【行政管理】行政总务管理实务.ppt

1,宁波威霖塑料有限公司,行政总务管理实务,基础管理训练之一,天马行空官方博客：,2,目录,壹、总务行政管理一、观念之建立二、本质学能及工作方法三、组织及其功能贰、一般行政一、文书管理二、事务用品采购与管理三、固定资产管理参、庶务工作一、工作环境二、车辆管理三、宿舍管理肆、涉外作业一、警卫管理二、服务台之接待管理三、公关管理伍、环境安全陆、总务行政人员如何协助企业降低成本,天马行空官方博客：,3,壹、总务行政管理,一、观念之建立1.企业之永续经营总务人员之角色定位,4,(1)不正确之观念a管理杂务的单位b.不重要的单位c.只会花钱的单位d.没有绩效的单位e.冗员的单位f.任何人都会做,2.观念之革新,5,(2)观念革新a.重要的幕僚单位b.经营管理之参与单位c.协助团队整合之单位d.良好之效率、服务是提高员工士气重要因素e.企业竞争力之提升f.成功的总务人员需具备良好之本质学能(3)服务理念及敬业精神a.积极主动b.负责担当c.良好之协调性d.诚恳踏实e.持续之学习f.热爱工作,6,(1)需具备之本质学能a.企业整体活动及经营目标之了解b.企管知识之持续学习c.法规、法令之熟悉(2)工作方法a.PDCA工作循环b.目标管理c.成本之观念d.效率e.合作和协,二、本质学能及工作方法,7,1.企业内总务部门之组织小型企业中型企业大型企业,三、组织及其功能,8,2.总务部门之功能,9,一、文书管理1.收发及归档(1)外来文件收发,(2)内部文件归档,贰、一般行政,10,2.信息管理(1)建立档案管理制度(2)定期整理(过期文件之清除)(3)文件制式化(A4为主最佳)(4)制定保存期限(5)集中管理(6)分类编号管理(7)调阅管制(8)无纸化管理,11,3.保存期限原则上可区分为永久保存、保存十年、保存五年、保存三年、保存一年等五大类，参照如下：,12,1.事务用品之种类(1)非消耗性物品a.办公设备：桌、椅、柜、电话、传真机、复印机、个人计算机等。b.研发行销用品：研发或品管部门的实验器具、计测计及行销部门搬运用品等。(2)消耗性物品a.消耗用品：制造部门及办公室之器具、工具、消耗品等。b.印刷品：空白窗体、公文纸张、传票、卷宗夹、宣传品、说明书等。,二、事务用品采购与管理,13,2.事务用品采购(1)事务用品采购作业流程,14,(2)事务用品采购管理重点,15,1.固定资产之定义税法规定2000元以上，使用年限2年以上者列入资本支出。一般企业以2000元为基础较多。2.固定资产之种类有形资产：土地、建物、设备、机器、车辆、工具、器具、杂项购置。无形资产：专利权、商标权、著作权、营业权等,三、固定资产管理,16,3.财产管理作业重点,17,参、庶务环境,一、工作环境1.办公室管理办公室令人困扰问题，依日本能率协会问卷调查，依序为文书档案管理空调配线办公设备照明安全2.厂房环境管理同办公室管理方式，除注意空调、照明、安全三项，并注意噪音、振动问题,18,3.工作环境管理重点,19,1.车辆分类公用车辆：大客车、卡车、公务车、机车等(2)专用车辆：高级主管用车(3)私车公用：自购或公司贷款，油料补贴,二、车辆管理,20,2.车辆管理重点,21,1.宿舍管理之观念(1)确保劳动力充足，减少人员流动率(2)女性员工夜班加班之安全2.员工宿舍分类(1)主管宿舍：依职业或眷属之需要提供单户、单人房或双人房。(2)员工宿舍：一般员工依需要情形申请分配(3)外劳宿舍：另行就外籍劳工提供宿舍集中管理,三、宿舍管理,22,3.宿舍管理重点,23,一、警卫管理1.警卫管理方式(1)公司员工担任：国内企业早期警卫均属由公司a.优点：属公司之一份子，向心力强，便于直接管理，并可做其它职务支持及调迁b.缺点：专业性不足，并常因人情门禁松散或成为员工聊天休息场所(2)保全公司：现国内企业已多采保全公司担任a.优点：有较充足专业训练，门禁管理严格b.缺点：成本较高，且为间接透过保全公司管理保全人员,肆、涉外作业,24,2.警卫管理重点,25,1.访客之类型(1)预定来访之访客，与公司人员约定好之访客(2)没有约定，但对公司有益之访客(3)没有约定，且对公司无益之访客2.接待人员应就不同类型访客采不同应对方式(1)应请各单位人员事先连络服务人员，告知来访者姓名、人数、时间、招待地点等以利于接待作业(2)应告知接待人员与公司友好厂商名称，以做适当应对接待(3)不知名厂商或访客意图不明，应训练接待人员应对方式及连络总务人员处理,二、服务台之接待管理,26,3.接待管理重点,27,1.企业公关之对象(1)政府机关、学校、慈善单位、福利团体、研究单位(2)财团、公众团体、交易往来厂商2.企业公关之目的(1)希望社会大众对企业保持良好的印象与风评之活动(2)向社会大众提供企业信息之管道(3)与各机关企业建立良好之互动关系及友谊,三、公关管理,28,3.公关管理之作法及重点,29,一、员工上班的目的：生活安定。安全无忧、身心健康的工作是生活安定的要件安全卫生管理：为防止职业灾害，保障劳工安全与卫生二、职业意外伤害分类劳委会分类：职业意外伤害可分为坠落.滚落、跌倒、冲撞、物体飞落、物体飞落、物体倒塌.崩塌、被撞、被夹.被卷、被切割、擦伤、采踏(踏穿)、溺毙、与高温低温之接触、与有害物之接触、感电、爆炸、物体破裂、火灾、不当动作、其它不能归类、公路交通事故、铁路交通事故、船舶.飞机交通事故、其它交通事故等23类。三、安全、卫生设备规定：工厂法第四十一、四十二条，工厂应具备a.安全：工人身体上、工厂建筑上、机器装置、防火防水灾之设备b.卫生：空气流通、饮料清洁、盥洗及厕所、光线、防卫毒质之设备。,伍、环境安全,30,四、需遵照办理之相关法规a.劳动法b.劳动法施行细则c.公司法d.社会保险条例e.社会保险条例施行细则f.劳动安全卫生法g.劳动安全卫生法施行细则h.劳动安全卫生组织管理及自动检查办法i.消防法j.精密作业劳工视机能保护设施标准k.工业安全标示设置准则l.危险性工作场所审查暨检查办法m.锅炉及压力容器安全规则n.