行政管理方案

1/18行政管理方案行政管理方案（一）内部管理（注体现核心管理工作事项，忽略其他非重点工作事项）1、完善管理体系；管理体系是维系企业正常稳定运营的前提，为避免部门职能冲突、员工岗位职责矛盾不清，企业管理机制混乱无序，必须明确和明晰企业组织架构及架构内各职能部门的工作范畴。根据企业的发展需求或经营目标的要求，对不合时宜的组织、部门、岗位进行诸如增设、删减、创建等调整，力求达到预期成本无大幅增加的情况下，创造利益最大化的目标，同时，通过调整和完善组织架构，低成本提高生产效益也是其核心的工作理念。2、控制预算及日常行政费用支出；企业有计划、有目的的在不同阶段持续发展，需要足够的资金作为保障，除了通过运营收益、渠道融资、担保信贷以及股份注资等形式筹措发展资金，开源节流，压缩成本、提高效率就成了实现潜在收益最行之有效，又迅速便捷的方法之一，即缓解了来自资金上的压力，又可使运营收益最大化，一时间使众多企业掌舵人趋之若鹜，奉其为仙丹妙药似乎包医2/18百病。殊不知，不切实际的一味降低成本与减缩正常开支，从企业的长期利益来看，恰恰会逐步削弱企业生产力、技术、人才、各类资源渠道已经形成的力量优势，是企业逐步走向平庸和衰败。由此可见，科学、合理、有计划的运用有限的资金，实现资源互补、有效调配，按企业发展规划设计资金使用计划是非常有必要的，这也是企业持续发展的基础保障。按阶段时间而预期制定的资金使用计划就是费用预算方案。一般企业以年度为单位，通过制定年度预算来确定本年度中的运营成本和收益，以预算中相应的资金保证全年的运营支出。行业市场瞬息万变，即使再完善的预算使用都难以保持其精确无误，在年度的工作计划中，往往因为各种因素和突如其来的变故或者相关新政策的出台导致预算资金不足，从而迫使计划变更。通常，企业选择要么取消计划，减缓发展速度。要么资金调剂，按既定计划维持运营模式。如果选择后者的做法为1资金缺口较大的须向上属集团公司递交预算外费用申请（在超出了子公司调剂额度的权限下）并获得审批后使用资金。此法将有可能导致减少来年子公司的预算额度，来年运营计划受到相应的影响。就如购车后，事故频出，保险公司先是免除优惠保费，更甚者对其拒保是一样的；2少量资金不足的可进行季度内调剂（集团公司授权子公司的额度之内，前提是递交年度预算3/18中，确定年度预算是可以季度为单位进行调剂的）在本公司内解决资金缺口问题，此法会影响本年度预算项目，正确的做法是应重新评估一些年度内的运营项目，如无需要直接砍掉便是。通常，很多公司为了完成既定计划，不惜挤压其他成本，例如固定资产类的添加、设施设备的维保，甚至以牺牲员工福利为代价而达到目标，这样不但不利于企业形象增加负面影响，也会极大的磋商员工的忠诚度和本文由毕业论文网收集整理积极性，甚至有导致消极怠工或人员流失增大的危险。因而，在预算的使用上，管理部门应慎重审核每笔资金使用状况，并对每笔资金使用的效果进行跟踪，并通知财务部门将预算即时余额状况随时通报预算审批人员，便其在年度和季度中平衡控制和调剂，在当月或季度中出现预算费用不足时，应提前预警使用部门，以便使用部门调整工作计划，最大限度避免因预算不足和无法调剂而使既定工作计划搁浅。日常行政费用使用，其涵盖了相关行政管理的各项费用，例如差旅费（车船及食宿费用和各项出差补助）、固定资产添加费、办公用品费、设施设备维修费、办公费、培训费、公关费、招待费、活动组织经费、会议筹备费、车辆费、奖励补助费等等，每一细项费用都需依据制度进行管控，但事务紧急时可视其重要程度由最高行政负责人进行申报或调剂。又譬如差旅费用可依据财务管理制4/18度中设定的级别等级城市规模等审批；资产添加、办公用品、设施设备维修费用可依据物品采购管理适度中设定的额度进行审批；办公费用、培训费、活动组织经费、车辆费用可依据年度费用预算中的月度进行审批，季度内调剂审批。公关费、招待费、会议筹备费、奖励补助费用等在预算额度内的依据预算审批，临时需要支出的视情况酌情审批。总之，在日常行政费用的使用上，严格的管控能力和平衡能力对行政管理来说是必须具备的管理要素。3、提高执行力；企业行政管理的最终目的，应该为企业运营计划提供保障。为了使既定发展计划得以顺利实施，如何将计划清晰的分配在各职能部门，落实各项政策和要求，就是衡量管理能力的硬性指标。提高执行力，行之有效的方法也很简单建立团队精神，使员工这些个体之间产生一种利益相互关联的思想意识，客观、公平、公正的对待每一位员工的工作成绩，既不矫枉过正、也不鱼目混杂。重视培训效果，通过培训向员工灌输纪律意识，提高员工的职业素养及自我约束的能力。提高员工的理解能力，让他们知道所有的为什么诸如为什么要这样做这样做的意义和影响为什么我必须要接受等等5/18合理的处罚方式，通过处罚来向所有人传递一个秩序的信息；擅闯红灯会给你我他都带来伤害，再通过宣教让每一位员工能够正确理解每一项工作要求都是必须要服从和遵守的。强调企业坚决杜绝的现象，即工作安排随意性、计划命令模糊执行、问责追究无力度、奖励惩罚不公正。所谓的执行力就是你的想法跟你完成你想法的力度。如果你做的跟你想的一样那么你的执行力就高，反之毅然。因而，与员工增进交流和沟通时必要的，通过交流和理论讲述，将企业要求明确在雇佣之间的共同利益之上，把要求和利益捆绑在员工的想法中，直接就提高了员工的主动性，执行力自然会得以提高。4、及时修订和创建各项制度和条例；假如，没社会没有秩序和制度，也许我们还在石器时代，也许人类早已消亡，如果还存在，至少没有文明。对比现在的社会，就是倒退企业也是一样，没有约束就无法有足够的力量创造利益和奇迹。企业和国家一样，在发展历程中，除了运用成熟的制度体系和照搬符合本企业现状的成功模式外，还有很多从未遇到过的困难和新课题，需要通过摸索和实践来完成，并同时要创建更多的制度条例来作为顺利通过的保障。企业的行政管理正是为填补这些空白应运而生的，创6/18建制度的宗旨是完善企业的管理机制，其目的是杜绝危害企业生存的漏洞，防范隐患。根据企业发展现状，以新定制度作为约束非工作行为的标准，并赋予刚性的原则。以灵活、随机制定的各项条例和方法，作为限制极易发生且频次较高的问题。这些都是必须和必要的。大清律典已不适用于中国目前的社会现状，而美国的法律也同样在健全之中，因为环境和社会现状的不断改变，迫使统治阶级为维护统治权力而不断努力建立新的秩序。企业管理在创业阶段的制度体系也无法继续满足持续发展阶段的需求。这时，我们需要通过及时的修订管理制度，以求做到与企业发展同步进行，企业才不会因为生长速度过快而产生缺钙的状况。5、协调各部门衔接；多数企业会将公司的职能部门分为2类，即一线部门、二线部门或业务部门和管理部门（或服务部门）。但无论如何划分，其两大部门之间都有着相辅相成和千丝万缕的关系，业务部门通过策划、谈判、销售等直接面对客户的方式为企业创造直接利益。而管理部门则通过解决售后服务、顾客投诉、调配资金使用、出台管理制度、供给适用人才等服务方式，支持一线部门的工作，同时为企业实现潜在收益。所有部门之间都是一衣带水、缺一不可。但因为部门的独立性，经7/18常会忽略其他部门与其的合作关系，易造成信息不畅、人员磨合不够、计划相互冲突、甚至因沟通和交流不够而产生危害团队建设的潜在矛盾。从企业管理的角度来说，企业管理者有责任和权力协调和处理部门之间的衔接问题。管理者应和各部门经理建立起密切的战略伙伴关系，通畅各部门的信息反馈。将部门之间的主要问题通过分析呈报总经理，并提供解决方案积极寻求解决途径。采取例如将各职能部门平级之间的个别人员按固定周期实行轮岗制的方法，消弱自我意识，加强其对不同工作职能的理解和认识，即可创建沟通平台，又能软化人际关系，同时还能为企业未来的发展提供储备及应急人才。6、后勤保障与资产管理；古人云“兵马未动粮草先行”，为企业提供有力的后勤保障支持有着与古人备战的同等重要性；企业的后勤保障包括办公环境的维护、基础设施设备办公硬件及网络的维护、办公用品及固定资产的采买添加、物料出入库的管理、车辆的管理和使用等等譬如办公环境的营造和维护有助于提升企业外在形象，为企业服务人员创造井然有序和舒适的氛围环境。基础设施设备的维护针对于自建办公主体建筑或自有生产园区的建筑设施、宿舍、餐厅及电力设施设备等。办公硬件的指桌椅、文件档案柜、计算机、打印机、传真机、电话、复印机、服务器等，这些硬件的修缮和维护其目的单8/18一，就是为了节缩办公时间提高办公效率。办公用品和固定资产的采买将依据物品采买比较制度多项选择采购对象后，进行比价和层层审批，以合理的价格和质量进行采买，有助于费用支出成本控制，符合预算限制。出入库的物料管理，将进行分部门、分类别进行管理，在采买报销时必须附上入库单据，出库使用时，必须填写出库单，保证账目清楚，出库对象明确，库管才可有效的对企业采买的物料进行清晰统计，并在每月末进行盘点，做到无丢失、无损坏、账目清晰的保护企业资产。车辆的管理合理使用，对企业在此项费用上的支出相当重要。车辆使用的控制要点在于合理调度，根据优先度和事务的重要程度及紧急性合理调度车辆，调配使用车型。日常的保养、维修、审验、购买保险等都是为了延长车辆的使用寿命及完善行车手续，减少行车路途上产生的不必要的麻烦，而耽搁办公时间。7、企业文化建立；不同的企业都有着形式各异的企业文化。企业文化是企业历程中浓缩的精华，也是企业的发展理念核心部分，也称谓企业的灵魂。企业文化体现在外在形象、做事风格、甚至产品风格上。企业文化的建立，难点工作在于如何将企业的核心文化融入在具体的工作、事务、风格中。好的企业文化是企业发展9/18强大的力量，也是企业的核心竞争力。举例靠制度去约束行为的是依据刚性原则，而用企业文化去约束行为并不是刚性的，不会引起被约束方的反感和抵触。比较后的结论是“制度是让想犯罪的犯不了罪，企业文化是让有能力犯罪的人不愿意犯罪”。8、人才机制的完善和激励机制；（关于人力资源体系的个别模块阐述）企业在成长的过程中，需要网罗众多的优秀人才，借此保持和提高产品在技术和研发上的优势、保证良好销售的态势、吸纳更多的业务客户、强化内部的管理体系。这些都需要有一个完善的用人机制和人力资源整合体系。作为企业管理重要的组成部分，人力资源工作肩负着为企业招贤纳士、减少人才流失、人才科学配置、补充新鲜血液、设计员工的职业规划等重要职责。人尽其才、才尽其用是人力资源永恒不变的工作理念，组建优秀的人才团队也是最终的目标。要实现这一目标，必须根据企业发展的要求，着眼于未来提前做好人力资源战略规划，建立人才库，储备未来所需人才。还要参与到人力资源工作的具体细项中去。没有激励机制的企业是没有活力的企业，缺乏活力的企业没有生命力的。业可以根据本企业的特点而采用不同的激励机制。例如可以运用工作激励，尽量把员工放在他10/18所适合的位置上，并在可能的条件下轮换一下工作以增加员工的新奇感，从而赋予工作以更大的挑战性，培养员工对工作的热情和积极性；其次可以运用参与激励，通过参与，形成员工对企业的归属感、认同感，可以进一步满足自尊和自我实现的需要，激发出员工的积极性和创造性，使企业得到进一步的发展。三是管理者要把物质激励与形象激励有机地结合起来。给予先进模范人物奖金、物品、晋级、提职固然能起到一定作用，但形象化激励能使激励效果产生持续、强化的作用。（1）人力资源战略规划从企业行政管理的角度出发，参与此项工作的层面应为行政副总/常务副总、人力资源总监、行政总监级别的人员。人力资源战略规划是基于企业的发展目标、规模，分阶段性制定的人才配置计划。建立人才储备体系，内含企业从业人员晋升备选机制为一体的人才保障系统，为保持企业发展的战略规划提供稳定的人才基础和支持。在人才使用上遵循的是年度人力资源配置规划（根据集团年度目标，各职能部门签订的目标责任书，提供分析建议，规划全年度中层管理11/18人员级别以下各部门需求，及补充或删减的管理性岗位、技能性岗位、一般性岗位，重新审定人力资源组织架构）人力资源成本构成与核算（对本年度薪酬福利、招聘费用、培训成本总额进行年度费用成本及月度均费用成本的核算。参考预算年人力资源配置规划，根据不同岗位的级别、职务、职能核算薪酬福利、招聘和培训费用，经比对后提供修订意见，后纳入下年度人力成本支出预算细项）；（2）招聘及培训招聘为招募各类社会精英和优秀人才为企业服务，使企业成为高效及理想收益的优秀商业组织，作为人力资源管理体系必须建立起有效的机制，以便满足企业在这方面的需求。招聘就是引进人才的唯一方式。通过扩大招聘渠道，运用人脉资源和成本优势来网罗企业需求的人才都是行之有效的手段。在吸纳高技术人才时，往往因为其专业领域或技能市场狭窄无法招募到数量有限的优秀人才，这时人力专员便需要运用个人善于交流沟通的特长，针对不同人才对工作平台的要求加以分析（1希望能获得职务晋升空间、技能提升空间、良好的工作氛围和周边环境更利于个人事业发展的平台。2能够提供一份不错的薪酬回报及规模较大和长期稳定的单位。）后将本企业的行业优势、稳定12/18现状和发展前景潜移默化至对象思想之中，可能会一蹴而就，解决问题。而如果企业重视和渴求人才，愿意付出高于同行业或市场的薪酬成本，无疑将是在市场经济规则中最有威力的一把利器和杀手锏。在招募各类管理人员时，往往对方较为看重的是薪酬福利收入和管理权限，因为通常在企业中一般管理人员同从事业务的人员不同，基本无法获得诸如提成、奖励等经济收入，其收入固定无弹性，因工作性质桎梏不能有像业务人员更为自由的工作活动空间，管理事务众多的确更加辛苦，为保证和提高家庭的生活质量，获得在经济上的补偿，一般较为重视经济收入也是很正常的。对一位优秀的管理人才，管理权限是否具有吸引力也至关重要。因为往往这样的优秀人才，具有强烈的事业心和上进心，职业化要求较高，希望通过施展才华获得企业的认可。无法使用同等职务的权限即意味着将会失去很多施展才能的空间，也会被认为在企业无法受到尊重和重视，那么倘若如此，企业即便以提高经济收入为诱饵恐怕也无法获得这类的优秀人才。招聘业务类型人才时候，向其灌输本企业的先进的经营理念和企业文化，不如推广企业完善激励制度和科学的酬劳分配原则；同时在选材时要重视的是招聘对象的理解沟通能力、从业经验、性格优势，忽略其履历和资格上的缺陷。在招募从事一般性职能工作的人才，选用综合素质高，理解力和执行力较强13/18的人才。招募较低职能岗位工作的员工有时反倒会遇到一定困难，因为此类岗位人数需求数量较大，而流失流动率较高，往往会受到招聘渠道的制约，反而不易获得足够数量的人员。那么拓展招聘渠道，从单一的招聘模式走向多元是必要的；1通过人脉资源介绍联系。2通过和所在地区政府设置的职业中介机构招募。都是优先的选择。培训市场经济形势下，任何企业都处于经营压力之下，在众多竞争者的挤压中求得生存和谋求行业地位，并没有更多的时间和多余的成本长期从零培养出适用的人才，那么现有基本符合工作要求的员工如果不能提高职业技能和职业素养，也很难跟上企业发展的脚步，仅靠忠诚度已经无法使企业获得更多的收益来维持发展。这就需要建立和完善培训体系，依靠培训提高从业人员的专业技能方面的知识，增强团队整体的凝聚力、个人对企业发展目标的理解力以及综合素质。培训可以通过内训和外训的形式分阶段进行，而且是恒定下去的。无论是请外部专业讲师还是内部管理者主讲的方式，除要达到共同的目的和效果外，还是要取决于企业愿意投入此项目成本的多少，否则实施效果是不一样的。作为行政管理者应尊重企业投资人意愿和企业现实经济状况，通过分析企业需求，拟定出一套适用于本企业的培训体系和培训科目。14/189、危机防范和突发事件的应急措施；企业运营中往往会出现危机或一些无法预期的突发性事件，有时甚至严重影响到正常的运营和管理体系。作为企业行政管理者，应提早创建危机预警机制和突发事件的应急措施以便防患未然和迅速解决，避免事态扩大。（1）危机预警机制和风险防范建立企业风险监视体系，先设定高层管理负责此项的人员中枢指挥者地位，其次在企业组织构架内的各个部门负责人必须对本部职能涵盖的重要指标进行关注和记录，发现指标有异常征兆，及时通知高层管理者和涉及衔接的部门，并与其从多个角度共同评估风险概率，由指挥者制定解决预案。另外，通过日常各类会议和培训的机会，不断的向员工灌输危机和忧患意识，提高员工对周围环境和工作事务的敏感性，通过案例分析和实践举例增强员工的应变能力和承压能力，只有提升员工的自我保护意识才能将风险信息及时反馈到管理层。（2）突发事件的应急措施当企业遇到突发事件时，往往因为事先未能制定紧急措施或处理不当导致事态扩大，难以收场。针对这种状况，提出如下应急措施仅作参考口径一致（当遭遇突发事件，首先涉及的部门或员15/18工都应第一时间反馈上一级领导，并由代表公司负责的具体管理人员协调处理，涉及的企业方人员与企业代表人必须保持对外口径上的一致，致使对方无法知晓企业的处理事件的真实意图，也无法掌握其他不同的信息作为漏洞攻击）尊重事实（任何突发事件基本上都会给企业带来负面影响，只是程度上的不同。在处理事件上，最初涉及人和企业代表人都具有代表企业形象的重要责任，唯一正确的就是尽力降低这种负面影响而不是扩大事态。谦逊、客观的尊重事件经过和已经发生的事实，避免刺激对方和给外界和媒体留下不实信息传播的机会，在努力维护权益的同时积极与对方协商，寻求对双方有益的解决途径）迅速处理（长期胶着不利于事件的解决，或会为企业引起如同并发症般的麻烦。所以，在能够以最小代价解决的事件的机会面前，一定不要错过。尽量不要幻想所有事件都会以拖延而逐渐平息，不必付出更大的代价，持有这种观点时风险也更大。迅速解决、快速通过、斩立决不失为最好的策略）10、运营体系的信息采集及相关分析；行政管理体系依存于企业的整体运营体系之中，除了平衡稳固企业结构，支持运营体系也是其重要的职能之一。对于运营中反馈出16/18的问题，要及时采集统计，且经过各项指标与计划指标比对后，向决策层提供各项数据分析，并逐项加以说明，提供相关意见，对决策层及时调整运营思路，重新修正计划方向具有重要意义，对未来企业的战略规划的制定也同样意义深远。（二）外部管理1、来访接待以及维护外部相关单位的良好关系；企业行政管理中，外部来访单位和个人的接待以及维护相关单位的关系尤为重要。一般性的来访接待有业务合作单位、客户顾客、参观学习、行业交流、公务检查、友人来访