浅谈金融档案提供利用的问题及对策

1/6浅谈金融档案提供利用的问题及对策档案的提供利用是档案工作的根本目的和中心任务，档案工作的好坏很大程度上取决于档案的提供利用，金融是经济的核心，金融档案室保存着大量经济管理的资料档案，对经济发展和经济管理有着十分重要和广泛的利用价值，而在目前金融档案管理工作中，提供利用是个薄弱环节，随着社会主义市场经济体制的建立发展和不断的完善，特别是金融体制改革，金融机构档案工作要适应和围绕这一转换做好服务工作，迫切需要加强对档案提供利用的研究，把档案工作的重点逐步转到提供利用上来，本文就金融档案提供利用谈点浮浅之见。一、金融档案工作提供利用的现状和问题随着人们对档案法和档案法实施办法意识的逐步提升，市场经济的建立完善，改革的不断深化，金融各级组织在强化档案保管的同时，更重视了档案的开发利用，但金融档案工作真正围绕提供利用还跟不上形势的发展，存在一些待解决的问题，主要表现在以下几个方面1、档案干部兼职过多影响档案的提供利用。目前特别在基层档案干部绝大部分身兼数职，他们在做好档案基础工作和完成其它兼职工作的同时，仍难有时间和精力来考虑如何开发利用好档案资料，在考核档案工作中，提2/6供利用指标具有弹性，难以量化，有的根本没纳入考核，形成说起来重要，做起来次要，忙起来不要，再加上基层行档案人员变动相对频繁，档案干部新手多，如走马灯似的，队伍不稳定，业务素质不高一定程度影响档案的利用。2、档案的深度加工薄弱，处于被动服务，各级行在档案管理和档案升级过程中，撰写了一些编研资料，但大部分还停留在一般简单的汇编，提供系统的、数据全面、分析准确的专题编研材料还为数不多，给查找和利用带来一定的不便；造成这种情况原因一是人为即档案人员自身的业务素质造成；原因二是有的单位名誉上是综合档案，而实际上只是部分的文书案卷，很多真正有价值的可编研利用的资料都保存在各专业科室中，巧妇难为无米之炊，三是在实际档案管理工作中重保管，轻利用；重保密，轻现实，人为涂上神秘色彩；直接影响到社会对档案与档案工作的接触。3、传统手工操作不适应高节奏高效率的需要，由于经费紧等多种原因，部分行的机关档案室还停留在传统的手工操作之中，检索、查找、调卷、摘录等环节都靠手工操作，费时费力，有的虽然配备了微机，也只是为了应付检查，根本没有真正运用起来，计算机利用率低，造成资源浪费，特别是档案实行综合管理后，室藏案卷数急剧3/6增加，靠简单的检索工具进行手工操作，准确率难以提高，有时查找一分资料要近半小时，出现利用者心急，查找者心慌，久而久之形成档案利用条件差，使用其所效率低的状况，使利用者无甚积极性，对档案更不重视，档案的利用逐渐受到冷落的恶性循环。二、搞好金融档案利用的对策1、强化金融干部职工的档案管理氛围，人人重视档案利用的意识成立真正的综合档案室，档案人员要专职，把存放在各科室的专业档案收集起来，统一归入综合档案室保管，建立起不同载体门类齐全的档案，以丰富室藏。在增加档案数量的同时，确保档案为现实服务，为现代化建设服务，因此，我们要转变观念，端正档案工作的思想，把档案管理的重点放到档案资料利用上，真正发挥档案资源为现代化建设发挥作用，要广泛深入地贯彻落实档案法和档案管理办法实施办法，进一步强化基层行干部特别领导干部的档案意识，使档案工作的必要性真正深入到每一位干部职工的心中。要在实际工作中做安排工作有档案的要求，检查工作有档案的内容，考核工作有档案的目标，奖罚兑现有档案的名次，各级分行要相应制定符合实际的机关档案工作实施细则和规章制度，并在实际工作中认真贯彻执行，从法律和制度上规范职工和档案工作者的4/6行为，使档案为经济建设服务规范化，同时要加强档案工作的执法检查，使之经常化、制度化、把依法治档案工作提高到一个新的水平。2、加强档案利用的编研与深度加工，提供多方面的主动服务档案管理包括基础工作，服务工作，编研工作三大部分，这三者是辩证的关系，即互相联系，互相依存，又互相区别，互相促进，搞好档案的提供利用，就要在抓好基础工作，即在全面收集，规范立卷，完善于检索工具的基础上，着重抓好室藏卷的编研和深度加工，要根据银行工作的特点，案卷利用频率和为经济建设服务的目的，对室藏档案进行由表及里的浓度加工，使之系统化，如对本行历年存贷款分析，各项业务数据汇集，编写名人档案，开辟成果展览，利用效果等多种编研和利用形式，并在广泛利用现有档案的基础上搞好深度加工，进行对比分析，说明成因，预测趋向，形成系统化有新的见解的资料，使利用者对编研内容一目了然，节省查阅内容的时间和精力，对深度加工的编研材料可打印成册发送领导和有关部门，重要的可针对性在刊物上发表，并输入本行数据提供有关部门随时利用，从多方面多渠道提供优质服务。3、加快现代化步伐，全面实现微机管理应用微机进行管理是档案管理现代化的标志，也5/6是档案利用现代化必备的条件，首先各级领导要把档案工作真正摆上内部管理和办事日程，在物力、财力上予以大力支持，把档案管理所需微机应与业务工作微机配备，与本行微机中心联网，通过在本行领导和主要部门配备的微机，形成上下，纵横调阅网络，提高使用效率，再次档案干部要尽快掌握微机管理的操作和使用，严格微机管理体制，设置进入密码口令，硬盘使行双备份，并经常进行计算机查杀毒的管理，使档案管理的程序化，科学化、现代化。4、加快信息数据库的步伐，实现文档一体化管理银行数据库的建设已筹备并运用了几年，但实行微机数据库管理的为数不多，目前要充分利用档案资料，加大人力，物力和财务的投入，把档案中有利用价值的数据和资料全部输入数据库，建立真正具有集中性、统一性、系统性、共统性和实用性的数据库。5、建设一支素质高，业务精的档案队伍一是各级档案局和省分支机构要在短期轮训的基础上，选拔一批热爱本职工作，到专业学院进行分期分批的委培，培养银行的档案专业能手，二是确保人员到位，要配备真正的专职档案干部，确需兼职的不宜兼职过多，三是档案工作岗位属机要性、保密性、专业性的岗位，政治素质和业务素质要求较高，各级行要大胆引进竞争机制，6/6把开拓性人才充实到档案岗位，对他们要尽量做到政治上关心，工作上支持，生活上帮助，使档案人员明确职责，树立责任感和使命感，尽职尽责地做好本职工作。5、实行开放性管理，对内大胆提供，对外适当收费。随着改革开放的不断深入，档案工作由封闭式转向开放型，档案为经济服务也由坐等查阅转到主动提出供服务上来，最大限度地开发利用档案信息资源，一是对本机关内部从被动性转向主动性服务，采取多种方式上门主动服务，二是充分利用银行档案保存着大量的经济价值的资料和管理条件好，设备较全