办公软件应用.ppt

办公软件应用,一、Office2000总体介绍二、各个组件的主要功能三、Office2000工具介绍四、Office2000工具介绍五、如何使用“快捷工具栏”六、操作简介,1.Office2000是什么,MicrosoftOffice是微软公司开发的办公自动化软件，以前使用的Word、Excel等应用软件都是Office中的组件。Office2000是最新的Office版本，是第三代办公处理软件的代表产品，可以作为办公和管理的平台，以提高使用者的工作效率和决策能力。“工欲善其事，必先利其器”，Office2000是一个庞大的办公软件和工具软件的集合体，为适应全球网络化需要，它融合了最先进的Internet技术，具有更强大的网络功能；Office2000中文版针对汉语的特点，增加了许多中文方面的新功能，如中文断词、添加汉语拼音、中文校对、简繁体转换等。Office2000，不仅是您日常工作的重要工具，也是日常生活中电脑作业不可缺少的得力助手。,各个组件的主要功能,使用Office，可以帮助我们更好地完成日常办公和公司业务。尽管现在的Office组件越来越趋向于集成化，但在Office2000中各个组件仍有着比较明确的分工：一般说来，Word主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作；Excel主要用来进行有繁重计算任务的预算、财务、数据汇总等工作；PowerPoint主要用来制作演示文稿和幻灯片及投影片等；Access是一个桌面数据库系统及数据库应用程序；Outlook是一个桌面信息管理的应用程序；FrontPage主要用来制作和发布因特网的Web页面。针对大家的日常工作，我们对各个软件的使用提出如下建议：如果进行书信、公文、报告、论文、商业合同、写作排版等一些文字集中的工作，可以使用Word2000应用程序；如果要进行财务、预算、统计、各种清单、数据跟踪、数据汇总、函数运算等计算量大的工作，可以使用Excel2000应用程序；如果要制作幻灯片、投影片、演示文稿，甚至是贺卡、流程图、组织结构图等，可以使用PowerPoint2000应用程序；如果要建立图书、歌曲、通讯录、客户订单、职工自然情况等方面的数据库，并对数据进行管理和维护，可以利用Access2000应用程序；如果要为个人、公司制作网页，FrontPage2000是最佳的选择，利用它来制作网页，简便、快捷、高效；如果要保存邮件的名单，包括E-mail地址和Fax号码，可以使用Word、Excel、Outlook等应用程序来保存数据资料；如果要联系、跟踪客户，并建立表单以持续跟踪，可以使用Outlook2000应用程序的联系管理功能建立联系人列表、安排日程、打跟踪电话等，使用Word2000应用程序有选择地将客户联系资料并入Word文档中，并由它进行打印、跟踪表单和信函等；如果要建立用于演示文档的金融、财会数据报表，可以先使用Excel应用程序制表，然后将报表嵌入到PowerPoint2000的幻灯片中，并且可以随时更新数据；如果为了征求反馈信息将文件发给一组人，并接收回复，可使用Word、Excel、PowerPoint等应用程序建立文档、数据表或演示文稿，然后使用传递邮件功能发送文件；如果要建立、打印与分发部门的业务通讯或内部简报，可以使用Word2000编写业务通讯或内部简报，然后使用Outlook2000的发送功能分发通讯、简报；如果要提供数据年度报告、财政决算报告等，可以使用Excel2000或Access2000建立所需要的列表，使用Word2000建立年度报告文件，并将其数据进行链接；如果想把利用Word、Excel、PowerPoint、Access等应用程序编制的文档发布到网上，可以利用其存为网页文件的功能；如果要使处于不同地方的小组人员进行会议讨论，可以直接在OFFICE2000应用程序中进行会议安排、主持会议、参加会议。Word、Excel、PowerPoint、Access等组件之间的内容可以互相调用，互相链接，或利用复制粘贴功能使所有数据资源共享。当然，我们也可以将这些组件结合在一起使用，以便使字处理、电子数据表、演示文稿、数据库、时间表、出版物，以及Internet通讯结合起来，从而创建适用于不同场合的专业的、生动的、直观的文档。,Office2000工具介绍,1)Office助手是什么？在Word、Excel等组件中，如果窗口中有一个表情丰富的小卡通形象，那就是Office为我们提供的一个小助手。如果你的窗口中看不到这个卡通形象，单击“帮助”菜单，选择“显示Office助手”命令，小助手就出现了。Office助手是很通人性的，表情丰富，活泼可爱。它能根据你当前所做的操作，来猜测你下一步想做什么；遇到什么难题了，如果觉得有必要，小助手就会跳出来，给你提供各种帮助信息。小助手有动画效果，如果它的形象不符合你的口味，你可以去小助手的家里，选择喜欢的助手来帮助学习，使你在充满趣味的心境中学习和掌握Office。2)Office助手能做什么？小助手能给我们哪些帮助呢？它可以提供建议、向导、提示、信息四种帮助。在我们没有要求时，它能提供与正在进行的工作相关的建议；在我们激活向导时，小助手会跳出来做向导，进行解说；平时它可以给我们各种提示，使你更有效地使用各种功能或快捷键；当助手中出现黄色的灯泡时，就表示它想发言，单击灯泡就会看到提示；我们还可以在助手旁边的框中看到各种程序和系统信息。3)设置助手选项通过选择快捷键菜单的“选项”命令，可以显示“Office助手”对话框的“选项”选项卡在这里我们可以设置许多与“助手”能力相关的选项，也可以设置控制提示显示方式的选项。通过这些设置可以使我们的助手更聪明，更有人情味，更符合我们的习惯4)隐藏助手Microsoft的研究表明人们要么特别喜欢“Office助手”，要么特别讨厌“Office助手”。如果觉得小助手有些爱显示自己的博学，又总是好打岔，可以炒它的鱿鱼，让它从视野中消失。用右键单击“Office助手”，从快捷键菜单中选择“隐藏”命令，“助手”就从窗口中消失了，直到再次选择“帮助”它才会出现。要防止“助手”重新出现，可以右键单击“助手”，选择快捷键菜单的“选项”命令，清除“使用Office助手”复选框。,如何使用“快捷工具栏”,2.如何使用“快捷工具栏”如果你在安装时选择安装了Office快捷工具栏，那么在计算机启动后这个工具栏就会自动加载了。如果您在安装Office2000时没有安装快捷工具栏，可以插入安装盘，利用“添加或删除功能”来安装它。1)启动工具栏单击任务栏上的“开始”按钮，选择“程序”项，找到“MicrosoftOffice工具”，从弹出的菜单中选择“MicrosoftOffice快捷工具栏”命令，就可以启动快捷工具栏了。在第一次启动工具栏时会弹出一个提示框，提示你是否让工具栏在Windows启动时自动启动，如果选择“是”，以后启动Windows后，工具栏会自动启动，这里先选择“否”，出现工具栏的启动画面，过一会儿工具栏就出现了(如图15)。图152)工具栏的使用使用Office快捷工具栏，可以方便地启动各个Office组件。用鼠标在工具栏上移动，工具栏会自动给出提示，显示各个按钮的作用。比如我们现在鼠标所指的按钮是新建Office文档，旁边就会出现相应的提示。快捷工具栏可以拖动到屏幕的任意位置，还可以拖动到屏幕的边缘，变成和Windows的任务条相同的形式。用鼠标点住工具栏的标题栏，拖动鼠标，可以看到工具栏在屏幕四周时会自动变成长条状。这时用右键点标题栏上的图标，选择自动隐藏，将鼠标在桌面上单击，快捷工具栏自动隐藏了。任务栏上的每个按钮代表了一个任务，单击按钮，可以启动相应的程序，比如单击“新建Office文档”按钮，可以启动新建Office对话框。(如图16)图163)定制工具栏在工具栏任意一个按钮上单击鼠标右键，可以弹出一个菜单(如图17)，加粗的选项是左键单击时的默认选项，“属性”项可以察看按钮的位置，“隐藏按钮”可以将按钮从工具栏中消除，“重命名”则可以重新命名按钮的名字，在显示提示时提示的内容也会改变。图17图18在标题栏以外没有按钮的位置单击右键，我们看到另一个菜单(如图18)，这里的“自动隐藏”项跟我们前面讲的自动隐藏是相同的，它只有在工具栏在屏幕周围时才有用。分隔线上面的选项是在快捷工具栏中可以显示的工具栏的名称，我们单击“QuickShelf”项，在快捷工具栏中就出现了这个工具栏，用同样的方法可以把“附件”工具栏打开。在“附件”工具栏中，单击“记事本”按钮，记事本就启动了。单击“Office”按钮，回到了Office工具栏中，打开右键菜单，单击“自定义”项，弹出快捷工具栏的“自定义”对话框(如图19)，默认的是“显示方式”选项卡，在这里我们可以详细地设定工具栏的外观。首先看颜色一栏，这里可以定制工具栏的背景色，单击“改变颜色”按钮，选择绿色，单击“确定”按钮，工具栏的背景色就变成了绿色，注意这里只是改变了“Office”工具栏的颜色。我们再改变“附件”工具栏的背景颜色：单击“工具栏”下拉列表框旁的下拉箭头，选择“附件”，单击“使用标准工具栏颜色”复选框，单击“确定”按钮，“附件”工具栏背景色变成灰色的；双击工具栏中空白处，同样弹出了“自定义”对话框，我们来看一看右侧的选项。,操作指导,4.操作简介,Office的各个成员都有一些相同的操作，比如对文本的剪切、复制、删除，对象的插入和图形的给制等。如果我们知道了在一个程序中如何移动、查找、更正文本和为文本添加批注，那么我们就会知道在其他程序中如何执行这些操作。例如，如果我们知道在Word中如何执行插入图片，就会知道在Excel、Access、PowerPoint和Publisher中如何执行该操作。在Office2000中有下面一些共