罗湖金岸入伙方案

1/9罗湖金岸入伙方案罗湖金岸物业首期入伙已定于XX年11月下旬,入伙准备工作严重滞后。根据时间紧,任务重,工作量大,发展商对大厦物业管理要求严,标准高等特点,做到有计划、按步骤地完成大厦的入伙准备工作,保证首期业主入伙顺利进行本着措施落实、人员落实、任务落实、责任落实的原则,为充分体现万年青房地产有限公司和金岸物业公司的形象,根据实际特制定本入伙方案。一、罗湖金岸的物业概况罗湖金岸位尊沿河路、火车站以东、深圳河以南、新秀立交桥以西、文锦渡口岸以北,与香港隔河相望,是深圳有文锦渡、罗湖口岸、深圳火车站三口岸物业。大厦占地面积6139平方米,总建筑面积73000平方米,商业面积9900平方米,会所2553平方米,其中住宅面积平方米。二、罗湖金岸物业管理处管理机构设置及人员配置1机构设置根据罗湖金岸目前的物业需要,同时考虑到为今后的物业管理打好基础,管理机构设置为办公室、财务部、客户服务中心、维修部、护卫部、环卫部。2/92人员配置及进场时间安排金岸物业管理公司共配置人员64人,不含Z海驻场顾问,其中经理1人,副经理1人兼任护卫主管,客户服务中心主任,办公文员1人,来自服务中心人员4人,财务部主管1人,出纳1人,维修人员8人其中含维修主管1人,保洁主管1人,保洁工10人,护卫员27人,炊事员2人,会所管理员5人,社区文化兼采购员及司机各1人,共64人。其中管理层员工在10月30日前录用完毕进场工作。维修工在11月20日前招聘到位进场工作,护卫员在10月20日前招聘到位,接受培训后上岗工作,清洁绿化工10月18日前招聘到位,经培训上岗,培训计划见附件。三、入伙前准备工作1罗湖金岸成立入伙工作小组,由开发商指定一位负责人任组长,金岸物业公司X经理、Z海驻场经理林先生任副组长,10月20日起开始运作。组员万年青地产公司3人工程、行政、销售,管理处若干人。工作组成立后,召开会议,布置任务,进行分工开展工作,每三天或每周召开一次碰头会,检讨工作进度及问题,及时进行整改和纠正。2印制收楼、入伙必备的文件资料其中业主临时公约、前期物业管理服务协议和装修装饰管理协议、住3/9户手册各印900份,员工手册70份,入伙通知书900份,业主资料袋,档案袋各1000个,入伙收费一览表、入伙须知、收楼指引、住户成员登记表、入伙会签单各印950份,装修开工申请登记表、装修管理规定防火责任书、装修责任承诺书、装修缴费通知单、装修违规通知单、装修施工许可证各印刷1000份。装修巡查表印10本每本80100张。以上文件、资料、表格由Z海通驻场经理提供样本,经发展商、金岸物业管理公司审定后,由发展商负责联系印刷或者发展商出资交由物业公司联系印刷。此项工作由X先生负责,X先生跟进落实,并督促相关部门人员按期完成。3向发展商索取罗湖金岸物业报建、施工、验收中形成的文件图纸等基本资料、业主名册、通讯地址及电话号码等,此项工作由管理处指定专人负责并于11月5日完成。4商请发展商至少提前十天向首期业主寄发入伙通知书和管理处提供的入伙收费一览表、入伙须知、入伙会签单、住户成员登记表等资料,此项工作由X先生负责跟进。5配合发展商与当地邮政部门联系落实本大厦的邮政编码、通邮时间和报刊订阅等事宜。此项工作由X先生负责,X先生负责跟进,并于11月15日前完成。4/96与发展商一起到所在区派出所联系确定本大厦的街区、门牌号及入住人口登记、户籍管理等事宜,此项工作由X先生负责,X先生负责跟进,并于11月10日前完成。7在征得发展商同意的前提下,联系落实大厦生活垃圾、装修垃圾清运和”四害”消杀分包单位并与其签订分包合同,此项由X先生负责,X先生负责跟进,11月15日前完成。8配合发展商与市电信部门联系,落实本大厦住户、管理处电话安装开通事宜,此项工作由X先生负责X先生负责跟进,并在11月15日前完成。9配合发展商与有线电视台联系,、落实大厦有线电视接通事宜,此项工作由X先生负责,X先生负责跟进,并在11月15日前完成。10配合发展商与市燃气公司联系,办理大厦住户燃气开户点火等事宜,此项工作由X先生负责,X先生负责跟进。并在11月15日前完成。11商请发展商委托清洗公司对大厦的饮用水池进行清洗消毒,此项工作由X先生负责,X负责跟进,并于11月10日前完成。12组织金岸物业公司的全体员工,介入大厦环境治理、美化大厦环境,及入伙现场布置及宣传工作,此项工作由X先生负责,X先生负责协助,并于11月20日前完成。入伙5/9场地等商请发展同意后另定实施方案。13商请发展商同意物业员工的所有制装应在10月30日前到位,以便提升物业员工的整体形象,此项工作由X先生负责。四、物业的交接与验收工作1成立由发展商、承建商和物业公司共同派员参与的物业交接验收小组,具体统筹和协调交接验收工作,该小组应与10月25日前成立,来自并于10月27日前召开专题会议,对交接验收的范围标准、程序、时间、进度注意事项和人员分工等做出具体安排。此项工作由发展商指定负责人牵头,物业公司X先生、Z海驻场顾问X先生负责跟进落实。2物业公司负责与发展商沟通,确保在11月20日前水、电、路开通等此项工作由X先生负责跟进。3在交接验收的过程中,物业公司需指定专人对交验出现的质量问题或缺陷进行详细记录,并及时提交发展商、承建商进行整改,此项工作由X先生负责。4在对物业”硬件”进行验收的同时,管理处应注意收集索取相关的”软件”资料,并指定专人负责整理、归档、妥存、此项工作由X先生负责,X先生负责跟进,并在11月15日前完成。6/95物业公司负责准备交接验收时所需物资如房门钥匙、保管柜、钥匙尼龙扣、胶袋、记录板等,此项工作由X先生负责,X先生负责跟进,并于11月10日前准备到位。五、入伙现场的组织工作1入伙现场的组织由赵云彬先生、X先生统一负责,Z海驻场顾问X先生、销售经理协助。集中入伙时物业公司要成立收银组、审核签约组、收楼引导组、装修咨询组、礼仪接待组和社会工作服务组。其各组任务是1收银组热情耐心地听取和解答业主就收费项目、收费标准提出的问题,认真、准确地收取每一位业主应交的费用。该项由物业公司财务部会计人员负责。2审核签约组核对业主身份,审核入伙必备的资料,同业主签订业主临时公约、前期物业管理服务协议和装修装饰管理协议,收取业主/住户成员登记表等有关资料,该项由X先生负责,另配12名人员协助。3收楼引指组凭业主出具的已办完手续的入伙会签单,四枚印章均已盖好发放入户门钥匙,安排专人引导业主前往其所购物业现场协助收楼,收集整理收楼单并及时送给有关单位发展商、承建商该组由X先生负责,物业公司管理人员配合,另安排1520名维修和护卫员做组员。7/94装修咨询组回答业主就装修问题的咨询,说明装修时应注意的事项,发放装修管理资料等,此项工作由X先生负责。5社会工作服务组提前预约银行、电信、有线电视、燃气等到相关部门和机构,在集中办理入伙手续时能到入伙现场办理相关手续,以方便业主,该项工作由X先生负责,并于11月18日前落实到位。6礼仪接待组在大厦或入伙现场入口负责接待引导业主办理入伙手续,并进行登记、发放号码,该项工作由销售部负责。11月20日前落实到位。2物业公司应请发展商、承建商和社会机构等在集中入伙时在入伙接待处联合办公,实行”一条龙”服务,即先由发展商为业主结清购楼手续,其后到物业公司办理入伙手续,然后到依次到承建商、社会相关机构现场办公台前咨询有关问题,办理有关手续,此项工作由X先生负责。六、物业公司办公运行和员工生活安排一物业公司办公运作1在正式办公用房交付使用前,发展商已解决临时办公用房,建议在入伙前物业正式挂牌办公。办公用房的面积物业公司经理办公室面积12平方米,财务部办公面积12平方8/9米,公司办公室及文员的办公面积为20平方米,业主服务中心办公面积为30平方米,资料室设为10平方米,建议员工的住宿、食堂等生活区设在天台,管理层住住房标准为810平方米/人,操作层住房标准为56平方米/人。维修操作间15平方米,材料仓库为20平方米。物业公司的成立、印章的刻制、起用、银行帐号的开设和物业管理费物业费报批手续除外的报批等由X先生负责。3入伙方案经发展商确认后,按照方案中所列的采购计划,分期采购到位,由物业公司配合发展商按规定时间完成。4各类标识牌、指示牌等标识制成后,安排人员在限定的时间粘贴、钉挂、安装到位,此项工作由物业公司