Concur Expense指南

Concur Expense操作指南版本1.02017年7月12日文档修订历史记录2017年7月13日Concur Expense快速入门指南1.0KDF目录文件修订记录2目录3登录到Concur4建立新费用报表5在费用报告6中添加现金支付费用每晚住宿费的详细信息7打印和提交费用报告9更正和重新提交费用报表10在商务餐中添加参与者11费用分摊13外币交易兑换16将发票加载到可用发票16收款人和可用发票17作为托运人18检查和批准费用报告19退货费用报表19添加其他检查步骤19登录ConcurConcur注册：1.在“用户名”字段中，输入用户名。2.在密码字段中输入密码。3.单击登录。注意：按照公司的注册说明注册Concur。密码区分大小写。如果不知道如何注册，请咨询公司管理员。建立新费用报告创建报告：1.使用以下方法之一：在主页的快速任务栏中，将鼠标指针放在“新建”上，然后单击“新建报告”。-或者-单击“管理成本”(子菜单)，然后单击“新建成本报告磁贴”。2.完成红色条表示的所有必填字段，并根据需要完成自定义可选字段。此页面上显示的字段由您的公司定义。3.添加与此报销相关的Travel Request4.将现金支付费用添加到费用报表将现金支付费用添加到费用报告将费用添加到费用报告：1.在打开的报告中，单击“新建费用”。(如果报告中没有其他费用，则可能需要单击“新费用”。)，以获取详细信息2.在“新建支出”标签上，单击相应的支出类型。页面会重新整理，以显示所选费用性列管型态的必要与选择性栏位。注：公司定义了此表单中可用的字段。3.按照公司指示填写必填字段和可选字段。单击以下选项之一：保存分类详细信息(Hotel成本)分摊(需要分摊的费用性列管型态如下图所示)附加发票(加载和附加发票图像)取消(退出而不保存费用)每晚住宿费的详细信息酒店账单一般包括房租、房租、停车费、伙食费、服务费、电话费、电话费、个人项目等多种费用。必须对这些费用进行分类，以确保报销正确。通过住宿详细信息，可以快速分类重复的房费和房租。然后，您可以对酒店帐单上的剩馀费用进行分类，并调整住宿期间的价格变动制作住宿费：1.打开报表后，在“费用”标签上选择住宿费类型。页面会重新整理，以显示所选费用性列管型态的必要与选择性栏位。注意：公司规定费用类型的名称。可能是“住宿”、“酒店”或其他类似的名字。2.按照公司指示填写此字段。3.单击详细信息分类。费用出现在页面左侧，每晚住宿费标签出现在页面右侧。4.使用日历选择入住日期。住宿夜数会自动显示。5.输入房价、房租和附加费。6.单击“保存详细信息”。如果剩馀金额将详细信息分开(如杂项费用或客房服务费)，剩馀金额将显示在“新详细信息”窗口右侧的剩馀字段中。将金额明细分类，直到馀额为0.00元为止。打印和提交费用报告预览和打印费用报告1.在“费用报告”页面上，单击“打印/电子邮件”，然后从下拉列表中选择*KDF Summary Report2.查看详细信息，然后单击“打印”。提交费用报告1.在“费用报表”页上，单击“提交费用报表”。此时将出现“最终检查”窗口。2.确认信息以确保准确性。您可以打印、附加发票图像或查看发票。3.单击“接受并提交”。如果未成功提交报告，系统将提示您报告错误或异常。如果需要更正错误或完成此操作的帮助，请与Concur管理员联系。更正和重新提交费用报表如果发现错误，费用审批人可以返回费用报表。审批者创建注释，说明返回报告的原因。识别与更正需要重新提交的费用报表：1.要打开报告，请在主页的快速任务栏中单击要运行的报告任务。在页面的“活动报告”部分，报告将以取消状态显示在报告磁性贴纸上。审批人的备注出现在金额中下面。2.单击“粘贴报告”打开报告。3.根据需要进行更改。4.单击“提交报告”。在商务晚宴上添加参与者使用重复参与者字段(“参与者”区域中“重复参与者”按钮右侧的预输入字段):打开报告，并将单个参与者添加到成本：1.在“搜索最近的项目”字段中：输入名字或姓氏的几个字母。出现参与者列表。2.选择相应的参与者。搜索不在重复参与者列表中的参与者：1.单击“添加”。下拉菜单打开。2.选择高级搜索。3.选择适合搜索要求的选项卡。4.从下拉列表中选择参与者类型。5.在“条件”字段中输入相应的信息。6.单击“搜索”。搜索结果出现。7.选择该参与者左侧的复选框。8.单击“添加到成本”。如果使用重复参与者或搜索找不到合适的参与者，公司可以添加参与者。1.单击“添加”。2.从下拉菜单中选择新参与者。3.完成必需的信息。4.单击“保存”。如果需要添加多个新参与者，请单击“保存”和“添加其他”。分担费用分摊功能可让您将费用分摊给要负担这些费用的客户。您可以分配一项或多项费用费用。注意：必须分配以下支出类型：费用分摊：1.打开报告后，要创建或编辑费用，请单击“费用”选项卡底部的“分配”。要分配多个费用，请在页面左侧选择这些费用，然后执行以下操作：在页面右侧，单击分摊选定的成本。-或者-单击分配详细信息。此时将出现“费用报告的分配”窗口。总费用金额、分摊金额及剩馀金额会显示在分摊区段中。2.从分配方法下拉式列表中选择百分比或金额。3.根据需要添加分配数据。您可以调整金额和百分比，典型的差旅费是平均移动费用。总金额必须按100%分摊。否则，将显示审计规则，您将无法提交报告。4.单击“保存”。5.提示确认时，单击“确定”。6.单击“完成”。费用显示分摊图示。如果费用分摊100%，则该费用将显示图标。如果未100%分配费用，则该费用将显示图标。外币交易兑换说明使用不同币种产生的成本。1.打开报告后，单击“新费用”，然后在必填字段和可选字段中输入相应信息(必填字段标有红色条)。对于金额字段：从“金额”字段右侧的列表中选择费用币种。此时将出现“费率”字段。输入比率。费用以退款币种计算金额。可以通过乘以货币或除以特定比率来转换货币。根据收到的比率类型，可能需要切换为按比率划分的方式。为此，请单击比率字段上方的符号。2.以适当的方式完成其馀字段。将发票加载到可用发票“可用发票”与Concur成像服务一起提供发票图像，用户可以通过电子邮件上载图像或将图像附加到付款项目级别(仅限此级别)。在注册过程中，您可以使用您提供的Concur验证电子邮件地址将图像上载到支持格式，然后该用户(仅限您)可以将图像附加到报告费用栏脖子里。使用可用发票将发票图像附加至支出项。1.在详细信息视图中选择并打开项目。2.单击发票以查看可用发票。使用以下方法之一：在相应页面上，单击“左箭头”图标将图像直接拖动到付款项目4.发票图像将附加至支出项。将“需要发票”图标更改为“已收到发票”以验证是否附加了发票，或单击项目的“发票图像”标签以查看缩略图。代理商和可用发票委托人在委托时不能设置电子邮件帐户，也不能使用为自己的费用报告设置的已验证电子邮件帐户填写其他用户的“可用发票库”。但是，代表可以将发票图像上载到Concur，作为正在处理的用户报告实体的附件。作为托运人如果指定为委派者，委派者将定义可以完成的任务，例如准备报告和提交报告起诉等。作为代理人：1.单击“配置文件”以代表其他用户工作2.选择相应的用户名。3.单击启动会话。附注：注意：设定档(profile)功能表会以目前选取的名称显示及显示。代替这个人正式工作。完成一般程序，例如建立和列印报告。要选择其他用户，请遵循相同的过程，但选择其他名称。要还原为自己的任务，请单击角色，然后单击已对其他用户执行的任务。注意：现在显示配置文件菜单。确认和审批费用报表按“原样”批准费用报告：1.在主页上“我的任务”的必需审批部分，单击“费用报表”。“等待审批的费用报告”页列出了等待审批的报告。选择要打开的费用报表。2.查看报表详细信息，然后单击审批。退货费用报表将完整的费用报表返回给员工进行更正：1.在主页上“我的任务”的必需审批部分，单击“费用报表”。“等待审批的费用报告”页列出了等待审批的报告。选择要打开的费用报表。2.单击“退回给员工”。此时将出现“退货费用报表”窗口。3.输入备注，说明向员工返回费用报表的原因。4.单击确定。添加其他检查步骤根据公司的配置，费