【论文】做一个“高效、优秀”的行政工作管理者

做一个“高效、优秀”的行政工作中层管理者摘要在现代企业中，行政部门是企业重要的管理部门，其行政管理效率也在企业中起着决定性作用，行政管理体系是企业的中枢神经系统，担负着企业的行政事物、统筹协调、后勤保障与服务管理等工作，有效协调各项经营业务部门之间的关系，为企业整体经营效益不断提高提供有力保障。而中层管理者是公司承上启下、承前启后、承点起面的中坚力量，是领导部门员工按照公司战略规划和总体工作部署、创造性的开展日常工作的组织者和实施者，中层管理者的地位和作用可以用三句话来描绘落实和执行；管理和服务；联系和沟通。关键字行政管理效率作为一名行政工作的中层管理者，是否具备交流沟通、团队建设、目标管理、时间管理、绩效管理、激励管理等管理技能，直接影响部门整体能力的发挥和效能的体现。因此，捋顺行政工作管理者的管理角色、职责、方法，提升行政工作中层管理者的工作能力、水平、效能，提高行政工作的工作效率，才能使企业充满活力，推动企业经营效益。一、作为行政工作的中层管理者，对本职工作的认知行政工作在企业管理中的作用（角色认知）企业中的行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都要面临着大量的、繁琐的、不起眼的事务。但是，这些事物只不过是行政管理这课大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。概而言之，行政管理的实质就是服务。企业的行政管理部门担负着企业行政管理的组织实施、具体操作，是行政管理工作中的一个部分、一个环节，是整个行政管理系统中的一个小系统。企业行政部担负着种种行政事物工作，使领导和员工从繁重、琐碎的行政事物和生活琐事中解脱出来，可以集中经理、轻装上阵，全力投入生产经营之中，企业行政部必须在“管理”、“协调”和“服务”三方面发挥重要作用。从“管理”方面来说，行政部门不能满足于在日常事物的层次上做好领导的“参谋和助手”，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的“高参和臂膀”。从“协调”方面来说，企业行政部担负者协调公司内部各部门间的关系、协调企业与社会其他企业、社会机构和政府部门的非业务关系重任。行政部对企业内部各部门间的关系协调，是以对计划的分工执行和控制为基础的。在执行计划控制过程中，企业行政管理部门应该对各部门的计划执行情况和执行进度进行协调，以调整好企业的整体计划的实施。同时，还应该对各部门在执行工作计划的过程中在日常事物上所发生的矛盾冲突进行调解，使企业各部门之间能够团结和协调一致，维持企业的稳定和正常运行。行政管理另一项协调任务是协调本企业同其他企业，社会机构和政府部门的非业务关系，这种关系之所以是非业务的，是因为企业的运行是在各部门明确分工的基础上才得以健康而稳定运行的。其主要内容是在维护企业的基本权益的基础上，发展同社会各有关单位的友好交往，缓解矛盾冲突，从而为企业争取一个好的生存环境。从“服务”方面来说，行政部要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干的再出色，毕竟是服务于企业的最终目的的。行政部门的工作，特别是后勤服务工作，永远不要奢望成为企业关注的“中心”。否则就影响了企业各方面的工作，影响了企业最终目的的实现，企业行政管理的理想境界就应该是“润物细无声”。行政管理必须时刻着眼于为企业的经济利益服务，反对“为管理而管理”必须坚决摒弃形式主义，切实讲究实效必须大力讲究勤俭节约，反对大手大脚必须根据公司实际需要和可能采取灵活变通的方式方法，一切以公司利益为最高原则，反对泥古不化、因循守旧；最后，行政管理最终要落实到确立服务观念，克服老爷作风和衙门习气，切实搞好服务上来。二、影响行政管理效率的因素1、行政管理存在的两种极端问题（1）行政管理中存在“游记作风”在企业行政管理中，往往容易存在两种倾向。一种是完全摒弃“机关习气”完全凭主观意愿办事的“游记作风”。主要表现在企业中没有系统完整的规章制度、上下左右的明确分工、没有明确而充分的逐级授权和环环相扣的工作程序或无章可依，或有章不依；凡事完全看老板或各级负责人的当时意愿，一拍脑袋决定任何大小事项，没有科学的研究、决策、落实程序；决策只凭当时灵机移动，正确与否完全凭运气。机构、部门、各级负责人都形同虚设，上级对下级大小事务插手过多，搞得下属无所适从。往往是管理者忙的昏天黑地，员工却有劲使不上；管理者总觉得员工拿的太多，做的太少；员工又对管理者一肚子怨气，怪管理者不重视自己。这样不但无法调动员工的积极性、主动性、创造性，而且易于造成领导与被领导双方的隔阂与对立。由于没有制定出成文的“公道”和“规矩”，造成企业中“公说公有理，婆说婆有理”，互相扯皮，互相推诿；你争我夺，争辩不休；或遇事不议，或久议不决，或决而不行，或行而不果；重复讨论，重复决定，重复劳动；朝令夕改，朝秦暮楚。使企业处于一片”打乱仗“状态，严重影响工作效率和员工士气，造成人、才、物的极大浪费。（2）行政管理中存在“衙门习气”存在“机关作风”较重的行政管理者，完全不考虑企业的实际需要和行政管理特点，完全照搬党政机关行政管理那一套，搞形式主义、做表面文章；公文旅行、笔墨官司；纸上谈兵、咬文嚼字；高高在上、颐指气使；脱离实际、不讲实效。这样的行政管理，既浪费精力，又浪费时间；既浪费人力，又浪费钱物；哗众取宠，华而不实；僵化死板，不近人情；把行政管理部门变成了旧时代的“衙门”。这同样造成极大浪费，降低工作效率和员工士气，影响企业效益。2、行政管理团队内部管理者与员工自身素质因素的影响（1）管理者对员工的影响具备良好的基本素质和能力素质的管理者者对于企业行政管理起着关键作用，直接或间接地影响着企业目标的完成效果和效率。管理者对员工的影响表现为管理者对员工的目标制定与绩效考核，如果员工按照管理者的要求认真完成了所下达的任务目标，即可获得相应的奖励，反之也会受到相应的处罚，所以在工作方式上具有强制性及推动作用。再者，管理者的工作作风、工作行为、人格魅力等基本素质及能力素质的体现，对员工也起着影响的作用，如果一个高标准的管理者其员工也会按着高标准、高要求去约束自己的行为与工作标准，反之，员工也会受到相应的影响，产生工作标准不高，工作激情淡化等缺少赏金的工作态度。（2）员工对管理者的制约员工的基本素质影响着管理者对计划任务的制约。员工要具备较强的理解能力与沟通能力，在管理者下达各项任务指标时，能够正确理解管理者的意图与期望，使执行的指令达到最佳效果。员工自身工作能力是影响管理者目标追求的重要因素。员工是否具有较强的工作能力，在正确理解管理者任务指令的情况下，胜任其工作职责，完成工作目标起着决定性的作用。员工的工作态度影响着管理者所下达的任务目标的完成效率。工作目标完成的好与坏，效率的高于低，与员工的工作态度有着直接的关系，良好的工作态度是完成各项目标的基础，反之，任何工作目标与任务也完成不好。（3）管理效率高低的机理分析在行政管理活动中，行政人员是管理者各项工作任务的实施与执行者，行政管理效率的高低也取决于管理者行政管理方式是否能够得到执行者的认同与理解，在行政人员正确理解领导者行政管理任务的情况下，是否具备完成工作任务的能力与基本素质要求，也可以分为以下集中情况来理解管理者基本素质和能力素质较高，而行政人员基本素质和能力素质较低。这时，行政人员对理解能力、工作能力等方面就会表现出不足现象。而领导者通过培训指导、制度考核、经验总结等方式去协助行政人员完成目标，从而提高行政管理工作效率。管理者下达指令后追求最终结果，而行政人员基本素质和能力素质较低。这时，行政人员对高标准工作目标不能胜任，甚至误入歧途。因得不到正确的指引与帮扶，最终导致行政管理效率低下。领导者制度考核过于严格，行政人员基本素质和能力素质较高。这时，行政人员在自身能力、理解力、责任心等方面都比较突出，却因管理者过于严格管控，而导致行政管理效率低下。管理者管理方式适当，行政人员基本素质和能力素质较高。这时，行政人员能够充分发挥自己的能力和优势，工作任务完成游刃自如，从而提高行政管理效率。管理者平庸无追求，行政人员基本素质和能力素质较高。这时行政人员感觉工作成绩得不到认可，或者认为在其岗位无发展规划，影响其能力发挥，从而导致行政管理效率低下。三、提高行政管理效率的对策与措施1、建立健全企业规章制度要提高企业行政效率，必须加强企业行政管理法规建设，健全必要的工作制度，以法律和规章制度的形式促进企业行政效率的提高。建立健全企业规章制度是企业行政管理的基础工作，企业行政部必须认真执行各项管理制度、工作程序等，从而建立起企业行政部门的法治秩序、企业需要根据自身发展的需要和当前条件选择合适的、规范性行政管理模式，并且随着公司的发展不断进行调整，以避免“游记作风”、打乱仗，提高员工士气、工作效率和公司效益。但是必须时刻牢记两点规章制度一旦制定并发布后，一定要保障制度执行的严肃性和彻底性，切忌“有章不循、执章不严”。行政管理的目的和实质在于为企业的根本目的服务，为公司各个部门、干部员工服务，而决不可本末倒置，陷入过重的“机关习气”，否则同样会降低员工士气和工作效率，损害公司利益。2、提高行政管理人员的素质行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。行政管理人员每天都面临着大量的、琐碎的事物，行政管理人员在企业中起着上传下达、承上启下的作用，这就需要行政管理人员要具备良好的身体素质、思想素质、心里素质、能力素质以及专业知识等方面的素质。每个行政工作人员也都必须努力提高自身素质，使自己的能力和水平不断提高。作为行政管理人员，应该是知识水平高，各方面素质优良的公共管理者。行政人员素质的提高可以提高组织管理的有效性，能够实现科学而又艺术的管理。3、管理者要梳理、制定、明确自身与员工的岗位职责锁定执行人管理者应该熟知公司对本岗位的定位、职责、要求、目标、期望和配置资源，根据公司设置的目标，制定出可行性实施计划。首先，为下属制作岗位说明书，让每个成员清楚知道自己的工作职责，比照下属岗位说明书指导下属日常工作。其次，给下属做好知识、技能、态度方面的培训，提升下属综合能力和素质，促进彼此的价值和利益认同。最后，管理者自身也要不断学习、不断提升，运用科学的管理技能，帮助下属消除阻碍，实现个人目标。4、制定合理的计划体系明确成果与期限、制定措施、明确检查管理者要以企业战略为导向，为部门搭建一个有效的管理平台。根据企业战略目标与经营重点，制定本部门的工作目标与工作任务，使部门的工作目标和任务与企业的战略任务和目标保持一致性，保障企业的战略执行工作，能够在部门内得到有效的落实；通过制定部门的工作方向与目标、提炼部门的关键任务与关键控制点、建立部门工作标准与绩效目标、构建部门工作执行的控制体系，使每人、每天每件事都与促进部门目标达成的工作相对接。按照PDCA（计划、执行、检查、改善）的管理模式，使各项工作对照目标、过程、结果有序有效地开展。一是对部门容易出现问题的工作、重复性高的工作、有待提高质量的工作，制定出最佳的工作流程和工作方式。避免由于员工的从业背景、工作习惯、工作经验的不同，面对同样的工作采用不同的流程和方法，导致工作的重复和遗漏、资源和时间浪费等问题的发生。二是对计划执行情况进行及时的监督、检查，发现偏差，找出原因，采取措施，使部门的工作得到有效的执行和控制。下属不做你所希望的，只做你要检查的，管理者检查的焦点就是下属努力的焦点。越相信谁，就要越检查谁。因为越相信的人，越容易产生腐败的空间。检查是对人才最好的保护。三是目标明确。任务明确、时间明确、授权明确、分工明确、方法明确、人力和物力资源匹配，确保下属执行各项工作所需要的条件、确定标准、衡量成效、纠正偏差的工作控制循环，保证部门的各项工作在可衡量、可控制的状态下进行，使目标差不断缩小，保证部门管理活动向目标方向健康发展。5、推行科学绩效管理明确奖惩部门工作的绩效管理是中层管理者达成部门目标，帮助下属提升业绩，进行管理工作的重要手段。管理者根据企业的人事管理制度，结合本部门的工作性质和工作目标，制定部门的额绩效评估体系，保证绩效评估方法的实用性。中层管理者通过推行部门工作的绩效管理，以绩效评估结果作为员工升迁、调遣、加薪、淘汰等依据，并达到“人适其职”的理想状态；要明确奖惩（有效奖惩），对工作成绩优良者，予以奖励；对工程成绩不良者，予以惩罚。奖惩是管理中最锋利的双刃剑，奖惩要把握以下原则奖要舍得，罚要狠心。奖要奖的心花怒放，罚要罚到心惊胆颤。奖励不要一步到位，而是要阶梯式上升，动力才能源源不断。惩罚要一步到