时间管理之衣柜整理法(ppt 32页).ppt

,时间管理法之“衣柜整理法”,请把手机调为振动模式，谢谢！,什么是“衣柜整理法”？,首先谈谈整理衣柜的顺序,首先，将衣柜中的东西全部取出来。,然后将散落的衣服进行分类。,接下来规划衣柜的空间。（适当的地方放适当的物品）,每周对衣柜进行整理，看看是否有衣物没有放好。,拿出的衣物按照以上原则放回原位。,什么是“衣柜整理法”？,与整理衣柜与之对应的时间管理的五个水平流程：,收集,处理,组织,行动,回顾,收集：清空衣柜,“收集”这个环节是“衣柜整理法”的第一步，它要我们搜集一切引起我们注意的事情。,收集：清空衣柜,案例：你现在正在聚精会神地准备下午2点的会议资料。FOM通知你联系下客人王先生，告诉他上次他上次他在客房的遗留物（一些重要的文件），已经给他邮寄过去了，大概下周一就能够收到。此时销售部王主管过来找你，让你提供本周客人投诉统计分析表。OUTLOOK弹出来一个对话框，收到一封邮件。刚过10分钟，人力资源部通知你下周一之前把部门的排班表送到人力资源部。20分钟后，同事在MSN上留言问你哪天有空一起去爬山。又过了40分钟，财务部日审小陈通知你昨天有一笔挂账的账单缺了一张西餐厅消费的小单单据，希望下班之前能找到并送到财务部。45分钟后，财务部孙会计将本月的前厅部物品盘点表送过来。,收集：清空衣柜,干扰的危害：被其他重要事情干扰之后，重要而紧急的会议资料，将无法按时完成。每件事情都无法集中精力去做，创造力和执行力将大打折扣。在被临时突发事件干扰手中的工作的同事也会影响自己的情绪，增加压力和紧张。你硬扛着压力努力工作，可是工作还没有一点要结束的迹象，于是你很烦躁，对同事没有好的脸色，对上司满腹牢骚，对工作敷衍了事。随后，同事、上司、工作也是以其人之道还治其人之身，形成一个恶性循环。对每一件事情都急这去处理，结果陷入了盲目的陷阱，无法分清主次。,收集：清空衣柜,收集栏：1、告诉王先生他遗留物已经给他邮寄过去了，大概下周一就能够收到。2、提供本周客人投诉统计分析表。3、收到一封邮件。4、将部门的排班表送到人力资源部。5、同事问你哪天有空一起去爬山。6、查挂账小单。7、财务部孙会计将本月的前厅部物品盘点表送过来。,处理：为衣服分类,收集栏1、回复客人下周一他就能收到他的文件。2、提供本周客人投诉统计分析表。3、收到一封邮件。4、将部门的排班表送到人力资源部。5、同事问你哪天有空一起去爬山。6、查挂账小单。7、本月的前厅部物品盘点表送过来。,处理：为衣服分类,处理：为衣服分类,我们通常将不能执行的任务分为三类：,垃圾,将来某时/也许,参考资料,处理：为衣服分类,可以执行的事情可以分为五类,2分钟之内能搞定的事。需要多个步骤搞定的项目。指派给别人完成的事情。特定时间做的事情。待办事项。,处理：为衣服分类,处理：为衣服分类,关于“两分钟任务”,到底是立即去做,还是先记录在收集栏,组织：将分类的衣物重新储存,简单的工作：回复客人下周一他就能收到他的文件。收到一封邮件（垃圾邮件）。,复杂的工作：提供本周客人投诉统计分析表。编写部门的排班表并送到人力资源部。查挂账小单。,回顾：对衣服做到心中有数,对你的清单进行回顾至少有下面三个好处：让灵感应运而生。站在三万米的高度看待问题。时刻修剪你的任务和目标。,每天、每周要定期回顾任务清单，做到心中有数。,在这个过程中几个非常不好的习惯：1、喜欢把任务随手些在便利贴上。,HSKP通知你2425房保险箱锁了。,前台通知你1820房客人退房了，但是房间少了瓶酒水，需要签免。,总机通知你2218房（VIP预抵房）网络不通。,宾客协调主任向你申请下午想调休。,前厅秘书通知你下午2点临时开会。,PA通知你大门口顶有两盏等不亮了。,大堂副理的烦恼,对自己的要求仅仅是完成工作。对所有的事情来者不拒。,在这个过程中几个非常不好的习惯：,小王，帮我把这份文件给HSKP,小王，帮忙打扫一下卫生,小王，把这个身份证扫描一下,小王，给我找下一下单据。,衣柜整理法的升级版：经理的43个文件夹,衣柜整理法的升级版：经理的43个文件夹,如果你是一位“掌柜的”。,佟湘玉（掌柜）,白展堂（助理）,郭芙蓉（楼面）,李大嘴（厨房）,吕秀才（财务）,莫小贝（打杂）,衣柜整理法的升级版：经理的43个文件夹,佟掌柜不好当！1、协调团队关系。2、掌握收支平衡。3、勤看账本。4、保存各种数据。5、菜式推陈出新。6、紧抓楼面服务。7、严防人员流失。,佟湘玉（掌柜）,衣柜整理法的升级版：经理的43个文件夹,作为“掌柜的”，经常会接受来自几个关键部门管理层的报告，比如财务部、项目部、人力资源部、销售部等等。财务部资产负债表、现金流量表。项目部需要定夺的方案。人力资源部本月流失人员统计表。销售部本月新增加协议公司名单。,衣柜整理法的升级版：经理的43个文件夹,作为“掌柜的”，做任何一个决定也不想咱们这样，他需要考虑得更长远一些，要从战略的角度去考虑问题。,比如：“掌柜的”可能需要把现金流量表翻过来打过去看很多遍，才会决定要缩减开支。,因此现金流量表会被“掌柜的”放进去、拿出来很多次。如果没有一个很好的系统区保存，“掌柜的”办公室一定会乱成一团。所以，“掌柜的”一定要有自己的一套系统。,43个文件夹,衣柜整理法的升级版：经理的43个文件夹,具体哪43个文件夹？1、每月最多按照31天算，有31个文件夹。2、一年12个月，有12个文件夹。,衣柜整理法的升级版：经理的43个文件夹,具体怎么做了？1、其中31个文件夹作为每日的文件夹，在它们的侧面分别贴上1-31的序列标签，剩下的12个文件夹作为每月的文件夹，在他们的侧面分别贴上1-12月的标签。2、每天取出当天的文件夹的任务进行处理，待文件夹中的事情处理完毕后，将其文件由43个文件夹中取出。,衣柜整理法的升级版：经理的43个文件夹,举例说明：11月2日，“掌柜的”推开办公室的门，助理抱着一堆文件跟了进来，告诉“掌柜的”由这么几件事情需要处理。,衣柜整理法的升级版：经理的43个文件夹,第一步：先暂时不去理会这四分文件，首先从“43个文件夹”中取出今天的文件夹里面有些什么。运气不错，里面空空如也。再看看“11月”这个文件夹里面有些什么，也是一样。于是他开始将注意力集中到桌面上放置的那一堆资料上。,衣柜整理法的升级版：经理的43个文件夹,第二步：先将所有资料浏览一遍，哪些事重要的，哪些是紧急的心里有数，然后把需要紧急处理的文件拿出来。是今天就要签字的新项目的合同。仔细看过内容之后，他签上了自己的名字。交给助理，开始另一个文件。,衣柜整理法的升级版：经理的43个文件夹,第三步：他浏览了一下助理写好的演讲稿，觉得没什么问题，然后打开“43文件夹”，将这份演讲稿放在下周一的文件夹里面。,衣柜整理法的升级版：经理的43个文件夹,第四步：人力资源部提出的岗位调整计划是一个非常重要而且非常复杂的事情，深入思考一番后，觉得现在还不是做决定的时候，需要再和人力资源总监再谈谈，得过两天再说。于是他把这份岗位调整计划放在“11月”这个文件夹内，这代表这是一个需要在这个月内随时考虑的事情。,衣柜整理法的升级版：经理的43个文件夹,第五步：然后，“掌柜的”有拿起上个月的财务报表仔细研究，但这是一个电话打进来，他需要