办公室主管岗位职责工作流程

2.办公室主管2.1岗位职责1.负责办公环境卫生的维护和行政日常工作的处理；2.负责各部门之间协调与维护相关工作；3.对各项制度的实施情况进行跟踪，并有效地进行完善；4.负责办公室相关规章制度的起草编写、文书的整理汇编、资料收集、计划总结编撰等文字工作；5.负责安排大厦内部会议的会务工作及其他活动的后勤保障工作；6.负责完善人事管理信息及相关工作；7.负责建立大厦招聘流程，根据大厦人员需求，制定招聘计划，选择和维护招聘渠道，实施招聘；8.负责办理员工入职离职变更手续。如：发放录用通知、背景调查、签订劳动合同、晋级考核跟踪、员工离职交接等 ；9.负责员工关系的建立，并组织新员工入职后大厦企业文化、宿舍管理等相关培训；10.负责做好大厦员工人事档案管理、信息化更新工作，做好档案保密管理； 11.负责员工宿舍的管理及相关费用的缴纳 ；12.负责大厦报刊杂志的订阅；13.负责大厦企业文化的组织宣传；14.负责大厦内刊徕远之光的编辑；15.以及完成办公室主任交办的各项工作任务。2.2工作内容(1)负责制定大厦人事管理制度，起草有关人事工作管理的初步意见，设计人事管理工作程序，研究、分析并提出改进工作意见和建议。(2)负责合理配置劳动岗位控制劳动力总量。组织劳动定额编制，做好大厦各部门有关岗位定员定编工作，结合生产实际，合理控制劳动力总量及工资总额，及时组织定额的控制、分析、修订、补充，确保劳动定额的合理性和准确性，杜绝劳动力的浪费;负责按用人标准配备齐全各类人才，做到人尽其才，合理调配员工到最适当的岗位上，做好人才挖掘，引进工作。(3)负责人事考核、考查工作。建立人事档案资料库，规范人才培养、考查选拔工作程序，组织定期或不定期的人事考核、考查的选拔工作;负责保存员工的人事档案，做好各类人力资源状况的统计、分析、预测、调整、查询和人才库建立等工作。(4)具体负责办理招聘，劳动合同签订或续签。(5) 负责落实劳动安全保护，参与大厦劳动安全，工伤事故的调查，善后处理和补偿。 (6)负责编制培训大纲，抓好员工培训工作。在抓员工基础普及教育的同时，逐步推行岗前培训与技能、业务的专业知识培训，专业技术知识与综合管理知识相结合的交替教育提高培训模式及体系。(7) 负责大厦的精神文明工作，按期开展各项活动，做好活动策划方案，做好文化宣传工作。(8) 做好大厦宿舍管理工作，定期核缴水电费，关心员工生活。(9)按时完成办公室主任交办的其他工作任务。2.3当班工作程序1） 上岗前自查仪表仪容，做到仪表规范，精神饱满。2） 早晨08:00到岗，中午13:0014:00休息，下午14:00工作，跟进当天客房和餐厅重要接待，结束后离开。3） 08:0008:10 部门巡视看当天有无突发工作需要处理。4） 08:1008:30 早餐 5） 08:3008:50参加部门晨会，汇报当天工作计划，提出前一天部门发生的问题及需要解决事项。6） 8:509:00查阅招聘网站招聘信息，做好电话回访。7） 9:0011:30 14:00-18:00常规性工作处理。8） 11:3012:00午餐。9）18:00办公区及会议室卫生整理。10）19:00总结当日工作，并做好记录，列出次日工作计划。2.4具体工作操作流程2.4.1员工招聘1、准备工作：1）与部门沟通，核实部门预招聘岗位人数及工种级别，结合定编标准，核定预招聘人数报办公室主任。2）招聘前依据岗位说明书确定岗位的素质条件、岗位职责、考核方式、薪资。3）及时检查跟踪筛选应聘简历，必要时主动下载适合岗位需求人员简历信息，电话邀约面试。4）初试。主要测试应聘人员的表达能力、应变能力、团队意识、工作心态、服从意识、学习意识等素质能力。2、 面试：1) 面试结束后，由办公室主任、总经理共同确定录用人员名单。3、录用：1）通知被录用报到时间、办理录用手续准备的资料等相关事宜。2）建立新录用员工档案，新录用员工办理录用手续时交齐个人资料（身份证复印件3张、一寸照片5张、健康证等相关资料）2.4.2档案整理1、大厦档案管理：1）各部门将本部门合同资料交办公室登记、存档。2）文员每周对档案整理一次，将收到资料记入电子目录保存，分类装订成册归档贴好标签。3）每半年对档案审查一次，对档案标签及所含资料是否完整进行检查，并对部门绩效考核档案资料进行检查。4）大厦人员查阅、借出资料由部门经理签字确认。5）借出公章，由本部门经理签字，大厦总经理审批确认，本部门经理携章随同。6)薪资福利类保密文件由办公室主任建档保存。2、员工档案管理：1）办公室文员将入职后办理的所有资料进行整理，建立员工档案。2）将新员工考核表、晋级考核表等有关个人的资料一并放入大厦员工档案。3）所有的培训评估、奖惩记录、异动记录将存入员工档案。4）离职员工档案，大厦保留一年2.4.3员工意外伤害处理1、为新员工上意外险:1）每月五号前统计新员工上岗人数，编辑信息发至邮箱联系人信息（江泰保险经纪股份有限公司 市场四部肖志红手机2）及时保险公司业务人员取得联系，说明新增人员人数情况，并核对人员信息准确无误。3）核对后将带有金额的名单打印，左上角盖章后寄给保险公司业务员（贾宝庆 北京市昌平区鼓楼北街5-6号阳光保险4)将增加的保险人员名单交办公室主任于当月工资中扣除保费金额。2、员工发生意外1）了解大厦员工发生意外的时间、地点、原因等相关信息，了解当事人是否投保其他商业险，是否需要走意外险报销，第一时间给保险公司报案，报案电话95510。2）联系部门，根据当事人伤势情况由部门配合及时送医院治疗，并叮嘱当事人留存医院开具的诊断证明、处方签、病历本、费用详单、当事人银行卡及身份证正反面复印件等相关资料。3）待当事人治疗结束后，将上述材料交办公室，由办公室将其材料寄往保险公司为其办理报销手续。（材料包括：当事人提供：1.诊断证明2.处方签3.病历本4.费用详单5.当事人银行卡正反面复印件6.当事人身份证正反面复印件。办公室出具：1.意健险理赔申请书2.工伤证明并盖单位公章）2.4.4员工体检：1）每月五号前统计大厦员工需要体检人数（健康证到期及新员工需要体检人数）；2）电话约体检中心徐大夫确定体检时间；3）提前整理各部门体检人员名单、时间、地点及注意事项交办公室主任经理晨会通知部门；4）部门通知员工准时参加体检；5）体检当日提前10分钟到场，组织好体检人员，保证体检顺利进行。6）体检结束后，和部门沟通未参加体检人员，并做好登记，更新各部门体检人员信息统计表。7）待体检中心将发票及健康证寄到大厦，核对无误后，健康证复印挂在餐厅吧台侧面体检人员展示区，发票经当事人签字、办公室主任签字、总经理签字后，连同体检人员名单（分部门）交财务，由财务向体检中心转账汇款。2.4.5员工合同签订：1）每月二十五号前统计大厦员工需要签订合同人数（合同到期及新员工需要签订合同人数）；2）实习生签署劳动协议；3）提前整理各部