【毕业论文】浅谈如何提升华东分公司商务管理水平2016.2.20

浅谈如何提升华东分公司商务管理水平ADISSERTATIONONHOWTOIMPROVETHEMANAGEMENTLEVELOFTHEHUADONGBRANCH作者余光辉辅导员苏彤2016年2月17日目录1提升商务管理水平理论分析311PDCA循环理论分析312时间管理理论分析313执行力理论分析414有效沟通理论分析42提升商务管理水平实践运用421PDCA循环实践运用422时间管理实践运用823执行力实践运用1024有效沟通实践运用123结论12浅谈如何提升华东分公司商务管理水平随着分公司投产规模的日益扩大、基建施工合同模板的新变化、运营出质保风电场技改项目的日益增多，分公司商务工作面临着商务工作点多、面广、复杂性越来越高等问题。如何确保分公司商务工作高效、高质量的完成，对顺利完成分公司开发、基建、运营商业计划均起着至关重要的作用。1提升商务管理水平理论分析11PDCA循环理论分析P计划PLAN明确问题并对可能的原因及解决方案进行假设。D实施DO实施行动计划。C检查CHECK评估结果。A处理ACT如果对结果不满意就返回到计划阶段，或者如果结果满意就对解决方案进行标准化。12时间管理理论分析时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用，从而实现个人或组织的既定目标。13执行力理论分析执行力是指有效利用资源、保质保量达成目标的能力，指的是贯彻战略意图，完成预定目标的操作能力。14有效沟通理论分析有效的沟通，是通过听、说、读、写等载体，通过演讲、会见、对话、讨论、信件等方式将思维准确、恰当地表达出来，以促使对方接受。2提升商务管理水平实践运用21PDCA循环实践运用PDCA循环共分八个步骤步骤一分析现状，找出题目（1）商务人员工作量琐碎且庞大，商务人员加班成为常态。（2）询比价流标率高。（3）商务流程效率低，影响风电场现场需求。（4）商务人员专业水平不高，技经类人员短缺，应对新版本施工合同在工程量计算和单价编制方面经验不足。步骤二分析产生题目的原因（1）框架协议签订数量不够，大部分重复性工作无实际意义，付款、小型比价等日常性工作较多。（2）询比价文件参招标程度太高；询价金额太小，投标单位不重视；个别项目存在先采购，后走询价过场，报价文件雷同率高；分管专工责任心不强，询比价文件编制质量不高。（3）商务人员与风电场人员界限不清晰，相互推诿扯皮。（4）前期施工合同均为总价包干合同，对工程量计算和单价编制的要求不高，之前招聘时未将技经水平作为考核重点。步骤三要因确认1框架协议范围和数量均不足，付款等风电场能够完成的工作仍然由商务人员发起。2询比价文件过于复杂，参招标程度过高；风电场和商务人员责任心不强。3商务人员与风电场人员界限不清。4商务人员技经水平不够。步骤四拟定措施、制定计划（1）对于零星项目，按零售超市采购、五金采购、零星用工三大类签订框架协议；对于备品备件，按不同机型、不同种类签订备件采购框架协议；将付款移交风电场实施。（2）简化询比价文件模板，降低废标、无效投标的条款。在总经理办公会上对流标原因进行分析，并对责任人员进行曝光。（3）明确商务人员与风电场人员职责分工。（4）在新招聘人员着重技经水平的考察；对老员工着重进行技经水平的培养。步骤五执行措施（1）已签订大柳行零售超市采购、零星用工框架协议，并视使用情况进行推广。正在做五金采购、备品备件采购框架协议谈判的准备性工作；已将付款工作移交风电场发起。（2）已下发简化后的询比价文件模板，已在总经理办公会汇报材料中增加流标原因分析。（3）已下发明确商务人员与风电场人员职责分工的通知。（4）新招聘人员技经水平较高，培训计划中已将技经培训列上议程。步骤六检查验证、评估效果（1）大柳行风电场金额小、频次高的小型询比价项目大幅度降低；商务中心人员主要精力放在各种框架协议谈判工作中；商务人员不再为繁杂的付款工作花费过多时间。（2）投标单位不再因报价文件过于复杂而不愿投标，投标积极性高。风电场经办人员和商务人员责任心明显提高。（3）商务人员与风电场人员不再为立项谁来上，合同会审谁来发起等问题互相推诿。（4）分公司商务人员具备定额编制能力及复杂合同谈判能力。步骤七标准化，固定成绩（1）已签订的框架协议保持固定。（2）简化后的询比价文件向全公司以正式文件的形式下发。在总经理办公会汇报材料中汇报流标原因已形成惯例。（3）商务人员与风电场人员职责分工以公司正式通知下发。（4）商务中心按人员能力分工，明确技经管理人员。步骤八处理遗留题目。（1）开发框架协议未有实质性进展。（2）运营框架协议未取得较大突破。（3）行政类采购项目框架协议未有实质性进展。22时间管理实践运用分公司商务工作点多面广，内容琐碎。如果没有头绪，眉毛胡子一把抓，时常会感觉工作越干越多，力不从心。所以做好时间管理对于分公司商务管理人员尤为重要。根据帕累托原则，我们可以把分公司商务工作划分为四个象限。如下图根据这一原则，每天将日常工作分清轻重缓急，进行如下排序A重要且紧急（比如影响基建进度的付款、影响发电的备件供应及维修等）必须立刻做。B紧急但不重要（报微小改善材料等）只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。C重要但不紧急（招标文件会审等）只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。D既不紧急也不重要（学驾照）有闲工夫再说。23执行力实践运用执行力是所有优秀企业必备的一种企业文化，没有良好的执行力，再好的规划都是空谈，但是作为分公司商务负责人，个人执行力再强也无法完成团队的全部的工作，如何能提高团队的执行力，我认为这是分公司商务管理必须要解决的一个问题。第一，没有形成强有力的执行力文化，也就没有了严格执行的工作氛围。分公司商务中心所做的改善有以下内容1每周开一次周例会，对计划中的内容进行跟进和通报；2每一季度开一次商务研讨会，研究解决分公司商务工作目前面临的重大问题，通过决策会商制度，制定下一步工作计划和执行人；3对月度工作表现良好和较差的员工在绩效合同中予以兑现。通过诸如此类的改善，分公司商务中心执行力有了明显的好转。员工的积极性和主动性有了明显的提升。第二，完善制度、简化流程。无论是制度还是流程，都要简洁、精炼、要便于理解，更要便于执行。简单才最有力量，简单才最有执行力。分公司商务中心定期召开商务研讨会，对实际工作中遇到的问题进行总结，制定了分公司招标采购管理办法、设计变更管理办法、现场签证管理办法，进一步优化询比价模板，下发明确职责分工的通知，通过以上制度和通知的下发，大大提高工作效率、减少责任不清、版本不统一带来的效率低下、推诿扯皮现象。第三，敢于曝光短板、不断提升工作质量。曝光只是手段，提升才是目的。资金计划准确率不高、询比价流标率不高成为长期制约分公司商务工作质量不高的主要愿意，经过认真研究，发现根本原因为风电场及项目公司领导重视程度不够、具体商务人员责任心不强。为此，分公司商务中心采取以下措施1在总经理办公会汇报材料中将资金计划完成情况进行汇总，对准确率较低的项目进行原因分析，公司领导在总经理办公会上对资金计划完成较差的单位进行批评。经过一段时间的尝试，资金计划准确率得到大幅度的提高。2在总经理办公会汇报材料中对招采情况进行汇报，并对流标原因进行分析，分公司领导对因分公司商务人员原因及风电场原因引起的流标进行点评批评，以最大限度的降低流标率、提高招采效率，以适应日趋繁重的商务工作。第四，因人而宜，量体裁衣。针对分公司商务中心人员特点，进行合理分工。对于技经水平高的商务人员，在分工上减少其所负责的风电场数量，加大其对大型技改项目招标文件的编制及分公司制定的修订；对专业水平有限的商务人员，增加其负责风电场数量，将其重心放在日常商务工作上，使其配合完成大型技改项目招标文件的编制及分公司制度的修订。24有效沟通实践运用分公司商务中心实际运用中，主要通过开展批评与自我批评，建立微信群，定期召开商务中心会议，定期举行商务研讨会等方式拉近与大家的距离，充分尊重普通员工发表意见的权利，通过有效沟通，让每一位员工都能感受到自己真实的参与到了公司的发展，公司成绩的取得都有自己的一份功劳。3结论分公司商务中心好比一个人的血液