机要档案管理制度

1.目的规范公司机密档案管理，规避公司经营风险，服务公司经营。2.范围本系统适用于三一重工特种车辆设备有限公司3.定义机密档案是指在公司经营过程中直接形成的具有重要保存和利用价值的各种历史记录。机密档案是指公司的土地档案、房地产档案、投资项目档案、基础设施档案、业务合同、产品销售合同、人事档案、专利档案、印章档案、公司荣誉、历史资料、资质等。4.责任4.1总经理办公室是公司机密文件的归口管理部门，直接负责公司的一级文件，并对各部门的文件管理工作进行监督、检查和指导。4.2总经理办公室行政部负责公司一级档案的日常管理(接收、发送、借阅、保存等)。)，并对档案的完整性负责。4.3总经理办公室风控部负责审核一类文件中的合同；4.4二级部门负责其档案的管理。5.流程图6.生产过程说明步骤工作很重要负责岗位事项说明申请表1组织文件各部门档案负责人1.各部门档案负责人应按照附件1的收集范围和整理要求，对本部门应归档的档案进行整理和归档。合同文件目录2文件传输各部门档案负责人1.按照附件1中的归档期限提交文件。2.移交文件时，应提供两份“文件材料移交清单”。3.档案移交部门负责档案的完整性和规范性。归档材料转移清单3验收确认机密档案员1.逐项检查交接清单，核实文件的准确性，规范整理。2.核实后，在归档材料交接清单上签字确认。3.不完整或不规则的项目将不被接受。归档材料转移清单4文件分类机密档案员1.按“组织(问题)-年”对收到的文件进行分类和排序。2.分类方案和类别应按照附录2执行。5排列数字机密档案员1.按照分类方案，按照交接清单的顺序，对接收到的文件逐一编号，在文件首页顶部空白位置加盖文件编号戳(模板见附件3)，并填写内容项“年、组织和零件号”。6编目和仓储机密档案员1.完善零件号、文件号、归档日期、交接部门、交接人、重组人、分类名称、分类、保管期限等信息项目。在文件管理系统中。2.打印盒子(卷)内的目录，并将其放在盒子内的首页。3.填写文件盒封面(文件背面)上的信息。7提交要求需求部门申请人1.根据附件5，机密文件应使用审批权限表办理书面审批手续。2.档案借阅时间一次不得超过30天。3.向外部单位移交原始档案，必须经主管申请部门的副总裁以上领导批准，档案馆应当对原始档案进行备份。4.合同文件的使用需要由申请部门和合同移交部门共同审批。机密文件使用审批表8需求批准需求部门主管1.需求部门负责人在审批表上签字批准。2.审批人对文件需求的合理性负责。机密文件使用审批表9使用服务机密档案员1.提供利用服务，并按顺序用序号填写“机密文件利用审批表”。2 .填写机密文件使用登记表。机密文件使用审批表机密文件使用登记表10退货登记机密档案员1.仔细核实所含文件的完整性。2.在确认没有错误后，指出单词r7.1.1在保密档案的收集、整理和利用方面取得显著成绩的；7.1.2及时报告任何违反保密文件管理要求的行为，或立即采取补救措施以避免或减轻损害后果。7.2有下列行为之一的，视情节轻重给予5-50分的处罚；造成损失的，根据档案价值，责令赔偿损失：7.2.1未按要求移交归档材料的；7.2.2记录不全，仓库管理不符合要求；7.2.3未配备档案员或档案员变动未及时归档。7.2.4借出的文件不按时归还；7.3有下列行为之一的，视情节轻重给予50-100分的处罚，情节严重的予以辞退。7.3.1未经授权提供、转录和发布应保密的文件；7.3.2档案的损坏、丢失或未经授权的销毁；7.3.3涂改或伪造档案；8.附加附录1 机要档案收集范围、整理要求与归档时限附录2 机要档案分类和保管期限表附录3 档号章及相关内容填写要求附录4 档案库房管理要求附录5 机要档案利用审批权限表附表1 归档资料移交清单附表2 机要档案利用审批表附表3 机要档案利用登记表附表4 机要档案盘点记录表9.附加注释本制度由总经理办公室提出，负责解释和归口管理。22/22下载文档可编辑附件1:机密文件的收集范围、整理要求和归档期限种类归档材料的范围整理要求提交时限语言书文件情况1.董事会、监事会和股东大会的组成、变更材料、决议、决定和会议材料等。2 .股权证明材料、股权变动、股权激励、决策、指示、批准、协议、规定等。3.商务会议的全套材料；4.公司董事以上领导的任免文件；5.公司早会纪要；6.战略和管理研究材料；7.报告、指示、信件等。外部单位8.决定、决议、指示、答复、条例、规则、通知等。指政府机构或更高层次的单位。9.年度绩效合同(包括评估证明材料)1.归档材料必须是完整的原件，并遵循文件的形成规则，以保持它们的有机联系。2.归档材料必须有页码标记。3.如果档案材料是外文文件，中文摘要必须附在首页。1.公司晨会的会议记录应在下一年的二月之前。2.自其他材料生效之日起30日内。商业合同1.合同文件目录2.投标项目文件(投标合同)3.合同(包括技术协议)4.合同审批表和审批流程5.行情6.价格对照表7.计划8.拟邀请的单位清单(招标和投标合同)9.评标委员会名单(投标、投标合同)10.合规清单(非生产投标合同)11.招标(投标合同)12.中标人的投标文件原件(投标合同)13.记录澄清(投标合同)14.投标谈判审批表(100，000多份基础设施合同和50，000多份其他合同)1.每个“合同文件目录”的格式必须统一。2.合同必须是原件，纸张不能损坏，也不能两面使用。3.每份合同中包含的材料必须完整，所有材料不得重复归档。4.每份合同应按照合同文件目录的编号顺序排列和装订。5.水平文件的装订应使标题栏面向左侧。文件的总尺寸应为A4尺寸。如果超过A4尺寸，必须折叠成A4尺寸。折叠线应控制在文件的空白处。6.每个文件只允许有一个装订夹：对于用装订夹装订的文件，装订位置在首页的左上角，装订是倾斜的。(2)采用燕尾活页夹装订，装订位置在离左侧垂直距离1 cm，上侧5 cm。7.所有合同应根据合同编号按顺序排列。8.文件不能在包(如文件夹)中移交。自签署之日起90天内种类归档材料的范围整理要求提交时限公司荣誉1 .奖牌、奖杯、证书、锦旗、证书和认证材料专利文件1.专利执照2专利转让协议和证书自发布之日起30天内商标文件1.商标注册证书2.验收通知、更新证书和转让文件证书根据信息质量1.各种资质证书(包括生产许可证、CE认证、3C认证等。)；2.公司营业执照、组织机构代码证、企业IC卡、组织机构代码证、国税和地税登记证、法定代表人证、进出口资格证、外商投资企业外汇登记证、台港澳侨批准证、高新技术企业认定证、开户许可证、合资协议、章程和验资报告。自发布之日起30天内投资项目1.项目规划和决策材料；2.投资协议/合同、股权转让协议、股权权证等股权管理材料；3.被投资企业的财务报告和股利分配材料；4.被投资企业董事会和股东大会的材料；5.被投资企业变更营业执照、组织机构代码证、税务登记证等登记材料；6.被投资单位新股东介入后的验资报告、章程等材料。1.归档材料必须是完整的原件(第3、4、5项可以是复印件)，并遵循文件的形成规则，以保持它们的有机联系。2.归档材料必须有页码标记。3.如果档案材料是外文文件，中文摘要必须附在首页。自签署之日起30天内种类归档材料的范围整理要求提交时限产品销售合同1.合同文件目录2.销售意向审查表3.主销售订单4.抵押销售产品交付申请表5.销售合同意向书6.客户信用问卷7.客户资格证书8.汇款收据9.契约10.补充协议11.客户签署的交货单1.每个“合同文件目录”的格式必须统一。2.销售意向评估表、合同、补充协议和发票必须是原件。纸张不能被损坏或两面使用。3.每份合同中包含的材料必须完整，所有材料不得重复归档。4.每份合同应按照合同文件目录的编号顺序排列和装订。5.水平文件的装订应使标题栏面向左侧。文件的总尺寸应为A4尺寸。如果超过A4尺寸，必须折叠成A4尺寸。折叠线应控制在文件的空白处。6.每个文件只允许有一个装订夹：对于用装订夹装订的文件，装订位置在首页的左上角，装订是倾斜的。(2)采用燕尾活页夹装订，装订位置在离左侧垂直距离1 cm，上侧5 cm。7.所有合同应根据合同编号有序排列。8.文件不能在包(如文件夹)中移交。交货后90天内信贷合同1.合同(包括后续补充和变更协议)2.批准3.董事会决议合同必须是原件。2.每份合同的约束顺序是合同、授权和董事会决议。3.水平文件的装订应使标题栏面向左侧。文件的总尺寸应为A4尺寸。如果超过A4尺寸，必须折叠成A4尺寸。折叠线应控制在文件的空白处。自签署之日起60天内招聘和培训合同1.合同(包括后续补充和变更协议)2.相关批准记录合同必须是原件。2.每份合同的装订顺序是合同和相关的批准记录。自签署之日起60天内种类归档材料的范围整理要求提交时限广告合同1.合同(包括后续补充和变更协议)2.相关批准记录合同必须是原件。2.每份合同的装订顺序是合同和相关的批准记录。自签署之日起60天内其他合同1.赞助协议和相关批准记录3.所有存档的工程文件都是原件。4.归档的工程文件应字迹清楚，图纸清晰，图表整洁，签字盖章手续齐全。所有竣工图必须有竣工图章。5.传输的文件必须按子项目分类并归档。工程竣工验收后六个月内视听材料1.公司重要领导视察和重要活动的照片、录音、录像和光盘材料。2.公司召开的重要工作会议和公司组织的各种重要活动的照片、音频、视频和光盘资料。1.照片：照片袋必须用于包装。2.录音带和录像带：必须有一个标明来源和相关事件的包装盒。3.光盘：必须有一个外包装箱，并且必须记录相关事件。光盘不得损坏或划伤。自生成之日起30天内种类归档材料的范围整理要求提交时限密封文件1.密封申请文件。2.封存归档文件。3.印章管理登记簿。4.印章注销证明5.解除封印。1.备案材料齐全。2.备案材料必须是原件。自印章注销之日起10日内机构文件1.登记资料(包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、验资报告、股东决议等。)2。代理协议。3.股东合资协议。4.股权转让协议5.个人贷款协议6 .专项股权贷款协议及补充协议7.三方协议8.质押合同1.第1项的备案材料可以是复印件，第2至第8项必须是完整的原件。2.归档材料必须有页码标记。自生成之日起六个月内行政人事档案1.申请评估表2 .面试、录用审批表、确认表(包括公司报告等)3.入学体检表4.离职证明(包括内部离职批准文件等。)5.身份证、毕业证书、学位证书、公司培训结业证书等。6.所有合同文本(包括劳动合同、竞业禁止协议、保密协议、培训协议、离职协议、工资协议、股权协议等)。)7.员工与公司关系调查8.高级管理人员诚信承诺及高级管理人员诚信自查报告9.任免文件10.关键绩效(包括述职报告、评估意见、绩效面谈的书面记录等。)11.奖罚材料(包括立功记录、表彰文件、处罚材料、公司重大事件表现、监督报告等。)12.其他相关材料(包括领导会议意见和