内宾接待与外宾接待.ppt

第一，六章日常工作(上)，第二，日常工作的范围，“日常工作”是指秘书每天做的工作，一般都有一定的模式。日常工作一般不需要上司特别的指示，秘书可以自己决定。(上)办公室管理、通信、招待、日程(下)监督、机密、信息、工作、第3、1节办公室管理、办公室管理的作用：指挥中心、信息中心、窗口图像(名片)办公室的布置和部署：4，办公室装饰，安理秘书第一次去公司上班，领导给了她工作：安排约15平方米的会议室，要求计划和所需项目的预算清单。亨利认为会议室应该反映出高雅的温暖，所以他安装了地板和墙板，贴了墙纸，然后铺了地毯。屋顶上有水晶吊灯，墙上挂着世界古典名画。除了沙发和咖啡，还需要高级音响设施、饮料柜、镜子、衣角、绿色植物等。总经费预算需要20万韩元。根据办公室管理的要求，结合上述情况，谈谈你的安理秘书对设计的评价。5、白领为办公室“五色墙”“笑脸墙”，几个月前，公司开始为员工重新创造工作环境。天蓝色、粉红色、墨色、橙色等宽颜色的带子出现在墙上，办公室好像成了幼儿园。“同事说我们是幼儿园的孩子。每天在这里工作要年轻得多。没有以前那么忧郁了。”在一家广告公司，记者们看到了由员工照片组成的笑脸，都通过裁剪照片，以每位员工的笑脸迎接所有来公司的客人。6、早间新闻观点，舒适愉快的环境有助于缓和感情，个性化装饰能反映企业的人文关怀。但是，在个性化设置的同时，要适当地保持整个企业的理念一致性。办公室设置有助于刺激创造力和想象力的套装，也有能提高力量感、逻辑、攻击性等的套装，少数服从多数的时候，要适当地集中在个别职员的特殊要求上，例如怀孕女职员、身体有残疾的职员、少数民族或外国职员的特别文化禁忌等。7，办公室管理的要求，整洁、干净、舒适、安静的办公室整理：秘书工作从整理办公室开始，办公室整理结束。设备管理和维护，第8，2节通信工作，电话连接要求：正确、有效、礼貌的考虑8:00:P111页邮件处理：审查要求是什么？传真使用电子邮件，9，洪水控制？吸震？在特定地点发生大地震后，我们南方的洪水时期即将到来。一天，南方某省领导部值班秘书接到国家防洪灾害司令部的电话，并指示调查该地区防洪及备灾情况，要求尽快报告，检查大中型水库坝基的安全可靠程度。值班秘书运用粤语和客家话成长，对普通话的语音辨识能力差，听到别人说普通话的“洪水”的声音，“地震”接到电话的时候，对地震的恐惧的“余波”也影响了人们的心理，“防止冲击”也是理所当然的，有可能的。10、一些主要成员胆怯，为了讨论经济合作问题，和兄弟地方自治团体一起来的主要同志，必须停止讨论，立即召集地方有关部门的负责人，研究防震工作，并准备根据上级的电话要求报告。预感到这种紧急电话是上级防震部门预测该地区最近可能发生地震的吗，秘书长亲自打电话询问了上级防震部门，回答说你们地区最近发生地震，或者没有让你们报告情况。再次调查，原来是防洪总部打来的电话。一场虚妄终于放下来了。但是应该记住教训。11，教训，除了如实记录对方说的内容外，还记下打电话的时间，单位，名字，必要的联系电话号码等。记录完对方的演讲内容后，要立即重复口授一次，进行对照检查，确认对方没有正确的背后，然后处理。记录的内容不要放录音者主观的任何猜测。否则，电话的内容将被歪曲，因此成为偏差。这种电话手语可能被海啸干扰，并误以为是“防洪”，因而是“防震”。12、电话礼仪案件，秘书小考第一天上班，安排在办公室接电话。他想：“这有什么难的，一盘小菜，一定要好好展示一下。”电话铃刚开始，他就积极地抓住麦克风，问道：“喂，找谁？”电话在找行政部经理，他把电话转给了经理。经理听了电话纠正说：“小乔，你在电话里有学问，外来电话通常是响两次的铃声，才能表现得庄重大方。”经理的话还没说完就被总经理叫了出去。赵指导教师刘秘书继续这样纠正。“接到电话的时候，用轻率的语调说：你好，找谁？要用温和的语气说：“你好！这里是新世纪的公司行政部，电话号码。不能用急躁的口气说话。13.被打电话的学问。接第二个电话的时候对方打错了号码，小曹先生一听就说“你错了”，然后挂断了电话。另一位指导教师陈秘书纠正了他。“如果接错电话，就应该这样说。新世纪的公司，电话号码是：刚才你那种答词方式很不礼貌，如果对方就是我们的客户，就会影响对我们公司的印象。“小曹听了三个人的批评，脸红了一会儿，心里很不高兴。听到老师讲电话礼仪的时候，直接和同学们在下面笑。”谁不打电话，三岁的时候就给爷爷打电话。“但是现在真的让他为难了。14、学接电话，下午，办公室的人出去工作，曹操留下。电话响了。第二次铃声后，小曹拿起听筒，对方说：“李总是接电话。”。小曹说：“李森吉利公司张社长去打保龄球了。对方说：“你知道这个手机吗？赵某亲切地确认了号码，对对方的感谢声说了再见。他觉得自己处理得很好。第二天，曹操刚上班，他把电话号码给别人，如果不了解情况，泄露公司机密，还妨碍了生意。老赵真的不露自己的样子。请举例说明在工作中经历的不好的拨号方法。15，接机事件，一次XX地方官公署的电话通知：中央任何领导人，XX地方检察官工作段，计划第二天n点坐飞机，接机，然后通知地方一位秘书。某领导是他的老熟人，所以希望在n点见面。接到报警后，值班人员向机场信息台咨询了航班时刻，信息台回答说，明天上午9点着陆，但可以停飞。值班者立即向某书记报告。秘书指示：明天我去接你。其他接待安排请在接待处安排好，并告诉我情况。结果书记准时到机场接客人，没接到客人就回来追问发生了什么。重新组织如下：最近因为某种原因民航暂停了。当天下午4点，一架军用飞机在n点机场着陆，某领导层乘坐军用飞机来了。第二次到机场才接待客人。16、接听电话的主动认识，电话值班者不能只制造简单的麦克风。不仅要清楚对方在说什么，而且要用心思考，确定有什么疑问后，才能向有关部门和领导汇报。接到XX地方官公署的电话时，有人问我坐什么飞机。什么时候到n点？如果向可能停航的问讯处明确表示疑问和追问，就不会出现这次失误。值勤人员平时要多学，丰富自己的知识。这样才能及时发现疑点，找出矛盾，避免混乱。17，第三节接待工作，接待类型：上级检查会议接待外宾随机接待，接待方法：欢迎仪式引导式参加仪式正式，接待要求：礼貌，负责，方便，实效，系统遵守纪律，18，上级检查，一次上级在当地党政负责人报告工作之前，有关同志们先找海滨观光地30分钟，考察旅游资源，安排再次居住。上级领导一行如期乘坐两辆车离开海边的时候，车暂时开不了，陷入松软的沙滩，无法前进。开了10多分钟的车后，一辆车勉强启动，但另一辆车不管人们怎么推，都喘不过气来，无法前进和后退，让当地负责人难堪。19、庆典，本来，他们认为光看一个旅游景点是不够的，上级领导们应该坐车去，以便沿着海边看到更多的东西。在退潮的沙地下，不仅无法通行，还没有达到看到更多东西的目的，返回的路也很艰难。不得不，原来坐两辆车的人，一辆汽车挤不进去，一只脚再浅的脚只能步行回到被水淹没的沙滩上。这次海边考察真令人失望。原定的报告会也不能如期进行。20，案件简评，接待上级负责人考察，下属部队要慎重思考，周密组织，妥善行动，万全。如上所述，随意更改原计划显然是不可取的。1.不进行可行性研究，盲目行动，使调查活动不能按照客观条件进行，浪费时间、人力、物力。在没有合理准备的情况下，暂时增加检查内容。领导同志同意的活动计划不太必要，不能随便变更。确实需要变动，必须及时通知有关人员。3.没有应急准备，临时同意的事情随时都可能发生意想不到的问题，但是没有协调各方，汽车被困在沙滩上的时候，就没有联系的方法，只是乘机会去败了回来的结果。21，来宾接待和外宾接待，来宾接待程序：10外宾接待程序：14这两者最重要的区别是什么？说明什么问题？22、服装问题，利华公司要与外国商人协商，旧总经理安排申秘书与会议记录商谈，曹秘书为会议服务，嘱咐两位秘书做好准备，打扮一下外貌，以免外国人轻视我们。正式会谈当天，我看到球旁的沈秘书浓妆艳抹，华丽的颜色、金耳环和宝石戒指闪闪发光。所以旧枪里穿的那件昂贵的西服也黯然失色。23、讽刺或赞美，饮料，茶曹秘书，穿着更华丽的衣服，一对华丽的耳环，华丽的手镯触桌的声音，高跟鞋咔哒声，甚至双方的对话都不得不暂时停止，通过外国翻译开玩笑说：“顾聪，最好让这两位美丽的姑娘参加选美比赛。”这句话是讽刺吗？还是赞美？你认为秘书应该怎么穿？24、秘书着装要求，秘书整洁大方，举止最重要，不能显示出新的差别，太时髦了。要与工作环境的氛围协调。不要戴太华丽夸张的首饰，不要叮当响，会议、客人招待都不合适，容易分散人们的注意力。秘书的服装最好在各种场合都能穿。否则，你穿上很香的衣服，领导突然要求你陪同追悼会怎么办？25、谁打扰了？为了不打扰别人，李达的段书记有一次出去参加宴会，中间做了一件小事，他没有向任何人打招呼。他离开座位前把餐巾放在桌子上。他回来的时候，服务人员已经撤下了他的餐具。秘书指责服务员。“饭还没吃完，为什么收了我的餐具？”26、正确的礼仪，如果把餐巾放在餐桌上，就意味着饭吃完了。本司秘书无礼，但他责备女招待小姐，多表现出他的无礼，此外，本司秘书离开前，主人应该向左右的桌子打招呼，像我一样，但他不仅是一个人粗鲁。27、礼仪的作用，礼节周到，放松心情，双方开诚布公，轻松达成或改善事情。礼貌上自由进退，可以不冒犯别人，不贬低自己，保全人格和尊严。秘书工作可以帮助承认自己的地位，限制行动，不要非同寻常或轻浮。不要拘泥于细节，不经意地浸泡手指，打电话吃，在信件或文件上沾汁。要掌握特定的礼仪知识，不要把动物毛皮作为