公司内部邮件书写规范

*有限公司文件类型文件名称文件编号：*-WI-*管理类作业指导书公司内部邮件书写规范页码：5/5版次：B0文件修改记录版次修改单编号修改内容备注B0/初版发行会签/分发部门意见/签字会签/分发部门意见/签字备注流水号：0001.目的：规范公司邮件工作交流方法，帮助大家养成良好习惯，给人以尊重、得体、成熟的感觉，提升企业内部形象和管理人员对企业文化的认同感。2.范围： 适用于*公司内部邮件沟通运作。3.术语定义： 发送邮件时候请将邮件简练填写清晰，内容包括主题、称呼、问候语、简单正文、附件等形式。4.职责： 无5.操作指引 5.1.邮件标题 5.1.1.邮件标题要在一定程度上反映邮件正文内容，一定不要空白标题。 5.1.1.1.与公司内部同事沟通的邮件格式为： 部门-发件人姓名-事件-日期例如：资材品质部汪亚利工作计划15.7.01 5.1.1.2.与其他公司工作上的沟通邮件格式为： 公司名称-事件-日期 例如：*有限公司对帐单14.9.16 5.1.2.最好写上来自*的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。 5.1.3.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。 5.1.4.可适当用使用大写字母字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 5.1.5.标题不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。 5.2.邮件内容 邮件正文由以下几个部分组成：称呼、正文、结束语、附件、署名。 5.2.1.称呼 称呼是写信人对收件人的称呼用语。 第一行顶格书写，使用姓氏职位为称呼，称呼后用逗号间隔敬语。例如： 苏总，您好：例如： 各位同事，大家好： 5.2.2.正文 5.2.2.1.正文位置在称呼语下面隔一行，是邮件的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。每段文字第一行的第一个文字向右缩两个汉字，每段第二行从左面顶格写起。 5.2.2.2.邮件正文采用分条罗列之类的方式使要点明晰，达到邮件简单明了的要求。 5.2.2.3.注意Email的论述语气尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。 5.2.2.4.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。 5.2.2.5.一次邮件交待完整信息，尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。 5.2.3.结束语 结束语在正文之后，空一行另起一段书写，以表尊重。 注：正文为邮件不可或缺的一部分，即使使用附件内容的，也应根据附件内容简述汇报的内容，对于需要特定人员配合执行或数据异常的文字描述采用加粗标红的格式。 5.2.4.附件 5.2.4.1.大容量（1MB以上）附件要视必要与否添加。可以依照收信人的要求直接发送，或者采用分割、压缩、链接等方式。 5.2.4.2.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。 5.2.4.3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。 5.2.4.4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。 5.2.4.5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。 5.2.4.6.附件命名及格式：日期+部门+文件名 举例 20150625人力资源部KPI绩效考核表 5.2.5.署名 按公司邮件收发的现有做法。 5.3.邮件地址栏 5.3.1.收件人：邮件的接收人，并应对该邮件做回复、指示。注意“收件人”栏只应为须对邮件做回复、批示的指定的接收方；仅做知会了解的人员如主管、经理，不可列入“收件人”栏。 5.3.2.抄送：将邮件同时发送给收件人以外的人，用户所写的邮件抄送一份给别人，收到的人可回(邮件)可不回(邮件)。注意“抄送”栏人员需按职位由小到大列出，先列本部门，再列其它部门，最后列总经办(如果有需要抄送总经办的邮件)。 5.3.3.发邮件前务必再次确认收件人、抄送对象，收件地址较多时尤其需要注意。 注：正确理解并填写收件人和抄送的邮件地址有助于邮件接收者明确需要各自的职责。 5.4.邮件回复 5.4.1.收到邮件后要争取尽快回复。在发邮件时可以在标题上标明“请回复”之类的要求。答复邮件需要一定时间的，务必先告知情况以让对方了解。 5.4.2.在回复邮件中包含历史邮件内容的时候，尽量只保留相关内容及附件 5.4.3.及时回复邮件。收到他人的重要电子邮件后，理想的回复时间是2小时内。对于一些优先级低的邮件可集中在某一特定时间内处理。如果因事情复杂，无法及时确切回复，那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。 5.4.4.进行针对性回复，当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。5.4.5.回复不得少于10个字。5.4.6.不要就