电力企业档案管理中存在的问题及对策

1/14电力企业档案管理中存在的问题及对策摘要档案管理工作是电力企业经营管理工作中的一个重要组成部分。文章深入分析了电力企业档案管理中存在的问题,进而提出了相应的解决办法。关键词档案管理电力企业对策一、电力企业档案管理的重要性电力企业档案管理是电力企业管理工作的基础和重要环节,对电力企业经济发展具有重要影响,是电力企业赢得市场竞争主动权的有力保证。电力企业档案是电力企业生产经营活动的原始记录,它涉及范围广、门类多、信息量大,对生产经营起着至关重要的作用,是电力企业成长发展历程的真实写照,具有广泛的科技资源和特有的知识信息,是电力企业不可估量的宝贵财富。因此,面对目前电力企业档案管理现状,档案部门要以科学创新的理念,抓住机遇,加快企业档案管理信息化步伐,建立适应社会主义市场经济的管理体制,不断拓展企业档案工作新领域,为促进电力企业经济发展提供强有力的信息保障。二、电力企业档案管理中存在的问题一企业档案管理工作得不到企业高层应有的重视很多电力企业高层领导对档案管理缺乏足够的认识,他们认为相对于档案管理这样的文字工作而言,市场的占有率、产品质量和售后服务的提升更为重要,这使档案工作得不到2/14应有的重视。也因为这个原因,一些电力企业对档案管理工作投入不足,资金投入相对较少,档案管理手段落后,档案室设施不全,保管条件落后。管理水平较低,没有健全的档案材料收集机制,造成档案材料内容不完整,数量不齐全,无法为企业提供高质量、高效能的服务,规章制度、目标管理更无从谈起。二档案管理缺乏专业人员和专业部门负责部分电力企业档案管理人员不懂档案管理,以为档案管理只是简单的收集、分类,人员的专业素质不高、责任心不强有的电力企业没有设立独立的档案室,有的电力企业甚至用库房兼作档案室。许多企业档案资料的归档和保管不统一,致使一些该保存的资料没有得到保存。由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定,大量没有保存价值或没有长久保存价值的资料也被长期保管,这严重增加了经营成本。有的电力企业档案管理极不规范,随意性强。例如,存在随意涂改现象,越往基层越乱存在任意抽取档案资料案例的现象。三档案管理的理论研究和业务指导滞后电力企业档案管理工作是新形势下摆在电力企业管理部门面前的新课题,亟需加强这方面理论研究和政策指导,特别是关于电力企业档案的产权特征和法律地位问题,电力企业档案在档案资源建设中的地位和作用问题,电力企业在产3/14权变更后档案的流向以及对国家、社会有保存价值的档案鉴定问题,都需要档案行政管理部门在实践中探索和完善民营企业档案管理模式,出台相关的政策,指导民营企业档案工作稳步发展。四档案管理中存在安全隐患问题电力企业档案管理工作中存在以下一些常见的安全隐患问题档案库房不符合安全防护的要求。有的企业档案库房使用玻璃门、玻璃窗,只在门窗上贴一层挡光纸有的企业档案库房设置在潮湿的角落里,因湿度过大库房弥漫着刺鼻的霉味有的企业把财会档案放在阳台上,没有防护设施,档案长期遭受日晒,覆盖了厚厚的灰尘。档案库房设计布局不合理。有的企业打更室与档案库房相连通,误认为这样做有利于夜间看管档案,意识不到内在隐患有的企业档案馆在经历多次搬迁之后,现租借某宾馆作为档案库房,面积狭小,档案密密麻麻地堆积在一起,窗外未加设防护栏,室内又未配备灭火设施,一旦发生盗窃或火灾,后果不堪设想。五电力企业档案管理信息化建设滞后1、个别企业领导对档案信息化建设认识不够,未把档案信息化建设纳入企业信息化整体规划,致使档案信息化建设缺乏必要的资金投入。4/142、企业档案信息化相关制度、标准不健全,开展过程中缺乏具体可行的措施和依据。3、数字化硬件设备使用效率低。有的企业虽配备了档案数字化设施,但数据录入量有限。4、对档案信息资源的开发利用不足。有的企业档案数字化下了很大功夫,但是没有对数字化资源进行开发利用还有的企业档案虽已实现了计算机检索、利用,但仅限于档案室内部使用,不能实现整个企业信息资源的网络共享。5、企业档案部门缺乏高素质、复合型的档案信息化人才,在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。三、做好电力企业档案工作的对策电力企业出现上述问题是带有普遍性的,对经常出现的这些问题如不及时解决,就谈不上档案的规范管理。档案作为企业资源,其利用价值就会被浪费,影响企业的进一步发展。解决这些问题应采取如下措施一争取领导重视电力企业的档案管理人员一般都想把档案工作搞上去,但实际工作中却往往事与愿违。究其原因是档案管理人员缺少领导支持,工作不好开展。1、企业应有一名副厂级领导分管档案管理工作,这样对中层各部门使用档案的管理上就有了力度。5/142、列入考核项目。一般企业对中层各部门都有月度或季度考核,这些考核往往都与各部门的经济利益挂钩。企业在考核内容里加上有关档案管理的条款,会引起中层领导的重视。3、档案室的管理人员是档案管理的具体执行人,仅靠上层、中层领导去要求、强调,还是做不好档案管理工作,很多具体细致的工作都需要档案管理人员具体操作。企业的档案室一般都归厂部办公室主管,办公室也是工厂的一个中层部门,也要接受厂部的考核。那么,办公室就要将考核项目进行分解,落实到办公室所属的各个岗位,这样,档案管理人员的工作就有了压力,同时,也有了动力,各项具体工作就可以落到实处。二提高档案管理人员意识在文件、图纸、资料等转化为档案工作者的活劳动和物化劳动过程中,企业进行了大量人力、物力的投资。但是在企业产权改革中,有些地方对档案资产的管理流于形式,存在着管理不善,使档案资产的开发利用效益没有充分发挥出来。没有认识到档案作为有形资产和无形资产的原始凭证和记录,其本身就是企业资产的组成部分。档案部门必须重宣传、重造势,在积极探索改制企业档案处置工作的同时,加大宣传工作力度,通过新闻媒体,强势宣传推介档案规范管理工作,引起领导的极大关注,赢6/14得社会各界的大力支持和监督,为档案工作的顺利推进创设良好的氛围。三进一步加强档案信息化建设计算机和信息技术的快速发展,已经对电力档案管理工作产生了划时代的巨大影响,我们要借助现代信息技术,引进先进的管理理念,对档案管理中不适应的一些方法和手段进行改革。企业领导要充分认识到企业档案信息化的重要意义,根据需要和可能将其纳入企业信息化建设规划,坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则,做到统筹规划,统一安排。档案行政管理部门要加强对企业档案信息化建设的引导,采取分类指导的措施,正确处理循序渐进与整体提升的关系。对于经济效益好、现代化管理水平高的企业,要全面开展档案信息化建设,包括建立健全电子文件的相关管理制度实现对电子文件、电子档案的全程管理开展对非电子档案的数字化工作深入研究档案信息资源的开发利用,建立网络服务系统,实现资源共享。对于经济效益不好的企业可以采取分步实施、逐步推进的方式开展企业档案信息化工作。务求企业档案信息化建设行之有效,真正服务于企业发展。四加强培训,提高档案管理人员专业素质电力企业档案工作要发展,必须加强档案人员的业务培训,重视档案人才的教育和培养,激发和调动档案人员7/14的自觉性、积极性,提高档案人员的工作能力。培训的方式因地因人而异,可以现场培训,将培训和实际操作相结合,使档案人员较快地掌握档案工作基本要领。在日益发展的新形势下,要想做好电力企业档案管理工作,必须建立一支有专业知识,有文化素质,政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍,定期培训则是建立高素质档案工作人员队伍的重要途径。通过培训使档案专业人员更加适应信息技术和档案事业的发展,采取积极措施抓好知识更新、引进、消化,适应信息技术的成果,拥有更广博的知识,能用信息化、数字化管理手段来管理人事档案信息。只有这些相应人才素质的拥有,才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力,从而更为有效的实施档案管理现代化工作,为企业服务。五切实做好档案安全防护工作电力企业要按照国家有关要求及档案保管保护的相关规定,积极投入资金,配置具备安全保管条件的专门库房,配备防盗、防火、防潮、防有害生物等必要设施。尤其对特殊载体档案要采取有效的安全防护措施重点保护。要切实加强对知识产权和涉及商业秘密档案的管理,确保档案信息的完整与安全。摘要档案管理工作是电力企业经营管理工作中的一个重要组成部分。文章深入分析了电力企业档案管理中存在的问题,进而提出了相应的解决办法。8/14关键词档案管理电力企业对策一、电力企业档案管理的重要性电力企业档案管理是电力企业管理工作的基础和重要环节,对电力企业经济发展具有重要影响,是电力企业赢得市场竞争主动权的有力保证。电力企业档案是电力企业生产经营活动的原始记录,它涉及范围广、门类多、信息量大,对生产经营起着至关重要的作用,是电力企业成长发展历程的真实写照,具有广泛的科技资源和特有的知识信息,是电力企业不可估量的宝贵财富。因此,面对目前电力企业档案管理现状,档案部门要以科学创新的理念,抓住机遇,加快企业档案管理信息化步伐,建立适应社会主义市场经济的管理体制,不断拓展企业档案工作新领域,为促进电力企业经济发展提供强有力的信息保障。二、电力企业档案管理中存在的问题一企业档案管理工作得不到企业高层应有的重视很多电力企业高层领导对档案管理缺乏足够的认识,他们认为相对于档案管理这样的文字工作而言,市场的占有率、产品质量和售后服务的提升更为重要,这使档案工作得不到应有的重视。也因为这个原因,一些电力企业对档案管理工作投入不足,资金投入相对较少,档案管理手段落后,档案室设施不全,保管条件落后。管理水平较低,没有健全的档案材料收集机制,造成档案材料内容不完整,数量不齐全,9/14无法为企业提供高质量、高效能的服务,规章制度、目标管理更无从谈起。二档案管理缺乏专业人员和专业部门负责部分电力企业档案管理人员不懂档案管理,以为档案管理只是简单的收集、分类,人员的专业素质不高、责任心不强有的电力企业没有设立独立的档案室,有的电力企业甚至用库房兼作档案室。许多企业档案资料的归档和保管不统一,致使一些该保存的资料没有得到保存。由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定,大量没有保存价值或没有长久保存价值的资料也被长期保管,这严重增加了经营成本。有的电力企业档案管理极不规范,随意性强。例如,存在随意涂改现象,越往基层越乱存在任意抽取档案资料案例的现象。三档案管理的理论研究和业务指导滞后电力企业档案管理工作是新形势下摆在电力企业管理部门面前的新课题,亟需加强这方面理论研究和政策指导,特别是关于电力企业档案的产权特征和法律地位问题,电力企业档案在档案资源建设中的地位和作用问题,电力企业在产权变更后档案的流向以及对国家、社会有保存价值的档案鉴定问题,都需要档案行政管理部门在实践中探索和完善民营企业档案管理模式,出台相关的政策,指导民营企业档案工作稳步发展。10/14四档案管理中存在安全隐患问题电力企业档案管理工作中存在以下一些常见的安全隐患问题档案库房不符合安全防护的要求。有的企业档案库房使用玻璃门、玻璃窗,只在门窗上贴一层挡光纸有的企业档案库房设置在潮湿的角落里,因湿度过大库房弥漫着刺鼻的霉味有的企业把财会档案放在阳台上,没有防护设施,档案长期遭受日晒,覆盖了厚厚的灰尘。档案库房设计布局不合理。有的企业打更室与档案库房相连通,误认为这样做有利于夜间看管档案,意识不到内在隐患有的企业档案馆在经历多次搬迁之后,现租借某宾馆作为档案库房,面积狭小,档案密密麻麻地堆积在一起,窗外未加设防护栏,室内又未配备灭火设施,一旦发生盗窃或火灾,后果不堪设想。五电力企业档案管理信息化建设滞后1、个别企业领导对档案信息化建设认识不够,未把档案信息化建设纳入企业信息化整体规划,致使档案信息化建设缺乏必要的资金投入。2、企业档案信息化相关制度、标准不健全,开展过程中缺乏具体可行的措施和依据。3、数字化硬件设备使用效率低。有的企业虽配备了档案数字化设施,但数据录入量有限。11/144、对档案信息资源的开发利用不足。有的企业档案数字化下了很大功夫,但是没有对数字化资源进行开发利用还有的企业档案虽已实现了计算机检索、利用,但仅限于档案室内部使用,不能实现整个企业信息资源的网络共享。5、企业档案部门缺乏高素质、复合型的档案信息化人才,在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。三、做好电力企业档案工作的对策电力企业出现上述问题是带有普遍性的,对经常出现的这些问题如不及时解决,就谈不上档案的规范管理。档案作为企业资源,其利用价值就会被浪费,影响企业的进一步发展。解决这些问题应采取如下措施一争取领导重视电力企业的档案管理人员一般都想把档案工作搞上去,但实际工作中却往往事与愿违。究其原因是档案管理人员缺少领导支持,工作不好开展。1、企业应有一名副厂级领导分管档案管理工作,这样对中层各部门使用档案的管理上就有了力度。2、列入考核项目。一般企业对中层各部门都有月度或季度考核,这些考核往往都与各部门的经济利益挂钩。企业在考核内容里加上有关档案管理的条款,会引起中层领导的重视。3、档案室的管理人员是档案管理的具体执行人,仅12/14靠上层、中层领导去要求、强调,还是做不好档案管理工作,很多具体细致的工作都需要档案管理人员具体操作。企业的档案室一般都归厂部办公室主管,办公室也是工厂的一个中层部门,也要接受厂部的考核。那么,办公室就要将考核项目进行分解,落实到办公室所属的各个岗位,这样,档案管理人员的工作就有了压力,同时,也有了动力,各项具体工作就可以落到实处。二提高档案管理人员意识在文件、图纸、资料等转化为档案工作者的活劳动和物化劳动过程中,企业进行了大量人力、物力的投资。但是在企业产权改革中,有些地方对档案资产的管理流于形式,存在着管理不善,使档案资产的开发利用效益没有充分发挥出来。没有认识到档案作为有形资产和无形资产的原始凭证和记录,其本身就是企业资产的组成部分。档案部门必须重宣传、重造势,在积极探索改制企业档案处置工作的同时,加大宣传工作力度,通过新闻媒体,强势宣传推介档案规范管理工作,引起领导的极大关注,赢得社会各界的大力支持和监督,为档案工作的顺利推进创设良好的氛围。三进一步加强档案信息化建设计算机和信息技术的快速发展,已经对电力档案管理工作产生了划时代的巨大影响,我们要借助现代信息技术,13/14引进先进的管理理念,对档案管理中不适应的一些方法和手段进行改革。企业领导要充分认识到企业档案信息化的重要意义,根据需要和可能将其纳入企业信息化建设规划,坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则,做到统筹规划,统一安排。档案行政管理部门要加强对企业档案信息化建设的引导,采取分类指导的措施,正确处理循序渐进与整体提升的关系。对于经济效益好、现代化管理水平高的企业,要全面开展档案信息