档案管理制度

档案管理制度一、档案管理原则1、加强企业档案管理工作，更好地为企业提供信息服务。2、企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，其中以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售，物产品、设备、基建、生产、党政工青、经营档案等。3、企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权利和历史真实面貌的一项工作。4、企业档案工作要坚持统一领导，分级管理的原则。二、档案管理体制及机构1、建立以集团公司办公室为首，档案室为主管，各部门参加的两级档案管理体制。2、档案室负责全公司的档案管理工作，各部门设兼职档案人员负责本部门的档案收集、整理、移交工作，业务上受档案室监督和指导。3、为加强集团公司档案管理工作，特成立集团公司档案管理小组，分别设组长、副组长、部门负责人、部门档案员。4、档案管理小组职责负责集团公司及本部门的档案管理工作。贯彻执行档案法和集团公司档案管理规定。负责集团公司或本部门各类档案的收集、组卷和归档工作。三、档案管理人员岗位职责1、要具备相应的专业知识。2、要忠于职守，不泄密。3、要主动工作，将所负责范围收集全，无遗露。4、在每年年末，将本部门档案整理立卷，鉴定合格后交档案室保管。四、文件材料的形成与归档一企业科技材料1、企业科技文件材料的基本类型企业产品文件材料企业产品工艺文件材料企业设备管理文件材料基本建设文件材料2、科技文件材料形成的标准完整一项活动所形成的科技文件材料已全部形成。准确科技文件材料的内容符合技术要求，满足企业生产需要。系统科技文件材料之间形成了一个完整的体系。规范所应形成的每份科技文件的内容表述和载体形式符合一定的标准和要求。（二）企业经营管理文件材料1、企业经营管理文件材料主要内包括计划决策管理，包括长期计划和年度计划产品销售管理，市场分析、产品销售与服务财务管理，包括资金的计划、组织、调剂、监督和考核，但财务管理的内容与会计工作的内容应有区别财务管理是保证资金的合理需要、严格货币监督、正确处理企业与员工之间的关系；会计工作是通过编制会计凭证、账簿、报表等反映和监督资金的周转活动情况。（三）企业文书文件材料1、企业文书文件材料包括会议文件总结文件决议、决定文件其他文件（四）企业会计文件材料1、企业会计文件主要包括会计凭证账簿会计报表（五）企业人事文件材料1、企业人事文件材料包括员工的招聘员工的教育培训员工的考核与评估劳动保护和劳动保险（六）企业特殊载体记录材料1、企业特殊载体记录材料包括录音录像照片缩微胶片计算机磁盘各种实物等非纸质形式的记录材料（七）各部门负责人及档案管理员在制定文件材料或通过不同途径获取文件材料时应及时积累、整理、归档。（八）生产活动及管理工作中形成的各种文件材料由项目负责人及各职能部门兼职档案负责积累、整理和归档。（九）各部门应将文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入生产、技术等各项管理程序，并明确纳入工作计划和有关部门及人员的职责范围。（十）专、兼职档案管理人员在参加产品试制、定型、基建工程竣工验收的文件材料鉴定时，对不完整、不准确、不系统的文件材料不予鉴定签字。（十一）产品创优、成果及工程的文件材料不完整、不准确、不系统，档案员有权不予盖章并不得申报成果。（十二）新购重要设备（仪器）和引进项目的文件材料到货时，有关部门应会同专、兼职档案员共同检查验怍，并及时归档。（十三）本公司工作人员因公外出、学习、参观、考察和参加会议带回的文件材料必须归档，需继学习使用的要办理借阅手续，不予报销资料费。（十四）档案员对各种业务文件材料的形成、积累、整理和归档工作有指导、监督和检查的责任和义务。五、档案的库房管理1、档案库房要做到七防防盗、防水、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染。2、档案库房建议执行档案馆建筑设计规范。六、档案和鉴定。1、根据有关规定编制档案分类方案，档案分类方案的确定原则是1企业有长远利用价值的档案应永久保存。2对企业在一定时间内有利用价值的档案分别按长期或短期保存。凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。2、企业档案鉴定由鉴定小组组织进行，鉴定小组由档案管理领导机构成员及各职能部门档案员组成。鉴定工作每35年进行一次。经鉴定确定永久保存的档案，如发现有不完整、不准确，应及时责成有关部门和人员进行补充或更改。对于鉴定保存价值的档案，要登记造册，经领导批准后，由安全部门和档案室共同监销。七、档案现代化管理档案现代化管理要纳入企业现代化管理规划。档案现代化管理，指应用现代化管理方法，电子计算机、缩微技术和先进的监控装置等。企业每年应从科研基建等项目资金中，拨出费用购置所需的档案现代化管理设备，不断提高档案现代化管理水平。（一）档案归档管理一、依据档案管理几大类进行收集、整理、归档。其应归档范围有（1）党群工作类包括A、党组织工作计划、总结、任免令、请示报告及上级党委的批复文件、党委工作大事记。B、纪检工作计划、总结、处理有关违纪案件的规定。C、职工代表大会通知、名单、议程、报告、讲话、提案、选举结果、工会的请示、批文、表彰先进集体、个人、标兵事迹材料。D、团委工作计划总结、团代会的通知、名单、议程、报告、讲话、选举结果、通过的文件、决议等材料。E、民兵、武装工作的总结、计划。F、安全教育、伤亡事故报告、交通管理、刑事案件审理等有关材料。（2）行政管理类包括A、公司的会议记录、工作计划、总结、决定、报告、批文、机构设置、内部任免令、经验材料、外事工作及外宾接待中形成的材料、上级下达的通令嘉奖、证书、牌。B、企业总体规划、方针目标、重大经营战略、各项规定、办法、要求、评优达标、评奖活动的材料。C、培训计划、总结。（3）经营管理类包括产品销售合同、广告宣传合同、计划、总结、完成情况说明、产品销售的若干规定、提成规定、协议书及有关材料。（4）生产管理类包括A、生产调度会议记录、计划、总结。B、技术新产品的开发、老产品的更新改造、建议、可行性研究报告、立项、报批、工艺、试制记录、产品的批复、操作规程、创伟方面的材料（证书、奖杯、奖牌）。C、质量上级对质量方面有关材料及有关规定。D、设备工作计划、总结、指标考核、设备仪器购置报批、开箱验收、安装记录等有关材料。E、计量能源上级部门对计量、能源有关规定标准、办法及企业的工作标准等材料。（5）技改、证券、资产A、隐蔽工程记录，分部、分项工程序、施工质量检查总结，概算文件材料、可行性研究报告、立项建议批复、设计占地、征地、拆迁、施工批准、开工、执照、技术、环保、消防、施工报告、施工图等工程材料。B、上市股本的请示、协议、批文等有关材料。C、公司内的企业关、停、并、转、破、租、联股份合作。委托国有民营等改制、改革、上报申报、审批、土地、房屋、设备、产权交易等材料。（6）财务管理类包括A、企业的有关财务制度、规定及要求，减免税金、贷款、引进资金的申请批文。B、决算报表、各种凭证、账薄等。各系统应把文件材料和形成积累归纳作为制度坚持下去，纳入工作程序和工作计划中去列入有关人员职责范围和岗位责任制中。二、会计类的档案，由财务科装订成册，当年的会议档案，暂由财务部保管两年，期满后移交档案室保管。三、各模拟公司、各部室的档案由兼职档案员负责收集、整理、立卷，每年年末移交档案室保管。四、对形成的材料，按照时间要求分门别类加以整理，组织案卷达到档案的质量标准。五、归档的案卷要写好案卷封面，卷后附有备考表，填好卷内目录，字迹工整，案卷整齐。六、归档的文件材料必须完整无缺，准确无误。七、凡归档的文件材料，要做到书写优良、字迹工整；禁用铅笔记本、圆珠笔和复写纸。八、归档的档案要有转交目录，一式两份，交接双方签字。（二）档案安全管理制度1、档案室必须做好防火、防蛀、防潮、防盗各种防范措施。、室内不准设立火源，严禁吸烟。、不准将易燃品带入室内。、室内常备灭火器等防火用品。、不准闲散人员进入档案室。、室内要经常打扫，保持清洁卫生。、离开档案室关好门窗、电源、防止被盗。（三）档案管理经济责任制1、根据档案法和档案管理规定的规定，充分发挥档案保管和使用价值，为了加强档案的管理，各部门的档案按规定统一保管和使用，使档案更好地为企业和社会服务。2、按规定在全公司各部门保存的档案，不准丢失和转借，如发现违犯档案管理的规定，根据情节轻重分别给予经济和纪律处分。3、档案要严格执行档案法和企业规定的各项规章制度，违者给予必要的处罚。4、按期交递的档案，不准对任何理由不交或晚交，违者给予经济处罚。5、对于档案管理好的部门和档案员，年底给予精神和物资奖励。6、档案的管理工作，可以做为本人升级、奖金和年底评选先进部门（个人）的依据条件。（四）档案库房管理制度1、库内应根据档案法规定，除档案管理人员外，其它人员不准进入档案库房。2、库房的设施应按上级档案部门对档案库的要求，配齐配全各种设施，做到“八防”。3、库内的设施做到摆放整齐、合理，各种档案柜设有标签（或明显标记）。4、做到通风良好，干湿度适宜，延长档案保管期限。5、库内卫生要保持良好，经常打扫，不准有灰尘和蜘蛛网。6、库内不准存放易燃易爆品，严禁吸烟。、离开库房要关好门窗、电源、防止被盗。（五）档案工作管理制度1、认真学习档案法和档案管理知识，履行档案员管理职责。2、对所属各种文书、财务、科技、经营管理等各种档案保存整理存档，任何个人、科室都无权保管和销毁档案。3、根据档案法规定，会计档案可在每年终结后，暂由财务部门保存二年，期满后由财务部门整理清册，交档案室存档。4、各种文件阅读后，移交给档案人员存档。5、档案要科学管理，存放有序，便于查找，严格执行安全、保密制度，严防销毁、散从、失密，违者根据情节处罚或追究刑事责任。6、各种文件资料要用钢笔填写，字迹要工整，记录清楚。7、档案保管期限满，请示领导派人监督销毁。8、刻苦钻研业务知识，不断提高业务水平和工作能力，按时完成任务。（六）借阅制度1、各种档案资料根据工作需要，可以查阅借阅。2、借阅时要办理好借阅手续。3、借阅时间不得超过半个月。4、查阅档案者，必须在本室查阅，与查阅无关的文件一律不得翻阅。5、查阅者不得将档案拆毁、裁剪、打标记、污损，严防污染案卷，如有违者按管理制度处罚。6、调度本公司人员必须还借阅资料，否则不予以办理调转手续。7、凡本公司人员借阅档案资料不得随意涂改、抽页、损坏，如有违反追究其责任，给予公司内行政处分。8、机密材料必须经领导批准后方可借阅，但不准带出档案室。（七）会计档案管理制度一、会计档案的岗位经主管领导同意由财务指派一名具有会计员以上技术职称的人员兼管会计档案室工作。基层单位由会计或主管会计管理会计档案。基层单位保存的会按公司要求定期向会计档案室主管人员报告和登记本单位存档情况。二、会计档案存楼的范围（1）各种会计凭证（2）各种会计账薄（3）月、季、年会计报表（4）财务计划（5）财会专用的各式未启用的账薄、报表、表格、票据等三、会计档案的归档条件（1）会计凭证每张凭证有制表、复核、记账、主管会计签章，附原始凭证栏次数额与单据实数相符，装订封面列有年、月、日起止号数、会计、领导签章。（2）账薄经营人员一览表与账户目录填列齐全，单位负责，会计管理人员、经营人员要签章，移交接管日期手续要齐全。（3）年、月、季报表按报表程序加盖公司印章即可。报表页数与报表目录相符。四、会计档案的保管（1）会计档案对符合归档条件的会计资料，应定期收集整理、审查核对、编号登记，按照档案性质、时间顺序、分类归档、编制目录、妥善保管。（2）会计档案应建立会计档案登记薄，对各类资料按类别、名称、起止日期、页数、册数、归档时间、存放框号栏次进行登记档案编号。应力求简明，并编制必要的查阅索引目录便于查找。（3）档案要定期检查，注意潮湿、虫蛟、鼠嗑防止丢失损坏。五、会计档案的调阅手续（1）会计档案要设置“会计档案调阅登记薄”，调阅档案时要详细登记档案名称、调阅时间、调阅人、批准人、调阅理由、转抄、摘录内容。（2）本单位人员调阅会计档案。要经财会主管人员同意，外单位调阅会计档案，要有正式介绍信，经单位领导批准。（3）调阅人员不准将会计档案携带外出，只许在档案室或财务室内查阅。（4）调阅的档案不准勾划、涂摸、更改、撕裂需转抄。摘录要经主管人员同意，摘录后经审核与原件无误，方可按调阅手续办理。（5）会计档案的保管期限按国家关于会计档案保管期限的有关规定办理。办公室保密工作制度（一）保密工作人员工作制度保密人员是保密工作直接责任者，对保守党和国家的秘密，监督本部门、本单位的保密工作，肩负着非常重要的任务。为促进保密人员带头贯彻保密制度，特制定保密人员工作制度如下一、认真贯彻执行国家有关保密工作的方针、政策。利用各种机会和方式，对保密法为主要内容的宣传教育工作。二、协调、监督各部门的保密工作，着重抓好保密要害部门的保密教育和检查，及时堵塞各种失泄露的漏洞。三、督促、检查禁止通过普通邮政邮寄涉密信件、物品，禁止在普通传真机上传送属于国家秘密的文件、资料。不准在私人交往的通信中泄露秘密。四、凡属机密文件、资料要做到绝对安全保密，对无保留价值的文件、资料登记后经领导批准，按要求销毁。五、当好领导的参谋助手，协助领导做好本部门保密工作，并定期对执行保密规章制度情况进行督促、检查。六、自觉遵守保密法律、法规，忠于职守、尽职尽责，做到保守机密慎之又慎，确保党和国家秘密的安全，做保密工作忠实卫士。（二）档案保密制度1、档案人员要认真学习保密法律、法规以及各项保密制度，不断提高保密意识，保证党和国家机密的绝对安全。2、严禁执行党和国家各项保密规定和纪律，对所保管档案的内容不准向外泄露。要做到不该的不说，不私抄档案材料，不将档案材料借给无关人员，不领无关人员进入档案室。3、下班后，档案必须入柜锁好，不得堆放在办公桌上，档案员要亲自保管档案室的钥匙。4、借出的档案要按时收回，对不按时送回的档案，档案员要亲自追回，严禁档案长期散失在外或丢失。5、对档案要注意防火、防潮、防窃，要保持档案的原始性。6、无保存价值的档案，需销毁时必须严格遵照文件销毁制度进行销毁，严禁当废纸处理。（三）会议保密制度1、参加会议人员，以必须对国家和企业利益高度负责的精神，以严肃的态度、科学的方法，做好会议保密工作。2、召开需要保密的会议，对与会人员进入保密教育规定保密纪律。3、严禁与会议无关的人员进入会场，对需要到席会议人员，将名单呈报主管会议的领导审定。4、凡规定不准记录的会议内容，与会人员不得记录，得不携带录音机进入会场录音。5、严禁滥印乱发会议秘密文件、资料。会上的报告内容或领导讲话，未经批准，不得随便整理记录散发。6、会议期间印发的秘密文件一律标明密极，登记分发并要妥善保管。7、在召开保密会议时，要指定专人管理秘密文件、资料、笔记本等。8、会议结束后，对文件、笔记本进行保密检查，把应收回的文件如数收回，妥善处理。9、发现秘密文件丢失或补窃，必须立即报告，及时追查，设法挽回损失。（四）文书保密制度一、对收到的秘密文件、资料要按编号认真登记，实收份数与登记份数必须相符。在承办分发、传递、借阅移交等环节中，要严格履行各种手续。二、按领导批示传阅的范围，文书直接送、收秘密文件，没经主管领导的同意，不许他人代替办理，不许他人自行横使，不许擅自扩大阅读范围。文书要对传阅的文件及时检查，催办清退，防止秘密文件长期散失在外。三、秘密文件、资料必须存放在有安全保障的地方，严禁乱堆乱放。要注意防火、防窃、防潮，要保持秘密文件的原始性，要经管好文件柜钥匙，要做到人走门锁。四、在外传递秘密文件过程中，不准办理与递送无关的事。严禁携带秘密文件逛商店、买东西，去饭店及各种公共场所。不允许将秘密文件带回家，不准在家属或子女透露文件内容。五、经常主动地查询领导和周围有无代收文件，对代收的文件要及时收回登记，按传递手续办理。六、文书要协助领导经常清理秘密文件、资料，做到及时收缴，安全存放，回收文件时要清点好份数、页数，并发给收回文执。七、按月清点文件，对无保密价值的文件，每年销毁一次，销毁前要有登记履行审批手续，并有两人以上监销。八、严禁把秘密文件、资料和内部材料当成废纸出售。丢失秘密文件、资料，造成失泄密一律追究责任。九、工作调动和退休时，必须把自己经管的秘密文件全部移交清楚。移交时，要建册清点、核对，并办理签字手续。（五）打字员保密制度1、认真学习，严格执行各项保密制度。2、打印秘密文件需由打印部门提交承印报告，并经主管部门领导批准后，方可打印。3、承办秘密文件打字任务的部门，必须建立健全登记制度，对打印的秘密文件、资料，必须登记清楚各类文件、资料的标题、编号、份数、时间、经办人等。4、打字员对打印的秘密文件、资料的内容，不得用任何方式向无关人员谈论和泄露，否则追究责任。5、在打印秘密文件、资料时，不得让非有关人员进入打字室，印后要及时销毁清样、蜡纸、软纸、底页和废页，严防丢失。6、打印秘密文件、资料的底稿要妥善保管，文件印好后及时清点份数连同底稿如数交给打印部门。（六）小车司机保密制度1、认真遵守各项保密规章制度，不断增强保密意识。2、不准泄露领导外出开会、办事中的有关秘密事项。3、领导谈论秘密时能回避尽量回避，不得已听到后严禁外传。4、对领导遗忘在车上的秘密文件、资料、物品等，要及时亲自交给本人，不得私自翻阅或长期保留。5、未经领导同意，不得擅自捎人搭车。6、不论在任何情况下，都不要向亲属、朋友、同志、熟人等泄露自己了解的秘密事项，不传小道消息。印信管理规定1、用印前由文书认真审核明确用印内容和目的，确认符合用印规定后再用印。2、一般性折文件用印时先填“用印申请单”，经申请人、部门领导、主管领导、办公室主任签字方可用印。3、对公司经营权有重大关联，涉及政策性问题由经办人、部门领导、主管领导、办公室主任签字方可加盖印章并存档以备查询。4、各分公司用印时由分公司领导、经办人、集团公司分管理领导签字后办公室主任签批方可加盖印章。5、一般情况下，不得将公章携带外出，确需外出使用，必须由印章管理人员在场监印。6、印信使用，必须严格履行审批手续。一般性的介绍信如包裹单、航空邮件等持本人身份证及邮单方可开据介绍信。重要性的介绍信必须由部门领导、办公室文主任签批，严禁开据空白介绍信。7、法人委托书使用，由经办人部门领导、主管领导、办公室签批方可开据。备品管理制度为规范备品的管理，提高服务质量及工作效率，特制定备品管理制度。一、卫生管理1、定期清理备品库房的卫生，做到无三害，无异味，空气流畅；2、保证备品的质量，对霉变、变质、变形的办公用品不允许出库。二、备品管理1、办公用品入库时，严格把关，并抽查办公用品，对不合格的办公用品不允许入库；2、备品入库后，应按物品的类型规范化摆放；3、发放办公用品应轻拿轻放、即快又准，对因工作失误而损坏、破裂的，应按价赔偿；4、严格履行备品发放管理程序（1）由部门提出申请，部门主管签批；（2）办公室主任审批；（3）后勤管理员以办公室主任的审批单为依据开出库单、入帐；（4）经办人持出库单到备品库出库；（5）备品管理员以出库单为依据出库、入帐；（6）后勤管理员建立个人台帐备查。5、特殊情况，办公室领导口头或批条同意后，方可出库，并及时补签出库手续。三、备品管理员服务制度1、讲究职业道德，一视同仁；2、对待领办公用品的人员，应态度和蔼，避免与其争执；3、本着主动服务的精神，提高服务质量，提高办公效率。办公用品采购及发放管理办法一、办公用品的采购办公用品的采购应本着勤俭节约、减少库存、减少资金占用的原则合理采购。采购程序是先由库管员提供采购计划，经办公室文凭签批后，总务按签批计划进行采购。二、办公用品的发放1、发放范围公司管理人员及相关工勤人员；2、发放时间每周二、四发放。3、发放办法（1）办公室设立办公用品发放台帐，以部门为单位，每位职员设立一个帐页，所领取的办公用品分别记入部门和个人帐页，其费用划入各部门；（2）领取办公用品前经本人申请部门负责人及分管领导签字后，由办公室主任签批到备品库领取；（3）钉书器、计算器、算盘、文件架、纸篓、台历架等使用周期为三年，过去领用的部门不再发放。钢笔的使用周期为一年。新调入公司工作的人员，将视其岗位的需要予以发放办公用品。办公用品发放标准高层管理人员办公用品标准文件架1个50元50计算器1台200元200文件夹5个30元150算盘1个25元25钢笔2支50元100钉书器1个15元15碳素笔2支10元20笔筒1个50元50计610元中层管理人员办公用品标准文件架1个50元50碳素笔1支10元10文件夹3个30元90笔筒1个20元20钢笔1支40元40计210元一般管理人员办公用品标准文件架1个50元50碳素笔1支10元10文件夹1个30元30笔筒1个20元20钢笔1支20元20工作人员佩戴工作牌的规定为树立企业形象，提高员工荣誉感，保障公司正常、合理的考核体系运行，特制定式作人员工作时间必须佩载式作牌的规定一、工作牌是企业形象的标志，因此，公司员工在上班时间必须佩戴工作牌。工作牌一律戴在上衣上三个扣子间，不得挂于腰间或以其他外衣遮盖，应按规定正确、整洁地戴在左胸前的适当位置上。二、工作时间，工作人员应在办公场所及厂区范围内佩戴工作牌，如外出办事方可摘下，应当妥善保管，不得遗失，如有遗失或损坏由本人申请办公室补发，并记录一次，累计超过三次，公司不予补办，须个人办理。三、因公损坏应报请单位分管理领导签字后，交办公室补发。四、公司临时和聘用人员在试用期间也应带工作牌，离岗时应缴回。五、工作牌不得利用其职能在外做不正当及与工作无关的事情；离厂外出办事须摘下工作牌。六、工作牌不能作为工作证使用，不得任意涂改职务、名称或转借他人。七、把佩戴工作牌作为工作纪律纳入考核内容，全体工作人员互相监督，自觉遵守。行文的有关规定为有效地加强管理，充分发挥办公部门的职能，使行文工作标准化、程序公、制度化，根据国家关于公文处理的有关规定，制定本规定如下1、文件分为集团公司文件、集团公司董事会文件、集团公司办公室文件、集团公司党委文件、集团公司工会文件、要求打印的文件，必须按职能由主管领导批示，方可交办公室按程序行文。2、拟文部门必须用专门的发文用纸，逐项填写有关事项，包括必须有拟文部门负责人签字，然后由办公室核稿后，送公司主管领导签发。3、文件由办公室负责打印，打出文件草稿后，由起草人认真校对，确定无误后方可印刷，拟文部门对文件的内容负全部责任。4、公司下属单位，需用公司名义向上行文的，必须以本单位正式文件报公司办公室，然后按程序审批行文，不按规定履行程序的，办公室有权纠正。5、起草文件一律用钢笔书写，要求语法规范，标点正确，字迹工事清晰。6、起草文件应正确使用文种，要一文一事，不得一文多事。7、其它行文中的技术性问题，由办公室掌握。关于小车及司机的管理规定为规范公司小车管理，调节公司内部车辆的供需矛盾，有计划、高效、快捷地服务于公司各部门，特制定本管理规定。一、车辆保养与维修1、车辆保养车辆保养由司机本人掌握完成。（1）一级保养。主要以润滑、紧固为中心内容；（2）二级保养。除一级保养的科目外，以检查调整为中心内容；（3）三级保养。以总成解体、清洗、检查、消除隐患为中心内容，并实行一、二级保养的作业项目；（4）根据气候变化实行换季保养，即冬季保养和夏季保养；2、车辆维修车辆维修必须经车队长或相关人员的技术鉴定，坚持能自修不外修，能修复的零件不换新件的原则。确需外修的，由司机填写修车申请单，车队长签字后，由办公室主任审批并到指定厂家修理，事后，由车队长统一结算。严格履行修车手续，禁止先修理后申请违反规定现象的发生。二、油料及车辆调度1、油料管理。油料发放公司实行现金加油的管理方式。车辆加油时，由司机本人填写用油申请单，由车队长签批，后勤管理员根据油料签批单与司机一同持现金到最近的加油站加油。2、车辆使用。随着企业规模扩大，用车部门越来越多，公司为压缩开支，减少费用，对原有车辆控制由原来的10台减少到7台，车队在保证公司领导工作用车的前提下，规定派车范围如下（1）市内用车。财务人员去银行撮现金、购买增值税发标；极特殊应急情况公司工作人员到分场等单位；其他情况公司不派专车接送，可乘座公共客车或其它交通工具。（2）市外长途用车。公司领导因工作需要乘飞机公司可派车接送；因公乘飞机来企业洽谈业务的客人，由分管领导提出用车申请，用车部门工作人员随车接送；公司部室长及工作人员经批准乘坐飞机的，公司只负责接，去机场应自行乘火车或客车到达；分公司因公求援用车，可根据情况派车，但费用由用车单位自理（过桥费、存车费、油料费等）。旅游季节营销人员客户来企业用车，继续执行敖药股办发19987号文件规定。三、司机管理1、坚持淡季早会学习制度，司机必须遵守中华人民共和国交通管理条例及有关交通安全管理的规章规则，树立良好的职业道德和职业形象；2、司机应珍惜公司的车辆，平时应注意车辆的保养，经常检查车辆主要机件，每月至少用半天时间对自己所开的车辆进行检修，确保其正常行驶。要经常清洗车内车外的卫生，保持车辆的清洁（包括引擎的清理）。3、出车前，要例行检查车的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。出车时，要保证行车证件的齐全，要经常检查各种证件的有效性。出车回来，要检查存油量，发现存油量不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时加油。4、出车在外或出车归来时，一定注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车。司机离开时，要锁好保险锁，防止车辆被