合同资料归档管理办法

中国石油冀东油田公司合同资料文件管理规定第一章总则第一条为了规范中国石油冀东油田公司(以下简称油田公司)合同资料的管理工作，为充分发挥合同文件在经济运行、法律保护等方面的作用，根据中国石油天然气集团公司档案工作规定、中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定制定本规定。第二条本规定适用于油田公司所属各部门(包括法人)。第三条本规定所述的合同管理文件，是指油田公司对外签订经济合同时在认可、立案、审查、招标、履行等全过程中形成的、有保存价值的整理后应集中保管的各种运营商的原始记录。第四条油田公司合同管理文件管理工作实施统一指导、等级管理。第五条合同承包公司应当配备合同管理文件管理工作人员，确保建设项目文件工作正常进行。第二章档案管理责任第六条企业管制所是油田公司合同文件管理工作的窗口管理机构，其主要责任如下(一)制定和执行油田公司合同文件管理文件的工作管理制度(二)负责油田公司合同文件管理工作的统一计划、组织协调和监督指导(3)负责油田公司合同文件管理文件的检验(检验？ (请参见。)(四)参加油田公司建设工程合同管理竣工验收(考虑)(五)组织油田公司合同管理文件管理工作的交流和培训第七条合同承包公司的文件管理机构是本公司合同管理文件工作的窗口管理机构，应由负责人负责，其主要责任如下(1)实行油田公司合同管理文件工作管理制度，制定本部门合同管理文件管理方法(二)负责本部门合同管理文件管理工作的规划、组织协调和监督指导(三)负责本部门合同管理文件的检查(四)组织本部门合同管理文件业务的交流和培训工作(五)负责本机合同文件管理。第三章一般规定第八条具有反映合同管理的重要职能活动、记录、调查利用价值的各种载体的项目文件，应当完全收集并包含在合同管理文件中。第九条合同承包公司应当将合同文件管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理流程，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。第十条合同承包公司应当加强合同管理相关文件的形成、收集、整理等流程控制，保证合同文件的完整、准确、系统。第十一条申请立案后，合同承包公司应当明确负责文件管理机构、人员收集、积累和整理项目文件的工作机制和合同文件管理流程，对合同文件实施跟踪管理、动态管理。第十二条合同承包公司应当配备符合本公司合同管理需要的文件仓库和需要文件安全保管的设备设施。 文件保管条件应该符合国家相关标准。第十三条各部门工作人员调用本部门的，应当整理好应当存档的文件和借用的文件。 文件部门在签署意见后，可以办理有关手续。第四章文件的收集、整理、归档和检查第十四条各部门应当保管部门负责人的授权委托书、乙部门的资质文件和市场准入证等规则文件。第十五条合同管理资料的日常收集企业管制站制定日常基础资料模板，各部门遵守执行。(一)合同统计报告(附件一)合同统计报告每月向企业管制处报告，各部门全面反映建设项目的合同管理情况。(2)合同基本登记表(附件二)合同基本登记表是反映各部门签订的合同基本情况的汇总表，反映了合同签订情况。(3)合同收发记录表(附件三)合同收发记录附在本合同中，负责记录盖章的合同。(4)合同履行登记簿(附件4 )合同履行登记簿附在本合同中，是本合同的履行结算状况一览表。 其中在标题栏中填写合同号码的号码表示结算次数第十六条合同文本相关文件的收集、整理和归档(1)合同立案阶段，应当收集向相应的合同管理信息系统报告的资料。 包含但不限于领导的指示、项目的申请报告、调查报告等。(二)合同申报阶段包括合同、HSE合同、技术协议、甲方供给资料表等，但不限于此，必须收集向合同管理信息系统报告的资料。(三)在合同归档阶段，应当收集相应合同管理系统的三个审查表、签署人的授权委托书、变更申请、合同终止等资料。第十七条募集招标相关文件的收集、整理和归档招标活动中要收集、整理、存档的文件包括但不限于乙市场准入证、乙资质证书、乙机构授权委托书、招标文件、招标签名表、评审员评分表、指导指示书、中标通知书等。 (这部分征求许可意见)第十八条油田公司的合同管理文件由企