[财务管理]费用支出制度解析

费用支出制度解析财务管理部2013/3/7内容简介费用支出制度费用支出流程发票及单据规范性软件中心费用支出制度解析总则参考制度报销借款发票介绍单据黏贴课程回顾及问题解答转账支付单据填写2013/3/7总则优化费用资源配置、合理安排和控制各项费用支出，发挥费用投入对业务发展的保障、激励和引导作用，提高经营效益。支持发展、讲求效益依法合规、防范风险流程科学、权责明确预算约束、全程控制必须依据现行法规要求和制度规定办理费用支出，确保证明文档的真实性、充足性和有效性。强化费用预算管理，并从事前、事中、事后对费用支出实施控制。根据提高效率和防范风险的需要，不断健全和完善费用管理流程，明确费用管理方面的权限与责任。参考制度中国银行软件中心费用实施细则下载地址知识管理系统财务管理财务制度中国银行股份有限公司总行本级财务报销发票管理办法2013/3/7费用支出流程内容提纲内容提纲借款借款转账支付转账支付报销报销2013/3/7报销审批流程职能部门审核部门经办审批报销单据提交财务管理部审核职能部门审核项目负责人审批报销单据提交财务初审部门主管审批财务复审财务主管、总监审批FMS财务系统审核及支付达到特定审批金额电子流程纸质流程2013/3/7财务审批流程FMS系统审批在FMS系统里将全部单据逐一重新录入在FMS系统里完成单据的审核和复核在FMS系统内完成支付逐级后续审批由总部财务负责人或分中心负责人审核批准的费用有1）金额在5000元以上的差旅费和市内交通费；2）所有金额的其它业务费用；3）部门主管（含）职级以上人员提出的个人费用支出申报；4）单笔借款金额5000元（含）以上。实际支付根据不同类型的费用，按照网银、支票和现金的方式分别支付知识管理系统审批在知识管理系统里完成线上和线下单据审批2013/3/7特别注意事项发票报销时效原则上应为上月或当月。费用归口管理部门或考勤审批部门原则上应在5个工作日内审批完毕，注意保持电子单与纸质单的同步处理。员工及各审核节点要注意保持电子单和纸质单的一一对应，避免重复提交。办理费用报销业务时，应取得正规票据，如发现提供虚假票据、不按照业务发生的真实情况进行申报，财务管理部有权拒绝受理此笔业务。原始凭证如有遗失丢失，需取得原开出单位盖有效签章的证明，注明原凭证号码、金额、内容等，由财务管理部主管、总部财务负责人批准后，才能代作原始凭证。特别注意事项原始凭证一律不得涂改，原始凭证有非日期、金额和付款人名称上的错误，要由出具单位重开或更正，并在更正处加盖出具单位发票专用章。原始凭证有日期、金额和付款人名称错误的，必须重开，不得在原始凭证上更改。对于已结项的项目，其各类开支应在项目管理部发出结项通知5个自然日内申报完毕，超过时限按费用报销重新申报。每年12月的费用申报以财务管理部书面通知为准。2013/3/72013/3/7差旅费报销介绍交通费住宿费出差补助其它合理性支出订票费5元/张；300元/人天80元/人天“差旅费可报销范围”差旅费差旅费城市间交通费机场大巴、机场快轨2013/3/7差旅费报销介绍黑龙江、吉林、辽宁、内蒙、山西、河北、天津、山东、河南、湖北、安徽、浙江、江苏、上海火车前往其它省、市飞机硬卧或软席（包括返程）交通工具（往返）出差地标准北京总部员工（含高级经理及以下职级员工）经济舱差旅费报销介绍2013/3/7申请人项目组员工编码申请交通工具火车软卧飞机时间目的地航班/车次身份证号情况说明部门主管审批办公室主任审批备注机票、火车软卧票申请表2013/3/7特别注意事项差旅费报销分为异地差旅费、培训差旅费、研发差旅费和外事出访费。去往机场的往返大巴票可报销,其他交通票据不在此内。电子机票报销时应附登机牌。费用报销单据的开票日期为员工出差期间日期。中行内部收据和盖有财政章的专用收据可予以报销。如果交通工具的选择超标，则需要填写机票、火车软卧票申请表，并由部门主管和办公室主任签字确认。市内交通费报销介绍2013/3/7加班加班外出外出周末及其它节假日工作日2100之后因公外出，提交外出申请单2013/3/7市内交通费报销介绍的士费报销附件2013/3/7特别注意事项因项目外出或加班的，要由项目经理签字。部门主管不需要在登记表上签字。（见附件）请正常登记考勤记录（正常工作日为2100之后，节假日需要有签到和签退记录），人力资源部依据考勤记录、加班申请给予核实确认。超过100元的的士票需主管签字。出租车费报销登记单，空白处需用斜线划掉特别注意事项2013/3/7出租车费报销登记单姓名胡晓莹项目编号序号乘车日期乘车起止时间金额上车地点到达地点乘车原因项目负责人12012312130220625海鹰五棵松加班22012312142221725海鹰五棵松加班32012322144220825海鹰五棵松加班42012352215224225海鹰五棵松加班52012362244231925海鹰五棵松加班678910合计报销金额1252013/3/7费用支出流程内容提纲内容提纲借款借款报销报销转账支付转账支付2013/3/7转账支付审批流程财务管理部审核归口管理部门审核授权人员签字填写纸质支票领用审批单，同时提交电子转账支付申请单费用产生财务管理部根据单据支出费用并入账/不合规单据退回填报人归口费用非归口费用2013/3/7转账支付审批流程归口管理部门是指按照职能分工，负责统筹经办或管理某类工作时，对相关费用支出进行控制的部门。主要包括人力资源部、办公室、资源管理部、总体部。工会经费由软件中心工会单独负责。2013/3/7转账支付审批流程部门归口管理人力资源部工资及薪金、福利费、社会保险费、住房公积金、劳务用工费用、教育经费、分行借调人员津贴补贴及其他人事费用、诉讼费、律师费、劳务派遣公司代理费、劳务费、培训差旅费、外事出访费、宣教费、残疾人保障金。办公室办公楼维修费、交通工具维修费、器具设备维修费、邮递费、电话费、其他通信费、水费、电费、燃料费、取暖费、物业管理费、办公楼租赁费、交通工具租赁费、车船税、车用油料费、停车过路费、其他用车费、业务印刷费、其他公杂费、会议费、车辆保险费、办公用品、服务用品、绿化费、证照费、业务招待费、报刊书籍费。资源管理部计算机及外围设备维修费、电子设备耗材费、电子设备配件费、电子设备租赁费、网络专线费、系统及软件费、其它信息咨询费。总体部研发会议费、研发差旅费、其它研发费。2013/3/7转账支付VS费用报销申请支票领用审批单时，费用并未实际支付，申领成功后公司会将款项直接汇入对方公司账户内，或开具支票。从支付手段上看属于“公对公”转款。填写费用报销单时，费用已实际支付，即个人已垫付相应款项，单据审核无误后公司会将款项直接汇入员工账户内。从支付手段上看属于“公对私”报销。相同点均已获得发票不同点2013/3/7特别注意事项凡是签订商务合同的费用支出，一律由资源管理部负责办理支付申请手续；不需要签订商务合同的费用支出，由费用经办部门申报，经预算监管部门同意后，办理费用支付申请手续。特殊因公需支付款项再获得原始发票的支出，需先行办理借款申请，待完成付款的5个自然日内提交费用报销，办理还款手续。需申领支票的，支票申领人应在出票10个自然日内（遇节假日顺延）办理支票支付业务。申领支票后未使用、超过支票办理期限造成的退票或由于其他原因造成的废票，应及时通知出纳人员,并交回原支票。如需重新申领支票，需向出纳人员说明原因。2013/3/7费用支出流程内容提纲内容提纲转账支付转账支付报销报销借款借款2013/3/7STEP1STEP2STEP3填写纸质一式三联借款单，并提交电子借款单借款部门审批财务管理部审批借款审批流程STEP4总经理室成员审批借款金额在5000元（含）以上2013/3/7特别注意事项员工借款原则上一律采用网银支付方式，特殊情况（如新员工预支工资）需现金结算的，应提前告知财务管理部进行相应准备。借款金额在人民币5,000元以下，由部门主管、财务管理部主管审批；人民币5,000元（含）以上的支票申领由部门主管、财务管理部主管、总部或分中心财务负责人审核批准。2013/3/7发票及单据规范性内容提纲内容提纲单据黏贴单据黏贴单据填写单据填写发票发票发票介绍“发票基本要素”发票名称、发票代码及号码、联次及用途、付款单位名称、收款单位名称、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、收款范围、开票日期、发票税务监制章以及收款单位（开票单位）加盖的发票专用章等。定额发票应在票面注明发票开具时间。2013/3/7特别注意事项财务报销发票的付款单位栏应统一填写“中国银行总行”或“中国银行股份有限公司总行”开具发票时必须加盖发票专用章，且印章必须按国务院主管部门规定式样（有开具单位名称、税务登记证号、发票专用章字样的印章，如右图）。原发票专用章（即无单位名称、无税号）可用至2011年12月31日，原发票使用的财务专用章不再有效；2013/3/7特别注意事项财务开支经办人应在每张发票背面显著位置上用黑色钢笔签字（银行业监管费发票除外），确认开支行为。铅笔、红笔签名无效。财务开支部门申请财务报销时，如单张物品及服务采购发票金额超过5000元（含），同时供应商（开票人）未经内部采购评审程序确认并提供支持性附件，开支部门应提供该张发票在税务局网站查询截图以确保真实性若发票上标注“机打发票手写无效”者，任何信息均不能手写。若标注“除付款人名称外手写无效”，这种情况的发票抬头可以手写，并在手写处加盖发票专用章2013/3/72013/3/7发票及单据规范性内容提纲内容提纲单据黏贴单据黏贴发票发票单据填写单据填写2013/3/7单据填写纸质报销单模板2013/3/7单据填写电子单据模板2013/3/7单据填写2013/3/7单据填写2013/3/7单据填写2013/3/7单据填写支票领用审批单模板2013/3/7单据填写转账支付电子单2013/3/7单据填写2013/3/7单据填写借款单模板2013/3/7单据填写2013/3/7单据填写2013/3/7特别注意事项报销单据请用钢笔或黑色签字笔书写，不允许用圆珠笔、红色签字笔、铅笔等书写。在填写项目时请注意不要超出方框范围。小写金额的填写数字前必须加人民币符号“”；若没有小数数位，需在整数后加“00”；若小数数位不足两位者，需在末尾处加“0”。不允许用“”或其他方式封尾。大写金额的填写在填写大写金额时，若该位数没有数据，需填写“零”。不允许用划掉或其他方式填写。报销单据不能涂改,如有错处请用“”划掉，在上边填写正确的信息，并请经办、审批人员签字确认。员工将报销单据粘贴好后提交给部门经办人，并同时提交电子审批单。出租车费报销登记单，空白处需用斜线划掉2013/3/7发票及单据规范性内容提纲内容提纲单据填写单据填写发票发票单据黏贴单据黏贴单据黏贴2013/3/7视频播放单据黏贴要点1、按长短排序，短的放前面，注意不要前后上下颠倒。2、每张发票上都要均匀的涂抹上胶水，以防止发票丢失。票据粘贴要求平整、牢固，禁止使用订书钉装订票据。3、粘贴比较琐碎的单据时，先粘贴较小的单据，并粘在粘贴单的右部。4、最后将填写好的报销单粘贴在所有单据的左侧，注意不要遮挡住发票的有效信息，所有单据正面朝上。5、填写报销单时请使用黑色签字笔，不可以使用圆珠笔，报销单的金额不能涂改，如有修改需请项目经理和部门主管在修改过的金额旁签字确认。单据黏贴每张票据横向错开、正面向上，均匀粘贴在一张白纸上单据黏贴粘贴比较琐碎的单据时先粘贴较小的单据，并粘贴在粘贴单的右部然后粘贴较大的单据单据黏贴单据黏贴单据黏贴最后将填写好的需要签批的费用报销单粘贴在所有发票单据的左边，所有单据正面朝上单据黏贴注意不要遮挡住发票的有效信息统一粘贴，勿装订单据黏贴单据黏贴粘贴均匀，不宜过厚2013/3/7单据黏贴统一粘贴在左端，正面朝上，确保能自右向左打开翻阅2013/3/7单据黏贴粘贴时尽量与报销单齐边，勿长于报销单2013/3/7QA员工自查要点检查纸质报销单、电子报销单、发票加总金额是否一致；“电子报销单”和“纸质报销单”中项目编码（或部门编码）必须一致；异地差旅费如计入项目成本，出差事由应为与项目开发直接相关的事项；研发差旅费在纸质报销单封面右上角注明“研发”字样，且需总体部主管签字确认；员工如有借款，报销时勿忘在电子单“是否借款”借款一栏选择“是”，并填写正确的借款金额2013/3/7员工自查要点支持性附件完整性1、超标乘坐交通工具是否附有“飞机、软卧申请表”2、改变行程是否有“改变出差行程审批表”3、出差培训类报销必须附有纸质出差培训任务相关文件（通知）4、会议费相关报销必须附有纸质会议通知5、打印出来的发票验证截屏办理涉及办公用品、服务用品、清洁用品等多项物品的采购并申请财务报销时，除提供发票及商品清单，还应提供实物管理入库单等支持性附件，并确保相关支持性