档案局馆改革工作调研思考

1/9档案局馆改革工作调研思考中国加入世界贸易组织后，各行各业都十分关注形势的发展变化。档案界对自己的前景似乎不太看好，档案局馆工作要改革局馆作为一个整体对待的呼声，从中央到地方一浪高过一浪。当然，这是改革的年代，不仅仅是档案界有改革的要求和愿望改革内容有机构改革、人员布局调整、工作思路调整、工作任务变动、服务范围扩大以及创新服务工作机制等等不一而足。究竟要怎样改革，大家仁者见仁、智者见智，各地出台的改革措施也不相同。那么，怎样看待各档案局馆采取的不同做法呢首先应肯定大家的积极态度。在市场经济的海洋中档案人没有消极等待，而是搏风击浪迎着潮流奋勇向前，为着档案工作的生存、为着档案事业的发展不遗余力尽己所能，希望拼打出一片新天地，为档案局馆工作找到一条新出路。其次，在肯定的同时我们也应作冷静的分析，认真的思考，以求得更深入的认识。一、市级档案局馆工作现状及渊源过去几年中关于档案局馆工作现状的讨论不绝于耳。人们对馆藏状况、利用状况、档案服务状况、依法治档状况、档案队伍建设状况等诸多不尽人意和不满意的地方，进行了详尽、深入的研究。关于馆藏状况。众所周知，各地档案馆的馆藏均以文书档2/9案为主。庞大的文书档案馆藏量来源于计划经济体制时代，它是时代的产物，在那个时代发挥了巨大的作用。上级的指示、红头文件指导着人们的思想和行为，也指导着各项事业、各项工作的开展。现在进入市场经济时代，尤其是中国加入了世界贸易组织，全国的形势发生革命性的变化，人们的思维方式、行动准则，工作方法，都起了变化。档案是社会的财富，它既依存于社会又服务于社会，利用档案是社会生活的组成部分，馆藏档案的成分也要适应形势的变化，否则就会失去生存的空间。然而，馆藏成分的改变不是可以一蹉而就的，它需要多方面的努力，尤其需要时间。关于利用状况。良好的利用效果来源于良好的馆藏结构。基于上述馆藏状况，必然产生利用率低下的结果，利用率不高已无庸讳言。当然，目前的馆藏结构还不至于使利用率为零，说“馆藏档案没有人利用”是错误的，因为社会时代的变革具有延续性，不是“一刀两断”可以了结的。眼看着利用率低下而不采取措施显然有悖于档案人的天职。于是档案人开始大做“档案服务”的文章。关于档案服务。利用者到档案馆利用档案，档案馆提供档案服务是责无旁贷、义不容辞的。此外，还提供有电函、信函查询服务，以及免费查档服务。改善服务环境和服务态度更是首当其选。尽管如此，仍感服务的力度不够，在3/9“服务党和政府上作大局”之后又增加了“服务社会”这一响亮的口号。关于依法治档状况。档案法颁布后依法治档就被提到了议事日程，多年来档案工作一直在“依法治档”的轨道上运行。但这并不等于依法治档工作开展得很好。其中，重大活动事件文字图片材料、领导人出国考察工作照片、名人应邀所作书画字词等等归档进馆情况不容乐观。城建、房产等专门档案馆的工作也亟需强化依法治档的观念，把档案流失降到最低限度。关于档案队伍建设状况。如果简单地用学历、年龄、职称来描述档案队伍建设状况，我们会给予较高的评价。但如果以加入世界贸易组织后的形势来要求，以快速发展的高科技现代化的标准来要求，以巨变中的市场经济的需求来要求，那么档案队伍肄设就显得比较薄弱，能力和知识明显的欠缺，难以适应和满足社会形势的需要。档案队伍建设属于“软件”建设范畴，具有深厚复杂的内涵和不宜掌握的因素，不象硬件建设那样简化明了，因此要高度重视。二、市级档案局馆工作改革及认知中国入世是机遇也是挑战。不改革就无法应对挑战，不改革档案工作将难以为继，档案事业将无以发展，这不是危言耸听。改革是生存的需要，是大势所趋，势在必行。试4/9想1、随着历史的前进、时间的推移，小政府大社会格局的形成，档案局馆的“进货”渠道少而窄、馆藏内容较单一的问题会愈发突出。2、档案20年一进馆，除了留存价值外，它的现实意义几乎等于零，利用价值似乎无从谈起，档案工作的发展岂不是一句空话。3、加入世贸组织后的中国人，生存在经济格局多元化、生活方式多样化的社会中，对档案的需求呈全方位、多层次、多种类、多形式，涉及面极广，而今天这种状况的档案馆根本无法满足这些要求。4、计算机的发展为各项事业的开展提供了强有力的支持，但却给档案事业设置了“拦路虎”，传统的工作方法遭遇了阻击战。电子文件归档成了档案部门的一道难题，人们在正常使用电子文件进行工作后，还要额外地多做一份工作，即为档案部门准备纸质档案留作进馆之用。这条路要走多久没有人能够回答。有一句老话叫“困难多，克服困难的办法更多”。档案局馆聚集了全体人员的智慧，进行了全方位的有针对性的改革，建立创新服务工作机制。目前已有比较成功的例子。1、建设爱国主义教育基地。举办档案资料陈列展览，深入开发档案信息资源，拓展档案馆的教育功能，可以扩大档案馆的影响，提高档案馆的知名度，并能充分发挥档案作为珍贵的文化财富、深厚的文化积淀的作用。省档案局已明确要求各市把爱国主义教育基地建设列入档案馆目5/9标管理的内容。同时，我心存疑问馆藏尚且不能充分满足具体的利用行为，如何能支撑起庞大的“基地”教育功能。2、建立文件资料服务中心。延伸、拓宽档案馆的职能，寻找缩短档案与民众距离的有效途径，创新了工作机制。发挥档案管理体系的作用，充分利用档案工作“近水楼台”这一便捷条件，将现行文件随时收集进馆，解决档案远离社会、远离现实、远离生活的问题，大大促进了档案的开放。从世贸组织透明度原则的角度看问题，开放现行文件，尽可能地向社会公开各种可以公开的信息，可以使档案工作与入世后的经济建设和社会发展更加相适应。3、建立档案寄存中心。为非国有企业档案、三资企业档案、其他社会组织的档案、公民个人档案以及不属于档案馆接收范围的档案解决了保管和管理问题，推动档案工作社会化，这正是经济建设发展到哪里档案工作就延伸到哪里，也是档案工作应对入世的有力措施。上述三项工作尚属于起步、探索阶段，无论从理论上还是实践上，都还很不成熟，还需加强认识、深入实践，它是工作思路的调整，也是对档案事业的重新认识和定位，当它被历史认可后，必将成为档案工作的重要组成部分。同时，档案局馆的性质有可能在改革的过程中发生微妙变化，它的行政职能、政府形象有可能被弱化，它的市场行6/9为、企事业形象有可能被突显出来。4、深化档案部门自身的改革，解决运行机制的问题。省档案局局长韩杰同志有一段讲话非常深刻，他说，工作思路的调整带来了工作结构、工作布局的调整，工作结构、工作布局的调整带来了工作职能和任务的调整，工作职能和任务的调整势必对工作机构的调整提出要求。事实上，许多档案部门纷纷进行改革，有调整工作布局的，有调整工作机构的，有调整任务的都不失为有效的做法。现在，我想就第4点“深化档案部门自身的改革，解决运行机制的问题”深入谈一谈自己的看法。首先，要明确档案局馆的责任，要明确档案局馆内部各科室的的职责，在法律规定的范围内开展工作，依法行政。科室的设置是有一定科学道理的，不具有任意性。它是为全面完成一个单位的法定职责而设置的，在制定“三定”方案时，多次被科学论证过，它能保证各项工作任务的落实和完成。科室和任务之间有着紧密的联系，明确科室的职责可以充分发挥科室的积极性，最大限度提高工作效能。如果以突出中心工作为理由而任意分割科室的职能，那就是对科学的干扰，那就不能不令人怀疑科室设置的科学性和“三定方案”的科学性。第二，一个部门在一段时间内只应有一个或两个重点，在调整工作思路的时候一定要明确重点，突出重点。例如，7/9以依法治档开路，组织学习讨论档案法律法规、规章制度以及规范性文件，加大执法力度，选择典型如在教育系统、卫生系统等行业强化依法治档，使依法治档形成气候，而违法行为则被千夫指、无市场。这是一个重点。再例如，建立文件资料服务中心，拓展档案服务渠道，在提供现行文件服务方面大做文章，变革传统的、单一的档案工作模式，目前来讲这是热点且是被肯定的工作。这也是一个重点。再例如，电子文件归档、文书立卷改革、档案现代化管理等等也都是当务之急的工作，理应作为重点。假若以上几件事作为工作重点对待，就会有多个重点，假若这几件事同时放在地市级档案部门来安排，恐怕就会出现“都是重点其实都不是重点”的局面。相反，如果权衡以下本部门的优势和劣势、长处和短处，择其一、二作为重点，效果就会明显好于前者。第三，“入世”使档案工作对档案人员的要求变得更高。要加强对人员思想观念、自身素质、工作能力和后备力量的研究。还要加强对本部门人员状况的研究，有“入世对档案工作具有挑战性”认识的人有多少，有特长的人有多少，包括对档案学理论稍有研究的，对档案业务比较精通的，对计算机理论稍有研究的，对计算机操作特别熟练的，既懂计算机又精通档案工作的，尤其是对工作特别有钻研精神的。此外，还有“笔杆子”、“外交家”、“摄影师”、8/9“裱糊师”、“美工师”、“能工巧匠”等等，而且他们都熟悉档案工作，而不是“单打一”。毛泽东同志说过“正确的政治路线确定之后，干部就是决定的因素”。如果缺乏一支这样的队伍，抓紧建立就是迫在眉睫的事情了，研究建设一支业务精干的干部队伍、一支特别能打硬仗的队伍，对一个地区档案事业的发展和领导顺利安排工作起着决胜与否的作用。第四，“入世”后形势起了变化，机构改革、人员配备、工作布局都属于领导重点考虑的方面。面对机构减少、人员压缩、工作头绪增多，左右权衡总感到哪一项工作都重要，而且人手紧缺尤其是能独挡一面的人员太少，干工作吗当然是“韩信用兵”多多益善为好，于是难免会产生急燥情绪，难免会有“口咬刺猬”无从下“嘴”的感觉。这时领导的领头羊作用、主心骨作用特别重要，千万不要乱了自己的阵脚，思维要清晰，分析要准确，判断要正确，规划要到位。一个单位的内设机构、人员、工作三者之间的关系一定要理顺，职责要分明，内设机构的人员一定要尽该机构的职责，一定要把该机构的工作任务全部承担起来而不是承担部分。同理，非该机构的工作任务不要强行安排给该机构的工作人员，做到有职有责，千万不要有职无责，或无职有责。关系顺了，人心也就顺了，人心顺了自然人心齐。“人心齐泰山移”这是老话了。9/9最后，谈一下关于法制的话题。档案法规要衔接世贸组织的“游戏规则”。要根据新情况、新实践研究制定符合实际需要、操作性强的法规、条例和规范性文件，完善档案法规体系。依法治档，依法行政是档案工作的出发点和归宿。档案工作根据档案法和国家有关法律法规加强对档案的管理和收集、整理，有效地保护和利用档案。在这个原则下，我们要发挥自己的聪明才智从各个角度、各个方面开展具有丰富内涵的工作。我们的工作可以在理论上有所破，但不应突破法律。如果以法律不够健全，不够缜密，不够强硬而