费用管理制度(财务)

成本管理制度第一章总则第1条目的和依据为了加强花岗岩信息技术(北京)有限公司(以下简称“花岗岩公司”)成本管理，本制度是根据节约、效率、规范化过程、明确的责任原则特别制定的。第2条费用的定义本制度所称的费用有人力成本、运营变动成本、运营固定成本三个主要方面。第3条适用范围该系统适用于华康塔克的成本管理活动。花岗岩制品各部门和个人从事与本制度相关的活动，必须遵守本制度。理解和遵守费用制度是每个员工的责任。第二章管理方法第4条成本管理方法公司成本管理使用三种方法：预算管理、配额管理和项目管理。严禁先存入，以后偿还。所有报销的原始证书都不能更改。管理方法1:预算管理与定额管理相结合的费用是市场交通费、伙食费。管理方法2:预算管理与项目管理相结合的费用是招待费、会议费、教育费。管理方法3:其它费用使用预算管理。第5条预算管理(a)财务部门根据公司年度销售对象组织，在季度、季度、月三点进行费用预算，从而编制费用预算。(二)劳务、固定费用由管理部门编制，与经营活动密切相关的变更费用由各部门编制预算。(c)营业部的招待费(不包括礼物)不得超过年度销售任务的1%。(4)所有费用的累计支出不得超过当前累计预算。这是因为业务需求超出了当前累计费用预算，因此，在财务经理和总经理共同批准后，必须从后续月支出中扣除超额部分，以确保不超过年度费用预算。(超额预算必须书面报告，以供财务经理和总经理的共同批准)第6条限额管理(a)金额管理是一种必须在一定限度内控制经费支出的管理方法，适用于市内交通费、伙食费。(b)个人费用限额是按员工职位、工作性质等确定的每月付款上限。(c)每个预算单位所有员工的个人费用限额之和不得超过部门预算。(d)费用采取单一控制，各项调整后不能使用。第7条项目管理(a)项目管理实施费用在任何事情进行之前，必须书面向负责部门经理提交问题申请和项目预算，经总经理批准后，提交财务部。(二)财务部门在没有事先批准和建立项目的情况下，不处理借入和偿还。第三章费用贷款、偿还原则第8条费用贷款规定(a)公司不开放差旅费以外的个人费用借款，严禁借贷招待费。(b)所有借款以借款人的名义记入，非正规职不允许借款，特殊情况由其直接上级贷款。(3)借据必须注明借款人的详细用途，借款人必须亲笔签名，不允许手写签名。(四)财政部按照前款不结算原则处理个人借款业务。财政部未能在规定的时间内处理偿还和归还贷款的原因，如果不说明原因，将暂停个人偿还，直到偿还抵消贷款。特殊情况需要部门经理和财务经理共同批准后才能处理。(5)借3，000元以上，要提前一天通知财政，如果事先不通知，库存现金不足，就不能借款。(六)有关部门申请的保证金、保证金，允许退还一个月以上。但是决定每年年末结算归还，必要的话，明年年初再申请借用第9条费用贷款和偿还批准权(a)所有准备金和费用的报销将由部门经理确认，由财务经理、副总经理审核，然后报告总经理批准。(b)部门经理的费用报销经财务经理、副总经理审核后，总经理批准，副总经理的费用报销经财务经理审核后，总经理批准。第10条费用偿还规定(a)除支付工资和人工费用外，费用报销还应签发税务厅官方发票或财务部门统一打印的收款收据。索赔人对其提供的原始票据负责。如果0=发现使用应付票据，则不会偿还与虚假发票对应的金额。如果没有提供财务部门，或者发票丢失并且没有信用卡记录，则不能偿还或使用替代发票。(b) 3000元以上的退款，必须提前一天财务通知，库存现金不足，不能偿还。(c)在偿还项目费用时，除填写支出单外，还将具体项目名称列为报销明细，进行财务项目会计处理，否则不予偿还。(4)作为报销费用提供的发票标题必须是公司全称。但固定费用发票除外。公司名称或公司名称不完整、发票说明不完整并且没有发票日期的票据始终不退款。费用报销采用实名制，任何人不得以他人的名义报销。超过我每月标准的报销原则上不会报销。情况特殊，发票上要注明原因，经部门主管批准报销。(6)招待费报销：必须填写报销明细，每种通信行为一张，并在“费用说明”中注明日期、客户、招待场所、招待人数和票据数。(7)出差费报销：出差费要彻底，住宿、长途、沟通、交通费等要在分店填写。(8)报销文件要横向粘贴支出单，必须使用粘合剂(钉书钉、夹子、别针等金属材料不可用)。发票按费用类别填写费用证明，按时间顺序按规模排序，应一一对应费用报告说明。越界部分必须向内折叠，为了粘贴非标准发票，财务可以拒绝接受。(9)粘贴发票时，要注意不要在票据上复盖相关信息。例如：车票租赁时间、金额；票的乘员姓名；开票的项目说明、金额、时间等。(十)出差费、劳务费、日常费用可以用现金支付，但其他支付原则上由银行支付。(十一)费用偿还内容与借入申请不一致的，开票单位与借入申请中的收款单位不一致的，金融部门有权拒绝偿还。第11条费用偿还时间为了及时准确反映各部门的本期费用，原则上每周四为费用偿还日，其他金额不限。具体要求如下：(a)发票偿还期限在发票开具之日起一周内，超过规定时间的财务部门概不偿还。(b)出差期间发生的通信费，连同出差费，每周报销时间无关。(回来后一周内偿还)(c)如果该领导不在公司，可通过邮件批准。通过邮件审批目录，财务可以先报销，以后再补充签名。第四章市内交通费用规定第12条城市交通费条例(a)市内交通费是员工在上班工作时间使用公共交通工具(包括地铁、出租车、公共汽车等)所产生的费用，不包括上下班通勤费。各部门根据“市内交通报销标准”(表1)确定员工报销限额，不得突破，员工在该限额内实际获得报销。(b)偿还市内交通费时，必须在发票背面用铅笔标明起始位置。例如，没有指明公司-交易，开始地点的发票财务不偿还。(c)各部门根据“市内交通报销标准”(表1)确定员工报销限额，不得突破，员工在该限额内实际获得报销。休假一个月以上，移交工作，休假期间的市内交通费原则不允许报销。表1点交通报销标准职位系列职位/职位交通费限制(上限)管理职务总经理和副总经理1000销售帖子部门经理500项目经理300职能部门经理300职员200由于货物的特性，通过副总经理批准后，可以进行财政返还。关于招待费的第五章第13条.关于招待费的规定(a)业务招待费是公司为了加强与业务伙伴、客户和政府部门的关系，而为公司的生产、运作良好的外部关系和社会环境而产生的招待费、住宿费、礼物费等支出。公司各部门在业务活动及受理中，可以根据情况招待吃饭，也可以适当赠送纪念品或礼物。各部门要严格控制招待费支出，严禁以招待费名义报销个人费用。招待费实行实名制，严禁谁通过手偿还，谁代替别人偿还。(4)各部门在业务上送礼，必须先从部门书面申请，明确其原因、期货项目名称、数量、价值、金额等，经部门负责人审核、财务经理审核、副总经理、总经理联合批准同意，部门可以填写申请或申请书，处理人根据批准书执行。公司赠送统一定制的礼物，按照公司的领事规定执行，费用向领事部门收费，赠送的礼物向部门收费；营业部举行活动的礼物将被计入营业部。(5)如果需要自己购买礼物，必须先得到部门经理(叠加总经理)的审查批准同意，报告财务部门接受，才能购买。报销需要提供商场、超市电脑上打印的商品目录。(6)餐饮招待，一般每人100元以下，每人餐费200元以下，特别招待每人餐费800元以下，重点招待及特别招待应事先向部门经理报告，经审查批准。招待费账单报销应注明日期、接待对象、人数、原因、金额等，追加填写报销明细，一次性招待费超过1500元，应提前申请，详细说明情况，并经副总经理批准同意后方可报销。(销售部门除外)(7)营业部招待费限额为每人每月5000元，例如连续3月没有业绩的人要书面报告，并详细说明原因。只有书面报告，得到部门负责人的审议和总经理的批准，才能进行后续退款。休假一个月以上，移交工作后，休假期间发生的招待费原则上不允许报销。(九)业务招待费实行部门经理负责制。本月招待费超额支出可以用下月招待费预算限额来支付，但季度招待费支出总额必须限制在季度招待费预算限额内。关于加班报销的第六章第14条加班报销规定(a)节假日加班、工作日加班、工作到203336，000为止，职能部门员工可以报销加班膳食费用，发票背面应注明加班日期和共膳员工。只有在上级批准人同意的情况下才能偿还，加班费偿还标准不超过50元/人数。(b)节假日加班，工作日加班到2133600点，可以报销返回住处的出租车费。关于旅行费用的第七章规定第15条旅行费用报销规定(a)差旅费是指公共出差引起的员工交通费、托运行李费、出差费、住宿费等。(b)各部门职员出差，由部门经理分配。差旅费报销必须打印出差申请批准或批准邮件，并连同原始文件一起提交给财务部门。出差人员应注明出差原因、地点、人数、期限及交通工具，并根据财务部实际情况批准最终借款。参加培训的差旅费在借入或偿还时会同时提供培训通知。(3)出差人员要严格遵守相关规定，工作结束后及时返回，回国后一周内办理还款程序。延长的期限不偿还。未经部门主管批准，差旅费不能报销(d)原则上不允许自行驾驶出差。发生特殊情况需要得到总经理的批准。自我驾驶偿还费用将被批准为正常出差车列车或汽车1人城际交通的标准，并提供汽油费、过街桥通行发票偿还费用。(e)出差期间提供餐饮和车费报销的发票，原则上不应视为出差时间、地点、场外或其他时间的发票。标准参考(表3)。由于公众参与会议、训练，食宿由组织者统一安排负担，不再享受差旅膳食补充。食宿不统一的人被视为出差费偿还。(六)由于特殊原因，出差人员的住宿费支出超过标准的，必须说明原因，副局长必须签署审批意见，否则概不偿还。(7)两人一起出差时，公司提倡入住同一房间，食宿费用不超过两人住宿费。出差不报销住宿费的，应补助100元/日，并提供符合出差地点和时间的相关证明。(9)出差时如果某一天发生吃饭招待费，当天的饭菜将不再给予补贴。表2差旅费标准表出差所等级住宿费差旅费包装费北京、上海、广州、深圳管理人员700元/天120元/天早餐：20元午饭：50元晚饭：50元部门经理400元/天职员350元/天其他地方自治团体和苏州、东莞、大连、青岛、厦门、珠海管理人员650元/天部门经理350元/天职员300元/天其他城市管理人员400元/天部门经理300元/天职员260元/天特殊情况需要得到副总经理的批准，可以通过后方获得财务报销。第16条.差旅车辆条例(10)公司所有人员禁止坐头等舱。特殊情况需要得到总经理的批准才能登机。(11)其他职员出差的时候，可以从出差处坐火车到1000公里以内，一般只能坐包括高速铁路/电动车在内的列车。(12)高速铁路出差没有特别的理由，所以要选择二等舱。特殊情况必须登上飞机及高铁商务座/1等，先申请，经副总经理批准后方可登机。未经允许登上飞机或高铁商务座/一等的话，其费用只能用二等偿还，差异自行承担，但特价机票不超过二等价格并不超过标准。出差尽可能选择早班或晚班的飞机，以保持较少的工作时间。按照节约原则鼓励火车旅行选择。(13)飞机票由行政部门统一预订，享受统一的优惠折扣。当员工通过其他途径获得的运费低于公司的综合预订费时，可以改为购买，或者要求公司在预约者(前台助理)确认后自行购买。以公司名义可以统一预约，而职员自己购买的门票高于公司的同类运费，高部分由职员自己负担。第八章板工费规定第17条.板工费(14)办公费用是指日常工作过程中发生的费用，分为五类：日常办公、办公环境、招聘档案、主机和软件、年会等。(15)办公用品原则上是采购部门的责任。一般来说，各部门不允许自行购买办公用品。在特殊情况下购买办公用品时，除了原始法律发票外，还必须提供购买清单。(十六)板工费采用谁贡献的原则，由行政部分分配给各使用部门。关于教育费的第九章规定第18条教育费(17)教育包括内部教育和外部教育。内部教育是指公司、部门自行组织的教育。外部训练是我方需要承担费用的外部部队进行的训练。(十八)内部教育费是指包租、交通、食宿、为教育准备的资料费、向外部培训机构支付服务费等费用；外部培训费用包括员工接受外部培训和培训外部人员时产生的费用。(十九)非政府组织组织的培训，应当报告行政部门接受。(二十)训练有素的食宿和交通由组织者统一安排，不再享受出差报销。食宿不定期，训练期间发生的费用按差旅费规定执行。(21)教育费要提前申请，并填写“教育费审查批准表”(见附表3)。关于会议费用的第十章规定第19条会议费