千招百式让excel用得更好(下)

千招百式让EXCEL用得更好下14一步清除工作表批注【问题】由于EXCEL本身就是一款具有办公自动化功能的软件，有时在一篇EXCEL工作表中，会有很多人在上面加入各种各样的批注，这些批注在文档的修订阶段很有用，但当准备打印最终稿时，它们就显得有些多余了，必须全部删除，可问题是即使将它另存为一个新文档，里面的批注也会自动跟随过去，而如果使用右键一个一个去删又显得很麻烦，EXCEL有没有什么更快的方法呀【小飞】呵呵，这个问题其实很简单，下面小飞就教大家一个简单方法，一步清除工作表中的所有批注【方法】1打开一份待处理工作表，我们会发现里面已经有很多加好的批注了。如图34所示图342这时，我们按动CTRLA键全选当前工作表3然后执行“编辑”菜单“清除批注”命令就可以了。如图35所示图354好了，最后再来看一看其他工作表中有没有批注吧，方法就和上面讲的一样就行了15轻松输入前面带0的数字【问题】有时我们在进行数据录入工作时会经常需要临时输入一些前面带0的数字，邮政编码就是一个很明显的例子，常规的方法一般都是将该列或该单元格先设置为“文本”或“特殊格式”（在特殊格式中有包括邮政编码这样的特例），然后再重新录入。不过如果这样的数据量较少，但每隔不长时间就遇到一个的话，上述的操作难免就会给工作效率带来很大的影响了，不知道EXCEL对此有没有什么好的解决办法呢【小飞】其实对于这类问题EXCEL也没有直接的解决方案，不过我们还是可以通过一个小技巧来变相地解决它。那就是使用文本快捷输入方式【方法】1首先将光标定位于要输入文本的单元格2每次在带0数字的输入前首先插入一个逗号符（英文逗号），然后再继续输入相应的数字就行了。比如唐山的邮编“063000”就可以写上“063000”3此时您就会发现在EXCEL中已经可以正常地显示这个带0数字了。如图36所示就是三种不同输入状态的对比图图36【小提示】使用此技巧输入的数字将自动转换为文本格式，如果您对该数字有计算要求，请慎用16输入法也能自动切换【问题】说到了数据输入，其实大家在EXCEL的表格输入中还有一个常见的问题，那就是经常需要在特定的单元格中输入汉字，而在其他单元格中输入字母。每次手工打开、关闭输入法显得很麻烦，其实像好多专业的财务软件上（比如“财智家庭理财”）上都提供了输入法的自动开关功能，只要我们将光标定位在需要输入汉字的区域上时，预设的中文输入法便会自动打开，而当我们将光标移到其他区域时，输入法又会自动关闭，很方便。不知EXCEL能不能实现这样的功能。【小飞】其实，EXCEL也提供了这项技巧，只不过由于没有做过太多的宣传，我们平时又很少用EXCEL开发专门的财务软件，自然知道的朋友也就比较少了。不过，对于那些喜欢使用EXCEL为自己制作日常工作表的朋友来说，下面提到的也算是一个很实用的技巧了【方法】1像如图37所示那样首先选中需要设置输入法状态的单元格图372点击“数据”菜单“有效性输入法模式”标签3然后将其中的输入法状态设为“打开”后确定即可。如图38所示图3817不同的数据，不同的颜色【问题】在一些业绩统计表中，我们会看到不同销售人员的工作业绩相差很大，如果统计表是上报给公司管理层的，那么他们最希望看到的就是一个画面简洁，一目了然的表格，除了使用图表以外，要是能将不同等级的数据显示为不同的颜色就太好了【小飞】其实这个想法实现起来也并不难，借助EXCEL的“条件格式”就能轻松解决这个难题【方法】1打开一篇需要标注的文档。如图39所示图392用鼠标将需要标注的员工业绩单元格全部选中，然后执行“格式”菜单“条件格式”命令3假设我们打算将图表中所有达成率低于100的单元格用红底黄字显示出来，将所有达成率大于100的单元格用蓝底白字显示出来，而达成率等于100的单元格保持白底黑字状态。那么在弹出的条件格式设置窗口第一项中就可以输入单元格数值小于“100”这个条件，同时点击“格式”按钮，在里面设置好红底黄字颜色。再点击“添加”按钮继续设置下一条大于100的条件格式，颜色设为蓝底白字。如图40所示图404当条件设定完毕点击了确定按钮以后，工作表马上会出现明显的变化（如图41所示），只不过由于这次小飞想给大家展示一下颜色的效果，所以画面艳了一点儿，大家平时使用时可不要这样做呀图4118轻松完成特殊数据排序【问题】日常工作遇到的问题就是多，比如今天领导就让我把车队的排班表整理一下，可正当我想按照用车部门为单位对表格排序时，在这个看似简单的操作上却出现了问题。如图42所示图42【小飞】呵呵，这个问题果然很有代表性，其实与我们平时想象的不同，计算机一般默认时只能识别最常见的数字序列，就拿文中的“用车部门”举例吧，咱们认为部门一、部门二、部门三就是一个标准的数列，可计算机它看不懂，由于没有内置这套序列，所以它根本就搞不明白这几个部门之间到底谁排先谁排后。所以要解决这个问题其实也很简单，只要我们告诉计算机它们的先后顺序就可以了【方法】1执行“工具”菜单“选项”命令打开选项设置窗，再点击“自定义序列”标签进入它的设置区域。如图43所示图432从图中大家可以看到，其实EXCEL能够自动排列的就是左窗格中的那些序列，里面并没有我们打算排序的“部门一、部门二”什么的，所以计算机自然也就无法对其正确排列了。那么要想让EXCEL认识我们的序列，只要在图中“输入序列”区域中将序列组输入进去即可（“部门一,部门二,部门三,部门四,部门五”），然后再点击“添加”按钮将其加入到EXCEL的序列库中就可以了（注意，部门与部门之间须用英文逗号分隔方可生效）。如图44所示就是我们刚刚输入的新序列图443不过，输入好新序列还不算完，我们还需要在排序窗口中进行一些简单的调整。在进入正常的排序窗口以后，点击“选项”按钮，然后在EXCEL弹出的选项窗口中就可以选择到我们新输入的部门序列组了。检查其他设置无误后，点击“确定”按钮即可正确对表格进行排序了。如图45所示图454最后的正确排序效果就是如图46所示的那样，怎么样，看明白了吗图4619财务人员不用愁，EXCEL为您自动添加货币符号【问题】对于财务工作人员来讲，日常的工作就是和各种货币打交道，同时也要经常将货币单位录入到工作表之中，如果涉及到的只是本国的一个币种，那么还容易一些，如果公司有涉外业务，需要在自己的报表中反映其他国家的货币单位时，只用以前插入符号的方法来录入就显得太浪费时间了【小飞】对于这个问题，小飞这里就有一个简单的方法，可以预先对某一列或几个单元格进行格式预设，当财务人员在这些单元格中录入数字时，EXCEL会自动为它们加上相应的货币符号，大大降低财务人员的工作强度【方法】1首先将需要预设货币格式的单元格全部选中2然后执行“格式”菜单“单元格”命令，随即EXCEL便会弹出一个“单元格格式”的设置窗口3这里我们以设置美元符号为例。在单元格格式中的“分类”栏选中“会计专用”类，然后再从右侧的货币符号下拉菜单中选中美元符号“”后点击确定按钮。如图47所示图474按照这个方法在其他单元格中预设好别国货币符号，此时如果再直接将数字输入到这些单元格内时，EXCEL就可以直接为它们添加好相应的货币符号了。如图48所示就是最终的效果图图48【小提示】其实大家可以看到在图47里还有一个“货币”类目，它与我们使用的“会计专用”目又有什么不同呢原来最大的区别就是在格式方面，“会计专用”格式会自动将所有的货币单位放到最前，并且自动将数字以小数点为中心对齐，使得最后打出的文档特别工整。而相对来说，“货币”类目就没有这样的效果了20两个函数，巧除公式错误提示【问题】经常使用EXCEL编制交互式工作表的朋友一定对“DIV/0”这个错误结果不会陌生吧，由于好多公式在未输入原始数据时会将结果自动显示为“0”，而如果这时再有一些公式引用了这些带0的单元格，并会产生一个除0运算，才会显示出上面这个错误提示了。如果这个表只是自己使用，倒也没什么，但如果工作表是要交给别人用的话，这样满篇的错误提示就显得非常有碍观瞻了，怎么去掉它呢【小飞】其实，EXCEL并没有直接提供给我们一个专门去除错误提示的功能，仅有的一个就是在“工具”菜单的“选项”中的设置，它可以将值为“0”的单元格隐藏掉，但它对这些错误提示却不起任何作用。不过，小飞在这里告诉大家，其实我们是可以使用两个EXCEL的功能函数来变相解决这个问题的，它们就是ISERROR和IF函数【方法】1ISERROR函数的主要作用其实就是判断一个单元格是否是错误提示，语法是ISERROR单元格，如果一个单元格出错，那么ISERROR的返回结果将是TRUE，否则就是FALSE。当然，单独使用这个函数还仍然无法达到我们隐藏错误提示的目的，下面就要给大家介绍完成这项任务的另一员大将IF函数2IF函数的主要作用也很简单，它可以根据条件来返回不同的数值，语法是IF条件,当条件为真时的值,当条件为假时的值，比如我们将公式设为IFA10,“通过”,“拦截”，那么在工作时EXCEL会自动判断A1单元格的值，如果它大于0，那么当前单元格便会显示出“通过”两字，反之如果A1单元格的值小于或等于0，那么当前单元格便会显示出“拦截”两个字。这样，通过将IF和ISERROR两个函数配合使用，就可以先让ISERROR判断目标单元格是否显示错误，如果是，那么ISERROR就返回一个真值给IF，而IF函数再根据这个真值在当前单元格显示一个空白（比如“”）来盖住原来的出错提示，而如果目标单元格的值不是错误，那么直接显示原来的公式就可以了。具体步骤如下3从图49中大家可以看到，这就是一个明显的出错表格，由于表格中的数据还未输入，所以就导致了“单店销售毛利”公式中出现了除0错误图494在解决这个问题就应该对所有出错的表格公式进行改造，比如结合上面讲到的两个函数，我以D2单元格公式为例，将其更改为“IFISERRORB2/C2,“,B2/C2”，这样，当我们未输入数据时，ISERROR函数便会返回给IF函数一个真值，而IF函数便会据此显示出一个“”（注空白）覆盖掉了原出错提示，否则整个函数将仍旧会显示原公式“B2/C2”的值。如图50所示就是最终的效果图，怎么样好看多了吧图5021公式审核，轻松显示数据的“来龙去脉”【问题】由于公式一般都包含有函数运算，因此相对于其他EXCEL操作来讲，算是一个较为深奥的操作了，而一个大的EXCEL表格中，各种公式之间也会来回地调用，其实上图就是一个简单的例子。但如此大规模的公式调用在调试时也会给我们带来很多的麻烦，经常会使我们因为没有记清公式的来源而导致错误的操作【小飞】其实对于大家的苦衷，EXCEL的开发人员也想了很多的方法解决，还记得前面咱们提到的公式监视窗口吗那就是其实的一例，今天小飞再带大家去看看另一个公式调试的辅助工具公式审核【方法】1首先还是打开一份包含有公式的工作表（为了方便起见，笔者仍然使用了上文的销售毛利统计表格，且特意将一个单元格的出错隐藏功能取消）。如图51所示图512点击“视图”菜单“工具栏公式审核”项，调出公式审核工具栏。如图52所示图523从图中大家可以看到这个工具栏的功能还是相当强大的，那它在工作时又会是个什么样子呢下面，我们就分别把光标定位于图51D2和D6两个单元格上，然后点击公式审核工具栏中的“标识引用单元格路径”按钮，马上两条醒目的箭头就将这两个单元格的引用路径标识了出来。随后，我们再点击一下公式审核工具栏中的“标识工具表中错误公式的路径”按钮，它便又自动将表中D3单元格（即显示“DIV/0”提示的那个单元格）的引用路径标识了出来，非常直观，也很方便。如图53所示图534而等我们将所有的公式都检查无误以后，就可以点击“移除所有单元格路径标识”按钮来清除表中所有的路径标识了。怎么样有了公式审核的帮助，是不是调试公式也是一件简单事儿了22让EXCEL真正实现“自动编号”【问题】说起自动编号，好多朋友可能不以为然，这有什么好说的，不就是先输入一两个原始数据，再用鼠标拖动填充柄向下拉伸就行了么。其实，这的确是大家常用的方法，但小飞仍然感觉效率不高，今天小飞要教大家一个更简单的方法，可以让EXCEL编号更加“自动”【小飞】其实，每次我们在编制文档时，未必都是先将编号写上，好多的时候都是先有了内容，才准备对内容进行编号的，如果您遇到的正是这种情况，那么拖动填充柄就不再是最快捷的方法了。下面看看小飞如何操作吧【方法】1如图54所示，我们现在已经有了一个内容完备的表格，只不过由于清单很大，如果使用拖动填充柄的方法填写编号时，经常会出现鼠标难以把控最后一条记录的问题而影响整个操作的效率图542对此我们应该首先在“编号”列中输入前两个编号（注意，此编号必须是序号的开始，而且应该能够代表序号向下排列的规律），例如“1，2”3然后，再选中包含这两个序号的单元格，并双击它们的填充柄（注意，此次是双击），过后，您自己再看看吧，是不是所有的序号都已经自动编好了，而且最后一个序号肯定排列在有内容的最后一条记录前面。如图55所示图55【小提示】使用此法时须注意两点，一是编号列的右列必须有数据，二是编号会根据右列有无数据来判断是否停止编号，所以要求紧挨着编号列的数据列中没有中断的记录方可23一步设置，单元格自动处理超长内容【问题】记得在文章的刚开始，小飞向大家介绍了一个按住ALT键手工在单元格内分行录入的一个小技巧，想必大家都还有印象吧，但用过一段时间后，好多朋友不免有了这样的问题，虽说这个技巧在一定程度上提供了在单元格内输入超长内容的方式，但每次都要手动操作也很麻烦，EXCEL能不能实现超长内容的自动换行呀【小飞】呵呵，这个问题问得好，对于超长内容的录入，可以算是一个大家经常会遇到的问题了。小飞下面就教给大家两则让EXCEL自动处理单元格内超长内容的小技巧【方法】技巧一实现超长内容的自动换行1首先还是先将需要设置格式的单元格全部选中2然后执行“格式”菜单“单元格”命令调出单元格设置窗口3点击“对齐”标签，勾选其中的“自动换行”复选框后点击“确定”按钮即可。如图56所示图564此时，大家如果在刚刚设置格式的单元格中输入了超长文本，看看是不是EXCEL已经自动将它们分行了呢技巧二实现超长内容的自动缩放1同样也是要将需要设置格式的单元格选中2执行“格式”菜单“单元格”命令，并在弹出的窗口中点击“对齐”标签3勾选其中的“缩小字体填充”复选框后点击“确定”按钮即可如图57所示就是两个方法的效果对比图图5724数字变金额，快速提高财务人员工作效率【问题】前面我们说过了好几则针对于财务人员的小技巧了，其实将数字快速变成中文大写格式也是财务人员们平时经常遇到的问题【小飞】对于现在的EXCEL2003，数字与大写金额之间的转换已经显得很方便了，不必再像早期版本那样还得自行添加转换函数来实现了。下面就跟随小飞一起来看看如何操作吧【方法】1首先用鼠标选中所有需要转换的单元格（不连续单元格可以按住CTRL键选择）2然后执行“格式”菜单“单元格”命令，将“数字”标签的“分类”类目选择到“特殊中文大写数字”后确定即可。如图58所示图583随后原工作表的选中单元格便自动将数字转换成了中文大写样子，如图59所示。怎么样，这样的效果还满意吗图5925单元格也能“写保护”【问题】不知大家用没有用过EXCEL自带的一些表格模板，想必用过的朋友一定会对它记忆犹新吧，为什么呢原来好多系统模板由于都是成品文档，所以基本上表格里都做过特殊的设置，当我们把光标定位在一个不允许输入数据的区域内时，是无论如何也无法在里面输入数据的，这是怎么做到的呢咱们还是来听一听小飞的看法吧【小飞】其实，对于模板里使用的这些技巧，小飞我给它们起了一个更加形象化的名字，叫做单元格“写保护”。大家可不要以为这是个很复杂的技术，其实简单的很，下面咱们就一起来试一试【方法】1一般对于一个表格，标题的内容是不允许被修改，那么我们就开始将下面这个表格的标题区保护起来，但在选择时请大家注意，不要选择标题区，而应该用鼠标将用户编辑区选中。如图60所示图602点击“格式”菜单“单元格保护”标签，将窗口中的“锁定”复选框取消，点击“确定”按钮。如图61所示图613然后再执行“工具”菜单“保护保护工作表”命令，为工作表设定一个防止其他用户修改的保护密码。如图62所示图624好了，现在大家再试试往标题栏里输入数据还行不行是不是开始报错了呵呵【小提示】如果文档的作者感觉表格的标题区有错误需要修正时，只要再执行一遍“工具”菜单“保护撤销工作表保护”命令，同时输入当时设置的保护密码就可以了。不过别忘了，修改完成后还要记着再使用上面的方法将工作表重新保护起来呀26新建工作表也能格式化【问题】写了这么多技巧了，不知大家注意到没有，小飞我所使用的EXCEL每次新建文档时默认的字体都比较小，而且数字的样式也和大多数朋友不一样，这是怎么做到的呢【小飞】其实，EXCEL不仅支持对输入的文字、数字进行后期格式设置，而且还可以提前对新文档的格式进行预设，方法同样非常简单【方法】1执行“工具”菜单“选项”命令，在弹出的设置窗口中点击“常规”标签。如图63所示图632从图中我们可以看到，其实这里可以对EXCEL的很多内容进行预设，而字体和字号只是其中一个很简单的设置，如果您有兴趣，还可以自己对新建EXCEL文件的默认保存位置以及默认的工作表数目进行一些调整，使它更适合自己的工作情况，最后点击“确定”按钮使整个设置生效27常用表格自动启动【问题】对于好多读者朋友来说，EXCEL已经成为了他们每天必用的一个软件了，大量的工作需要在一些已经定制好的EXCEL表格中完成，所以如果让EXCEL每次启动时自动能够打开这些文件自然会显得更加方便的。【小飞】其实，对于这样的应用，大家首先想到的就是将这些EXCEL文件放置到WINDOWS系统的启动菜单下面，但这个办法唯一的问题就是每次开机都会自动打开这些文件，而我们并不一定需要开机后马上使用这些文件，这样反而会影响了我们的其他操作以及启动速度，因此并不是一个特别值得推荐的方案。今天小飞就介绍给大家另一个小技巧，可以让您在启动EXCEL程序的时候自动打开这些文件【方法】1首先将这些准备启动的EXCEL文件拷贝到一个专用的文件夹中2打开EXCEL2003软件3执行“工具”菜单“选项”命令，然后在弹出的窗口中点击“常规”标签4在其“启动时打开此目录中的所有文件”输入框中输入那些EXCEL文件所在的文件夹路径，最后确定即可。如图64所示图6428让自动保存为您的EXCEL“保驾护航”（注本技巧限于EXCEL2000版本）【问题】大家都知道WORD中有一个很出名的“自动保存”功能，可以每过一段时间自动将当前的编辑内容保存下来，防止文档内容因为断电、误操作而丢失，但就是这样一个非常实用的功能一直到了EXCEL的2000版微软都没有提供，难道EXCEL就无法实现自动保存了吗【小飞】其实，可能是大家有所不知，早在EXCEL97时，微软就已经内置了自动保存的模块，只不过由于一些原因没有像WORD那样直接“摆出来”罢了，下面小飞就带大家一起去看一下如何启用【方法】1在EXCEL2000中，执行“工具”菜单“加载宏”命令，然后在弹出的设置窗口中勾选“自动保存”宏，最后点击确定按钮。如图65所示图652这时，我们从工具菜单中就已经可以看到“自动保存”这个菜单项了（如图66所示）。但是，现在却不知道EXCEL会按多长时间为间隔自动保存一次文件。如果我们想进一步对它进行设置，只需再用鼠标点击一下这个菜单项就行了。如图67所示图66图673图67里的内容一目了然，就不用小飞再多说了吧，设置好需要的时间间隔以后，点击一下确定按钮，就可以让自动保存功能在您的EXCEL2000上生效了【小提