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TimeManagement,天马行空官方博客：,TimeManagement,Date:Aug.27,2001Instructor:Mr.J.C.Yeh,天马行空官方博客：,有效的時間管理,1.做時間的主人2.駕簡御煩3.時間保全,1.做時間的主人正確的工作/生活態度-時間管理=生活管理-時間管理=目標管理-時間管理=壓力管理,我我的時間我的生活一部有關我的生活和抱負的電影編劇,導演和製作主角:參加演員:,時間-最為寶貴的資源,.公平的.無法暫停積壓借貸.一去不返.隨感覺而走.可以善加利用,請列舉在生活中您很想做的事很重要重要不重要1._2._3._4._5._6._7._8._9._10._,2.駕簡御煩有系統的時間管理-訂定關鍵工作領域-有效安排時間,系統化的時間管理將協助您-1.創造成果(Result)2.設定工作輕重緩急(Priority)3.完整的全貌(Overview)4.提示重要任務(ImportantTask)5.更有充分時間(GetMore)6.增加創意(Creativity)7.提供授權的原則(Delegation)8.生活更協調(Well-balanced)9.發展更具彈性及開朗工作態度(Attitude),建立完整的工作任務1.整體,全面性(Complete)-工作,家庭,社交和娛樂-現在,未來2.清楚的(Clear)-歸類-完整3.實際的(Practical)-簡易明瞭-可控制的-即時行動4.現實中求挑戰(RealisticbutChallenge)-合理目標,.界定關鍵域請使用下表界定你自己的關鍵域1.用左側欄位中的問題及中間行欄位的提示做自我檢核2.在右側欄位的空白格中依據項目自我檢核結果列出你可能想到的“關鍵域”,IDEALEMPLOYMENTADVERTISEMENT,WeneedaPURCHASINGMANAGERWhowillberesponsibleforthefollowingKEYAREAS:1.OptimumpurchasepricesThecompanyspurchasingbudgetamountsto10millionannually.2.SuppliercontactBothdomesticandforeign.ThecompanypurchasesextensivelyfromtheFarEast.3.Internalco-ordinationWiththesalesandproductionfunctions.4.StaffeffectivenessanddevelopmentThepurchasingmanagerwillberesponsiblefor14sub-ordinates.5.Optimumstocklevels6._7._8._9._Weare(herethecompanyisdescribedbrieflyandsoarethebenefitsincludethesalaryrangeHowtogetintocontactwithus(heregiveinstructionsastowhattheapplicanthastodotoobtainaninterviewincludingdetailsofqualificationsetc.),個職能關鍵工作領域例子(ExamplesofKeyArea)1.PersonnelManager.Staffrelationandeffectiveness/Finances.Personnelpolicy/Employmentcontract/Handbook.Workenvironment/Health/Security.Personneladministration(e.g.wagesystem,pensionscheme,insuranceetc.).Manpowerplanning/staffrecruitment/selection.TrainingandDevelopment.Relationwithunion/welfarecommittee.Internalcommunication/coordination.Othermanagementservicetasks.Externalrelation2.ProductionManager.Staffrelationsandeffectiveness/Finances.Workinprogress(planning,layout,utilization,capacityetc.).Productionqualitycontrol.Workingmethod/technology.Environment/Health/Security.Waste/discardingofmaterial.Repairs/maintenance.Internalrelation/coordination.Specialproject3.Secretary/Personalassistant.Bossstimemanagement(meeting,appointment,etc.).Professionalupdating.Workingmethods/systemeffectiveness/maintenance.Specialresponsibility/specialproject.Internalcommunication/coordination.Externalrelation4.ProjectManager.Project1,2,3,4.Professionalupdating.BudgetNewmethod/ideas/development.Internalcommunication/Externalrelation,4.MarketingManager.Staffrelations/effectiveness.Profitabilitycontrol.Marketinformation(competitors,customers).Product(Knowledge,development,range,productmix).Marketingstrategy/policy/plans.Advertising/salespromotion/PReffectiveness.Distributingeffectiveness.Corporateidentity/image/profile.Internalcommunication/coordination.Specialproject/largetasks.Externalrelation5.Finance/AccountantManager.Staffrelationandeffectiveness.Developmentadministration(cash,debtors,creditors,etc.).Budgetandforecast.Managementinformation(currentanalyses,surveys,statistics).Liquiditycontrol/Findingcapital/investment.Annualaccounts/externalstatement.Internalaudit.Internalcommunication/externalrelation.Professionalupdating(tax,finance).Specialproject7.PurchasingManager.8.WarehouseManager.9.GeneralManager.,系統化時間管理四步驟1.擬定整體目標2.設定目標之重要性3.建立完整之工作任務4.統合工作任務與時間計劃,功能結構1.日誌部分(Diarysection).排程(Schedule)-週排程(WeeklySchedule)-年排程(AnnualSchedule).計劃(Plan)-年度計劃(YearlyPlanner)-月計劃(MonthlyPlanner)-週計劃(WeeklyPlanner)-每日計劃(DailyPlanner)2.主要工作任務部分(DecisionBase)-交辦事項(ToDo)-關鍵域(KeyArea)-任務(Task)-工作項目(Activities)3.其他部分(MiscellaneousSection)-雜記(Note)-電話/住址(Telephone/Address)-資訊/資料(Information/Data),3.時間保全小心時間被偷走Topthree的殺手我們的建議,請列舉五項最為浪費時間的地方(MY5MAJORTIMESTEALERS)1.-2.-3.-4.-5.-,“時間竊盜”存在於-會議中-缺乏說不的勇氣-電話中-過度參與-授權不良-自我目標不清-職責劃分不清-訪客干擾-無輕重緩急-例行性工作太多-溝通不良-個人事情繁雜-決策難為-閱讀時間太長-危機管理-文書作業太多,時間保全-開會中.目的不明確.事先擬定議程和議題.與會人員無關主題.邀請最相關的人員參加.無或不良的會議記錄.建立標準會議記錄.不相關的交談.主席要掌握主題發言.沒有結論.每一議題做出明確決定.缺乏跟摧.明確記錄負責人和時間.主持會議技巧不足.加強開會技巧訓練.開會不準時.從老闆作起.太多干擾.緊急事件除外其餘不准.不按議程進行.隨時糾正.時間控制不良.謹守設定的開會時間時間保全-電話中.通話太長.避免閒聊.來電太多.訓練自己或秘書選擇外來電話.缺乏安排自己私有時間.設定不受干擾專心時間.沒有談話重點.事先列出要商議的大綱.不會去結束或縮短講話時間.事先設定通話時間讓對方知道.缺乏電話優先次序安排.跟秘書討論安排事情的輕重緩急,時間保全-授權.不安全感-怕失敗.你也是從失敗學經驗.對人沒信心.訓練部屬建立信心.關心(控制)過度.衡量工作過程和成果.不適當指示.讓部屬重複你的指示.授責沒授權.讓部屬呈現他的成果.怕部屬做的比我好.水漲船高-升遷機會.參與工作細節太深.讓部屬去做.自己做比較好.不可能完美.親自做比叫人做習慣.多學習管理技巧.部屬工作負荷太大.幫助他們做好工作計劃時間保全-危機處理.缺乏優先次序.分清緊急和重要事件做好優先次序計劃.想在同一時間做多樣事.同時間只做一件事.缺乏事前計劃.做好各種情況發生的可能解決方案.反應過度-小題大作.小問題交由部屬下去做你去關心整體全貌.太過輕視任何決定的一些負面影響.分析可能發生的問題建立解決方案,時間保全-溝通.不清楚對方需求.了解對方需求.語言的問題.尋求共同的專門術語和表態.溝通媒體的問題.同意溝通的媒體.時機的問題.資訊的充分了解.溝通技巧的問題.確定目的,清楚的表達.沒有開放的溝通氣氛.溝通的態度和人員激勵.無法決定給予答覆.明確告知無法決定的原因.不同的價值標準.使用不造成負擔的字言時間保全-自我要求.缺乏績效標準.制定自己的標準.駝鳥心態延後該做的難事.難的先做剩下的一天就容易了.工作沒有方向目標.不相關不重要的事不做.工作缺乏優先次序安排.設定工作優先次序,適當的授權.工作缺乏跟摧.作好工作計劃何時管理.沒有應用現有的工具.學習應用現有技能.時間預估不合實際.有效做好時間管理.不敢說不.不要做沒有原則的大好人.不小心.第一次就做好,時間保全-文書工作和閱讀.缺乏文書作業系統.建立標準文書作業系統.溝通不良.選擇最有效的溝通方式.日常管理不良.建立日常管理系統.組織上的問題.強調正確的報告系統.報告文字敘述不清楚或編輯不良.學習閱讀能力.閱讀缺乏優先次序的選擇.選擇性閱讀來挑出必讀的文件時間保全-突然的訪客.沒有計劃去避免突然的訪客.事先約定.我的門隨時為你開.排定一段不要受人干擾的時間.部屬有事時常干擾.強調主管的例外管理原則適當授權是必要.不好意思拒絕或結束訪客.清楚告知商談拜訪的時間或結束,時間管理的黃金定律1.安排每天固定/例行性工作2.必須專心的工作,安排在頭腦最清楚的時候3.每件工作必須訂定完成時限4.不喜歡的工作也不拖延5.明確設定工作的優先次序,重要的緊急的先做6.了解並分析時間被干擾的真實原因7.安排自己獨有的時間,不受外界干擾8.安排專為打電話的時間9.把你的想法,構想,隨時記錄收集在一起10.無法專心工作時,安排休息或處理其他的小事11.不要太追求工作的完美,事