销售和收款内部控制PPT参考课件.ppt

销售和收款的内部控制设计，第1，主要内容：第1节基本业务和基本内部控制系统第2节销售和收款的基本业务流程设计第3节销售和收款业务流程和主要控制点第4节销售和收款循环内部控制审核第5节销售和收款内部控制一般缺点第6节销售和收款内部控制建议，第2，销售活动的目标，3，销售活动可能的风险，销售形式的不当选择， 产品不适于市场需求，超额生产，4，销售活动可能的风险，销售折扣的未经授权和批准，商品销售价格低于成本，商家销售价格低于确定的基本价格，5，销售活动可能的风险，将商品销售给没有负债能力的客户，客户不想积极付款，商家不积极进行帐户回收工作。 无法按时交货，服务不良客户投诉，接受无法制造的产品订单，7，销售活动中可能出现的风险，坏帐预计不足，销售退货未入帐，8，如何减少风险？有效的内部控制， 销售和收款业务流程管理还包括：15，(1)内部控制目标和内部控制点；第二，销售和收款的基本内部控制系统；16，(2)基本内部控制系统1，适当的责任分离*在销售和收款周期中，适当的责任分离有助于防止各种有意或无意的错误。 *发货通知书的作者不能同时负责贷款的接收、产品包装和委托业务；*开具发票的人不能同时承担发票的复核工作。*处理退货现货验收业务的人员应与退货会计记录分开。*应收帐款会计人员不能同时成为应收帐款的验证者。17，2，正确的授权授权授权授权*客户订单的接受者不能同时是负责付款条件最终授权的人。付款条件必须得到销售部门和专门信用部门(或会计部门的信用小组)的批准，以便跟踪和分析客户的信用情况；3、充分证明和记录4、定期发送对帐单、18、19、第2节销售和收款的基本业务流程设计、1、订单验证和审核流程企业的销售和收款周期是客户提出的采购订单、企业的销售部门收到订单后，必须首先向企业的信用部门进行审批程序。对于信贷业务，信用管理部门应根据企业的信用销售政策和对每个客户的批准信用限额进行。企业要对信用评价机关的每个新客户进行信用调查，包括获取客户信用等级评价报告。设计信用审批控制的目的是减少不良贷款风险。企业应分别审查现有客户(现有客户)和新客户：20，1，现有客户应审查自己过去的交易记录，以确保具有良好的商业信用。同时，信贷部门也要考虑这次订购量是否异常。例如，企业是良好的商业信用，此次订单基本上接近常规订货量，因此可以通过批准程序。如果需要的数量远远超过历史记录，在继续审批程序之前，必须向客户提供最近的财务报表，通过财务报表的审查判断客户最近的财务状况，然后决定是否接受应收帐款。21，2，对新客户新客户的采购订单，信用部门必须同时提供证明信用状况的信息和财务报表。分析信用状态并复查财务报表，以确定是否接受订单以及允许的信用限额。如果客户难以提供有关其信用情况的信息，企业可以使用另一种控制手段接受订单。也就是说，此订单的最大供应数量只有在确定客户有信誉后才能扩展。对于当前销售的采购订单，可以跳过复查客户信誉的上述管理程序，但是订单接受仍需要销售部门经理的签名同意。22，第二，销售通知的准备和验证流程，企业收到客户的订单后，必须准备统一销售通知。销售通知可以说是管理整个销售业务执行的文件。在准备销售通知之前，销售部门必须先通知客户订购的货物是否有库存，如果没有库存，则立即通知客户。如果有库存，就要及时准备销售通知。销售通知是以完整、标准化格式记录不同客户订单内容的多行，例如订购商品的编号、数量、价格等。还必须记录销售流程所需的各种授权和批准。为执行运输业务和记录相关帐簿提供书面依据。出货通知必须事先按顺序编号，执行后通过存档管理，并由专家定期确认。23，24，第三，企业仓库部门根据批准的销售通知交付的销售业务执行流程。实际出货的品种和数量，要列在相关帐簿和销售通知各父系中，其中一个要交会计部门记帐，包装工作也要在仓库部门实施的情况下，同时填写包装情况表，记录其完成的工作量。具体的收入业务控制流程如下图所示。25，26，4，销售发票的控制流程，1，会计上销售发票是销售业务的实际记录。如果对发票和发票没有有效的控制，企业财务状况可能会反映虚假和欺诈行为。2、对开票的控制通过开票的责任进行。这一批准必须基于适当的附件。这些附件包括客户的采购订单、发货通知等。确保这些附件后，开票人就可以相应地开票。27，3，对开票数据和其它内容的控制将连续编号开票标准交货通知单，以确保对所有已开票货物开票。发票上的客户名称必须与主要客户列表或客户采购订单匹配。发票数量应基于发货通知中列出的实际发货数量记录或完成的劳务数量记录，并应接受非记录发货数量负责人的检查。发票的价格应基于信用部门和销售部门批准的金额或价格目标，并由独立于销售职能的其他人检查。发票的内容应与发票创建者分开复核。发票总额必须受到控制。也就是说，所有发票必须定期结算应收款或总收入的总额。28，5，折扣和折扣政策制定和审查流程，大多数企业给客户一定的折扣是相当常见的销售行为，因此企业必须制定更详细的折扣政策或法规。折扣政策必须得到相应授权厂商的批准，通常是销售部门的经理。处理现金收益或记录应收明细业务的人不能同时处理客户折扣的业务。营业折扣是偶然的经济行为，一般没有共同特征，通常需要对特定问题进行具体分析，因此客户提出折扣请求时，企业会派人记录自己提出的理由，验证原因。最后，审查授权代表给出的原因和企业调查结果，并确定在特定情况下给予客户的特定折扣额。，29，6，销售债券是帐户中记录的索赔，而不是公司中存在的物理资产，因此对非法员工很容易有用，而销售债券的收回是否直接影响公司的资金流动；应收账款记录也是信用部门决定信用政策和额度是否增加的依据，因此销售债券控制是营业环节的控制重点。30，通常需要实施的控制方法如下：销售债券记录应以销售部门批准的销售发票及运单等为准。根据应收帐款的明细帐户馀额，定期填写应收帐款馀额检查表，并将此表发送给客户确认。填写这张表格的人不能同时记录和调整应收帐款。总帐户和明细帐户登记应由其他人根据汇总帐户凭证和各种原始凭证、记帐凭证分别登记，总帐户和明细帐户馀额应由不记录应收帐款的其他人定期检查。信用部门定期填写应收帐款分析表，在这里分析是否有增加的应收帐款或无法收回的应收帐款。指定对应收帐款长的客户进行催款，并对购买开单，以便收回公司索赔。对应收帐款的各种贷项调整，如呆帐准备金、折扣和贷记，必须得到财务经理的批准。31，7，退货索赔管理流程，接受客户退货调查，退货索赔批准退货编制和邮政贷项通知单，32，8，呆帐准备金和摊销，企业定期或至少每年结束，全面债券检查，每个应收帐款可能发生的呆帐准备金，如果未掌握可收回的应收帐款，呆帐准备金。企业只能使用呆帐准备金来计算呆帐准备金。具体方法不再详细说明。33，第三节销售和收款业务流程和主要控制点，1，接收订单和准备销售计划(1)销售部门分析客户需求，接收客户订单，订单必须按类别连续编号。(2)所有订单均由授权厂商批准，并对客户的信用状态进行初步验证。销售部门根据客户的信用状况、订单及生产计划、库存等，制定销售处的品种、规格型号、数量、价格、货款支付方式等具体销售计划和赊销方案，并经部门负责人审核后签署。34，第三节销售和收款业务流程和主要控制点，2，验证销售方案和信用政策(1)产品销售计划向公司的下属管理业务领导传达验证，特别是主要产品销售计划报纸公司总经理分公司批准。销售产品想对客户信用进行信用审计。销售部门应根据该部门已经掌握的或客户提供的信用信息结合产品销售情况，给出给客户信用的期限和限度，经过部门主管的审核后，连同相关信用资料等一起交给信用管理部门。35，第三节销售和收款业务流程和主要控制点，(2)信用管理部门根据客户的信用数据以及该部门设置的客户信用文件和记录，复核或调查客户信用情况，评估信用评级，并提出审计意见。(3)销售部门将销售计划/销售订单和信用审计意见等资料将发送给主管业务的组长和CFO审批，特别是主要赊销计划公司总经理秘书长确认。如果售价不按照规定的政策执行，必须由发盘领导小组或授权领导进行验证。36，第三节销售和收款业务流程和主要控制点，3，生产订单销售部门将批准的销售计划/销售订单及时传送给生产部门。生产部门根据生产计划和销售计划/销售订单情况制定生产订单并计划生产。37，第三节销售和收款业务流程和主要控制点，4，销售协议销售数量大或大量销售业务需要签订销售协议。销售协议文本由销售部门填写。(1)法律部门和财务部门根据本部门的责任审查销售合同，提出书面审计意见，提交销售部门修改合同。(2)主管业务的领导和首席财务官根据审计部门的意见验证销售合同，并根据内部授权签署授权人员。38，第三节销售和收款业务流程和主要控制点，(3)销售守门员签订的销售合同将发送给财务、法律、仓库等部门，供以后参考。(4)如果销售合同需要变更或提前终止，负责业务的首席负责人和首席财务官(CFO)必须征求公司总经理办公室的批准同意，并同意传达财务和法律部门。39，第3节销售和收款业务流程和主要控制点，5，组织销售和收款，1)财务部门根据销售协议和销售实施方案/销售订单将验证信息传送给销售部门，以验证客户保留资金和客户预付款的到货情况或客户信用限额的使用情况，或发出实际收款通知。(2)销售部门根据签订的销售协议、销售订单向财务部门确认收款情况，确认错误后向仓库部门发送发货通知，销售部门根据签署的销售协议和财务部门收款单发放仓库部门，并按(序列号)记录发送到系统。40，第三节销售和收款业务流程和主要控制点，(3)仓库部门根据销售发运通知和销售协议、销售订单等组织发运。检查员盘点了装载数量，与有效的销售交货通知单验证一致。挑库员根据批准的挑库单(实际挑库量)发运销售订单，系统自动生成相应的会计凭证，将批准的挑库单财务联发送给财务部门，会计经理复查后过帐，或者根据批准的挑库单(实际挑库量)输入系统，将批准的挑库单财务联发送给财务部门进行会计处理。保安验证取货单，许可取货。顾客应该接受对合同指定地点指定的发货物签名的人和签名的人的身体检查。信用销售方式、销售部门及监督负责货款的期限内收回，对销售人员要建立“谁销售，谁退还货款”的责任评价机制。41，第三节销售和收款业务流程和主要控制点，6，财务开票和会计，(1)财务部门将相关来源单据发送到相关财务和税务系统，以便根据销售协议、批准的挑库单和结帐程序开具销售发票，并开具发票。(2)收入和税的会计凭证是根据财政和税收系统签发的销售发票数据系统生成的，或者根据相关销售单据(如签发的销售发票、批准的发货通知单等)确认收入和税，准备/输入相应的会计凭证。(3)会计负责人在会计凭证后审核记录/过帐。42，第三节销售和收款业务流程和主要控制点，7，销售贷项或退货(1)销售部门收到客户提交的贷项或退货请求，并根据该部门的贷项或退货原因组织检查和验证，提出处理意见。属于合同规定的折扣和退货，销售部门复查后，将销售折扣通知转发给财务部门，将退货产品发送给仓库部门。(2)营业部的守门员或负责退货申请和验证处理意见报告工作的组长及财务组长涉及法律纠纷，还应具有公司法律部门的批准意见。(三)销售部门根据销售折扣和退货审批意见，将销售折扣或退货通知转发给财务部门，将退货产品仓库列表和退货通知发送给仓库部门。43，第3节销售和收款业务流程和主要控制点，7，销售折扣或退货(4)仓库部门复查退货通知后，将退货产品接受接收入库，然后生成相应的会计凭证，将验证过的退货产品传送给财务部。(5)财务部门复查销售折扣通知或退货通知和退货产品库存清单后，填写/输入贷项或退货会计凭证(系统生成退货会计凭证，不需要准备/输入)。(6)会计负责人复查销售贷项通知或退货通知和退货产品检查表，复查会计凭证，然后由会计负责人记录/过帐。此外，必须在会计报表上披露。，44，第三节销售和收款业务流程和主要控制点，8，盘点单(1)销售、财务、仓库等部门要定期调整和实际盘点产品销售和库存情况等，验证产品库存，及时了解差异情况，按规定处理。(2)财务部门应立即结算信用购买贷款。未按合同清算的人必须及时通知销售部门采取措施。要定期组织销售等部门，与客户检查交易，发现不一致，及时查明原因，按规定处理。(三)期末国库要对应收账款进行帐龄分析，合理计算呆帐准备金，提出回收措施和建议，并经下级管理工作的负责人和首席财务官审核同意后实施。也擅长记录客户信用文件。(四)分担工作的领导要组织销售部门和负责人员，积极执行预付措施，严格执行奖惩措施。45，第iii节销售和收款业务流程和主要控制点