项目管理软件Microsoft

2020/6/11,项目管理软件刘鹏,1,项目管理软件（续）MicrosoftProject,上海大学管理学院管理工程与科学系刘鹏2008.12,2020/6/11,2,项目管理软件刘鹏,第七章美化建立好的项目信息,经过美化后甘特图以及文字,2020/6/11,3,项目管理软件刘鹏,一、甘特图向导进行甘特图的美化工程,为了方便我们练习，我们可以已有一个名称为“一览无疑清凉秀.MPP”的Project项目进行练习首先，我们可以在格式工具列中找到甘特图向导图示按下甘特图向导后便会出现甘特图向导对话框，在此我们按下下一步,2020/6/11,4,项目管理软件刘鹏,接着，我们可以选择要在甘特图中显示哪些信息，一般而言用到最多的便是关键路径，因此，我们选择关键路径。（有关键路径的解释，下面会有进一步的说明）,2020/6/11,5,项目管理软件刘鹏,按下一步后，接着可以设定要在甘特图中显示哪些任务信息，一般而言，几乎都是选择资源与日期,2020/6/11,6,项目管理软件刘鹏,最后，当按下开始设置格式，系统便会开始运作,2020/6/11,7,项目管理软件刘鹏,完成之后，我们便会发现，甘特图中有些便会自动变成红色的了！,2020/6/11,8,项目管理软件刘鹏,为何有些任务中的甘特图会变成红色呢？这是因为此项任务为“关键路径”，我们可以试着改变此任务的工期便会发觉总项目的工期便会增加，相对的，如果任务的甘特图为蓝色则是代表此任务不是关键路径，试着改变其任务的工期瞧瞧，其总项目的工期是不会改变的,2020/6/11,9,项目管理软件刘鹏,二、条形图样式的应用,让浏览的效果更好更多的信息利用文字效果加强摘要任务,2020/6/11,10,项目管理软件刘鹏,(一)让浏览的效果更好,首先，我们选择菜单中的格式/条形图样式,2020/6/11,11,项目管理软件刘鹏,接着，选择想要变更的名称，例如：我们也可以把关键路径任务中的图案变更成另外一种用点阵式打印机也可以打印出来看得清楚的效果,2020/6/11,12,项目管理软件刘鹏,一旦设定完毕，相信打印出来时效果便不差了吧,2020/6/11,13,项目管理软件刘鹏,(二)更多的信息,由菜单中选择格式条形图样式，同样进入条形图样式对话框中,2020/6/11,14,项目管理软件刘鹏,选择想要变更的条形图，如“任务”这个名称。接着选择文本页。此时，我们可以利用下拉式的选择方式分别在条形图的左边、右边、上方、下方以及内部分别加入想要呈现的信息,2020/6/11,15,项目管理软件刘鹏,利用相同的方式也可以设定其它的任务数据，以便符合我们要的需求,2020/6/11,16,项目管理软件刘鹏,三、利用文字效果加强摘要任务,首先，我们选择菜单中的格式文本样式,2020/6/11,17,项目管理软件刘鹏,在要更改的项中，我们可以设定要更改的任务项目，像是：关键路径任务、摘要任务等。选择完毕后，再设定其要变更的字体、字形、字号、颜色等等,2020/6/11,18,项目管理软件刘鹏,设定好了之后，您瞧！这样不是项目信息在观看时不是更加清楚，效果不是更好吗,2020/6/11,19,项目管理软件刘鹏,第八章在项目间建立更多检视方式,了解如何轻易掌握所有项目状况了解如何利用筛选器筛选要观看的信息,2020/6/11,20,项目管理软件刘鹏,一、如何轻易掌握所有项目状况,在菜单中选择工具自定义域或是选择任何一个域后，按下鼠标右键选择自定义域,2020/6/11,21,项目管理软件刘鹏,接着，便会出现自定义域对话框，选择域类型为数字,2020/6/11,22,项目管理软件刘鹏,接着，按下重命名，为此检视的状况加入一个名称，举例而言，我们想要掌握成本情形便输入如“成本状况”，想要掌握完成进度的百分比情形便输入如：“进度状况”等等，由于我们之前有输入成本的相关数据，为了方便练习起见我们输入“成本状况”,2020/6/11,23,项目管理软件刘鹏,接着，按下公式。在公式中我们可以输入控制此灯号的游戏规则，同时利用插入域功能插入要的域，如：工期工期差异、工时工时完成百分比等等，这里我们选择成本成本,2020/6/11,24,项目管理软件刘鹏,最后便会将域插入到公式之中，如果还需要加入其它域同样可以利用如此的方法进行，或者想要加入像是计算的函数等等，这里，我们直接按下确定吧,2020/6/11,25,项目管理软件刘鹏,接下来的工作便轻松多了！在显示值中按下图形标记设计其条件。接着在测试条件中输入准则，如：等于、不等于、在两者之间、大于等等；再到值中输入其数值，最后在图标中选择要的图标。例如：我们设定当成本小于￥1，000之间是绿灯；等于￥1，000是黄灯；超过￥1，000便危险所以以红灯表示,2020/6/11,26,项目管理软件刘鹏,一旦按下确定之后，以后只要状况变化，灯号便会随时通知我们了,2020/6/11,27,项目管理软件刘鹏,二、利用筛选器筛选要观看的信息,首先，我们可以直接在格式工具列中选择自动筛选图示。此时便会在域中多了一个下拉选单,2020/6/11,28,项目管理软件刘鹏,利用下拉式选单便可筛选哪些是要观看的信息，哪些隐藏起来例如：我们想要了解哪些任务的工期超过一个星期需要特别注意便选择周工时,2020/6/11,29,项目管理软件刘鹏,或者我们也可以选择自定义，此时便可以加入我们想要筛选的条件像是：工期等于实际工期或是大于或等于个星期，等等这样的条件,2020/6/11,30,项目管理软件刘鹏,想要有更多条件吗？直接由菜单中选择项目筛选，再选择想要筛选的目的名称如：已完成的任务、关键路径、摘要任务等等，其中所有任务便会回到原始的状况,2020/6/11,31,项目管理软件刘鹏,筛选完毕之后，项目信息在观看上是不是更加清爽呢？,2020/6/11,32,项目管理软件刘鹏,第九章项目报表制作,了解如何制作各类项目报表了解如何将制作好的项目数据与Office文件整合,2020/6/11,33,项目管理软件刘鹏,一、如何制作各类项目报表给您的主管看,经过几次的开会会商，联信公司所规划的上市活动正火速的开始进行，当然了！主管又怎么可能不多加以关照以及了解一下项目进度的情形呢？然而，这样的情形却是恶梦的开始，因为他的主管可不是信息有关专业毕业的，对于软件操作或是MicrosoftProject又不可能像是他一样可以操作得得心应手，因此，他总不能直接把Project文件寄给他的主管吧！这下子该如何是好呢？更何况这些文件中的数据一点都不直观，没有专业水平看起来，还是满头痛的,2020/6/11,34,项目管理软件刘鹏,所幸，我们除了可以直接把Project文件打印出来外，Project甚至提供了许多专业的报表供我们输出给主管观看之用，现在！您便需要帮助他把他的项目信息打印成各种报表,2020/6/11,35,项目管理软件刘鹏,首先，最容易的做法便是直接把看到的画面打印出来，例如，当我们选择甘特图，再按下菜单中的文件/打印预览便可以看看打印出来的结果,2020/6/11,36,项目管理软件刘鹏,值得一提的是，当甘特图表太大时，可以利用文件页面设置设定调整成为几页宽几页高或是缩放比例等等,2020/6/11,37,项目管理软件刘鹏,同样的，当我们在菜单中选择视图日历则看到项目日历画面，利用预览打印瞧瞧，打印出来的便是项目日历,2020/6/11,38,项目管理软件刘鹏,我们可以利用相同的方法打印更多项目画面，再此不赘言。此外，其实MicrosoftProject还提供了许多设计好的报表供我们直接套用，只要选择视图报表，哇！一共有5大类22种，够多吧,2020/6/11,39,项目管理软件刘鹏,怎么使用呢？选择想要输出的报表，如成本现金流量，最后按下选定这样就可以了！容易吧,2020/6/11,40,项目管理软件刘鹏,另外还有像是：盈余分析、超过预算的任务、谁在做什么、资源使用状况5大类22种报表之多,2020/6/11,41,项目管理软件刘鹏,二、将制作好的项目数据与Office文件整合,经由利用Project所提供的报表功能详细的把各类项目报表数据打印给他的主管游先生看过后，他的主管果然十分满意这次在项目规划上的努力，然而，接下来，他的主管还希望能够把这些项目数据一并制作成简报，甚至制作一份新产品上市的结案报告给他，这下子又伤脑筋了主要原因在于甘特图的数据是可以在Project中打印出来的，然而又如何能够把图型数据贴到PowerPoint或是Word文件中呢？,2020/6/11,42,项目管理软件刘鹏,所幸，MicrosoftProject还提供了一个贴心的设计复制图片，虽然这项功能的最主要目的用于制作网页之用，然而戏法随人而变，我们也可以把复制好的图片用于简报或是文件整合之中不是吗？,2020/6/11,43,项目管理软件刘鹏,首先我们先试着抓取甘特图的