江苏复星员工合规手册2020版定稿 - 0203

员工合规手册员工合规手册2020版 江苏复星医药销售有限公司 合规部 保密声明 员工合规手册为内部资料，其涉及的所有资料和信息为公司专有，属保密信息。 任何人员未经公司书面许可不得以任何形式（包括复制、刊登、引用或提供等）将本 手册的全部或部分内容直接或间接地用于公司以外的目的，也不得以任何方式直接或 间接、全部或部分、口头或书面地披露给公司以外的任何个人或机构。 合规部组织架构 全员合规的组织保障 HO/HH/OBM 合规大使 朱彪 楼阳 合规沟通与反馈/合规培训与考试/合规监督 186017178865江苏复星承担着复星医药所有成员企业的产品销售业务。为了规范员工的行为管理，确保向医疗卫生专业人士 传达准确真实的药品信息，同时加强对员工的监督，建设高素质的员工队伍，促进合法合规，提高工作效能，特制 定员工合规手册。 江苏复星坚定地维护医疗卫生专业人士向患者开具药品处方时所持有的处方决定的独立性。公司有义务有责任 向医疗卫生专业人士提供与药品相关的准确信息，以便为医疗卫生专业人士提供更好的疾病解决方案。员工在从事 药品推广活动时应秉持高度的职业道德并遵循适用的法律、法规。公司的每个员工都有责任和义务自觉建立和施行 良好的药品推广行为，从而保障与医疗卫生专业人士的正当交往并体现制药企业在医疗卫生保健体系中的积极作用。 通过本手册的有效实施，公司期望能够建立合乎职业道德和法律伦理的药品推广实践模式，贯彻“让每个家庭 乐享健康”的公司使命。 本手册自2019年1月1日起实施，本次为第1次修订，自2020年1月1日起执行。 序言 目 录 总则 关于OA申请与总结表的规定 关于主办学术会议/活动的规定 关于赞助学术会议/活动的规定 关于劳务费的规定 关于物品(医用物品、推广辅助物品)赠送的规定 关于财务票据的规定 附则 总 则 本手册主要依据有关法律法规制订： 中华人民共和国药品管理法 中华人民共和国药品管理法实施条例 中华人民共和国反不正当竞争法 中华人民共和国广告法 国际制药商协会医药推广准则 总则-适用对象、范围 合规手册适用于江苏复星医药销售有限公司 全体员工 合规手册所规范的药品推广行为包括各部门对外进行的一切行为。 除以下所列出的推广行为外，一律不得准予实施: (1)学术会议的主办; (2)学术会议的赞助; (3)为促进学术、业务交流而进行的互动交流活动; (4)符合手册规定的赠送礼品、医用物品或推广辅助产品的行为。 总则-合规原则 推广行为必须符合： （1）为准确传递药品 正确使用信息、医疗 资讯、推进学术交流、 提高医疗水平 （2）造福患者。 无论出于何种目的，均 不得向相关机构及其工 作人员等以各种名义 （宣传费、赞助费、科 学研究费、劳务费、咨 询费、手续费等）提供 财物、回扣或其他利益 不得向任何人介 绍尚未获得政府 相关部门许可的 药品 总则-合规负责人 合规工作的最高责任人是营销公司总裁，执行责任人为营销公司的合规部总经理，各事 业部责任人为事业部总经理。 合规部负责各部门合规事务的联络、审批、检查以及合规支持文件的保管等工作， 有权监督各部门的对外行为，并对其合规性提出建议。 合规部由合规部总经理、合规经理、合规专员、事业部总经理及事业部合规大使构成 总则-相关联络窗口 咨询窗口 合规部全体成员作为合规相关的咨询窗口，员工可向上述人员咨询合规相关事宜。 投诉窗口 (1)合规投诉相关窗口负责人为合规部总经理，员工可通过该窗口对违反合规手 册的行为进行投诉。 邮箱地址：heguibu (2)合规部总经理对上述邮箱管理，及时向公司总裁进行汇报。 (3)举报人予以保密，不得公开。 总则-本准则解释 公司授权合规部对本准则进行解释。 本准则执行过程中的任何实践问题，或本准则未完全规定的细 节部分，以合规部解释为准。 关于OA申请与总结表的规定 实施行为前，必须事先申请并获批。 实施行为后，必须填写总结表，并保留相关资料。 OA申请与总结表由项目负责人提交。 多个部门共同实施活动的，应协商由一个部门提交OA申请。 申请的事项、费用超本准则标准的，须 合规最高责任人 特批。 需OA申请的行为 主办或赞助 学术活动 临床研究或 市场调研 对外支付劳 务费 组织或主导 患者教育 公益项目或 对外捐赠 统一制作推 广辅助物品 对外赠送医 用物品 OA申请的填写规范及提交时间 OA申请缺少“背景、目的描述、预算明细、执行时间”四要素 或支持资料的，不予核准。 相关资料包括但不限于会议通知或邀请函、会议日程、相关协议。 城市会提前15天申请、全国会、国际赞助会提前30天提交OA申 请，其他活动提前7天提交。 若确有紧急情况无法按时提交的，OA申请中说明原因，无正当 理由的，不予核准。 事后提交申请的,一律不予核准。 OA申请的变更及填写总结表情形 下面两种情形OA系统不需要重新申请， 需要邮件审批（OA审批人员），最多变更两次： (1) 会议时间的变更； (2) 会议费用的变更；（总费用增多不超过10%） 如果活动预算超过OA申请预算10%时，需重新申请， 同时标注被替换的申请编码，活动核销时，必须提供被替换的及重新审批的OA申请。 需要填写总结表的情形： 学术会议结束后需要提交会议签到表，总结表，科室会、患者教育活动不需要提交总结表。 关于主办学术会议/活动的规定 名称定义常见种类参加人员要求 科室会 向同一家医院/机构介绍公司产品或进行与产品相关 的交流会议。 科室会 参加人员与OA申请中的执行人员一致 且由执行人的上级领导监督。 事业部合规经理飞检抽查。 患者教育会对相关患者进行产品说明、宣讲等的活动。患者教育会 学术会议 以学术交流为目的的会议，或向两家及以上的医院 介绍公司产品或进行与产品相关的交流会议。 病例分享会、产品交流会、城市会、 全国会 其他会议 以需要相关机构及其工作人员提供咨询、建议、医 学研究方案等服务而举办的会议。 内部培训会、咨询会、研究委托会、 专家座谈会 业务交流活动 以会餐等方式与相关机构及其工作人员对产品信息 等进行学术上的交流。 业务交流用餐、即食小食、鲜花 学术会议/活动-基本要求 会前准备好统一签到表，表中必须带有公司名称、执行人姓名、会议名称、会 议举办日期及会议举办地点等信息，并在会议时要求全体与会者在签到表上亲自 填写单位名称、所属部门及姓名。 签到表随OA申请一并提交相关部门负责人。 举行地点：公司主办的学术会议，尽可能选择移动较少的地点，并且应避免选 择景区或高尔夫球场、滑雪场等奢侈的娱乐活动场所。 仅支付参加会议的相关机构及其工作人员个人的费用， 随行人员的费用一律不予支付。 学术会议/活动-各类费用标准 费用项目会议名称标准备注 餐费 科室会人均不超过300元/人/场。 原则上报销时均须提交“三票”即发 票、明细单、以及支付凭证，如确实 无法进行在线支付或刷卡支付而不得 不使用现金支付时，则须提供书面说 明，并写明该消费地点的电话、地址 等信息。涉及单笔交易金额大于等于 1000元的，必须提供支付凭证（如刷 卡单）。 患者教育 1.只能在医院内进行，餐费参照科室会标准。 2.不得向患者提供用餐及食品、饮料 学术会议 1.300元/人/次。如遇会议指定酒店标准餐标超越此范围， 以及国际会议就餐超越此范围，可做特殊申请。 其他会议同“学术会议” 业务交流活动 1.业务交流用餐300元/人/次。 2.即食小食100元/次，限：饮料、点心、果等， 且限地区经理级及以上人员协同拜访时才可购买。 3.经理级别以下员工（不含经理）每月可申请费用的上限3000元/人。 餐费均包括正餐、酒水、点心、水果等。 交通费 禁止利用私家车，或租车自行驾驶接送相关机构及其工作人员； 租赁汽车可通过网络预订，但必须提交显示有起始地点、日期等信息的相关凭据；可支付会议前日、当日、次日发生的、与学术会议相关的 行程所产生的交通费，原则上江苏复星可支付前往及离开江苏复星会议目的地本地两段行程，异地四段行程的合理交通费（如果涉及国外会 议等特殊情况，须事前申请）；与主办会议无关的行程所产生的交通费，一律不予支付。 住宿费可支付相关机构及其工作人员会议前日、当日的住宿费。金额应根据当地标准属于中等且合理的金额确定。 劳务费 可予以支付。必须签订个人服务合同，通过银行转账的方式向相关机构及其工作人员支付。 具体规定请见本准则第五部分的规定。 其他费用必须与会议直接相关的费用方可申请。 关于赞助学术会议/活动的规定 在大陆召开的学术会议国内会议/活动 在海外(含港、澳、台)召开的学术会议国际会议/活动 其他制药公司主办的产品说明会等学术会议/活动。 不以学术交流为目的的会议/活动，如年终答谢会等。 以下会议不得赞助： 赞助学术会议/活动-基本要求 赞助的会议、活动必须 真实，不得附加对相关药品的处方、推荐、采购、供应、使用或推广等义务为赞助的条件。 如赞助个人参加会议的，应提交会议通知 如赞助会议主办方的，应同时符合如下条件： (1) 提交相关的会议通知书； (2) 除会议通知外，还应提交相关委托文件； (3) 原则上将赞助款直接支付给接受资助或赞助的机构(如确有必要， 可以将赞助款通过接受社会审计监督、报销凭证合规的第三方对相关学术会议进行赞助， 且主办方和委托方均需与第三方签订相关协议等)。 随行人员的费用一律不予支付。 赞助学术会议/活动-各项费用标准 费用名称标准备注 餐费 1.可赞助，每人每次不得超过300元人民币。 2.餐费均包括正餐、酒水、点心、水果等。 3.如有学会委托，亦可单独赞助茶歇或会场饮料等， 每人每次不得超过100元人民币。 原则上报销时均须提交“三票”，即发票、明细单、以及支付 凭证，如确实无法进行在线支付或刷卡支付而不得不使用地址 等信息。餐费若确因合理原因需要超出上述标准申请的，应得 到合规最高责任人的许可。涉及单笔交易金额大于等于1000元 的，必须提供支付凭证（如刷卡单）。 投稿费 不属于赞助会议或活动的费用，应属于受相关人员的委托，为促进医学事业的发展而支付的费用。投稿费符合以下全部 条件的可予以支付： （1）所发表的稿件内容与万邦医药产品领域相关； （2）江苏复星与投稿人签订委托协议； （3）稿件作为成果物保留，且万邦医药对其具有使用权； （4）投稿费应支付给杂志社或学会，不得支付给投稿者个人。 其他费用如该费用与赞助的学术会议直接相关的则可赞助，如注册费等。 不可赞助的费用：会员费、与学术会议并不直接相关的费用。 关于劳务费的支付条件 该人员确系江苏复星直接聘请。 江苏复星与该人员签订完整个人服务合同，合同加盖江苏复星章。 该人员已提供了真实的劳务服务。 支付讲课费时，对于相关讲课资料，江苏复星在一定范围内应有使用权。 劳务费不得以现金或现金替代物支付。 向同一人员支付劳务费 全年不得超过20次， 如确有需要支付次数超频次的应申请合规最高责任人特别批准。 劳务费种类与标准 1.讲课费（适用于学术会议中讲者、主席、贡献者）（人民币） 讲者类型讲者级别讲课费标准（每人每次）讲课费上限（每人每年度） 医生 全国级意见领袖 国内会议：最高5,000 100,000 国际会议：最高20,000 区域/省级意见领袖最高3,00060,000 本地（市或县级）意见领袖最高2,00030,000 医生讲者最高1,00030,000 其他医疗卫生专业人士 级别三最高5,000100,000 级别二最高2,00030,000 级别一最高1,00030,000 非医疗卫生专业人士级别一视个例确定不适用 如果邀请外国讲者，其讲课费标准参照全国级意见领袖在国际会议发言，即最高20,000。如果其本国准则与中国准则有不同规定，应遵守更严格的规定。 其他医疗卫生专业人士讲者类型中级别三的讲者仅可由处方药医学部邀请参加医学学术会议（详情请参见讲者分级）。 点评时间不少于5分钟/人.次 种类支付场合对应专业服务费用上限 翻译费 专业资料的 翻译与校对 为江苏复星专业资料提供翻译服务。 英译中（上限）1000 元/千字； 中译英（上限）1000 元/千字。 撰稿费撰写专业学术文章 为江苏复星微信公众号或江苏复星指 定的网络平台撰写文章。 主任级别、副主任级别：1500 元/篇 主治医生：1000 元/篇 审稿费专业学术文章审稿 对在江苏复星微信公众号或江苏复星 指定的网络平台上发布的文章进行审 查校对并给予专业评论。 仅限主任级别： 最高不得超过 1500 元/篇 翻译费、撰稿费、审稿费（人民币） 劳务费种类与标准 讲者类型讲者级别定义资质要求（必须满足以下列出的至少一项要求并提供对应的支持文件） 医 生 全国级 意见领袖 因个人学术/专业成就在全国范围内知名医生 可选要求1：中国科学院院士 可选要求2：中国工程院院士 可选要求3：中华医学会委员级别及以上专家 可选要求4：中华医师协会委员级别及以上专家 可选要求5：国家级期刊编委会成员 可选要求6：国家级学术指南编委会成员 可选要求7：其他资质，请详述达到全国级意见领袖级别的充足理由 区域/省级 意见领袖 因个人学术/专业成就在省级及以上范围内知名 （但尚未达到全国知名程度）医生 可选要求1：中华医学会下属省级医学会委员级别及以上专家 可选要求2：中华医师协会下属省级医师协会委员级别及以上专家 可选要求3：省级期刊编委会成员 可选要求4：其他资质，请详述达到区域/省级意见领袖级别的充足理由 本地（市或县级） 意见领袖 因个人学术/专业成就在省级以下范围内知名医生 可选要求1：中华医学会下属市级医学会委员级别及以上专家 可选要求2：中华医师协会下属市级医师协会委员级别及以上专家 可选要求3：市级期刊编委会成员 可选要求4：其他资质，请详述达到本地（市或县级）意见领袖级别的充足理由 医生讲者 （除以上各级意见领袖外） 其他具备学术讲课资质的医生 可选要求1：专业职称为主治医师及以上 可选要求2：拥有至少3年临床专业经验 可选要求3：其他资质，请详述具备学术讲课资质的充足理由 劳务费种类与标准 讲者类型讲者级别定义资质要求（必须满足至少一项要求并提供对应的支持文件） 其他医疗卫 生专业人士 级别三 少数除医生以外因个人学术/专业成就 具有一定知名度、仅可由处方药医学部邀请参加医学学术会议并 在会上做出贡献的其他医疗卫生专业人士（如病理学家） 可选要求1：请详述具备学术讲课资质的充足理由 级别二 除医生以外因个人学术/专业成就 具有一定知名度的其他医疗卫生专业人士（如护士、药剂师） 可选要求1：依法成立的专业行业协会（如中华护理学会）委员级 别及以上专家 级别一 除医生以外具备学术讲课资质的其他医疗卫生专业人士（如护士、 药剂师） 可选要求1：拥有相应的职业执照/证书以及至少3年专业职业经验 非医疗卫生 专业人士 级别一 除医疗卫生专业人士以外具备学术讲课资质的其他专业人士（如 大学教授） 可选要求1：请详述具备学术讲课资质的充足理由 劳务费-总结材料 支付主持费、点评费或使用我公司提供的宣传资料讲课的，同样要保留总结材料。 如专业人士没有相关文件的，则由提交OA声请人提供总结表。 同一活动中的多个结果，可填写在一份总结表述中，需要充分体现公司获得的结果。 如有相关文件、幻灯片等资料的，则需保留上述资料，随总结表（如有）一并提交本部门指定人员保存。 关于物品赠送规定 物品类别赠送金额物品类型其他要求 医用物品500元/人 可赠送的医用物品包括医学书籍、教学资料、解剖 造型、杂志、期刊且上述物品需对学术研究有用。 应在发票或明细小票上显示所赠物品为规定的医用物品。 但不可对同一相关机构及其工作人员赠送过于频繁。 推广辅助物品500元/人 推广辅助物品需印有江苏复星公司或产品LOGO,且 该物品应与医疗专业服务相关;可赠送的物品包括笔 记本、便签本USB等。不可赠送的物品包括:食品、 酒类 应由公司统一制作。但不可对同一相关机构及其工作人 员赠送过于频繁。只能提供给医疗卫生专业人士。 捐赠根据学术需要以学术为目的捐赠现金或相关医疗物品。 应与被捐赠机构签订捐赠协议，且需加盖该机构公章。 该机构的部门、科室等盖章不予认可。被捐赠机构应出 具符合规定的收据或发票。 关于财务票据的规定 基本要求:发票来源必须真实，且不得为相关机构及其工作人员代为报销任何费用。 发票项目应与费用实际发生项目相一致，不得以写有其他项目的发票冲抵。 原则上发票开具地点应与费用实际发生地点相一致，若不一致的，应书面说明详细情冴。 原则上发票时间应与费用实际发生时间相一致;若不一致的，应书面说明详细情况。 报销支持文件 需要明细单的情形 住宿费 餐费 购买医用物品或礼品 费用报销所需资料 OA申请； 发票； 明细单 支付凭证 会议签到表、通过云之家拍摄的会议照片； 费用核销单、活动总结表； 相关合同。 附则 问题发生时的报告义务 当知晓有违反本手册所规定的行为发生时，应通过下列任一方式报告： (1)向本部门上级领导汇报； (2)向规定的投诉窗口投诉。 合规负责人了解上述违规行为或收到相关报告后， 应将该事实向事业部总经理及总裁报告。 附则-处罚措施 公司员工有以下行为的，将根据公司的相关规定，对其进行处罚，对该员工的直属上司也将追究监督管理责任： (1)有违反合规手册所规定的行为的； (2)怠于履行前条报告义务的； (3)拒绝参加合规手册相关培训或考试不合格的； (4)怠于协助合规监查的