浅论许昌县档案馆会计档案寄存的实践与思考

1/4浅论许昌县档案馆会计档案寄存的实践与思考1背景为加强对全县财政支出的监管,堵塞财务支出漏洞,许昌县于2001年10月起实行会计委派制度,各财务独立核算单位每月集中到会计核算中心进行财务收支核算,形成的会计档案集中由会计核算中心整理保管。因所有会计档案处于分散管理状态,加之各项制度不健全,在调阅利用过程中,涂改原始数据、抽调原始凭证的现象时有发生。为规范管理,XX年9月,经县政府协调,县会计局与县档案局签署了会计档案寄存协议,由县档案馆负责对会计核算中心形成的会计档案实行集中统一管理和提供利用。2寄存情况县会计局拨出专款为档案馆购置了密集架,档案馆腾出一个专门库房。XX年10月,会计核算中心首批110多个单位的会计档案4356卷册正式“搬家”到县档案馆。截至2016年底,县档案馆共寄存会计核算中心移交的200个集中核算单位2001年至XX年的会计档案17000卷册5年来,共2/4为全县各部门提供会计档案利用1200人次,15000卷次。整理会计档案的移交。根据县会计局和档案局签订的寄存协议,会计档案的前期装订、整理工作由会计核算中心依据会计档案管理办法,在会计年度终了并保管一年后向档案馆移交。移交时,由会计局分核算单位统一装箱、加封,运送到档案馆,然后,由会计局、会计核算中心、档案馆三方有关人员共同启封开箱,逐件核对验收。核对无误后,三方签字盖章。管理单位的确定、编号。对于寄存的会计档案来说,无法按全宗来进行管理,在实践中,我们采取了在建立寄存会计档案专库的基础上,设立临时管理单位的办法加以解决。即,以会计核算单位为一个临时管理单位,分别赋予一个临时编号。临时编号的原则是会计核算单位在档案馆有全宗号的,沿用原有的号。新成立的一级机构,按设置原则,赋予一个新的全宗号,没有全宗号的二级机构排在其主管单位后,其临时编号为主管单位全宗号固定的顺序号。区分专账核算单位、分类、加盖档号章。首先,对已接收的会计档案进行再次核对,区分核算单位内专账核算单位,确保每个会计核算单位内专账核算单位档案的齐全完整。其次,对每个会计核算单位内的档案按年度类型分3/4类,分为会计凭证、会计账簿、会计报表和其他等四大类。最后,在每册会计档案封面的右上角加盖档号章,按要求填写内容。案卷排列、卷号的编制与填写。考虑到会计档案的特殊性,采取了重新编制卷号的方法。即每个单位内按类别分开排列,从寄存的最早一年起,自“1”开始分别编一个流水号,一个自然册为一个卷号。一个单位内有几个专账核算单位的,不再单独排列编号。每年,在局机关后按固定顺序排列续编流水号。卷号编制完毕核对无误后,填写在档号章框内。档案的排架。整体上,寄存会计档案按会计核算单位临时编号年度类别顺序排放。会计核算单位内,由于账表与凭证规格不一,各单位账表集中排放在前,凭证在后,每单位后面预留空格,方便接收。管理建立健全了各项管理制度。以县政府办名义下发了关于进一步加强会计档案管理工作的通知,对会计档案的立卷归档、保管、统计、利用、安全和保密制度做出了具体规定,严防寄存会计档案的损毁、散失和泄密。严格手续,安全利用。设置了专门的会计档案查阅室并提供了便利的办公条件。需要查阅会计档案的单位,需4/4首先到县会计局进行资格审查,然后,持其开具的介绍信来查阅。严禁随意借出会计档案,调阅时间一般为7天,确需延长的,办理续调阅手续。实施查阅全程监控措施。查阅时,须有工作人员在场,复印在馆内进行,并登记检查。3思考寄存会计档案的所有权问题。有人认为,应归属档案的形成者即会计局,但会计局也属各单位委托代管会计工作有人认为,应归属各单位,但会计档案内的记账凭证、账簿、报表等又是由会计核算中心形成的。寄存会计档案的鉴定销毁问题。在寄存期、保管期满后,这部分档案如何处置,是退给会计局还是各单位,或由会计局与档案局共同鉴定销毁寄存会计档案收费问题。目前,对寄存档案收费没有统一标准,如云南省档案局按卷宗厚度收取武汉市蔡甸区档案局会计档案按每年150元/米,或2元/卷来收取陕西省略阳县档案馆按均价每卷5