电子表格软件excel在财务报表核算中的应用

张旮（福建工程学院，福建福州350108）摘要利用EXCEL的制表、函数、运算等功能，与财务核算管理结合起来，能迅速掌握财务管理电算化模型的建立方法，为中小企业提高经济效益服务。关键词电子表格软件；EXCEL；财务报表核算中图分类号TP317文献标识码A文章编号10093044201012297003USEOFMICROSOFTEXCELINACCOUNTINGOFFINANCIALREPORTINGZHANGGAUNIVERSITYOFFUJIANTECHNOLOGY,FUZHOU350108,CHINAABSTRACTBYUSINGMICROSOFTEXCELWITHTABULATION,FUNCTIONANDCALCULATION,COMBINEDWITHFINANCEANDACCOUNTINGMANAGEMENT,WECANSOONKNOWHOWTOESTABLISHITSCOMPUTERIZEDMODELANDIMPROVEECONOMICEFFICIENCYSERVICESFORSMESKEYWORDSSPREADSHEETSOFTWAREEXCELACCOUNTINGOFFINANCIALREPORTING现代企业财务管理成败的一个重要环节就是财务信息系统的建设，而财务信息系统建设的关键在于财务应用软件系统的实施。许多中小企业想推行财务管理电算化，但又受企业规模的限制，没有能力投入太多的资金，这时寻找软件功能与结构相对简单，适用性良好的通用财务软件就成为中小型企业实施财务电算化的关键1。1EXCEL电子表格软件11什么是EXCEL电子表格软件EXCEL是微软OFFICE套装软件中的组件，是一个电子表格的专业软件。EXCEL电子表格可以用于处理大量的数据信息，特别适用于数字统计、分析2。它可以帮助用户制作各种复杂的表格文档，可进行繁琐的数据计算，并能对输入的数据进行各种复杂统计运算后显示为可视性极佳的表格，同时它还能形象地将大量枯燥无味的数据变为多种漂亮的彩色商业图表显示出来，极大地增强了数据的可视性。另外，EXCEL电子表格还能将各种统计报告和统计图表通过打印机打印出来。12EXCEL电子表格软件的特点EXCEL作为通用电子表格软件，具有强大的数据处理功能，用户可以采用多种途径获取各种数据库的信息，这种数据源的多样性增强了使用的便利，扩大了它在财务管理工作中的使用面；同时，它独具特色的数据分析系统、财务函数分析系统、图表分析系统更为企业的财务管理提供了最直观、最便捷的工具，可以有效地利用企业核算数据和外部数据，高效、准确地帮助财务管理人员进行预测和决策。因此，EXCEL成为世界财经管理人员公认的卓越的信息分析和信息处理工具1。13财务管理电算化的方法体系根据会计核算的要求，在电子表格软件EXCEL中创建会计核算所需的各种报表，能解决科目汇总表、资产负债表、损益表等许多自动填表问题。2在财务核算中的应用21科目汇总表编制会计分录表，能完成科目汇总的基本功能，以“T”字帐罗辑利用电脑编制资产负债表及损益表211一般说明1）凭证号指作帐凭证的编号。2）科目分成两大类，C列AF列系科目余额通常为借方余额的科目，如资产、成本、费用及支出等科目，AG列BD列系科目余额通常为贷方余额的科目，如负债、所有者权益、收入等科目。3）每一科目皆有借贷列，借贷两字上的颜色不同仅系辨认方便之用。4）销售费用列系由“销售费用”表单连接而来。7）期初余额66行系上月月底资产负债表各科目余额。8）期末余额68行64行66行，即本月发生金额加上资产负债表上月月底余额。212格式说明1）本期发生将作帐凭证及金额依凭证号码输入各位置，注意销售费用科目借贷两列系公式，源自“销售费用编辑表单，故销售费用应在“销售费用”表单依科目别输入金额。应于输入数笔作帐凭证后检查“检查”列是否为零，如不为零，表示借贷金额不平，发生原因通常系因串行。金额输入错误。应将金额输到借方位置而输到贷方格式。有红字作帐凭证时，应输入负数却输入正数。（2）期初金额将上月的期末金额用“选择性粘贴”粘贴至期初余额。如发生期初的检查列不等于零，取得上月资产负债表，检查各科目金额是否正确。3）期末余额金额自动产生。未分配利润“资产”的H22H23。4）有增加行时，销售费用、检查列应复制公式。另，注意销售费用表单亦应同时作业增加行，此点为常犯错误。5）有增加科目的，本期发生64行及期末金额68行、检查列应更改公式，并将检查列更正后公式复制至检查列各位置。同时，“资产”表单与新增会计科目应设连接关系。22举例图表如下221科目汇总1）输入借贷方如表1所示。2）查看右边检查列如表2所示。3）查看借贷方余额如表3所示。222资产负债表如表4所示。1）一般说明科目左边为当月的期末数，科目右边为年初数。2）格式说明实收资本原则上不会变，本年利润H21损益表G33（注本期累计），未分配利润H22期初本年利润J21期初未分配利润J22外，其余位置与“科目汇总”有连接关系，如现金C7科目汇总C68（注期末余额），以此类推来设定公式。3）检查列用来检查资产负债表是否平衡，公式H25C25，应为零，否则就是出错，就需要查找原因并更正。23损益表如表5所示。1）一般说明科目左边为一个月金额，科目右边为累计表2表3表4表5单有连接关系。销售费用及广告费与“销售费用”表单有连接关系，如本月的销货收入科目汇总AX65,以此类推来设定公式。本月累计本月金额上月累计金额注本月累计G7D7J7。24销售费用如表6所示。一般说明以各销售费用分别列示。格式说明1）凭证号指作帐凭证的编号。2）合计为每笔作帐凭证所有金额的合计，金额会自动跑到“科目汇总”销售费用科目的位置。3）本期发生SUM（4行102行），即本月各笔发生金额的合计。4）直列各销售费用金额系为编制“销售费用”档案而设。与本表单本期发生之行有连接关系，结帐后，将汇总金额用“选择性粘贴”粘贴至“销售费用”档案所属月份金额。当费用科目增加时，本处费用科目记得同时增加。费用分析表完成后，再将“费用分析”档案的当月金额复制到分析列，再看看检查列是否等于零，如不等于零，表示“销售费用”表单金额与“费用分析”档案金额不一致，查找原因并更正。5）注意事项为方便复核，科目汇总凭证编号位置应与本表单一致，如“科目汇总”第一号凭证在第四行，则销售费用凭证编号第一号凭证亦应在第四行，因此，有增加行时，两表单应同时增加。增加行时，合计列的公式应复制。增加费用科目时，本期发生应复制公式，合计列应更正公式，并将更正后公式复制到合计列各位置，同时，直列各销售费用及“销售费用”表单应同时更正。6）部分费用科目列已隐藏。25隔月操作1）于“科目汇总”目录中，将“0001科目汇总”复制，并将复制的档案更名为“0002科目汇总”，紧接着打开“0002科目汇总”档案。2）以下步骤应熟记在“科目汇总”表单中，将期末金额用“选择性粘贴”粘贴到期初余额。在“损益”表单中，将本月金额复制到上月金额，再将本月累计、预算及去年同期金额用“选择性粘贴”粘贴到上月累计、预算及去年同期金额。在“科目汇总”及“销售费用”表单中将凭证金额全部删除，以下各列都是公式，宜注意不要删除“科目汇总”表单的销售费用列、检查列及本期发生行（含）以下各行；“销售费用”表单合计列及本期发生行（含）以下各行。26隔年操作除“损益”表单中上月累计改为零外，其余步骤同上述5隔月操作。3结束语EXCEL电子表格的技术和功能日渐成熟和强大,利用EXCEL开发的财务管理系统开发周期短，费用少，维护起来简单方便。因此，利用它与中小企业财务管理相结合，可以使许多财务管理模型得到实施及发挥作用，促进财务管理科学化、信息化，有效地提高中小企业的经济效益。参考文献1周丽媛,付艳EXCEL在财务管理中的应用M辽宁东北财经大学出版社,20072邓红苹中文电子报表EXCEL在科研财务及管理中的应用J长沙铁道学院学报社会科学版,2008,91207208FILE/D|/我的资料/DESKTOP/新建文本文档TXTAPPLIANCEERRORCONFIGURATION_ER