试论有效能的时间管理(ppt 89页4.ppt

1998,有效能的時間管理,2004,2004,2004,如果您的餘生只剩下三天,您會做那三件事情?,請閉目一分鐘思考這個問題,干擾INTERRUPT,行政工作PAPERWORK,電話TELEPHONE,會議MEETINGS,WhatsYourTarget?,什麼是你生活中最重要的事？你的人生意義何在？你希望成為何種人物或完成什麼目標？想想看你有什麼長期目標想想看人生中最重要的人際關係是什麼想想看你最希望有什麼貢獻重新思索你最希望得到的感受是什麼？平和,信心,快樂,或是列出你認為最重要的三,四件事假設你只有六個月的生命，想想這星期內你要做些什麼？假設你有至少三,四十年的生命，這星期內你又要做些什麼？,有效能的時間管理,在辦公室內時間損耗的主要原因為何?,GroupDiscussion,時間損耗原因,干擾等待同事間的需求與輔助需求溝通不良授權不足組織制度的障礙他人的錯誤優先順序的衝突工作情緒與情境完美主義會議,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,時間時,干擾頻率,時間時,次,日干擾圖,一開始就做最重要的工作,工作要求,5,4,3,2,1,9:00,10:00,11:00,12:00,1:00,2:00,3:00,4:00,5:00,體力水準,工作要求與體力水準,生產力高的時間,注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高,工作與體力配合的情況,工作時間,工作要求,5,4,3,2,1,9:00,10:00,11:00,12:00,1:00,2:00,3:00,4:00,5:00,體力水準,工作要求與體力水準,注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高,工作與體力配合的情況,工作時間,生產力高的時間,被拖延的工作,時間管理是什麼?,時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣,以令自己更富績效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能時間管理就是事前的規劃或長期的計劃,時間管理不是什麼?,時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多所以時間管理的問題本身不在於時間,而是在於自己如何善用及分配你自己的時間,情境測驗題(限時三分鐘),1.請先閱讀完本文2.在這張紙的右上角寫下你的名字3.將第二句中的大名兩個字圈起來4.在這張指的左上角畫五個正方形5.在剛才畫的正方形中個畫一個十字6.在正方形的四周畫一個圓圈7.在這張紙的右下角簽上你的名字8.在簽名下寫三個好字9.在右上角的簽名下畫一道線10.在這張紙的左下角畫一個十字11.把剛才所畫的十字周圍加畫一個三角形12.在這張紙的背面計算一下二十五乘十三的答案13.在第八句的好字畫一個圓圈14.當你做到這裡,請大喊一聲“我最快”15.如果你完全遵守規定,請大聲說“我最好”!16.在這張紙的背面計算二十三加三十二加二十三的和17.將剛剛的答案減去二十三,再減去十三等於多少?18.在以上所有“雙數“題的題號上畫圈19.假如你做到這裡,請拍一下桌子,並大聲說“遵從指示,我第一!”20.現在你已全部讀完,請只做第一及第二題及可,三代時間管理法,第一代:備忘錄型第二代:規劃與準備第三代:規劃,訂定優先順序,操之在我,傳統時間管理V.S.第四代時間管理,傳統時間管理,第四代時間管理,N,E,S,W,事(日程表)控制,管理效率實用,人(關係)領導效能(Effectiveness)原則,緊急,不緊急,20%25%25%30%,65%80%15%,15%50%60%,Lessthan1%2%3%,重要,不重要,:戴明博士期望的指數:現有社會的指數,*Remark:戴明博士在推TQM時,對一些TQM的公司Benchmark出來的資料.,I,II,III,IV,陷阱一:時間的配置不對,Reaction消極回應vsProaction積極掌握危機就是轉機規劃重於做事最好的控制是預防預防勝於處理,不合理的時間配置,明智的時間配置,1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”,陷阱二:拖延,除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情,克服1.成本/效益分析法,成本.,好處.,克服2.思維習慣的改變,這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它.養成速戰速決的習慣將事情切成好幾塊小塊任務,快速地完成每一塊的任務完成最關鍵的部份,讓事情看起來像做完80%一般,陷阱三:事必親躬,韓非子.八經下君,盡已之能中君,盡人之力上君,盡人之智諸葛亮凡事必親躬,後來過勞而死.為何事必親躬?因為怕部屬取代不放心部屬,不信任部屬要求標準過高,陷阱四:有求必應,會花太多時間,時間不夠會犧第二項受人尊敬重要,還是受人歡迎重要不好意思拒絕請託的原因接納請託比拒絕請託容易擔心觸怒請託者想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請託每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當地拒絕.,1.捨得2.勇於拒絕3.交待,1.怡情養性2.輕鬆一下,Conclusions:時間管理架構,1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻,1.決勝於廟堂之上2.灌能,均衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重要的事,迫切性指數測驗,選出你最可能反應的行為或態度(0從不，2有時候，4=常常）1.我在壓力之下表現最好。2.我常歸咎外在環境太匆忙或緊張，以致無法做深入的自我反省。3.我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。4.我休息不工作時會覺得不安。5.我似乎永遠在趕時間。6.我常為了完成某項事情而拒人於千里之外。7.我只要片刻沒和辦公室聯繫就覺得不安。8.我在做一件事時常會想到另一件事。9.我處理危機時表現最好。10.處理突發狀況的緊湊感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有就感。11.我常為了處理突發狀況，犧牲和親友共處時間。12.當我為了處理突發狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應該能諒解。13.我覺得處理突發狀況讓一天的生活更有意義。14.我常邊工作邊吃飯。15.我一直認為總有一天能做我真正想做的事。16.一天下來辦公桌上已辦文件如果推得高高的，我會很有成就感。,迫切性指數檢核清單,025:一切在掌握中2635:漸受迫切性限制3645:已經開始上癮=46:上癮,我現在的年齡是歲月80 x36529,200yyx365(A)MMx30(B)29,200-(A)+(B)從現在起我尚有天的時間(24x小時)光陰似箭,歲月如梭?加油!,如何提高工作效率,如何提高工作效率,1.了解自己每天工作時段的特性,善用之.2.以PDCA分佈週一到週五的工作性質.3.保持良好的體力;養成運動的習慣4.身心均衡地發展;培養良好的嗜好,1.工作時段分配法則,2.每週工作性質分配法則,先問自己以下這幾個問題,1.你一天花多少時間在看Email?2.你進Email會不會看小品?3.你看Email的時間是連續的,還是片斷的?4.你的Email有沒有做分類?5.你回信時是邊看邊回,還是分類後集中回信?6.你進Email信箱,是先看信還是先發信?,如何提高Email的處理效率,一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然後做分類的動作養成習慣,一天只有三個時段看Email除了急件以外,集中時段回信,看Email的時段分配,Email資料夾的分類,Reply:Private,公務FollowUp:Urgent,Boss,重要,向下,PrivateProject進度有空再看,1.捨得2.勇於拒絕3.交待,1.怡情養性2.輕鬆一下,良好的時間管理來自於計劃,1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻,1.決勝於廟堂之上2.灌能,均衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重要的事,P,A,D,C,不好,好,耗用時間,花時間在計劃上才是最節省時間的作法,耗用時間,8.80/20法則1/2,theVitalFew&theTrivialMany柏拉圖法則花最少的力氣,獲得最多的效益你所完成的工作裡,80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關的,80/20原理意示圖,80%時間,20%時間,80%成效,20%成效,重要的少數事物,瑣碎的多數事物,事倍功半,事半功倍,AreYouLonely?,ThencallaMEETING!,GroupDiscussion-,進行很差的會議,進行很好的會議,會議不夠有效率的原因：,開會時討論沒有焦點會議資料未事先備妥開會時沒有擬妥會議流程關鍵人物沒有出席延遲開始，一路延誤,正確的開會原因：,溝通向員工或團隊蒐集資料推銷概念、產品或一項服務解決問題作重要的決策危機的處理,工作狂小測驗,1.你是否不論多晚就寢，第二天都會早起？2.如果你獨進午餐，會不會邊吃飯邊閱讀或工作？3.你是否覺得無所事事很難過？4.你精力充沛又喜歡競爭嗎？5.你在週末和假日工作嗎？6.你何時何地都可以工作嗎？7.你是否覺得很難抽空度個假？8.你害怕退休嗎？,TimeManagement,IhearandIforgetIseeandIrememberIdoandIunderstandImakemistakesandIlearn!-UnknownSource-,有效率的會議1.會議成功與否在於你是否能幫助每一個人的互動2.有效率的會議需要小心的準備與紀律3.每一個會議都意味著高成本3-1參與人員薪資3-2準備所花的成本（人力,時間）3-3心理成本3-4機會成本,1.考慮是否非要會議才能解決問題2.決定會議目的3.決定參加人4.準備議程5.決定合宜的設備,場地與時間6.跟催動作,如何計劃一個有效率的會議,1.考慮是否非要會議才能解決問題有以下狀況時,你不應該召開會議：電話或是書面通知即可解決問題關鍵人物不能參加準備時間不夠外界因素可能會浪費會議時間成本太高,如何計劃一個有效率的會議,2.決定會議目的通知或解釋（最好準備書面資料）訓練或指示（需要練習）收集資訊（怎麼做？）說服式無論哪一種目的,你必須清楚的知道你想從會議所達到的目標,如何計劃一個有效率的會議,如何計劃一個有效率的會議3.決定參加人人越多,效率越差不一定所有人要全程參加,安排每一階段所需的參加人考慮參加人所需的背景資料,如何計劃一個有效率的會議4.準備議程會議前議程立即發出讓參加人有時間思考5.跟催指定專人做會議記錄只記錄行動事項會後公佈,成功會議的為與不為為:不為:準備好會議室主宰討論讓參與人一開始扭曲參加者陳述之意見就感興趣急著進行每一個主題鼓勵參與爭辯使用不同的方式嘲笑讓會議保持進行Takesides不離題Moralize保持控制,但Domineer不要成為個人秀浪費時間在猜忌,保持幽默顏面問題逾時,你覺得會議主持人應該如何改進主持形式？會議討論的內容你認為何者最重要？會議主題你認為何者最無關痛癢？你覺得這樣的會議有無必要性？如果由你來主持會議，你將如何主持？,一場有效率的會議，應包括下列條件：,議程必須先行分送與會者以進行充份準備與研究事項完成後，必須訂定完成時效會議中必須針對未來三個月公司預定達成的目標，任務與優先順序作檢討.會議應排定時程開始，準時結束.除非有重大事件有待處理.會議主持人應讓正，反面意見充份表達.,目標金字塔,長程目標年目標季目標月目標週目標日目標,如何列管重要計劃,將自己短中長期的計劃依工作,個人及生活這三個主軸一一列舉出來,並算出每個計劃的效益.(如下一頁所示)在同一個時間點進行這三個主軸的前3個專案(專案件數依自己能力而定,紅線的右手邊)有專案結束之後下一個專案就可以往左遞補,每個計劃如何給予評分,先將所有計劃列出來,分成短中長期(自行定義)分成三個項目(也可依自己的價值觀調整),依照:重要性,急迫性及成功機會來給分數.最好給5分,最不好給1分將三個分數相乘,分數最高者為最優先執行的計劃,範例:專案評分的範例,以Notes信箱管理計劃的分類,執行力:To-Do,記錄,Routine(最重要的部份,下一章節再講)自我成長:Pareto,前3個計劃生活:Pareto,前3個計劃工作:Pareto,前3個計劃,備忘錄,時間管理的利器:to-doList,備忘錄,緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時狀況,重要的事情1.工作計劃2.人生規劃3.家庭,健康,財富,ScheduleList1.Meeting2.行事曆3.紀念日,RoutineWork1.日常工作2.定期約會,範例:備忘錄的範例,範例:週計劃的範例,善用NotesBookMark的功能,連結書籤(BookMark)的建立可以用來建立一系列相關計劃的連結在Notes裡頭,點一以下黃色書籤即可把該計劃給打開,並Update,按Ctrl+V之後就會出現黃色書籤,善用Notes顏色管理的功能,紅色粗體字體為重要一定完成的部份藍色斜體字體為已完成的部份黑色字體為應執行事項綠色字體為RoutineSchedule,良好工作習慣的養成,兵貴速戰速決養成做備忘錄的習慣可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情,特別是在工作情緒低潮時,“執行”的寫照,JustDoIt奉備忘錄的ToDo-CheckList如聖旨行動才是企劃的開始把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20%執行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處,刀折劍斷,執行不是一成不變的,合理性Reasonable表示用心試探一下是不損傷毫髮的平時基本觀念(Sense)的建立,在臨場應用時最能顯現效果,執行的速度:兵貴速戰速決,養兵千日,用在一時(資源珍貴)時機稍縱即逝將變數降至最低生米已煮成熟飯型(老公,來不及了)自廢武功型(成績已經貼出去了)客戶的感受加速度,勢如破竹.,兵貴速戰速決的時機,並不是每一件事情都需要兵貴速戰速決#1是專案的要徑任務或是一群人要等你的決策之後方能動作(丟球)#2重要事件的關鍵任務.通常要完成此關鍵任務只佔全部專案時間的20%.#3時機稍縱即逝的機會.有時候機會的有效性僅限於某段時間,甚至短到幾分鐘而已.,HandCarry!,讓程序進行最迅速的方法當然需要先了解程序及關鍵點見面三分情親自與關鍵人物(經理)面對面溝通,執行的技巧:KeySuccessFactor,靈活如庖丁的刀,在牛的關節中游走(游刃有餘).分解完畢牛尚不自知已經被解體由計劃階段時即被簡單勾勒出來做對的事情,並不會耗費太大的力氣.反而做不對的事情,才需花時間東補西補.,Buffer緩衝區,並不是每件事情都那麼的急如果我們每件事情都要即時地處理掉,相信我們會變得神經兮兮的所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時間到時又要能提醒我們,如何處理情緒低潮,每天至少完成一件事情完成事情的定義完整的相關的善後的記錄的文件通常完成一完整任務就會有力氣再做第二件事情,時間管理結語,回顧時間,1.事先規劃好你的時間與步驟，以收事半功倍之效。,2.分析工作的優先順序，按照輕重緩急作處置。,3.找出自己最有效率的時段以安排工作內容。,4.組織你的辦公桌及辦公室，提升工作效率。,5.進行充分的授權，將工作分配給部屬、助理或秘書。,6.活用記事本管理時間。,7.運用有效的方法取得資訊。,8.改變拖延的習慣，即時行動。,9.改變拖延的習慣，即時行動。,10.練就健康的身體，保持身心最佳狀況。,節省時間的十個妙方,辦公桌上堆積如山的文件，好像永遠不會都減少；接踵而至的訪客，及尋求問題解決的部屬，一個個闖進你的辦公室；不斷響起的電話，一直打斷你手邊的工作；接二連三的會議，讓你疲於奔命，恨不得自己三頭六臂，可以同時應付這麼多的事情。工作上如此，生活亦是。許多想讀的書買了卻沒時間讀；心儀已久的音樂家終於來台演出，卻抽不出空去看表演；答應家人一起出國去玩，行事曆上卻排得滿滿的，這些挫折都讓生活不再新鮮有趣。你是不是感歎時間不夠用？事情做不完的壓力揮之不去？每個人一天都只有二十四小時，大部份的人是忙，但不知道在忙什麼，或是忙，但不是忙自己想做的事，但為什麼還是有人能事業有成，還有時間兼顧生活及其他活動？因為他們懂得做時間管理。管理時間有兩個必要的條件：計劃你的時間，以及避免浪費時間。不妨問問自己以下三個問題：有沒有做一些根本不需要做的事？有哪些工作可以分配給其他人去做？必須做的事，是不是可以做得更有效率？真正能幹的中階主管，能好好安排自己的工作時間表，逐項徹底執行，一旦工作順利進行，自然不會手忙腳亂，再加上工作效率高，工作成效自然也比他人多出數倍。做你計劃做的事，在你計劃的時間做，並在你計劃的時限內做完，成功就離你不遠了。祝你成功！,節省時間的十個妙方-前言,辦公桌上堆積如山的文件，好像永遠不會都減少；接踵而至的要與時間拔河，首先記錄自己的時間分配方式，分析哪些習慣浪費時間；接著訂定目標並擬定計劃，以較實際的觀點安排時程；最後找出浪費時間的原因與因應方法，改變這些壞習慣。每天空出一段時間來規劃事情。拿一個小時來訂計劃，可以有二到三倍的效果出現。你可以在上班之前比較安靜的環境（家裡或辦公室）訂計劃，或是當作上班的第一件事，或是在下班前訂第二天的計劃。將時間加以分段，最好是以十五分鐘為一段。並要求自己把原本要花比較多時間的工作，在一段段時間裡加速完成。學習絕對專心，同時做兩三件事，像電視機選台器一樣。,做正確的事要比按正確的方法把事情做對來得重要。杜拉克（PeterF.Drucker）,1.事先規劃好你的時間與步驟，以收事半功倍之效。,2.分析工作的優先順序，按照輕重緩急作處置。,要掌控時間，就必須先能掌控自己。設定個人目標，以便根據目標，分析工作的優先順序，按照輕重緩急做處置。經常評估所設定的優先順序。,採用80/20原則來設定優先順序。完成20的目標可能獲得80的效果，如果你每天的行事曆上有十個事項要做，你只要能圓滿達成其中最重要的兩個項目，就可以得到八成的效果。,根據緊急性與重要性決定：重要而且緊急：馬上辦。重要而不緊急：好好規劃。不重要但很緊急：1.馬上辦，但只花一點時間；2.請人代辦；3.集中處理。不重要也不緊急：有空再辦。,要將你的百分之百的時間，用於關鍵問題的處理。湯森（RobertTownsend）Avis-Rent-a-Car,Inc.總裁,生理專家研究，人的效率會隨著時間不同而不同，順其自然安排工作內容，工作效率才會高。,早上八點至十點：精力顛峰，適合做規劃。早上十點至十二點：注意力及短暫記憶力最強，適合腦力激盪會議、訓練。下午一點至二點：昏昏欲睡，比較適合進行互動溝通的工作。下午二點至四點：開始清醒，長期記憶力最強，適合閱讀、思考。下午四點至五點：適合技術性工作、處理衝突問題。,了解自己的生理時鐘，它不像真的時鐘那麼有規律。找出精神最好的時間從事較困難的工作。,在效率最高的時段，你可以集中精力於：棘手或困難的問題、創造性思考、複雜的工作、討論或訂定工作計劃。在效率中等的時段，你可以專心做：與他人交換意見、處理回信、規劃行程表。在效率最差的時段，你可以處理：例行性事務、電話聯絡事情、接待訪客、基本行政工作。,3.找出自己最有效率的時段以安排工作內容,4.組織你的辦公桌及辦公室，提升工作效率。,雜亂無章的辦公桌會讓人分心、容易疲倦及緊張、生產力降低、無法控制工作，也會給人不好的印象。更重要的是，檔案找不到，辦公桌上一片凌亂，都會浪費你寶貴的時間。保持辦公桌清爽的最高指導原則：與手邊正在做的工作有關的東西，才能出現在桌面上，其餘的請立即拿開。,你可以這樣清理你的辦公桌：挪出一段時間專門來整理你的辦公桌。可以將這個時間再分成幾個小段，每小段專心清理一個抽屜或桌面。與工作毫無關連的書籍雜物等，都應該立即清掉。一年半年內不會再用到的東西，考慮把它扔掉。想一想，扔掉這個東西最壞的結果是什麼？如果沒什麼大不了，就別猶豫了。運用5S技巧整理、整頓、清掃、清潔、養成習慣。,把你的辦公桌與辦公室當作一個工作站：辦公桌如果面對窗戶或走道，往往容易分心，最好的方位是既可以掌控全場，也不會有人常常走過你面前，還可以有空間擺放其他辦公家具。每天要用到的東西，放的位置愈靠近座位；不是每天要用的，可以集中到較遠的角落去。將出、入、檢討之用的文件分別以不同的抽屜檔案或籃子收集，一收到文件就加以分類，有效縮短文件傳遞的時間。,不管理好你的文件，你就會被它們淹死。由你桌上的光景即可看出是你還是它們贏了。史坦普（PeterStemp）AlliedDunbarAssuranceplc,5.進行充分的授權，將工作分配給部屬、助理或秘書。,如果你堅持處理工作所有的細節，很快就會發現時間根本不夠用，更何況你的職位與所負的責任會不斷的增加。請他人分攤你的工作，善用授權策略，事半功倍。找出哪些工作可以授權他人去做。將工作交給能處理得最好的人。信任對方，尊重對方。清楚說明你對工作的要求、方式與時間限制。授權不是推卸責任，你一樣要負起追蹤的責任。,秘書或助理不是花瓶，他們可以替你擋不速之客與過濾電話、信件，使你不受干擾地專注在重要事務上，還能替你蒐集資訊，提出解決問題及做決策的構想。你應該和他們相互信賴，建立團隊工作紀律，發展出合作關係：每天固定時間與他們討論工作內容，讓他們熟知你的目標、優先順序及渴望，清楚知道你要什麼。鼓勵他們分擔更多的責任，並允許他們發展自己的行事風格，可以做決定，而不是當你的影子。給予充分的支持、認同與尊重。,成功的主管奉行兩個原則：在擁有必要資訊與判斷基礎的最底層下達決定；直接向你負責的人應該提出答案，而不是問題。霍柏斯（CharlesR.Hobbs）,6.活用記事本管理時間。,找一本口袋大小的記事本帶在身邊：記事本裡最好有常用電話號碼、待辦私人事務、待辦公務、日期約會欄及雜記欄。列出待辦事項，可以分為每天、每週或未來數週。把預定做的事登錄到預定的時程裡，確定的事項用鋼筆或原子筆書寫，可能有變數的就先用鉛筆書寫。隨時記錄一些新想到的做法。達成的項目就劃掉，但不要劃得亂七八糟，以免日後要察看會看不懂,在你的記事本上，你可以用螢光筆標顏色來區分事情的重要性或優先性。也就是說，記錄時用一隻筆，事後再用螢光