建筑工程有限公司材料采购管理制度

物料采购管理系统第一章一般第一个目的加强公司的标准化管理，规范采购工作，确保工程进度的正常进行，选择合格供应商(工厂)，严格控制采购过程，使供应商提供的材料满足工程的规定要求，最小化成本，并特别制定本制度。第2条适用范围本方法适用于公司各项目建设材料采购、计划审批价格审核、订货、验收、付款结算等，除非另有规定，否则将以制度方式处理。第3条职务部门1、办公室全权负责各工程材料的采购工作；2、现场项目经理对项目部门的计划订货量、要求进行详细审查检查；3、工程部门各项目材料质量、技术要求；4、部门经理管理工程材料的数量、规格、价格控制。第二章采购(计划)审批第1条.制定采购计划1、各项目部门应按照材料购买计划，并根据实际需要，材料规格、型号、数量正确签署后，通过传真或扫描报告；2、经办公室批准后，按照材料采购计划申报单完成采购工作。第2条选择供应商批准后，根据采购计划选择合格供应商，根据询价、洽谈和项目技术人员技术通信选择，每个物料供应商必须不超过3个，部门主管复查。1、供应商的选择可以通过互联网、小册子(合格供应商)制造商进行；2、长期报价购买，经常使用和常用的资料，应事先选定供应商，协商长期供应价格。第3条价格调查1、批准的材料经常需要作为降低成本的依据分析理解或收集数据；2、批准的材料购买单价需要增加或减少时，应附上书面原因说明；3、如果购买的数量或频率明显增加，应要求供应商(制造商)适当降低单价；第4条咨询、价格对比和协商1.您必须根据采购料号的品种、规格、标准、数量及出货持续时间，选取至少三个符合采购条件的供应商作为询价单对象。2、采购人员根据过去的采购情况、市场变化情况、公司费用预算等确定采购目标价格。3、获取供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等项目部门技术人员验证，确保供应商提供的物料满足公司的实际采购要求，并对供应商提供的价格、交货期限、售后服务等进行分析和比较，从而选择具有最佳条件的供应商；4、供应商提供报价单的料号规格与采购规格不同，或属替代品，采购人员应请采购部门确认。5、特殊材料或消耗品、材料公司应一起使用部门报价请求和协商；6、整理供应商的报价材料后，主持人应深入分析，以电话等联系方式与供应商协商。在公司规定的权限内，买方应与供应商协商，使双方最终就整个条款达成协议。7、技术、商务谈判中重要的物资采购，保证2名以上出席者。价格、选择和其他重要技术、业务谈判需要两个或更多部门参加。第5条预先购买批准和权限采购人员和供应商首次通信并完成查询后，负责购买材料的各部门和公司经理批准，然后将事项详细列在“订单汇款单”上。1、询价单或议价结果，以及建立订单供应商出货期间与报价单有效期间：2、请注明制造商填写的付款条件。3、与供应商签订长期合同，采购经理根据请求类别和相应级别，批准已签署和完成的长期合同、批准权限；第6条价格审查和提供市场信息1、材料公司要调查主要资料的市场和行情，作为购买和价格审查的参考，制作供应商资料；2、材料公司应当对企业内各公司项目部提出的重要材料项目，提供市场行情资料作为材料库存管理及核价格参考。第7条.订货工作采购人员在收到批准的“采购订单”后，应进一步与供应商联系。进行正式的质量、价格和后续服务协商。金额大或批量购买，请到对方生产工厂进行实态检查，充分了解对方的信誉、供应能力、现货质量后，向对方明确订购意向，发送样品，不能购买没有通过检查的材料。第8条.签订采购合同1、采购工作所需的所有条件与供应商达成一致后，采购人员应拟定正式采购合同，至少应指明以下条件：(1)供应商信息：包括姓名、地址、联系方式、联系方式；(2)购买项目的详细说明：包括项目说明、型号、规格等，如果有超出标准的特殊要求，应特别说明。(3)订单购买的数量/重量；单位包装数量/重量；软件包数量；(4)价格：单价、总额价格、合同总额、存款或预付款；(5)交货期限：批交货时，您必须指定每个批的交货时间和交货数量。(六)支付方式；(七)必要的质量证明(检验单、质量保证书、工厂证明、检验报告等)；(8)质量保证条款：出现质量问题是退货或其他处理方法。(9)发运方法和销售发票要求。2、采购订单经部门经理审核，加盖公司合同印章后，经对方签名生效。授权代理人签署和签署后，向供应商购买生效。买一份两份，双方各保存一份。材料公司负责采购合同的传阅和各部门的存档。3、买方应跟踪管理材料交货时间，并及时敦促供应商进行交货。4、发货前，供应商必须在“发货单”上显示“订单编号”和“包装方法”，以便确认接受。5、如果是批发运，采购人员必须在采购订单上指明批发运。6、长期订单和批量购买原则上应通过签订买卖合同进行，并应重复与供应商签订买卖合同。第一存托管理办公室、第二存托企业、另外4份合同副本应提交材料公司、会计中心、财务中心及工程部门。第9条紧急订购采购负责人接到负责经理通过电话联系的紧急购买事件后，应立即提出询价、协商、迅速处理。第10条进度控制和事物连接除了一般采购工作方法外，物料公司还可以根据物料使用和采购特性，选择以下最有利的方法之一进行采购：1、集中计划采购：有共性的材料，通过集中计划采购更有利，材料料可以批准，通知各采购部门计划采购申请，材料公司需要定期集中采购；2、长期报价采购：材料公司应提前选择供应商，经常使用，经常使用的物料，必要时通知各申请部门采购，制定长期供应价格。第11条退货工作对于不合格的退货，应签发“物料退货表”，参考相关的“物料检验报告表”，在监督人批准后，将此异常物料发放出去。第三章接受和支付第一条货物进入工厂验收1、货物送达供应商后，买方将向检查员通报实际库存或重量，验证货物运输的相关证明，与采购目录或采购合同内容确认一致后签字，仓库在保管箱内签字。如果发现不一致，就通知资料公司，一起处理。2、对有特殊质量要求的材料材料，工程部门发给质量检查员检查，合格后，检查合格后，事后官员签发接管证，通知士官签名。第2条付款结算1、严格按照公司的报告工作流程和发布工作流程执行。2、货款应根据采购合同规定或采购订单规定的时间，材料公司统一支付。3、付款申请应由购买负责人或委托购买人提出，申请款严格符合购买合同要求和项目进度，区分轻重缓急，必要时应提交验收报告、货物保管文件及对方发票，申请付款单应根据预支款、支付金额、余款、审批权限，经有关负责人签名后方可办理付款程序；只有在以下情况下，购买人才能直接借钱或预支款。(一)不能及时处理紧急采购和财务支付程序；(二)在外部端口购买，供应商要求立即付款时；(3)现场调试期间迫切需要购买材料。(4)零星采购1000元以下。第3条进度控制和例外处理1、材料公司应特别注意采购订单中规定的到达时间要求，掌握到达进度；2、采购人员发现收货方交货日期延迟时，应积极联系收货方，及时处理异常原因的对策，并按惠通相关职能部门、地点进行处理。第4条质量评估使用单位应注意企业内使用的材料质量，根据使用效果评价材料质量，有助于进一步工作。第四章附则参与采购过程的