应用文写作复习与应试方法琐谈(1)

1/15应用文写作复习与应试方法琐谈1应用文写作是会计、经济管理、金融、劳动经济管理专业自学考试中的一门公共课，也是高等教育自学考试文秘专业的专业课。截止到1998年10月底，共考过五次，考生人数近7万人。从近几年的考试情况看，考试的结果并不能令人乐观。究其原因，主要是该门课程的知识点多、实际操作要求高、课程内容面广量大、包罗众多。为了帮助大家抓住关键，找到症结，认真复习，考好本课程，特写此文，就近几年的答卷情况及考生如何复习、如何答卷等问题进行简单的介绍。一、考试答卷中存在的问题自学考试的特点是遵纲循本，自学考试中试卷的覆盖面较大，涉及的知识点分布广泛，包含较多，应用文写作也不例外。而且，应用文写作课程还有自身的特点，如综合性强、规范性要求高、内容涵盖面广、与实际关系更为密切等，这些都进一步增加了该课程答题的难度。综观近几年的试卷及考生的答题情况，考生答卷中存在的问题主要体现在以下几个方面1、概念模糊，答非所问应用文写作在阅卷过程中，总是将一条题目的答案分解成若干方面分别给分。这就要求考生在答题时一要答准，二要答全。检视近几年的试卷，有些考生概念模糊，答非所问，或答不到要点上，结果洋洋数十数百言，往往不能得分。如要求考生对名词“标函”进行解释，2/15于是很多考生想到了公文中的函，其结果就可想而知了。再比如说一九九八年上半年的试卷中的分析题，其中有一条是这样的“下面是中国共产党纪律检查机关案件检查工作条例的条文，要保护办案人员、检举人、证人。对上述人员进行诬告陷害、打击报复的应予追究。请分析该条例条规部分的内容形式。”结果有部分考生在分析条规部分的词性，或空洞地分析内容的好处，实际上，这些考生均没有理解题目的含义。应用文写作教材在讲到条例条规部分时，告诉考生条例的条规部分是有条有例，以条为主，例为补充。具体到形式上则有两种情况，一是条中设例，即将“条”中的“应该”、“要”、“必须”、“能”、“可”、“可以”等与“例”中的“不应该”、“不要”、“不能”、“不可”等两方面的内容揉为一条，先讲“应该”，后讲“不应该”，从而使条例的条规部分正反结合紧密，是非界限分明。第二种情况是集中设例，即将“不应该”的内容集中起来，单独成一条或一章，这种写法中，例设独立，禁止事项突出。对照上面的例子，该条款的内容明显是“条中设例”，考生如果答不到这一点，则本题的4分就没有了。造成这种失误的原因，主要有这样两个方面一是对概念只是死记硬背，而没有理解记忆，结果只要题目稍一变化，则不知道正确答案了。如上面的“标函”，实际上是“投标书”，如果平时全面理解了，注意到书上所3/15讲的投标书又称标函，就不会出现上述问题。二是不善于寻别觅距，不能很好地对概念归类，缺少对教材的总体把握，结果往往书看得越多，头脑里越糊涂，考试时则张冠李戴，混混沌沌，乱答一气。应用文写作教材共涉及到九个大类200多种文种，各文种之间差别细微，很容易将它们混淆，如实际生活中总有人夸大其辞，动辄就是征订报刊的公告、楼房出租的公告，实际上这些都应该用启事来代替。这首先就要求考生分清楚公告与启事的差别，也只有如此，考生才不至于将公告和启事混为一谈、乱用文种了。同时，要将应用文常见的200多种文种全部掌握也并非易事，这就要求考生善于归类，找出文种在内容和形式上的关联点和相似点，如教材第六章讲到的司法文书，有些概念是具有“法律效力或法律意义”，有些文书则是只有“法律效力”，自学者就必须分清楚哪些文书有，哪些文书没有。细加甄别不难发现，公安机关使用的“侦查预审文书”和检察院使用的“检察文书”有“法律效力或法律意义”，法院使用的刑事裁判文书、民事裁判文书和行政裁判文书有“法律效力”，这是由机构本身的性质特点决定的，了解了这一点再去记忆，则一般不会出现概念的混淆。2、游离要点，废话太多近几年，江苏省在自学考试的考试方式上作了调整，将试卷与答题纸分开，这非常有利于阅卷，但也对考生提出了较高的要求。答题4/15纸中的一些选择、填空以外的题目，所留答题的地方不多，要求考生必须精炼、简洁地回答题目，要有的放矢、一语破的。但这种改革形式，实际上降低了考生的得分率，如果考生在有限的答题空缺处未能准确地回答问题，则经常会失分。如1997年上半年的应用文写作试卷，题目如下下面一则消息的导语的写法比较规范，请你略作分析。本报讯昨日从市新华书店教材发行部门获悉，我市200多所中、小学新学期所需140余万册教材已全部到位并分发至各校。13日各校开学，学生即能使用新课本。今年春季教材到货较晚，70的课本都集中在元旦以后抵锡。市新华书店教材发行部门的6位同志克服人手少、工作量大的困难，提货、运输、清点、分类，并分发各校，在短短一个月时间。共分发教材百万册。这条分析题的题干部分已非常清楚地要求考生就“消息的导语”的“规范”略作分析。这里尤其要注意“导语”和“规范”几个字。即该题是就“导语”的“规范”问题进行分析。而要分析“导语”的“规范”，大致会涉及到“导语”在哪里，是一句话还是一段文字、导语的写法是什么、独特的导语有什么作用、对整个新闻的结构有何影响。基于这样几点，我们可以得出以下“规范”导语在开头；独立成段；概括式写法，概述该消息的基本内容；写出了消息最基本的要素；是一篇倒金字塔结构的消息。如果不把这些5/15规范完整而概括地归纳出来，则本题的得分也就可想而知了。这种题目，其综合性要求高，答题要求全面而又凝炼，而不少考生只是答出了导语所在位置、该消息的组成，没有能够就“规范”全面分析，当然得分不会高。类似的问题在试卷中经常见到，试加分析，一是不少考生缺少对所学知识的融会贯通和总体把握，抓不住每一个知识点的核心部分，而是面面俱到、浮光掠影、前后重复、平铺并叙，其结果往往是题目一缩小，集中到一个小的方面或要求概括、提炼，则无从下手、答非所问，答了很多废话、费了很大劲，还是没有答到题目的关键。二是学得不扎实，很多知识只知其一，不知其二，不善于由此及彼，以此类推，于是碰到题目不管三七二十一，把自己知道的统统答上去，又不能深入分析知识点。三是不仔细分析题目，不对答题要求进行分析、思考，看到题目就答，完全跟着感觉走，结果往往不遂人愿。3、抓住一点，不及其余应用文写作试卷，从难易程度上分，有易、较易、较难、难四等，分数比2332，其中较难、难两个层次涉及到学生的应用水平和能力的综合试，有些题目要求学生从较高的高度认真概括、提炼集中，答案要求学生求全责备。但纵观近几年的试卷，考生在答题时顾此失彼的现象较为明显，答题时的立足点是正确的，答案则不尽全面。这种顾此失彼、抓住一6/15点、不及其余的现象主要体现在以下几个方面一是该答的内容丢掉了，如在解释会议简报这一名称时，有些考生只答了“会议简报是会议期间用书面语言写成的会议简短情况的汇报”，而忽视了将会议简报与其他简报进行比较鉴别，即“它有着与一般工作简报相同的共性，即短、快、真、准，更有独特的个性，即有明显的连续性，会议全部简报能反映会议的全过程”，如果忽略了比较，即该名词则不够全面。二是有些概念的理解和把握不够全面，导致概念理解错误。如有些考生在解释“侦查预审文书”时，往往只答一句，即它是“公安机关使用的文书”，事实上，这个概念的解释整体都是错误的，试想公安机关使用的书信、通知等是侦查预审文书吗这种错误较之第一种情况更危险、更可怕，因为它们已不是缺少成份的问题，而是整个概念的错误问题。三是对有些概念缺少归纳，教条化地“遵纲循本”，不善于将教材中的知识点从整体上提纯，形不成完整的印象。如解释“工作要点”这一名词时，很多考生无从下手，不知怎样回答，原因是教材上没有直观的概念解释，只是答了“要”字体现在三个方面，考生要答完整这一概念，必须自己加以归纳，可作如下解释“工作要点是以简明的文字，扼要地反映某一单位一定时期内的工作及计划的主要之点时使用的文种，其要主要体现在三个方面，即内容是工作的主要方面，不兼顾各个方面；内7/15容是重要之点，不照顾一般；内容十分扼要，分条列项，一般不讲具体作法，这样答就完整准确了。类似工作要点的概念还有很多，如市场预测报告、招标书、投标书、公函、应用文、提案等。要使答题时不出现这种偏差，一是要求自学应考者在复习、答题时思想上要高度重视概念的全面性，自始至终提醒自己，答题时要全面周到，防止出现挂一漏万现象；二是要善于弄清文种之间细微的差别，在相互比较之中掌握概念，在共性中求个性，既不能忽视每一条题目的共通之处，更要重视文种与文种、概念与概念之间的细微的差别。4、随意遣词，语焉不明与基础写作一样，应用文体的写作十分注意选词炼句，而且应用文体用词造句的重要性要比基础写作更加明显，如果说基础写作中用词造句不准确，只是形成语意模糊、内容不清的结果，应用写作则可能会因为用词造句不恰当而导致性质程度的变化，造成可怕的经济或社会后果。在应用文写作试卷中，考生语言运用上出现的问题比较明显，有时会形成矛盾或对立的结果。应用文体的语言有自身的特殊要求，如稳定性、庄重性、明快性等，而且其自身的语体要求比较明显，如同样是表现不允许的意思，“不得”、“不准”、“严禁”存在着明显的差别，语气的轻重也不相同，为了表示相应公文的严肃性和权威性，必须将它们细加区分。同时，应用文体的语言要考虑8/15到文体、文体的服务对象、含义等的多重影响，要使语言所表达的意思面面俱到、不留漏洞。如有些自考生在写作关于加强校园秩序管理的通告的时候，有“上课期间不准学生在校园走动”的句子，这一句子在表意上是存在严重问题的，试想，如果学生在体育课上不走动，那么体育课又如何锻炼学生的运动技能呢考生在答卷时语言运用的错误，主要体现在以下几个方面一是随意性大，乱用词汇，如表现知识分子的某些性格时，均以“嘴脸”表达，不问意义的褒贬；再比如，有些学生在写各种民事诉状时，随意使用“伤害”，殊不知即便是轻微的伤害案，其文书的名称也该是刑事自诉状或者刑事附带民事状，很显然，这种词汇的使用与文种本身的要求是相悖的。诸如“上课不许说话”、“不该收的礼坚决不收”之类，在学生的答卷中比比皆是，应认真加以克服。语言运用的第二个常见错误是主观愿望与客观意义不一致，即行文者的行文意图与阅文者阅读文件所得出的意义不完全相同，这主要是由于写作者选词不当、定性不准引起的。如一九九八年应用文写作试卷中有一道改错题，内有“对发现使用上述无效证件者，请扣留交我局”。这里，到底扣留谁，是扣留“发现者”还是“使用者”，由于语言表述有问题，则使这里闹出了笑话，其实考生只须将句中的“对”字去掉即可。语言运用常见错误之三是语体错误。语体即“语用环境”。9/15公文的语体，即各级机关、单位在运用公文进行交际时必须依赖的一定的环境。同样意义的词汇，在不同的场合中运用往往表现出不同的含义、不同的感情色彩。如中共中央关于接受宋庆龄同志为中国共产党正式党员的决定中写道“她一贯是共产党的最亲密的战友，是中国各族人民包括台湾同胞和海外侨胞衷心敬爱的领袖之一，是爱国主义、主义、国际主义和共产主义的伟大战士，是保卫世界和平事业的久经考验的前驱，是全体中国少年儿童的慈爱的祖母。”假如将其中的“同胞”改为“兄弟”、“战士”改为“闯将”、“祖母”改为“奶奶”，也许词的意义本质没有多大区别，但用在该份决定中显然是错误的。因此，应用文体在语言运用上必须充分考虑到语体要求，如请示中一般不用“速”，函的语言要委婉、谦和，求人办事自己不能“决定”语言运用常见错误之四是不考虑文体的特点和意义的特殊要求，如一份叙写靖江地理位置重要的应用文，开始的文稿写的是“靖江是苏南通向苏北的门户”，经专家修改为“靖江是苏北通向苏南的门户，并在修改后的应用文体的最后加上“日出江花红胜火，春来江水绿如蓝”，两相比较，不得不为后面修改的文字击节叫好。一九九六年全省自学考试的应用文写作，其中的写作实践题是写一篇讲话稿，结果不少考生的文章中有“抑或”、“奖掖”、“向前看”之类的词，很显然，就以说话为主的10/15讲话稿的写作来说，这些词的运用显然是不当的，这样的写作实践题也不会得到高分。其实，对应用文的语言要求也是对考生的最基本的要求，一篇内容不周详、语言表述不准、语意模糊的应用文，绝对不可能在现实生活或工作中发挥其应有的作用。5、混淆学科性质，忽视课程要求这一点是许多没有社会工作经验积累的考生常犯的错误，也是学习本门课程的大忌。应用文体的写作与基础写作的区别是非常明显的，从格式到语言都有其自身的特殊要求，但许多应考者却忽视应用写作与基础写作的区别，写出的文章虽然文字优美，却不符合要求。如有一篇公文是这样写的1998年7月6日深夜，乌云密布，雷声隆隆，大雨倾盆而下，刹那间，美丽富饶的鱼米之乡被一片汪洋吞没。接连几天如注的暴雨，淹没了田野、冲毁了村庄和工厂，交通、通讯、电力一度中断。这一百年不遇的特大洪涝灾害，给我乡造成了不可估量的损失。为了将灾害造成的损失降低到最低限度乡党委、政府采取了果断措施，动员全乡广大干部群众自力更生、艰苦奋斗，尽快恢复生产、重建家园这篇公文，尽管用词优美，但却违反了公文的要求，带有浓厚的文学色彩，用词夸张、失真，很显然，这样的公文是不符合公文写作要求的。忽视学科性质，把应用文体写作当作基础写作的另一个倾向是，不少应考11/15者在语言运用上喜欢局部使用文学笔法，如要求学生写一篇禁止社会闲杂人员随意进入校园的通告，有些学生在写了“严禁小商小贩进入校园高声叫卖、严禁附近居民将衣被等物拿到学校晾晒”的条文后再用“因为”、“所以”之类的句式对原因、危害等详作解释，这种写法也不是应用文体的写作风格。事实上，上面的通告只要有以上的严禁条款也就行了。自考生在学习应用文写作这门课程时，一定要结合实践知识认真练习，特别是常见文种的写作，要将功夫花在平时，如果能在平时多磨刀，考试时也不至出现以上错误了。二、关于应用文写作教材、大纲、自学指导我们知道，一门课程的自学考试大纲，就是有关领导部门公布的关于该门课程的学习和命题考试的指导性文件，是自学应考者、社会助学者和考试命题者三方都必须遵循的规定。而教材，则是自学应考者必须集中精力攻读的，是考试命题的主要依据。当然，由省自学考试教材建设指导小组组织编写的应用文写作自学指导，则可以让我们熟悉题型和出题思路、结合教材认真练习、实践，并可以有针对性地把握住重点。应用文写作教材共分十章。就整个教材的十章而言，有一个重点难点的问题，其中教材的第一、五、六、九章相对较难，其他各章相对较易。而比较重要的章节有第一章、第二章、第五章的三、五两节、第六章的第九节，12/15第八章的第五节，尤其是第二章的行政公文部分，它是学习应用写作课程的基础，是社会实际工作中大量存在的、使用频率较高的一章，其内容不但重要，而且命题时会在教材的基础上有所延伸、扩展。就考试内容分布而言，大纲规定“应用文写作基础知识”约占20，“各文种的理论知识”约占30，“写作实践、写作知识的运用”约占50。这里需要强调两点一是大纲所指的“应用写作基础知识”不仅包括教材第一章的内容，而且包括后面各章的概述部分；二是从分数分布比例看，自学应考者应特别重视应用文体的写作练习，在实践中提高自己，掌握知识。三、掌握答题方法和应试技巧通过自学、实践与复习，掌握了大纲所规定的需要掌握、熟悉、了解的基本内容，为答好试卷打下了良好基础。在此基础上，自学应考者还应了解试题的形式和特点，从而使答题更加得心应手。应用文写作试卷共有八种题型，现将八种题型、复习注意点和答题方法简介如下1、单项选择题选择题从形式上看，均包括题干和备选答案两部分，单项选择题是在四个备选答案中选择一个正确答案。单项选择题的备选答案，均具备似真性，容易引我们进入“陷阱”，这类题型所涉及的内容比较宽泛，从概念理解、格式把握、文种分类到语言的表达、文种的应用范围等无所不包，这种题型，主要考查学生的13/15识记和理解能力。如“以报刊编辑部的名义发的具有指导意义和倾向性的言论”的文章是短评短论社论评论员文章答案，这里考的是概念；下列属于法规类规范性文体的是规定规则章程规定公约公告办法细则答案，这里考的是分类；下列文种中，不重在叙述说明的是调查报告计划总结通讯答案，这里考的是写作方法；条例在时效方面，具有权威性法规性稳定性限定性答案，这里考的是文种的性质特点。2、多项选择题多项选择题的形式是在题干后有五个备选答案，从中选择的正确答案在二个以上。这类题型的内容主要涉及