01文件控制程序(质量、环境和职业健康安全管理体系程序文件)

文件控制程序1目的对文件进行控制，确保公司QEOHS管理体系运行相关部门和场所及时得到适用有效的版本，防止使用失效或作废的文件。2范围适用于与公司QEOHS管理体系有关文件的控制。3职责31综合事务部负责编制和组织实施本程序。32机关各部门、各项目负责各自主管业务范围内文件的管理。4工作程序41文件的分类411文件按来源分为内部文件和外来文件。A内部文件机关和各项目部编制的指导各项业务活动的文件；B外来文件1适用于公司的国家、行业和地方有关质量、环境保护和职业健康安全等方面的法律法规、规范规程标准等；2顾客、监理、政府和上级主管单位等发给的有关质量、环境保护和职业健康安全的文件。412文件按状态分为受控文件和非受控文件。A受控文件指按规定要求控制批准、发放、使用、更改、作废处理的文件，其范围QEOHS管理体系文件、公司规章制度、与工程质量有关的国家、行业和地方法律法规和标准规范、施工组织设计、专项施工方案、作业指导书和图纸、与环境保护和职业健康安全有关的国家、行业和地方法律法规和标准规范、业主合同、工程及劳务分包合同及其附件、有关质量、环境和职业健康安全管理方面外来文件。B非受控文件指对已发放的文件不需要进行修订、更改和换版控制的文件。42内部文件的控制管理421内部文件控制流程图422内部文件控制描述A文件的编号方法（见下表）编制文件审核文件批准文件发布文件更改审核更改文件更改批准发放到有关场所评审文件,是否需要更改/作废更改通知策划文件是否存档收回失效、作废文件是否需要保留作废存查销毁否是继续使用文件使用是公司QEOHS手册编号方法ZLBFQEOHSAXXXX文件发布年份公司第一层次文件代号公司质量、环境和职业健康安全一体化管理体系英文简称中交路桥北方工程有限公司关键词拼音简称例ZLBFQEOHSA2006公司程序文件的编号方法ZLBFQEOHSBXXXX发布年份公司第二层次文件代号公司质量、环境和职业健康安全一体化管理体系中交路桥北方工程有限公司关键词拼音简称例ZLBFQEOHSB2006公司程序编号方法ZLBFQEOHSBXXXXXX文件发布年份程序文件顺序号01，02，03公司第二层次文件代号公司质量、环境和职业健康安全一体化管理体系中交路桥北方工程有限公司关键词拼音简称例ZLBFQEOHSB012006公司管理制度汇编编号方法ZLBFCXXXXXXXX发布年份业务管理部门拼音首字母公司第三层次文件代号中交路桥北方工程有限公司关键词拼音简称例ZLBFCZHGL2006公司管理制度汇编中管理办法、制度的编号方法ZLBFCXXXXXXXXXX文件发布年份部门管理办法顺序号01，02，03分管业务部门关键词拼音简称公司第三层次文件代号中交路桥北方工程有限公司关键词拼音简称例ZLBFCZHGL012006文件附录编号方法手册ZLBFQEOHSA附录01附录顺序号01，02，03程序ZLBFQEOHSBXX附录01,02,03管理手册中的办法制度ZLBFCXXXXXXXXXX附录01,02,03例ZLBFCZHGL012006附表01文件表格编号方法程序中表格ZLBFQEOHSBXX表01发生年份使用顺序号表式顺序号01，02，03管理手册中的办法制度的表格XXXXXX表01表式顺序号01，02，03例ZHGL01表01B文件的编制与审批（见下表）文件发布前，以确保文件的充分性、适宜性和发放范围进行审批。按照公司相应的制度要求，不同的层次、内容或重要性文件由不同的人员进行审批并执行。QEOHS管理体系文件编制和审批表分类文件名称（序号）文件编号编制/更改审核/会签批准A中交路桥北方工程有限公司QEOHS手册ZLBFQEOHSAXXXX综合事务部管代及相关领导总经理B中交路桥北方工程有限公司程序文件ZLBFQEOHSBXXXX责任部门管代及相关领导总经理C中交路桥北方工程有限公司业务管理手册ZLBFCXXXXXXXX责任部门管代及相关领导总经理合同类文件责任部门相关领导总经理或被授权人与质量、环境和职业健康安全管理活动有关的行政类文件按公司公文处理办法编号责任部门相关领导主管领导C文件的媒介和状态1文件的媒介书面文件和电子文件（光盘）相结合；2文件的状态受控和非受控文件；3受控文件的标识书面文件由发文单位打印发放编号并加盖公司印章以示受控；光盘由发文单位在封盒上打印发放编号并加盖公司印章以示受控。公司QEOHS体系其他文件编号方法XXXXXXXXXXXXXX某份文件资料序号某份文件资料名称编码某类文件资料类别拼音简写部门名称拼音简写单位名称拼音简写（4）非受控文件需要对外提供管理类、技术类、合同类及有关行政类文件时，应获得公司管理者代表或项目管理者分代表的批准，在书面文件上加盖公司（项目）印章并做好发放登记。D文件的生效1文件上一般应注明发布和生效实施日期。2未特别注明时,文件自批准之日起生效。E文件的发放1综合事务部负责QEOHS管理体系文件和与质量、环境和职业健康安全管理活动有关的行政文件按公文处理办法进行登记、发放。各项目部由项目综合事务部（经理办公室）负责QEOHS管理体系文件和与质量、环境和职业健康安全管理活动等有关行政文件按公文处理办法登记、发放；（2）各部门负责各自业务范围内与质量、环境和职业健康安全管理活动有关文件的登记、发放；（3）各项目部编制的文件自行发放；（4）发放范围由编写文件部门主管领导确定；（5）发放方法公司QEOHS体系手册与业务部门管理手册加盖受控章后，由综合事务部打印发放号并在文件（资料）分发记录表登记发放；其他文件按照公文管理办法进行编号控制发放，其他文件按照编号控制发放；（6）机关各部门、各项目部应设专（兼）职文件管理员负责文件的登记、流转（传阅）和归档保管，确保文件及时准确发放到位。F文件的收领公司综合事务部负责收领、处理来自上级或外部相关单位的有关质量、环境和职业健康安全方面的文件按公文管理办法，收文应及时登记文件（资料）使用登记表（ZLBFQEOHSB01表03）；各项目部文件管理员负责收领、处理来自上级、公司及外部相关单位的有关质量、环境和职业健康安全方面的文件，收文应及时登记文件（资料）使用登记表（ZLBFQEOHSB01表03）。G文件的评审和更改（1）QEOHS体系管理手册、程序文件、管理制度和作业指导书应在每年的管理评审前进行一次评审，评价文件的充分性和适宜性，根据管理评审决定进行修改。当其它时间需要修改文件时，由责任部门提出，在获得主管领导批准后进行修改，并填写文件更改通知单报备综合事务部；（2）文件的修改、审核、批准应执行422B；（3）文件的更改由综合事务部将批准后的文件更改通知单、更改页发到机关各部门、各项目部，督促其按要求进行修改、换页。H文件的现行修订状态（1）机关各部门应结合实际，收集、编制本部门的受控文件清单，及时予以更新，并于每季度末报备综合事务部汇总备案，各项目部部门应结合实际，收集、编制本部门的受控文件清单；（2）综合事务部负责收集、编制公司受控文件总清单，并及时发出更新通知，由机关各部门、各项目部文件管理员进行标识或替代，避免使用作废文件；各项目部负责质量、环境和职业健康安全管理体系贯彻执行的部门应建立本项目部的受控文件总清单，及时发出更新通知，由各部门文件管理员进行标识或替代，避免使用作废文件，并将受控文件总清单以半年为单位，在每年6月30日、12月31日前报机关综合事务部备案；同时，综合事务部在网上公布公司一级的受控文件清单。I文件的复制管理（1）机关各部门、项目部若需书面打印或复制QEOHS管理手册、程序文件手册时，应经过公司管理者代表或其授权人批准，严格控制其分发，须标明复印件发放号，并填写文件（资料）使用记录表（ZLBFQEOHSB01表04），复制文件应按受控文件管理；（2）书面文件若破损影响使用时,应报告公司综合事务部批准,交回破损文件，重新发放新文件,新文件发放号延用原文件发放号；（3）若遗失文件,应及时报告公司管理者代表批准,由综合事务部给予补发，原发放号作废,使用新的发放号。J文件的保密管理（1）QEOHS管理体系文件属内部文件，未经批准不得对外提供；（2）当顾客需要管理手册时，应书面报告公司管理者代表批准后方可提供；（3）管理手册、程序文件、管理制度汇编一般不对外提供，有特殊要求时，须书面报告公司管理者代表批准；（4）需临时借阅文件的人员，应到文件管理部门或主管部门履行借阅登记手续，填写文件借阅登记表，并按时归还。若丢失按文件遗失规定进行处理。K文件的归档、换版和作废（1）文件批准后，连同审批表一起交档案室归档；（2）当体系文件经过多次修改或大幅度修改时，应进行换版，版本号A、B、C、D依次变化，修订号按阿拉伯数字从0、1、2依次变化；（3）文件的换版权限归公司机关，由综合事务部发出文件换版通知，及时收回机关各部门的书面文件和光盘，填写作废文件处理表，经公司管理者代表批准后进行处理；（4）项目部应及时从所有使用场所收回作废书面文件，填写作废文件处理表，经项目管理者分代表批准后进行处理；（5）若需保留作废文件，须标明“作废存查”，并由专人保管，与有效文件分开存放。423外来文件的控制A外来文件控制流程图文件获取主管领导确认适用性否不予登记是发放登记标明发放号加盖受控章关键场所和岗位得到文件主管部门存档是否需要更新是作废文件回收是否保留是建立外来文件信息渠道是B外来文件控制描述1外来有关行政文件的管理与质量、环境和职业健康安全管理活动有关的外来行政文件,按照公文处理办法管理，综合事务部负责接收登记、流转和存档，各部门负责办理和发放。2国家、行业和地方法律法规及标准规范的管理（见法律法规获取与识别程序）3国家、行业和地方法律法规及标准规范的适用性须经主管领导确认。4发放须标明发放号、加盖受控章，并填写文件（资料）使用记录表，确保关键场所和岗位均能得到有效文件。5文件需更新时，主管部门应发出更新通知，机关由主管部门负责回收作废文件并填写作废文件处理表，经主管领导批准后销毁；各单位由主管部门负责回收并填写作废文件处理表，经主管领导批准后销毁，若需保留，须标明“作废存查”，由专人保管，并与有效文件分开存放。6外来文件借阅执行本程序422I4。5相关文件51法律法规获取与识别程序编号ZLBFQEOHSB10200652公文处理办法编号ZLBFZHB01200653记录控制程序编号ZLBFQEOHSB0220066记录61文件（资料）分发记录表编号ZLBFQEOHSB01表0162文件（资料）使用记录表（收文）编号ZLBFQEOHSB01表0263文件复制转发记录表编号ZLBFQEOHSB01表0364文件更改通知单编号ZLBFQEOHSB01表0465受控文件清单编号ZLBFQEOHSB01表05否销毁使用有效文件否作废存查66受控文件总清单编号ZLBFQEOHSB01表0667作废文件处理表编号ZLBFQEOHSB01表0768文件借阅登记表编号ZLBFQEOHSB01表08文件（资料）分发记录表分发部门ZLBFQEOHSB01表01序号文件编号文件名称是否受控受控分发号收文部门签收签收日期备注年月日第页文件（资料）使用记录表收文部门ZLBFQEOHSB01表02序号文件编号文件名称来文单位是否受控受控分发号收文日期立卷日期备注第页文件复制转发记录表收文部门ZLBFQEOHSB01表03序号文件编号文件名称来文单位是否受控受控分发号发往单位领取人领取日期备注第页文件更改通知单ZLBFQ