?应采用论证式还是组合式？Doesourfinalstructurepasstherelevantlogictest?最后的架构是否通过有关的逻辑测试呢？Forgroupings,arethepointslogicallythesame(e.g.,allsteps,allproblems,allbenefits)andinthelogicalorder?如采用逻辑组合方式，各要点在逻辑上是否相同(如：都是步骤、问题或利益？)并按照逻辑顺序排列？Forarguments,doesthesecondpointcommentonthefirstpointinawaythatleadstothethirdpointandonlythethirdpoint?如采用逻辑论证方式，第二点是否是针对第一点的评论意见，并一定会引申到第三点而不致引申到其他地方？DobothargumentsandgroupingssupporttheirsummaryinaMECEway?用论证式或组合式的论点是否可不多不少地支持结论呢？Mutuallyexclusive(ME):Iseachpointusedonlyonceandinthebestplace?相互之间具有排他性：每一个论点是否只用一次并用在最适当的位置？Collectivelyexhaustive(CE):Dowehaveallthepointsweneedtosupportordefendthesummaryidea?整体而言毫无遗漏：我们是否提出了支持或辩护结论中心思想所需的全部论点呢？,.,二、写报告中常用的两门课程,1、金字塔写作原则2、七步成诗,.,解决问题的七个步骤,陈述问题,分解问题(问题树),去掉所有非关键问题(漏斗法),制定详细的工作计划,进行关键分析,综合调查结果，并建构论证,讲述来龙去脉:在沟通文件中将数据及论证联系起来,一周解答，然后再来,？,步骤1,步骤2,步骤3,步骤4,步骤5,步骤6,步骤7,.,第一步：发现并陈述问题,清晰地陈述要解决的问题,清晰陈述问题的特点一个主导性的问题或坚定的假设具体，不笼统有内容的(而非事实的罗列或一种无可争议的主张)可行动的以决策者下一步所需的行动为重点,？,.,议题陈述必须尽量做到非常具体的界定,界定“关键议题”,X的利润在去年下降了20%,事实,为什么X的利润下降了20%？,开放性的问题,X能否避免更大的利润损失？,X能采取什么措施来避免更多的利润损失？,粗略确定,X能否通过改变营销组合来提高利润？,具体的关键议题,X能否通过改变营销组合将利润提高20%,.,问题的最终界定必须是明确且可执行的,(S)具体而不空泛(M)成功标准是可衡量的(A)以行动为导向的(R)相关的(T)有时限性的,.,发现并陈述问题（收集异常现象或重大发现）,收集异常现象及重大发现的方法,收集可能存在的问题领导关注或交办事宜数据收集与分析问卷调查访谈、头脑风暴,？,这项工作平时就要做，常检讨,.,解决问题的七个步骤,陈述问题,分解问题(问题树),去掉所有非关键问题(漏斗法),制定详细的工作计划,进行关键分析,综合调查结果，并建构论证,讲述来龙去脉:在沟通文件中将数据及论证联系起来,一周解答，然后再来,？,步骤1,步骤2,步骤3,步骤4,步骤5,步骤6,步骤7,.,切勿低估协作与团队合作对解决问题的价值,分解问题的过程是一个讨论过程，分解的倾向性会影响到解决问题也可以找一下类似的结构图,步骤2-分解问题,.,步骤2-分解问题,逻辑树,问题陈述,问题/假设1,问题/假设2,问题/假设3,分支问题,分支问题,分支问题,分支问题,分支问题,分支问题,为什么使用逻辑树？,1.将问题分成几个部分使解决问题的工作可以分成智力上能够解决的几个部分不同部分可按轻重缓急区分工作责任能分派到各人,2.保证问题获得完整地解决将问题的各个部分解决好，即可解决整个问题所分问题的各个部分各不相同，而且包括了各个方面(即没有重叠没有遗漏),3.使项目小组共同了解解决问题的框架,.,分解两种主要的逻辑树,推论议题树,假设树,议题/场景（问题）,假设(可能的答案),根据2,根据3,根据1,“什么”或“如何”？,“为何”？,.,步骤二：议题树怎么切：结构！结构！,结果,原因1,原因2,原因3,时间顺序,确定前因后果的关系,某公司,部门1,部门2,部门3,结构顺序,将整体切成部分,所有问题,这三个问题,其他问题,重要性顺序,将整体切成部分,.,举例改善经营业绩的管理杠杆,改善业绩,收入,成本,广告,发行,印刷厂,新闻纸张,人员,发行渠道,增加广告销售版面,提高广告收费标准,增加发行量,提高价格,开发新的发行渠道,外包印刷,开发新的广告渠道,有效利用空余的印刷能力,降低新闻纸张的用量,降低新闻纸张的成本集中采购,通过培训和配置系统提高劳动生产率,通过自动化操作降低人员需求,摒弃非盈利性的渠道,精简所有其它的发行渠道,扩大吸引力,电信,互联网,扩大市场规模,提高在市场中的普及率,零售价,订阅价,互联网,广播电视,缩小尺寸,调整纸张规格,.,高质量的逻辑树,议题界定,要解决的基本问题或基本假设,一致性,第一级支持,一致性,相关的,互相独立和互为补充(MECE),.,解决问题的七个步骤,陈述问题,分解问题(问题树),去掉所有非关键问题(漏斗法),制定详细的工作计划,进行关键分析,综合调查结果，并建构论证,讲述来龙去脉：在沟通文件中将数据及论证联系起来,一周解答，然后再来,？,步骤1,步骤2,步骤3,步骤4,步骤5,步骤6,步骤7,.,步骤三：优先排序必要性,从高层管理的角度出发,问题陈述,问题1,问题2,问题3,问题4,剔除非关键性议题,已确定优先次序的议题,4,1,2,3,集中精力，更有效地利用现有资源解决最重要的问题,为什么要排序？,经常反复推敲过程中的第一步，假设/理论及数据之间的来回穿梭使用80/20的思考方式,.,80/20法则,对解决问题的帮助/效果,投入的时间和精力,20%,100%,100%,80%,集中精力赢得最佳效果,“润色和扫尾”,讲究实际！,寻求关键答案,十全十美,.,解决问题的七个步骤,陈述问题,分解问题(问题树),去掉所有非关键问题(漏斗法),制定详细的工作计划,进行关键分析,综合调查结果，并建构论证,讲述来龙去脉:在沟通文件中将数据及论证联系起来,一周解答，然后再来,？,步骤1,步骤2,步骤3,步骤4,步骤5,步骤6,步骤7,.,“哇！不对！出不去了。”,有条不紊的及早规划工作计划对解决问题大有帮助,步骤4制定详细的工作计划,.,步骤四：分析议题,逻辑树(排定优先次序后),分析议题,分析议题是.联系议题界定和实际分析工作之间的纽带进行更深层次的分解，确认各子议题和所需的分析工作向“星期一早晨我该做什么”的答案又跨近一步,分析,2,3,1,记住访谈,.,解决问题的七个步骤,陈述问题,分解问题(问题树),去掉所有非关键问题(漏斗法),制定详细的工作计划,进行关键分析,综合调查结果，并建构论证,讲述来龙去脉:在沟通文件中将数据及论证联系起来,一周解答，然后再来,？,步骤1,步骤2,步骤3,步骤4,步骤5,步骤6,步骤7,.,从大量、无序的信息,.,到有清晰的结构,.,把松散的研究成果归纳成一个主要观点,明确有力归纳具体,前面内容的重点,成果一,成果二,成果三,成果四,成果五,成果六,？,归纳,主要观点,这一阶段的重点,.,综合结果并形成结论,解决问题,结论,综合,分析,数据,数据,分析,综合,结论,我们的任务是提供令人信服的有依据的建议，而非仅是分析,用两种方法工作,.,综合分析调查结果，并进行讨论,使用情况，复杂性及解决方法,情况,复杂性,解决方法,陈述问题的情况将困难之处详细列出以改善情况找出可能解决途径,或者,金字塔结构,主要结论,辅助数据,子论点,辅助数据,子论点,辅助数据,辅助数据,选择方案树形分析,问题,问题,问题,是,否,是,否,行动1行动2行动3行动4,.,金字塔：有效的沟通工具,益处自上而下的沟通使听众能很容易地抓住主题便于根据听众的时间和需要进行调整能够进行对照，检验分析归纳的逻辑性,.,金字塔的特点,“什么？”“为什么？”“怎么做？”,“然后呢？”,中心思想,连贯性,MECE(相互独立互为补充)相同的归纳层度,归纳,相关性,.,从金字塔到故事框架,大标题A小标题1小标题2ab大标题B小标题3小标题4大标题C小标题5小标题6小标题7,主题思想,主题思想,A,B,C,1,2,3,4,5,6,7,a,b,.,概括与归纳的区别,事实与研究结果未加工的，无次序的信息,概括对事实的浓缩及重复,归纳事实与研究成果说明了什么(然后呢？),更深层次的思考,.,概括与归纳的区别(续),事实我不记得把钥匙放在哪儿了我的护照找不到了我的报税表已经晚交两个月,概括我丢了钥匙和护照，还没按时交报税表,归纳我这个人很马虎,.,主要观点电梯实验,你有30