xxx火力发电厂xx工程档案管理实施细则

XX发电厂XX工程档案管理实施细则一编制依据1国家重大建设项目文件归档要求与档整理规范（DA/T282002）2科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T118222008）3技术制图复制图的折叠方法（GB106093）4火电企业档案分类表（69大类）（国家电力公司总文档200229号）5照片档案管理规范（GB/T118212002）6电子文件归档与管理规范（GB/T118212002）二适用范围本办法适用于XX工程档案的管理。三项目文件的整理1整理原则遵循火电建设项目文件的形成规律和成套性特点，保持案卷内项目文件的有机联系；分类科学，组卷合理；案卷整齐美观，便于保管和利用。2整理方法21项目前期（800）、设计基础材料（801）、工程管理性（803）、竣工验收（807）、生产准备及试运（808）。211按“问题时间”法分类。212项目前期文件按项目建议书批复、可行性研究、项目评估、环境预测及调查报告、设计任务书及计划任务书；按文件形成日期排列。213设计基础材料文件按地质材料、地形材料、水文气象地震材料、水质及水源材料排序；按文件形成日期排列。214工程管理性文件按征租地文件、与参建单位的合同协议、招投标文件、环卫、消防、工业安全协议文件、工程费用及物资管理文件、与参建单位的往来文件、工程会议文件、工程监理及质量监督、工程统计报表排序号；按文件形成日期排列。215竣工验收文件按竣工验收文件、工程遗留问题、竣工验收决议及交接证书、工程决算排序；按文件形成日期排列。216生产准备及试运文件按启动试运文件、操作堆积及事故处理规程、试运行记录、生产准备及人员培训、其它排序；按文件形成日期排列。22设计文件（802）221按“设计种类专业机组”法分类。222设计种类按初步设计、技术设计、施工设计、施工组织设计排序；专业按燃料、锅炉、汽机、电气、热控、化学、水工、土建及其他排序；机组按公用部分、7机、8机排序。23项目竣工图、项目设备文件231按“机组专业”法分类。232机组公用部分、7机、8机排序；专业按燃料、锅炉、汽机、电气、热控、化学、水工、土建及其他排序。24项目土建施工文件（804）241按“系统机组单位工程”法分类。242单位工程；按项目建设单位编制的单位工程编号的先后顺序排列。243原材料证书、设计变更及工程联系单、观测记录分别单独组卷。25项目施工安装文件（805）251按“设备机组单位工程”法分类。252焊接记录文件按焊接工程的类别分别组织案卷。253试验报告文件、材料出厂证书、设计变更与工程变更及材料代用单分别单独组卷。254安装与验收记录及质量评定、交接试验记录与仪表调校记录、调试方案与报告分别单独组织案卷。26设计变更单应由项目设计单位在工程完工后，编制“设计变更单总清册”，并分专业组织完整的、编号连续（若有断号，必须加以文字说明）的“设计变更单”案卷。27工程联系单由各施工单位负责组织案卷。3案卷整理单位31项目文件通常以“卷”为整理单位，即一个卷盒文件为一个案卷。32项目文件原则上按单位工程组卷，依其排列顺序，一个单位工程可组1N卷。33组卷要针对“单位工程”形成文件材料数量定夺案卷的组合，为了保管及利用方便，组合的案卷厚度应适宜。4案卷内项目施工、调试文件的排列41管理与技术文件、质量评定记录、隐蔽工程记录、施工记录等施工文件组卷顺序。参见附件142原材料证书按品种、日期排列。43设计变更及变更设计申请单、工程联系单按文件编号排列。44观测记录按单位工程、文件日期排列。45试验报告文件按单位工程试验报告编号排列。46安装记录、试验记录、质量评定按安装记录、试验记录、四级验评划分表、单位工程质量验评、分部工程质量验评、分项工程质量验评排列。四项目文件的案卷编目1编目要求11应正确反映案卷系统整理成果，揭示出案卷内项目文件的内容，便于查找利用。12应固定案卷内项目文件的排列顺序和位置，便于维护和监督项目档案的完整与安全。13文字、符号必须标准、规范、简明。14外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文；经翻译人、审核人签署的译文稿与原文一并归档。2卷内项目文件页号的编写21卷内文件均以有效内容的页面为一页编写页号。22页号采用13位数，每一个案卷的页号均从“1”开始依次逐页标注；各案卷间不连续编页号。23成套图纸或印刷成册文件，不必重新编写页号。24页号编写位置单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图纸的页号编写在标题栏外右下方。25内封面、卷内目录、备考表不编页号。3填写卷内目录31卷内目录应排列在卷内文件首页之前。32序号应从阿拉伯数字1起依次标注卷内文件排列顺序，一个文件一个号。33文件编号填写文件文号、图纸的图号、施工记录或报告等的编号，或设备、项目代号。34责任者填写文件形成部门或第一责任者。35文件题名填写文件标题全称。文件没有题名应由立卷人根据文件内容拟写题名。36日期；填写文件形成时间，年月日。37页号以“卷”为单位填写每份文件首页上标的页号，最后一件填写首尾页号；以“件”为单位则填写一件项目文件的总页数。38备注可根据实际情况填写需注明的情况。39档号填写方法见附件2。4卷内备考表41应标明卷内文件的总件数、总页数，以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。42互见号应填写反映同一内容而载体形式不同且另行保管的项目档案的档号，并注明其载体形式。43立卷人应由立卷责任者签名。44立卷日期应填写完成立卷的日期。45检查人应由案卷质量审核者签名。46检查日期应填写案卷质量审核的时间。47卷内备考表排列在卷内全部文件之后。5案卷外封面和脊背的编制51档号根据项目建设单位档案部门编制的“四期脱硝改造工程分类办法”（见附件2）填写。52案卷题名521应简明、准确提示卷内文件内容，其主要内容应包括项目名称及机组的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符。522归档外文文件的题名及主要内容应译成中文。523案卷题名的字数一般不超过30字。53立卷单位填写负责组卷单位或部门。54起止日期填写卷内文件形成的最早和最晚的时间。55保管期限根据对项目文件保管期限鉴别后确定的保管期限填写。56密级应填写卷内科技文件的最高密级。57脊背应填写保管期限，档号和案卷题名。58案卷脊背印制在卷盒侧面。5案卷装订51装订方式以卷为单位的案卷内文件采用整卷三孔线绳装订。52单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上角空白处，加盖红色“档号”章。53图纸可不装订，需将图纸折叠成A4大小，（图样折叠方法参见技术制图复制图的折叠方法（GB106093）图样折叠时标题栏露在右下角，且每张图纸上必须加盖“档号章”（格式如下），字体为小三宋体加粗。“档号”章格式（红色）单位为MM档号序号1010351554文件装订顺序内封面、卷内目录、资料正文、备考表、封底。五项目竣工文件的编制1项目施工文件的编制11项目施工文件用表式及填写111质量验评和施工技术记录表式应符合火电施工质量检验及评定标准要求，使用统一表式，不足部分由监理单位提出用表式样。112质量验评记录表的填写不得以“”或“”代替“不合格”或“合格”；应填数字处必须如实填写数字，不得以“符合标准”、“符合设计规范”等字样替代，应充分表达质量实际情况；试验报告的项目应填写报告编号。113记录表格未填满内容处需用“”表示或加盖“本栏空白”，“以下空白”的红色条形印章加以注明。114各级验收签名处不能盖“本栏空白”。115单位工程验评汇总表中的分部工程、分部工程中的分项工程名称、编号一定要与后续表式中的名称、编号一致。12隐蔽工程隐蔽前，要有隐蔽记录并办理签证；签证在前记录在后。13若一个“单位工程”多家单位施工，由档案部门视具体情况划分案卷编号，各施工单位均应视为一个独立的“单位工程”立卷。14项目施工技术总结的编制141参建单位在合同项目完工后，应编制施工技术总结。142施工技术总结主要内容工程概况；施工管理（包括施工组织机构、主设备及工程量、施工计划管理主要项目施工工期、里程碑进度、施工大事记、施工总平面及机械布置、主要吊装方案及交叉作业等）；工程管理（质量保证及环境保护体系、质量管理、焊接管理、试验管理、安全管理、机械管理、设备材料管理、文件资料管理、培训管理等）；机组试运（主要试运考核指示汇总表、试运发生的问题和采取措施）等。15项目竣工后，项目施工文件中应附有本工程所有验收项目总数及项目清单明细、优良率、合格率统计；混凝土强度汇总材料；受监焊口无损检验一次合格率统计及汇总材料。16为避免相同文件的重复整理,监理签审的文件由文件“闭环”即“关闭事由”的参建单位进行组卷。2项目质量监督检查报告的编制21各项质量监督检查结束后，应按监检阶段与项目内容分别写出质量监督检验报告。3项目调试文件的编制31项目调试文件应包括整套启动调试大纲、调试方案及措施、调试记录、调试质量验评、调试过程中缺陷、故障分析记录与事故处理意见、调试总结等文件。32机组调试的质量检验评定所用表式应符合质量检验依据。4项目监理文件的编制41项目监理文件所用表式必须符合监理工作的基本表式要求。42项目监理工作总结内容应包括工程概况、监理概况、监理重要纪要、监理工程评估、安全文明评估、监理业绩和存在问题以及建议等。5项目竣工图的编制51设计单位编制竣工图时，应编制“竣工图编制总说明”（叙述竣工图编制原则并包括各专业的竣工图卷册目录）。对每册修改图纸，应编制分册说明（包括修改内容、修改原因、修改依据文件等）。52竣工图编制单位必须逐张审核，确认与现场相符后，在竣工图标题栏正上方空白处或其它空白处加盖、签署“竣工图”章（格式如下），盖印材料应采用红色印泥。竣工图章格式单位为毫米7131060101010252530806项目工程照片档案的编制61整个项目每个单位工程收集工程照片4到6张，能突出说明工程特点的照片。编制单位竣工图编制人技术负责人编制日期监理单位名称监理人62工程照片档案应移交一套原件；63数码相机拍摄后，由责任部门/摄影者将每一张照片用相纸打印或冲印六英寸普通规格照片进行整理归档，同时要求将每册照片的电子版二套一并移交，每张光盘需独立包装。65照片的排列以问题结合时间、重要程度等进行排列。66照片档案的编号由目录号保管期限代码册号张号，例04Y0101目录号工程号，即“04天津军粮城发电厂四期脱硝工程”保管期限代码以永久期限保管,代码为“Y”册号用二位阿拉伯数字表示，即“01”张号用二位阿拉伯数字表示，即“01”67照片档案总说明一组联系密切的照片按顺序排列后，拟定一个总说明。每一个总说明要求50个字左右。68照片档案卷内目录照片/底片号编号卷内流水号（两位阿拉伯数字）题名每一张照片需阐述的时间、事由、地点、人物（设备）背景拍摄时间8位阿拉伯数字表式（20090101）69照片档案案卷题名拟定涵盖本卷册照片内容的专业名称载体；610照片芯页的填写芯页要求使用200G卡片纸自行打印；照片号目录号保管期限代码册号张号事由填写照片所反应的事件时间照片拍摄的时间，用8位阿拉伯数字表示；地点拍摄地点；人物事件中的主要人物（设备），标注出具本位置（例左1，右2等）摄影者实际摄影者互见号与本张照片所对应的其它载体档案的档号；611卷内备考表本册情况说明、立卷人、检查人、立册时间。612照片的装具统一使用印有国家档案局监制字样的“照片档案”相册。7设备资料的编制71按照火电企业档案分类表（69大类）“9设备”类进行分类。72由设备制造厂家提供的说明书、技术文件、图纸和由厂家负责安装的设备所形成的技术文件、调试记录，设备运行后增加、检修、改进工作中形成的档案入“9设备”类。73一个类目可组若干卷，为便于利用，快速查找，应组薄卷为宜。74外文资料应有译文，至少应有标题的译文。75文件以件为单位组卷，排列顺序按照说明书、检验报告、合格证、图纸等排序。76一台设备附带的配套设备资料原则上不拆开组卷，有关主设备的资料在前，附带配套的设备按设备名称依次组卷，按规定顺序排列，不以文种排列。77备考表中的互见号要编写与纸制文件相对应的其它载体形式的档号。78档号编制方法参见附件2。79外购设备的报关单、设备开箱验收单、设备监造报告按机组入8035类。710案卷装订7101卷内文件统一折叠成A4幅面，不足A4副面的要采用A4纸托裱。7102案卷内不允许有金属物、塑料膜装订，并采用线绳左侧三眼或不锈钢订装订，以件为单位装订。7103每份文件材料的右上角加盖档号章，图纸材料在右下角空白处加盖档号章，并用黑色签字笔填写档号，档号章的填写目录号分类号案卷号卷内文件编号。六项目文件归档要求1建设项目文件必须经过系统整理及审核后方可向档案部门归档。2项目文件必须原件归档21图纸会审、施工交底等会议纪要原件必须要有与会者双方（多方）主要人员的亲笔签名。22建设过程中形成的技术文件、施工记录、工程签证单、质量验评、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表示和数据均应用合格的书写材料书写并原件（各方人员必须签全名，不能以盖章或打印或替签名）归档。23材质证明、外委试验报告、工程联系单、设备缺陷处理单，索赔、咨询、材料、设备代用单，凡签发单位必须原件归档，参建单位在项目施工文件中如为复印件，应在备考表中注明原件所在案卷。若材质证明无原件，则由采购该材料的单位盖上本单位采购部门的公章即可作为原件。7对归档文件字迹材料及特殊载体文件的要求71采用不褪色的蓝黑墨水或黑色签字笔等不易褪色的书写工具书写，不得使用红色、纯蓝墨水、复写纸、圆珠笔和铅笔等易褪色书写材料书写、绘制。72归档项目文件必须使用使用激光（或彩色激光）打印机打印，不得使用喷墨（或彩色喷墨）打印机、针式打印机打印。73归档文件不得使用热敏纸作载体归档。74归档项目文件内容不得涂改和涂抹，字迹要清晰。75项目电子文件751应采用不可擦除型光盘，文件格式采用JPG、PDF格式，每份文件的存储空间要小于30KB。要求电子版文件内容必须与移交的项目竣工文件纸质文件内容保持一致。每张光盘单独一个盘盒，盘盒上注明文件题名，并按单位工程编制电子文件移交目录。752档号施工文件入04078流水号（G）、04088流水号（G）设备文件入04079流水号（G）、04089流水号（G）8项目文件用纸技术指标81项目文件用纸幅面及版面尺寸811采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210MM297MM。812大于A4幅度的应折叠至幅面为A4规格，小于A4幅面的要托裱在70G以上，A4规格的白色书写纸上；粘贴的质量满足归档页边距的要求，若项目文件破损、局部残缺，需进行修裱后归档。要求采用油制双面胶粘贴,对于双面文字的资料粘贴顶部或左侧面的空白处便于查阅即可）813印制要求项目文件用纸的页边距为上22CM、下20CM、左25CM、右15CM、页眉及页脚为15CM82内封面规格为297MM210MM、150G以上黄色无酸牛皮纸。83卷内目录、备考表采用297MM210MM，70G以上白色书写纸。84案卷脊背标签与卷盒长度相同，即310MM20（30、40）MM；案卷脊背标签应采用150G黄色无酸脊背纸制作，将案卷脊背标签内容用激光打印机打印，剪裁后用油性双面卷固定在卷盒脊背上。9项目文件主要要素标识规则91标题使用三号宋体加粗，行距为24磅，段前、后12磅或1行。92正文中，中文使用小四号宋体，行距为20磅，段前、后6磅或05行，首行缩进2个字符；英文使用TIMESNEWROMAN体，其余同中文。93工程名称及编号使用五号宋体加粗（根据内容长度中适当缩小）。94报表备注及补充使用五号宋体。10案卷盒格式101卷盒采用220G以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制（样式见GB/T118222008）102其规格为310MM220MM，脊背厚度可根据需要设定。11参建单位将移交竣工文件目录输入紫光电子档案系统（业主提供）并挂接电子文件，卷内目录、备考表、案卷封面、案卷脊背将自动升成，可打印立卷。七项目文件的归档范围（详见附件3）。除上述条款所示内容外，项目部门可根据项目建设的实际情况及其特点，增加项目文件的归档范围和内容。八项目文件的归档数量1项目施工文件、监理文件、调试文件及设备监造等文件的归档数量为两套，必须保证一套原件。2项目施工图归档数量为一套，竣工图归档数量为两套。3竣工文件电子版光盘两套（不可擦除光盘）。九项目文件的归档时间项目竣工文件、项目监理文件归档时间、设计单位编制的竣工图、声像档案、电子版光盘，机组投产后45天内（含归档文件审查、档案部门验收时间）归档完毕。十项目文件的归档审查1施工单位完成施工文件的整编、自检工作。2项目设备文件的归档审查有关项目部门、监理单位负责审核。3项目竣工文件的归档审查监理单位、工程部负责审核。4项目竣工图的归档审查设计院、监理单位、工程部负责审核。十一项目文件的归档手续1经审核并同意归档的文件归档时，须同时附上建设项目竣工档案验收表（格式见附件4）。2项目文件归档时，须编制“XX工程项目档案归档清册”（格式见附件5）一式两份，同时移交与纸版清册相对应的电子版（不可擦除光盘）两套。3交接双方对归档项目文件的案卷数量清点无误，并经档案部门按项目档案接收标准验收合格后，在归档清册上签字、盖章。十三附则本细则在执行过程中，如发现不符合实际或不全面等情况及时进行修订。附件附件1施工文件组卷顺序附件2四期脱硝工程档案分类办法附件3四期脱硝工程项目文件归档范围及保管期限表附件4建设项目竣工档案验收表附件5档案移交清册附件1施工文件组卷顺序一、综合卷1、按专业放在单位工程第一卷施工组织设计、单位工程质检计划（验评划分表）、单位工程强制性条文执行计划2、综合卷卷内排列内封面、卷内目录、卷内文件、备考表、封底卷内文件顺序单位工程概述单位工程开、竣工报告单位工程施工图会审会议纪要主要施工方案和技术措施、作业指导书及交底记录工程联系单汇总表变更设计核定单汇总表、土建交付安装中间验收交接表工程总结二、施工卷验评记录、主要施工记录、隐蔽工程记录（质量验评与施工记录、隐蔽记录要对应组卷）三、原材及试验报告卷四、焊接工程按专业组卷五、调试文件（调试文件分别按专业组卷）1调试大纲2调试项目机构设置及人员安排3调试进度、质量计划4调试措施5技术交底6调试协调会会议纪要7工程联系单及设计变更8试运日志9调试报告及质量验评表10调试工作总结及综合质量指标六、监理资料1监理大纲2监理规划、监理规程3监理各项实施细则4监理月报5专题会议纪要（按专业分开组卷）6工程调试例会7监理安全例会8监理质量例会9监理工作联系单（按专业分开组卷）10监理工程师通知单（按专业分开组卷）11停工、复工、奖罚通知单12旁站记录（按专业分开立卷）13监理日志（按照专业时间顺序组卷）14监理质量管理体系文件15施工及设备器材供应单位资质报审16强制性条文执行计划17、工程计量单和工程款支付证书、竣工结算审核意见书附件2天津军粮城发电厂四期脱硝工程档案分类办法（69大类）依据火电企业档案分类表（69）大类（国家电力公司总文档【2002】29号）。使用说明本表由目录号（代号）和分类号两段阿拉伯数字组成，使用时需加案卷号、卷内文件顺序号一并组成档号，各号之间用“”分隔。例目录号目录号用四位阿拉伯数字标识，前两位用工期标识，后两位用机组号标识。例四期脱硝工程7号机组目录号0407四期脱硝工程8号机组目录号0408四期脱硝工程公用系统及两台机组共用部分目录号0407分类号详见火电企业档案分类表（69）大类案卷号案卷号用三位阿拉伯数字001999标识。卷内文件顺序号卷内文件顺序号用两位阿拉伯数字199标识。卷内文件顺序号案卷号分类号目录号附件3四期脱硝工程项目文件归档范围及保管期限表序号项目文件归档范围保管期限责任部门备注1工程前期依据性文件111工程项目建议书及审批文件2工程“初可”阶段文件及其审查和批复文件永久生产技术部12工程“可研”阶段文件（含工程估算）及其审查和批复文件永久生产技术部13工程前期项目评估文件材料评估材料、谈判议定书、纪要、备忘录等永久生产技术部14工程项目的融资、贷款合同、协议永久生产技术部15环境预测、调查报告、环境影响报告书及批复永久生产技术部16工程前期依据性的有关会议材料、纪要、备忘录等永久生产技术部2工程管理性文件21工程环保、消防、工业安全等方面的合同、协议、执照、许可证等来往文件永久生产技术部22工程招投标文件和中标通知书永久长期生产技术部23工程项目开工报告和批复文件永久生产技术部24工程项目开工前期的审计文件永久生产技术部25工程所有租赁文件永久生产技术部26工程主管及上级单位发送的有关工程前期的依据性文件、纪要、备忘录等永久长期生产技术部27工程管理部门发出的有关工程前期的依据性文件、报告、纪要、备忘录等永久长期生产技术部28工程的设备合同及其执行文件、纪要、备忘录等永久长期生产技术部291工程的设计合同及其执行文件、纪要、备忘录等永久生产技术部2工程的施工合同（含施工执照、施工单位资质文件）及其执行文件、纪要、备忘录等3工程的调试合同及其执行文件、纪要、备忘录等4工程的监理合同及其执行文件、纪要、备忘录等长期210与各参建单位的来往文件（含商检、索赔、涉外文件等）永久生产技术部3设计基础文件31地质（工程地质“初勘”报告、“详勘”报告）、地形材料永久生产技术部32施工中补测的基础资料及主厂房各点位置标高图永久生产技术部33灰场、坝址和煤场的地形测量、工程地质、水文地质和水文气象等其他设计基础资料永久生产技术部34水质、水源材料永久生产技术部4设计文件41概念设计文件（含概算书）永久生产技术部42初设、扩初设文件（含概算书）永久生产技术部43技术设计（含司令图）永久生产技术部44施工图设计（含预算书）长期生产技术部45施工组织设计长期生产技术部5土建、水工施工文件51管理与技术文件长期参建单位52主要施工记录长期永久参建单位53隐蔽工程记录永久参建单位或合同单位54工程质量评定记录永久参建单位或合同单位55出厂证件及试验文件长期参建单位或合同单位6安装工程文件61机务设备安装611管理与技术文件长期永久参建单位或合同单位612主要施工记录长期永久参建单位或合同单位613工程质量评定记录永久参建单位或合同单位614材料质量证明文件长期参建单位或合同单位615焊接文件施工记录、焊接材料质量证明文件、质量验评记录长期永久参建单位或合同单位616原材料质量证明文件长期永久参建单位或合同单位617设计变更文件设计变更单、工程变更设计洽商单、材料代用单、工程联系单等永久参建单位或合同单位62电气、热控设备安装621管理与技术文件长期参建单位或合同单位622主要施工记录长期参建单位或合同单位623交接试验记录长期参建单位或合同单位624质量评定表永久参建单位或合同单位625设备、材料质量证明文件长期参建单位或合同单位626设计变更文件设计变更单、工程变更设计洽商单、材料代用单、工程联系单等永久参建单位或合同单位7设备文件71主设备及主要辅助设备出厂说明书、总装、试验记录、合格证件、手册、图纸等技术文件永久参建单位72设备商检记录、索赔文件永久参建单位73主设备及主要辅助设备台帐永久参建单位74从开箱至移交生产各阶段所有设备的消缺、修补与更换记录、设备消缺率的统计永久长期生产技术部参建单位8整套启动及试运阶段文件81整套启动调试大纲永久参建单位生产技术部82整套启动试验方案及措施永久参建单位生产技术部83整套启动调试报告、调试记录、调试质量验评表、调试过程中变更设计资料及调试总结等永久参建单位生产技术部84整套启动试运指挥部的文件、命令、纪要、记录等永久生产技术部85试运阶段的缺陷、故障分析记录与事故处理意见长期参建单位生产技术部运行部86整套启动试运阶段交接班记录、运行记录及值长记录长期运行部87整套启动试运工作总结长期参建单位建设单位相关部门9工程质量监督文件91工程质量监督大纲长期生产技术部92各级质量监督部门在工程各阶段进行的质量监督申报书、评价等需质监机构出示的质