采购与付款管理制度

采购和支付管理系统第一章总则第一条为了加强采购支付业务的内部控制，规范采购支付行为，防止采购支付过程中的差错和舞弊，根据中华人民共和国会计法和财政部企业内部控制基本规范等法律法规，制定本管理制度。第二条本规范适用于公司所有采购材料或劳务的采购和支付，包括原材料、配套(外包)件等。第三条各物资采购部门可根据本制度，结合自身业务特点和管理要求，制定相应的管理措施，并组织实施。第四条各部门负责人负责本单位采购支付内部控制的建立、完善和有效实施，以及采购支付业务的真实性和合法性。第二章岗位划分和授权审批第五条相关部门应当明确相关岗位的职责和权限，确保采购与支付业务不相容的岗位相互分离、相互制约、相互监督。与采购和支付业务不兼容的职位应至少包括：(1)征用和批准；(2)询价和确定供应商；(3)采购合同的订立和审查；(4)采购和验收；(5)采购、验收及相关记录；6付款批准和付款执行。公司不得由同一部门或个人办理采购和支付业务的全过程。计划部：采购计划管理；确认所请求的购物信息列表；跟单采购。协助供应商办理验收手续。成本划分：系统优化；签订采购合同；确定采购比例并输入系统；办理现金结算和预付款业务的支付申请手续；采购小批量材料和配件。产品技术部：对进货质量进行判断，并发布判断结果。仓库：打印验收表；根据验收表检查材料；处理材料验收和检查；财务部：负责每月对账和付款；审查所有采购发票；审查当前和每月的支付价格；支付签署的资金支付申请。其他部门：如果采购涉及其他项目(如办公用品)，使用部门是申请采购、办理付款手续等的经办部门。财政部门应当对其进行检查和监督。第六条公司各部门应配备合格人员办理采购和支付业务。从事采购和支付业务的人员应具备良好的职业素质和职业道德。第七条公司相关部门应建立严格的采购支付业务审批制度，明确采购支付业务审批人的审批方式、权限、程序、职责及相关控制措施，规定采购支付业务经办人员的职责范围和工作要求。第八条审批人应当按照采购与支付业务审批制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人员应当在其职责范围内，按照审批人的审批意见办理采购和支付业务。对于审批人批准的超出授权范围的采购付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人或上级领导报告。第九条对于重要的高技术采购业务，应组织相关部门进行论证，实行集体决策和审批(如超最高库存积压货物等)。)，以防止错误决策造成的严重损失。第十条严禁未经授权的部门或人员采购和支付。第十一条各部门应按照请购、审批、采购、验收和付款等程序办理采购和付款业务。并在各个环节建立相关记录，填写相应凭证当销售订单、生产计划或实际需求发生变化时，相关部门必须及时通知采购部。采购人员必须及时调整采购计划。对于正在采购的产品，必须调整采购数量。对于已经采购并退回工厂的，采购部和相关部门必须明确处理多余部分，避免积压。特殊材料的采购必须由总经理或公司办公会议决定。第四章采购和验收控制第十三条采购部门应根据批准的采购信息及其供应情况确定采购方式。一般货物或服务的采购应通过订单或合同进行，小型和零星货物或服务的采购可通过直接采购进行。第十四条成本部负责市场调研，选择供应商的信誉、价格、质量等级、供货等。分析采购市场价格，并对价格合理性负责；上述情况和市场情况将被整合，供应商将通过质量和价格的比较程序来确定。小型零星采购还应由物价部门事先对价格及其他相关内容进行审核。采购部应建立正式供应商档案。除序列号、联系方式和地址外，供应商文件还应包括付款条件、交货条件、交货期限、质量等级、银行账号等。每个供应商档案在归档前都应经过严格审查。企业的采购必须在备案的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期更新，并由专人管理。同时，有必要建立供应商准入制度。关键材料的供应商必须经过采购、质检、技术等部门的联合检查后才能进入。企业应制定严格的考核程序和指标，只有符合标准的企业才能成为备案供应商。第十七条采购合同应当按照合同评审程序进行评审，并对采购合同进行评审。只有审批程序完成，合同条款符合规定，才能同意盖章。第十八条检验部门或者检验人员应当按照规定的检验制度和批准的订单、合同等采购文件，对采购的货物或者服务的品种、规格、数量、质量等相关内容进行检验，并出具检验证书。负责验收的部门或人员在验收过程中发现异常情况，应立即向有关部门报告；相关部门应查明原因并及时处理。第五章支付控制和流程第十九条财务部按照资金管理制度、企业内部控制基本规范等规定办理采购付款业务。特殊要求：严禁现金交易，所有交易均通过银行转账或银行承兑汇票完成，银行转账仅限于公司转账，不能以个人名义转入账户。第二十条财务部门在办理支付业务时，应严格检查采购发票和收据相关凭证的真实性、完整性、合法性和合规性。对于已经支付的款项，必须有收款人和收款人的收据证明。第二十一条财务部根据签署的资金支付申请进行支付。第二十二条财务部门应加强对应付账款和应付票据的管理，并根据约定的付款日期、贴现条件等，指定专人管理应付账款。对于应付账款，财务部根据资金状况和支付政策，审核采购部的支付计划后进行结算和支付。第二十三条采购的各种材料和材料原则上应在合同规定的时间内支付，并严格控制预付款。对于确实需要提前支付的物资，物资部门应提交申请报告，财务部门应严格审批供货合同或相关文件，并按资金审批要求办理手续后，方可办理提前支付。第2条第二十五条财务部核对采购人员发送的单据无误后，经办人员在付款单上签字，然后根据资金平衡情况，严格按照合同规定的“先付款后滚动付款”的原则，以汇款、承兑汇票等不同的付款方式进行资金结算。第二十六条对于手续完备的采购物资(指已收到发票并验收入库的物资)，财务人员应处理当月应付账款，付款后直接冲减应付账款。第二十七条采购的各种物资必须取得国家规定的增值税专用发票。对于不能开具增值税专用发票的材料，应在定价前扣除税款。第六章材料储存和检验流程第二十八条采购材料到货后，经办人员应通知质量技术部检查。质量保证部根据材料质量保证证书或合格证等检验依据，在规定的期限内完成检验。检验周期由质量技术部和采购部商定。样品检验后，产品技术部应及时出具检验报告。第二十九条采购人员收到采购物资的检验报告后，填写物资验收单，检验人员在物资验收单上签字确认。仓库应根据验收单办理入库或退货手续。首先，如果材料不合格，检验员必须在“材料判定表”上加盖“不合格材料验收专用章”，作为退货和拒付货款的依据。二、材料仓库管理人员根材料验收收据和材料验收检验报告，对材料进行称重和清点。如有不符，应及时协调相关人员落实原因。第三十条各类物资到货检验合格，办理入库手续后，按照资金管理办法的要求进行支付。付款期限确认：1。合同要求。2、根据发票提交时间。材料入库后，如按规定时间提交发票，每月结算厂家按合同时间付款。如果超过发票提交时间，将根据发票提交时间计算付款时间。第三十一条为了保证会计核算的质量，必须认真检查国外原始凭证的真实性和完整性，在价格、数量和金额与付款相符后，及时报告和记账，以保证采购物资的足额入库和账实相符。第三十二条对账：财务部负责核对与各供应商的往来账户。如有不符，应及时查明原因并进行处理，确保双方账目一致。第三十三条采购部门应建立退货管理制度，明确规定退货条件、退货程序、货物交付、退货款项回收等。采购部负责及时回收退货。第七章采购材料的管理和评估第三十四条物资采购入库后，物资管理部门应保持物资的完整性，收发要有相关文件支持，确保日账、卡、物月结一致。月末进行盘点，盘点时，如果有盈亏应随时上报。物资部门对剩余和不足的物资，应说明原因，分清责任，指定责任人后提出处理意见。第三十五条年度终了时，如有材料过剩、短缺、损坏(报废)等情况。材料部门应填写详细资料并提交财务部审核。财务部门汇总后，报公司领导批准，并按规定进行会计处理第三十九条在物资的采购、验收和报销过程中，工作极其不负责任、玩忽职守，给公司造成严重经济损失的，当事人应负责赔偿1%-80%的直接经济损失，并报公司给予相应的行政处分。第四十条在物资管理过程中，如果工作不负责任，造成物资损坏、丢失、被盗、报废和库存损失，物资管理部门应明确责任，明确责任人，并赔偿直接经济损失的50%-100%，并报公司给予相应的行政处分。第八章监督检查第四十一条公司财务部负责对各部门的采购和支付的内部控制进行定期或不定期的检查。检查人员将检查各部门采购和支付业务的内部控制制度是否按规定执行。第四十二条采购与支付内部控制监督检查的内容主要包括：(一)采购与支付业务相关的岗位和人员设置。重点检查采购和支付业务之间是否存在不兼容的工作组合。(2)采购支付业务授权审批制度的实施。重点是大宗采购和支付业务的授权和审批程序是否健全，是否存在越权审批。(3)应付账款和