行政部规范化管理工具箱138页、职责、流程、表格

行政部规范化管理工具箱目录第一章行政部组织结构与责权一、行政部组织结构图二、行政部职责三、行政部权力四、行政总监岗位职责五、行政经理岗位职责第二章前台接待管理一、接待主管岗位职责二、接待专员岗位职责三、客人来访登记表1公司前台来访客人登记表2前台接待来访记录表3物业公司前台来客登记表四、前台接待日志表五、函件收发登记表1信函与快件签收登记表2信函与快件寄送登记表六、前台接待管理流程1预约客人来访接待工作流程2来电转接流程七、收发文件管理流程1信函收发工作流程2接收信函、快件工作流程3寄送信函、快件工作流程4传真发文工作流程5传真收文工作流程6收文背签流程八、前台接待流程九、来电处理流程第三章办公事务管理一、办公事务主管岗位职责二、办公事务专员岗位职责三、行政办公秘书岗位职责四、办公用品订购审批单五、办公用品台账六、报废物品清单七、办公用品领用表八、办公设备登记表九、办公文书会签单1文件会签单2行文单3目录表十、印章使用登记表印章使用审批表印章使用登记表十一、文书档案借阅审批表十二、办公用品管理流程1办公用品购买流程办公用品领用流程十三、办公设备购买流程办公设备购买审批流程办公设备询价流程办公设备比价流程办公设备采购流程十四、文书档案管理流程发文管理流程2收文管理流程3档案归档流程4档案借阅归还流程5档案销毁流程十五、往来信件管理流程十六、公司印章管理流程1制刻申请流程2使用流程十七、公司证照管理流程第四章行政人事管理一、行政主管岗位职责二、行政人事管理专员职责三、费用报销标准四、员工考勤登记表五、年度考勤汇总表六、员工请假申请单七、员工加班申请表八、员工出差申请表九、差旅费报销清单十、公司会议记录表1公司会议记录表一2公司会议记录表二十一、提案管理记录表十二、员工提案评定表十三、员工奖惩记录表十四、员工违纪处理表十五、会议管理流程十六、出差管理流程十七、提案管理流程十八、会议工作评估表第五章安全保密管理一、安全主管岗位职责二、安全专员岗位职责三、电梯设备巡视记录表四、电梯维修保养记录1电梯月维修保养记录2电梯季维修保养记录3电梯年维修保养记录五、值班登记日志表六、保安执勤日志表七、外出员工登记表八、来宾出入登记表九、安全状况检查表十、防火设施检查表十一、安全事故报告书十二、突发事故报告表十三、事故统计汇总表十四、人员出入管理流程十五、消防安全管理流程十六、安全检查管理流程十七、突发事件处理流程第六章车辆管理一、车辆主管岗位职责二、司机岗位职责三、车辆登记表四、车辆检查表1车辆检查日志2车辆检点表五、车辆请修表六、保养记录表七、车辆加油表1车辆加油申请表2车辆加油记录表八、用车申请表1用车申请表2车辆使用申请表九、派车记录单十、车辆事故单1车辆事故现场记录单2车辆事故报告单十一、用车记录表1司机用车记录表2车辆使用日志表3车辆使用状况月报表十二、车辆费用表1车辆费用报销单2车辆费用月度统计表十三、事故处理流程十四、车辆管理流程1车辆使用流程2车辆加油管理流程3车辆安全管理流程十五、肇事处理流程图十六、车辆费用额度控制程序图第七章总务后勤管理一、总务后勤主管岗位职责二、总务后勤专员岗位职责三、宿舍管理专员岗位职责四、食堂管理专员岗位职责五、保洁人员岗位职责六、绿化人员岗位职责七、食堂卫生检查表八、住宿人员管理表1住宿申请表2住宿人员资料卡3宿舍分配申请表4住宿登记表5宿舍检查登记表6宿舍物品借用卡九、清洁卫生管理表1卫生区域划计划表2清洁工作安排表3卫生状况检查表4清洁卫生评分表十、员工宿舍管理流程1宿舍管理方案制定流程2员工入住宿舍管理流程十一、员工食堂管理流程十二、清洁卫生管理流程十三、企业绿化管理流程第八章公关事务管理一、公关事务主管岗位职责二、公关事务专员岗位职责三、商务接待安排表四、公务接待审批表五、公关活动策划表六、危机预警处理表七、危机记录分析表八、重要接待流程九、危机处理流程十、媒体宣传流程十一、接待规格表十二、例外事项工作安排表第一章行政部组织结构与责权一、行政部组织结构图行政总监行政经理安全保密主管人事行政主管2办公事务主管安全专员办公专员专员秘书后勤总务主管行政专员后勤专员宿管专员食堂管理专员保洁人员绿化人员接待专员公关专员司机前台接待主管公关事务主管车辆主管二、行政部职责职责1根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究职责3公司会议组织、记录及记录归档工作职责4员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作职责5负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作职责6负责公司日常安全保卫及消防管理工作职责7负责公司车辆调动管理工作职责8负责公司总务后勤管理工作职责9负责公司对外宣传、公关工作职责10牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案职责11完成公司高层临时交办的工作职责2负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作三、行政部权力职责1根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权职责3依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权职责4依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权职责5依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力职责6部门内部员工聘任、解聘的建议权职责2依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力四、行政总监岗位职责职责1审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关关规章制度职责3根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施职责4组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题职责5负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育职责6负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施职责7组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况职责8负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议职责9负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作职责2审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案五、行政经理岗位职责职责1在行政总监领导下，负责管理和监督企业的行政、后勤总务、环境和保卫等工作职责3负责组织行政季、月度行政后勤、保卫工作计划职责4本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作职责5组织收集各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作职责6做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络职责7负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况职责8贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合职责9负责召集本部门的有关工作会议职责10负责组织编写公司年度大事记职责11负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处理职责2行政管理方针、政策和制度。指定人事管理和办公、行政管理的有关规章制度第二章前台接待管理一、接待主管岗位职责职责1制定前台接待工作年度计划，报行政部经理审批职责3对前台接待专员进行有效的培训和指导，提高其业务水平和服务素质职责4协助前台接待专员做好重要客人的接待工作及重要留言的落实情况职责5主持前台班次全面工作，创造和谐的工作气氛，减少工作环境中的磨擦职责6参加行政例会，及时了解员工的思想动态及困难，及时采取解决措施职责7受理直接下级上报的合理化建议，并按照公司相关规定程序处理职责8与公司各职能部门的协调及联系，协助组织公司的文化活动等职责9督导迎送工作，检查前台接待专员的仪表仪容、劳动纪律、礼仪及工作效率职责10负责向行政经理提请对前台接待专员绩效考核的建议并协助实施考核职责11负责检查、监督前台办公区域内的安全、清洁和消防工作职责2协助制定前台接待处的岗位责任、操作规程及各项规章制度，并监督执行职责12正确传达上级指示，及时对下级工作中的争议做出裁决职责13协助公关事务主管、行政经理处理各种社会公共关系职责14负责前台接待突发事件及公司领导临时交办事件的处理二、接待专员岗位职责职责1服从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务职责3熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息职责4负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档职责5负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存职责6配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作职责7负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养职责8维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养职责9执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡职责10负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记职责11对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见职责2负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理职责12完成领导交办的其他或临时工作三、客人来访登记表1公司前台来访客人登记表年月日被访人时间序号姓名所在单位来访人数是否预约姓名部门事由到达离开备注12345编制审核2前台接待来访记录表来访人姓名来访人单位来访时间接待人接待内容简况处理意见处理结果编制审核3物业公司前台来客登记表年月日时间序号姓名所在单位来访人数联系方式是否预约被访单位及被访人姓名来访事由进入离开备注12345编制审核四、前台接待日志表日期年月日记录人姓名签到时间姓名签到时间考勤记录收发记录接待记录电话记录备注编制审核五、函件收发登记表1信函与快件签收登记表日期来件单位编号数量密（速）级接受部门签收人（签字）编制填表人2信函与快件寄送登记表日期送寄部门编号数量密（速）级送达单位接收人送寄人（签字）编制填表人六、前台接待管理流程1预约客人来访接待工作流程整理当天预约记录告知来访者情况开始结束前台接待主管前台接待专员客人各职能部门确认与提醒访问事宜来访来访登记通知被访者客人等待接待来访客人确认来访告知相关事宜准备接待来访客人引领会见配合送走客户来访信息录入，记录汇总审核存档2来电转接流程开始拨通电话结束前台接待专员外部单位人员各部门或员工听到电话铃响拿起话筒接听倾听来电事由明确被访人在否处理范围内范围外转接接电在单位不在告知情况留言记录七、收发文件管理流程1信函收发工作流程开始接收信函审核登记审核分信接收回信寄信结束有无拆信登记信息是否有明确收信人行政部经理前台接待专员各职能部门2接收信函、快件工作流程开始登记筛选分送结束发来信函、文件签收接收记录存档各职能部门前台接待专员前台接待主管外部单位3寄送信函、快件工作流程开始登记联络相应单位处理发送结束前台接待主管前台接待专员各职能部门外部单位交待寄送信函、文件事宜签收接到服务要求4传真发文工作流程开始提出申请审批结束登记发传真原件存档填写申请表行政部经理前台接待专员员工5传真收文工作流程开始收文签收结束登记复印转交文件存档接收行政部经理前台接待专员各部门或员工6收文背签流程开始递交文件结束签字审核转交存档总经理前台接待专员各部门或员工八、前台接待流程看到客人，礼貌招呼开始问明来访事由，登记通知被访人安排客人等待地点引领客人到达等待地点奉茶或饮料，请客人稍等微笑离开结束九、来电处理流程电话接通，礼貌招呼开始问明来电事由电话处理结束电话留言记录电话记录归档第三章办公事务管理一、办公事务主管岗位职责职责1组织拟订办公事务季、月度发展计划，送交部门经理审核职责3负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作职责4建立和完善公司固定资产和办公用品管理制度职责5负责公司的各种公章证照管理，并负责使用登记和年检工作职责6起草、拟订文件、资料、档案管理制度，并监督执行情况职责7搞好与有关部门的协调及联系职责8受理直接下级上报的合理化建议，按照程序处理职责9负责检查本部门的安全、消防工作职责10负责办公事务突发事件职责11负责向行政经理提请对办公事务人员绩效考核的建议职责2起草、拟订办公用品的需求计划，报直接上级审批职责12完成公司领导临时交办事件的处理二、办公事务专员岗位职责职责1协助部门主管做好各项办公事务制度草拟工作职责3负责公司办公家具设备、办公用品的采购工作职责4负责办公用品的登记、发放管理职责5负责制定办公家具、设备、用品的采购流程职责6负责监督办公设备的日常使用、维护职责7负责计算机信息资料管理职责8负责公司图书、资料、合同等文档的管理职责9提出办公事务合理化建议，不断改进工作职责2积极落实上级要求的各项任务，提供相关服务职责10对于其他部门不符合行政事务管理规定的行为进行监督、检查职责11协助其他部门作好会议、接待工作职责12完成领导临时交办的其他工作三、行政办公秘书岗位职责职责1协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作职责3负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作职责4妥善管理传真机、复印机等办公设备职责5严守公司机密，妥善保管各类文件职责6及时完成上级领导交办的文件打印、复印工作职责7起草会议文件，及时完成会议记录、纪要工作。职责8按照上级领导安排，出席某些会议职责9陪同公司领导出席重要商务接待及对外联络工作职责10协助公司领导起草各项规章制度职责11按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动职责2负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作职责12完成领导临时交办的其他工作四、办公用品订购审批单部门使用人填表时间序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间订购原因部门主管审批意见行政部门审批意见签字年月日如果金额超过审批权限请行政总监签批意见签字年月日五、办公用品台账项目物品名称编号数量单价入库时间备注编制行政部填写人（签字）六、报废物品清单物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本部门申请报废处理意见部门主管（签字）办公事务专员同意报废处理不同意报废处理办公事务专员（签字）办公事务主管同意报废处理不同意报废处理办公事务主管（签字）七、办公用品领用表年月日部门领用人核发序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人主管保管员八、办公设备登记表年月日设备名称编号厂名或品牌出厂时间购买时间使用年限规格颜色附属设备价格存放地点环境要求主要用途简介管理部门负责人使用部门责任人九、办公文书会签单1文件会签单发文单位发文文号发文日期年月日时限普通件急件特急件密级普通秘密机密绝密标题单位收文时间发文时间会签人（签字）1月日时月日时2月日时月日时会签顺序3月日时月日时备注注会签文件附在会签单后。对外行文单编号日期拟稿人职务、姓名行文字号行文标题内容简介经济审核人法律审核人行政部经理总经理备注发文目录表文件号文件标题领导签发拟稿部门密级发放范围份数登记日期发出日期封号明细帐页备注十、印章使用登记表印章使用审批表编号用章部门盖章时间公章类别盖章次数文件发文号文件名称备注用章人（签章）批准人（签章）注请在备注栏中简要说明盖章用途。印章使用登记表盖章时间文件名称发文号公章类别盖章次数使用人批准人备注十一、文书档案借阅审批表编号文书档案名称密级起草人起草部门起草日期归档日期借阅原因借阅人（签字）年月日行政部意见主管（签字）年月日批准人意见批准人（签字）年月日十二、办公用品管理流程办公用品购买流程确定购买计划挑选物品验收物品购货发票提货办公用品入库开始结束供应商行政部办公用品领用流程审核审核按清单发放否是开始填写领用单否是信息存档结束相关部门行政部十三、办公设备购买流程办公设备购买审批流程办公设备询价流程否是搜寻价格信息整理成价格报告可行办公用品比价流程行政部开始结束相关部门行政部行政总监采购人员行政总监审核核审核审核采购程序是否开始购买申请单结束办公设备比价流程否筛选供货商分别与商家洽谈确定候选商家办公用品采购流程审核是开始结束行政部行政总监办公设备采购流程否采购部行政部相关部门行政总监收集价格资料编写询价报告审批审批洽谈价格购买设备办理入库领用设备审批是开始结束是资料存档十四、文书档案管理流程发文管理流程相关部门行政部有关部门行政总监是草拟文本开始结束审核审核会签否会签审核寄发公文校稿、更正复印、盖章正式公文否否2收文管理流程秘书回复具体办理行政主管审核领导阅否传阅传阅否核定文件领导审阅公司领导行政部相关部门是否是否开始外部文件外部单位结束资料存档3档案归档流程准备资料是否合格资料汇总分类归档上架重新整理相关部门行政部是否搜集资料开始结束4档案借阅归还流程否按相关规定处理归还后检查是否损坏行政总监行政部相关部门审核审核审核机密否办理手续档案使用否否是是是开始结束借阅申请单否是否办理注销5档案销毁流程是否提出销毁档案申请审批销毁开始审批结束相关部门行政部行政总监信息存档十五、往来信件管理流程否外部单位秘书部门主管分类整理请示主管主管意见回复拟稿核对封装寄回原单位直接回复是否是开始来信结束十六、公司印章管理流程印章制刻申请流程主管审核审核审核公安部门批文制刻印章启用印章否是制刻申请开始结束是否相关部门行政部行政总监2印章使用流程相关部门行政部行政总监审核公司章审核审核请示否加盖印章用印登记加盖部门章用印登记否是用章申请开始结束否是否否是否是资料归档资料归档十七、公司证照管理流程移交人行政部使用部门开始移交登记、保管申请使用使用流程是否需要年检归还年检结束否是第四章行政人事管理一、行政主管岗位职责职责1编制公司行政管理的各项规章制度并监督执行职责3组织办公行政用品的购买、登记、发放与管理职责4组织做好公司的来宾接待或相关外联工作职责5与公司内部各部门进行良好的沟通与协调，处理好各部门之间关系，确保公司各项运作正常开展职责6负责公司行政车辆的调度，协调各部门车辆的使用职责7组织人员对公司行政车辆进行日常的维护与驾驶员的日常管理职责8组织搜集并整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记职责9组织协调公司的后勤工作，包括办公环境、员工食堂、员工宿舍等职责2负责行政预算、费用管理与统计职责10根据公司绩效管理政策，对本部门人员进行绩效考评二、行政人事管理专员职责职责1负责办公用品的登记、采购、发放管理职责3协助行政主管严格控制各项行政费用支出，确认费用分摊范围职责4协助行政主管严格控制各项行政费用支出，确认费用分摊范围职责5各部门的考勤工作管理，并对各部门的考勤情况进行汇总统计职责6收集汇总员工提及地涉及人事行政和人力资源工作的问题、意见和建议并及时向相关部门反馈职责7车辆的使用管理与日常维护与保养职责8负责员工人事资料的建立、维护和及时更新职责2负责文件、报刊、杂志等的收发管理三、费用报销标准单位元职别费用标准总经理副总经理各部门经理及主管一般员工交通费实报实报软卧实报或者飞机票价的硬卧实报每日住宿费实报实报1经济特区元以内2一般地区元以内1经济特区元以内2一般地区元以内早餐实报实报1经济特区元以内2一般地区元以内1经济特区元以内2一般地区元以内每日餐费午餐、晚餐实报实报1经济特区元以内2一般地区元以内1经济特区元以内2一般地区元以内每日杂费实报实报元以内元以内业务必要的开支实报实报实报实报四、员工考勤登记表填表日期月日月日月日月日月日星期一星期二星期三星期四星期五姓名所属部门上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间上班时间下班时间五、年度考勤汇总表请假（天数）迟到、早退姓名所属部门出勤天数应出勤天数事假病假婚假产假其他迟到累计时间早退累计时间备注六、员工请假申请单姓名所属部门填表日期请假类别事假病假婚假产假丧假其他（请注明）请假事由请假时间年月日年月日部门意见人力资源部意见总经理意见七、员工加班申请表姓名所属部门填表日期加班时段工作日加班周末假日加班法定节日加班预定加班时间年月日时分年月日时分加班事由加班工作内容加班地点部门审批人力资源部审批总经理审批八、员工出差申请表姓名所属部门职务出差事由出差时间出差地点出差期间工作安排出差办理事项简述出差费用预算列明细部门意见人力资源部意见总经理意见九、差旅费报销清单姓名职务所属部门出差时间出差时间累计费用项目金额（单位元）交通费餐费住宿费通讯费业务支出其他合计十、公司会议记录表1公司会议记录表一时间地点主持人填写日期会议名称会议组织部门会议内容概要参会人员缺席人员会议发言记录会议成果记录人2公司会议记录表二会议名称会议召开时间地点会议主持人会议记录人参会人员缺席人员人员统计1应到人、实到人2缺席人员情况说明1公司相关信息通知2工作总结与评估部门主要内容发言人3会议讨论或决议的事项会议内容（1）讨论的内容（2）决策的事项会议形成的决议十一、提案管理记录表提案编号提案人所属部门提案类别技术工艺设备行政人事其他（请注明）提案事项审核结果试用可以考虑不佳实施结果奖励情况十二、员工提案评定表提案人所属部门提案日期评定日期提案名称及内容概要评定标准评审意见评分经济效益应用范围成本收益分析提案评定其他审核小组综合意见总经理意见十三、员工奖惩记录表奖励惩处姓名所属部门奖惩事项描述表扬奖金记功其他警告罚款记过其他十四、员工违纪处理表姓名所在岗位所属部门入职时间主要违纪事实所在部门意见及处理办法部门领导签字日期年月日人力资源部门意见部门领导签字日期年月日相关领导意见部门领导签字日期年月日十五、会议管理流程开始与会各单位召开会议部门行政部提出会议召开申请结束会议准备会议通知接受接受邀请会议服务按时参会按时参会形成会议决议和文件会后管理十六、出差管理流程编制出差管理制度审批执行填写员工出差单办理手续出差提供相关报销凭证检查核对签字批准付款收款备案填写出差报告书签字检查办理手续检查存档结束开始行政部公司高层财务部出差人员所在部门出差人员工作交接审批审批审批审批审批十七、提案管理流程各职能部门行政部制定提案管理制度员工提案信息收集提供信息提案汇总、审核审核提案实施奖励提案人提案实施效果评估结束开始监督执行公司高层十八、会议工作评估表评估内容1时间安排的合理性评估意见2会场布置（1）灯光效果（2）音响效果（3）座次安排会议准备3邀请函的制作1准时开会2议题明确3会议气氛议题明4后勤服务供应（1）茶水、饮料供应（2）人员就餐安排（3）休息室的安排（4）住宿安排会议进行5临时突发性状况的处理1会议决策拟草的及时性2会议决策的执行3费用开支会后工作4其他第五章安全保密管理一、安全主管岗位职责职责1安排值班，保障公司财产物资安全职责3进行信息保密管理，防止公司重要信息的泄漏职责4进行公司信息系统维护和管理，保证资源内部共享和安全职责5进行公司治安制度设计，保障公司内部安全职责6进行消防管理，避免重大火灾事故的发生职责2进行员工出入管理，保障员工安全二、安全专员岗位职责职责1具体安排公司值班人员和年度值班排班计划职责3对公司的重要信息进行专门管理职责4维护公司信息系统，保证公司信息安全职责5处理公司内部的治安事件职责6随时进行消防检查，保障消防安全职责2制定人员出入管理规定，保障员工工作时间内的人身安全三、电梯设备巡视记录表巡视时间备注电梯编号序号运行监控项目1机房温度、湿度2曳引电动机温度、润滑油、紧固情况3减速箱油位油色、连轴器紧固情况4限速器、机械选层器运行情况5控制柜的继电器工作情况6制动器7变压器、电抗器、电阻器8对讲机、警铃、应急灯9轿箱内照明、风扇10厅外轿内指层灯及指令按钮11厅门及轿门踏板清洁12开关门有无异常13井道底坑情况14各种标示物及救援工具情况15电梯运行舒适感电梯值班员负责人四、电梯维修保养记录1电梯月维修保养记录维修保养项目清理检查调查记录不良情况部分记录及处理结果1曳引轮清洁2限速器及电器接点检查3制动闸瓦磨损检查4选层器详查机房5控制柜各机电接点清洁，各接触器、继电器电阻1干电池、蓄电池检查2内外门耦合检查、清扫、注油3内外吊门轮、限位轮，外门关闭器，路轨检查清扫4内外门闸锁及门联锁开关内部及接点清洁5门联锁接线检查6接合板装置7各种开关接点检查8钢带清扫，抹油，钢带开关检查9限速钢丝抹试机身及井道10井底各设备检查，清扫，抹油维修保养人验证人2电梯季维修保养记录维修保养项目清理检查调查记录不良情况部分记录及处理结果1电动机冷却风扇注油2电源总开关机房3控制盘、讯号盘清扫，紧引线螺丝1门机各装置箱内部检查2门电机、电阻箱、接点盒内部检查3门机械牙箱、连杆、链条、皮带检查4加轨装置与路轨间隙检查5检查主钢丝的磨损、清洁、张力平衡6轿厢风扇检查及清洁机身及井道7底坑缓冲器油量检查及清洁维修保养人验证人3电梯年维修保养记录维修保养项目清理检查调查记录不良情况部分记录及处理结果1减速箱换油2各种润滑油更换3电动机定子、转子气隙测量4曳引轮槽磨损情况检查机房5制动器解体大修及线圈电流测定1选层器牙箱换油2安全系统及限速器动作试验3安全器及夹轨拆卸、清洗4曳引机、行车速度、平衡装置检测5制动盘各接线螺丝固定6门电机牙箱、润滑油更换7中途箱，轿底接线箱螺丝紧固8主缆、保险缆加缆油机身及井道9井道内各路轨、各腰刀等牢固10井底油压缓冲器清洗换油，有效动作确定11井道内及井底大扫除12劳动局电梯年检维修保养人验证人五、值班登记日志表部门职称姓名时间时间检查及处理事项巡查部门人数工作内容时间加班电话访客货物进出收发备注六、保安执勤日志表年月日厂长总务室主任保安队长次数1234567报告事项巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤责任签名打卡时间1234安全联络5异常报告七、外出员工登记表年月日所属部门姓名入厂时间出厂时间事由备注登记者八、来宾出入登记表访问时间年月日时分来宾姓名识别证号码来宾服务单位来宾地址来宾电话来访事由受访者签名离厂时间备注九、安全状况检查表检验项目待改善项目其他备注复检1消防无法使用道路阻塞2灭火道失效走道阻塞缺少3走道阻塞脏乱4门阻塞损坏5窗损坏不清洁6地板不洁损坏7厂房破损漏水8楼梯损坏阻塞脏乱9厕所除臭漏水损坏10办公桌椅损坏11工作桌椅损坏污损12餐厅桌椅损坏13厂房四周脏乱废弃未用14一般机器保养不良基础松动15高压线基础不稳保养不良16插座开关损坏不安全17电线损坏18给水漏水排水不良19仓库零乱防水防盗不良20废料未处理放置零乱21其他主管检验员十、防火设施检查表编号检查结果编号检查结果编号检查结果编号检查结果编号检查结果异常处理对策检查结果说明部门负责人检查员十一、安全事故报告书年月日事故内容事故人见证人所属部门出事地点发生日期年月日发生时间早上时下午时发生原因事故状况处置方式根本对策追踪检查认可审核制表十二、突发事故报告表事故发生部门填报日期年月日事故种类发生时间发生地点灾变经过伤亡情况直接费用间接费用财产损失费用合计善后处理原因分析防止对策改善计划总经理（副）经理劳动安全卫生管理部门意见部门主管填表签报批示栏十三、事故统计汇总表单位年月设备施工交通小计去年同期伤害频率后果部门件伤（人）死（人）件伤（人）死（人）件伤（人）死（人）件伤（人）死（人）件伤（人）死（人）本年去年备注本月电力累计本月设备累计本月检修累计本月运输累计本月其他累计本月职工总计累计本月民众累计备注伤害次数106注伤害频率总工时数主管经办事故类别十四、人员出入管理流程核实开始人员进入公司登记结束放行出示进入管理凭证人员离开公司出具相关部门证明出示离开管理凭证审核放行登记审核保安部员工所在部门进出人员十五、消防安全管理流程行政部行政人员制定消防管理制度定期检查审核审批明确消防管理专区落实分工与职责资料保管安装消防电话落实值班人员收到消防信息记录信息通知消防队收到通知单确认事项消防结束后注明事项立即行动收回通知单签字确认签字确认报送财务部统计所用费用消防事项存档备案审批审批结束开始行政经理总经理消防人员十六、安全检查管理流程总经理行政部行政经理各职能部门审核开始确定安全检查制度审核审批规定各部门自我检查明确统一检查规定确定安全检查内容定期自我检查制定安全检查形式定期检查记录检查结果明确奖惩措施奖惩结果存档备案审核审批审批结束十七、突发事件处理流程开始审批结束报告事件审核报案配合保护现场调查事件总结经验处理事件救护伤员配合事件备案审核保安主管保安部员工第六章车辆管理一、车辆主管岗位职责职责1制定公司的车辆使用制度，管理、控制公司的车辆使用成本职责3组织实施车辆维修保养计划，保证计划的顺利进行职责4受理各部门、公司领导用车计划或申请，职责5根据每日用车计划，合理调度车辆，保证公司行政及经营用车职责6全面负责司机的考勤管理及司机值班安排职责7根据公司及人力资源培训计划，组织司机的培训工作职责8每日对车辆进行抽查，每月对各车辆进行一次大检查，对车辆大修进行验收职责9负责司机出车的各类台账登记、汇总、考核，定期向行政部经理汇报工作职责10对车辆各项费用进行初审、登记，每月对费用支付情况综合分析职责11制定证照年检计划，交纳相关费用，督促并检查各类证照的存档、借阅管理职责2根据公司的年度预算及车辆使用状况，编制车辆年度、月份维修保养计划职责12负责安全事故的调查及处理职责13完成行政部经理交代的其他工作二、司机岗位职责职责1认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从上级指挥和有关人员的监督检查职责3安全行车，并做好行车记录职责4保持车辆内外的卫生整洁，经常进行车辆保养，保持车辆的良好运行状态，职责5按规定到指定地点维修，并提供详尽、有效的费用明细职责7协助车载物品的搬运和送货职责8负责公司车辆的管理与存放职责9完成车辆主管交给的其他任务职责2认真参加交通法规学习和业务培训活动，提高安全意识和业务技能职责6协助办理停车场、牌照、年检、保险理赔等事项三、车辆登记表1车辆登记列表车辆类别项次小客大客小货大货车号司机购置日期购买价格引擎号码排气量保险单编号1233车辆登记卡使用人姓名司机姓名牌照号码车名车型购车日期初检日期复检日期保险公司保险证号码保险期限保险内容保险记录购置价格经销商附属品收音机放音机热风冷风住址电话驾驶员住址电话4车辆出入登记表公司车辆出入门证（存根）公司车辆出入门证编号人数编号人数部门部门车型车号车型车号用车人姓名会客人姓名事由事由时分入时分入出入时间时分出警卫签字出入时间时分出警卫签字四、车辆检查表1车辆检查日志使用时间自月日时分至月日时分目的地同车者使用目的司机开车前检查日志刮伤无有后视镜无有爆裂无有检查车辆四周胎压正常不正常备台及千斤顶无有检查车底漏水无有漏机油无有打开引擎盖冷却水量汽油剩量喇叭佳不佳开车前检查坐驾驶座方向灯佳不佳雨刷佳不佳灯关佳不佳出发时间时分回公司时间时分指针所示距离自KM至KM（共KM）被给汽油量用后检查异状无有故障处及行车过程中性能不佳状况2车辆检点表车号加油记录车况记录维修记录汽油机油配件备炷项目星期洗车加油里程数换油里程金额轮胎音响冷气外观操控维修内容金额星期一星期二星期三星期四星期五星期六合计主管填表人五、车辆请修表表单编号日期年月日车号请修前里程数请修申请人12请修项目3损坏原因123预算金额修理厂家审核意见123管理部门审核部门总经理主管主管经办人经办人六、保养记录表车号发动机号公司编号主要使用人使用单位司机保养记录年度月日保养项目金额保养前里程表数经手人（签章）主管（签章）合计汽油金额保养金额修理金额合计本月费用七、车辆加油表1车辆加油申请表申请人申请日期年月日车牌号码剩余油量升预计加油量实际加油量预计油费实际油费车辆主管签字行政部经理签字财务部经理签字加油审批报销审批（票据粘贴处）2车辆加油记录表车牌号码车型加油日期司机（经办人）加油前油量指数所加油量油费最终审批人八、用车申请表1用车申请表申请部门申请日期年月日起止申请人私用公用用车起止时间用车事由123目的地行车路线预计行程申请部门经理用车人行政部经理车辆主管司机附注1用车起止时间、目的地必须如实、详细填写2事由栏依事项分列3车辆预计停留时间为1小时说明本单一式两联，第一联申请部门留存，第二联司机出车，填写行车里程后，交司机班班长留存。2车辆使用申请表第一联行政部留存。申请人部门同行人数计划用车时间段日时至日时部门负责人签字派车人签字1122目的地3事由3备注备注第二联交司机，车辆使用后由司机交回行政部。申请人部门同行人数计划用车时间段日时至日时部门负责人签字派车人签字1122目的地3事由3以下内容由司机在用车完毕后填写，交回行政部备查共计行车里程公里汽油升用车人签字有无违章罚款或事故原因备注九、派车记录单使用部门司机随行人数用车事由123起止地点自至用车时间自日时分至日时分（共计时分）用车里程自公里至公里（共计公里）车型用车类型车号主管主管管理部门经办人使用部门使用人十、车辆事故单1车辆事故现场记录单司机乘车人员部门事故发生时间年月日（上午下午时分）事故种类1人车相撞（轻伤住院重伤病危死亡）2车辆本身（颠覆冲撞冲出路外零件损坏其他）3车辆相撞（擦撞追撞冲撞其他）发生地点事故原因当事人对方姓名姓名性别性别单位单位本人地址本人地址联络方式联络方式公司地址公司地址车种年份车种年份车辆号码车辆号码驾照号码驾照号码（可附现场照下来的照片）备注2车辆事故报告单报告人报告日期年月日事故描述发生时间发生地点见证人签名警察签名处理结果我方资料对方资料司机姓名年龄姓名部门住址电话出车事由身份驾驶行人其他同车人员其他人名称种类公司地址驾照编号驾照种类驾照编号取照时间车型取照时间车型车号年份车号年份车辆损坏部分及程度12车辆损坏部分及程度12相关意见12相关意见12板金板金烤漆烤漆零件零件其他其他车辆合计车辆合计人身人身物品物品损坏程度其他损坏程度其他保险公司保险公司保险单号码保险单号码行政部经理主管副总填表人十一、用车记录表1司机用车记录表车号用车部门用车人事由开往地点用车时间用车要求派车意见以下内容由司机填写时间地点司机用车前里程数用车后里程数用车记录备注附注1使用流程用车申请人派车审批用车司机填写行政部留存2填写要点（1）用车人栏，可填用车者及随行人数；（2）用车要求栏应为车型等；（3）用车时间，要有弹性范围；（4）备注栏可填特殊事项，如合用车、交通事故等2车辆使用日志表行驶耗油司机及车号经办人日期年月日使用者证明（签名）里程表指数出发时刻地点里程表指数到达时刻行驶时间事由本次行驶距离公里计算耗油量升工程耗油司机及车号经办人日期年月日使用者证明（签名）里程表指数出发时刻工作内容里程表指数完毕时刻行驶时间小计前次结存升本次结存升使用量升3车辆使用状况月报表月份年月类别行驶里程汽油费保养修理事故次数车号小客大客小货大货汽车司机本月累计本月累计本月累计本月累计汽油使用记录年加油时路码表月日加油数量金额起数止数行驶里程行驶累积数使用人司机合计汽油金额保养金额修理金额总计本月费用审核人复核人填表人十二、车辆费用表1车辆费用报销单公有车辆私有车辆日期年月日起讫时间月日至月日共天费用类别油费过桥费维修保养费凭证张数张张张报销金额元元元报销事由公有交通车辆特殊人员专用车辆私有车辆出差或出勤合计金额核准人证明人人经手人附凭证共张。2车辆费用月度统计表月份年月保险费修理保养费过桥费汽油费上月里程表数说明金额说明金额说明金额说明金额本月里程表数本月行驶里程数本月总费用每公里费用每公里汽油费用合计合计合计合计备注日期金额经手人日期金额经手人日期金额经手人汽油费用明细十三、事故处理流程开始审批审核总经理行政总监行政部司机收到事故消息组建事故处理小组协助交管部门现场处理事故发生事故现场应急处理接受处罚编写事故分析报告拟定事故处理办法审核实施处罚结果存档提供事故现场报告结束事故责任书十四、车辆管理流程1车辆使用流程开始审核审批填写车辆请用单查询车辆使用信息调配车辆安排司机检查车辆提供车辆登记用车信息接车信息使用车辆结束办理车辆使用手续行政部经理交代的其他工作办理车辆使用手续行政经理行政部员工2车辆加油管理流程财务部开始提出车辆加油申请审批结束审核填写加油记录表审核行政部经理行政部司机预借油费查看车辆剩余油量支付油费索取票据车辆加油审批报销结算3车辆安全管理流程行政部相关人员车管单位是否是否通过制定车辆安全管理计划发布车辆安全管理规定确定车辆安全管理要点组织实施车辆安全管理制度对车辆安全管理进行巡检组织车辆参加年审接受车辆年审进行整改审核并更新年审记录年审记录存档结束开始车辆安全巡检记录十五、肇事处理流程图报告事故上报事故赶赴现场勘察现场鉴定事故事故处理肇事赔偿现场应急处理肇事司机肇事司机行政部经理公司相关人员公司相关人员公司相关人员公司相关人员肇事司机肇事处分规定表十六、车辆费用额度控制程序图未超额度超过额度邮件形式用车人在出车单上签名确认用车人用车申请（经部门经理批准）车辆主管派车司机填写出车单车辆主管用车费用核算并录入管理系统财务部审核、报销开始车辆主管报领导审批用车人确认结束车辆主管费用汇总、核定各部门剩余额度所超额度不予报销，各部门承担第七章总务后勤管理一、总务后勤主管岗位职责职责1协助总务后勤主管建立总务后勤管理制度职责3员工食堂、伙食管理职责4企业清洁卫生管理职责5企业环境、绿化管理职责2员工宿舍分配、管理职责6公司文化建设，休闲、文化娱乐活动管理职责7其他后勤保障事务管理职责8完成领导临时交办的其他工作二、总务后勤专员岗位职责职责1协助总务后勤主管完成日常行政工作职责3协助员工宿舍管理专员进行员工宿舍分配、管理职责4协助员工食堂管理专员进行员工食堂、伙食管理职责5协调保洁人员进行企业清洁卫生管理职责2部门间工作协调、沟通工作职责5协调绿化专员进行企业环境、绿化管理职责5公司文化娱乐、休闲活动执行、管理职责5其他后勤保障事务执行、管理职责5完成领导临时交办的其他工作三、宿舍管理专员岗位职责职责1执行员工宿舍管理的各项规章制度，对宿舍楼实行全面管理职责3负责员工住宿房间的登记工作职责4负责员工宿舍楼区的安全保卫工作职责5负责宿舍楼内的公共物品管理职责6负责员工宿舍水电供应管理职责7做好员工宿舍楼内每日水、电的节约管理工作职责8管理好学生房间备用钥匙职责9及时呈报水、电、锁等公物维修，配合维修工维修职责10负责员工宿舍楼内的有关事项的协调和联系工作职责11员工宿舍突发事件的处理职责2负责员工宿舍的分配、调整工作四、食堂管理专员岗位职责职责1负责每日就餐人数统计（估计）及相应主食、蔬菜等物料准备职责3主办或协助每日主副食料或其他物品的采购职责4食品和物料的领用及保管职责5负责检查食堂卫生、用餐器具消毒情况，确保用餐安全职责6严格把好食品质量关，贯彻食品卫生制度职责7控制卫生消毒用品、洁具的耗用职责8每天检查食堂所用的设备运转是否正常，发现问题及时联系维修职责9合理安排员工倒班，做好每餐后的卫生清扫和定期大扫除工作职责10及时安排并完成行政部临时下达的客饭或领导宴请任务职责11负责员工食堂工作人员的业务监督、指导，做好绩效考核工作职责2检查和维持就餐秩序职责12按工作程序做好与相关部门的横向联系，并及时对合理建议进行处理职责13完成上级主管临时交办的其他任务五、保洁人员岗位职责职责1按照公司目标和规章制度，组织各项清洁服务工作的具体落实职责3保质保量地完成负责区域内卫生，保证区域内及周边环境处于清洁、卫生状态职责4负责专用清洁设备的使用，并定期检查、保养、清洁机械设备职责5领导交办的其他工作职责2按照清洁程序搞好区域内卫生保洁工作六、绿化人员岗位职责职责1按照企业绿化基本要求，做好年度绿化计划职责3做好定期除草、松土、施肥、浇水及病虫害防治工作职责4负责会议室、办公室等公共场所摆放观赏植物，并做好养护工作职责5负责保管好劳动工具、化肥、农药等职责6负责对劳动工具的保养和维修工作职责7严格控制绿化管理成本职责2落实防火、防盗、防病虫害、防操作事故等安全保障措施七、食堂卫生检查表公司名称地址每周/每日设备名称日期炊具冰箱操作台水槽菜板排水沟盖子其它清洁人签字周一周二周三周四周五周六周日备注表示预定清洁；表示已完成清洁。八、住宿人员管理表1住宿申请表填填日期姓名任职单位到职年月日职称籍贯性别出生年月日（岁）学历学校科系毕业肄业本人户籍地址联系地址家长姓名关系电话联系地址紧急联络人关系电话爱好申请理由入舍年月日床位楼室号人事审核棉被床垫总务登记枕头枕套单位主管被套领物签章钥匙NO舍监领用公物其他退舍移交登记备注总务主管2住宿人员资料卡编号填写日期姓名性别男女室号出生年月单位到职日期入住日期最高学历籍贯家长姓名姓名住址关系电话紧急联络人姓名住址关系电话参加社团宗教信仰兴趣考核记录备注3宿舍分配申请表填写日期姓名性别服务单位职（位）称进公司日期现在住所起讫地点单程公里数预定使用时间年月日起实际使用单位申请分配理由总务科意见主管单位意见管理单位主管单位总经理财务单位经理主管主经理副理主管主办4住宿登记表宿舍号码住宿人员姓名住宿时间5宿舍检查登记表填写日期检查结果（各种项目）宿舍号宿舍长备注制表审核6宿舍物品借用卡借用人填写日期物品名称借用数量归还数量物品名称借用数量归还数量棉被蚊帐衣橱钥匙枕头门钥匙拖鞋九、清洁卫生管理表1卫生区域划计划表区域部门仓库走道空地厂外环境水沟清洁说明2清洁工作安排表月日至月日页次姓名日期清洁项目考核日期清洁项目考核3卫生状况检查表检查项目良好一般较差缺点事实改善项目着装茶杯、烟缸门窗地板办公桌椅电话办公用具工作桌椅楼道卫生间其他4清洁卫生评分表评分部门评分员日期评分项目最高分值评分备注一般安全15消防器具10走道通路15工作区域整洁15环境整洁15办公桌椅及办公室整洁15设备维护状况15建议及评语十、员工宿舍管理流程1宿舍管理方案制定流程提出宿舍区管理要求沟通、汇总各方面意见审批形成宿舍区有关制度或解决方案组织执行负责监督落实检查，管理是审批根据授权，重要事项要报董事会否存档是否在权限内开始行政部宿舍管理员主管副总总经理结束2员工入住宿舍管理流程员工行政部总经理宿舍管理员审批否是员工住宿登记宿舍安排宿舍日常管理审核是否办理入住手续填写住宿申请表同意住宿入住办理入住手续开始结束十一、员工食堂管理流程食堂管理人员厨师食堂工作人员开始审批提出采购申请执行采购采购登记领用加工餐具清洁管理餐具清洁、整理食堂安全、卫生清洁用餐服务食堂安全、卫生管理用餐管理结束十二、清洁卫生管理流程保洁人员总务后勤主管行政部经理总经理开始结束否制定清洁卫生标准定期检查卫生状况填写环境卫生检查表卫生状况评价是资料存档审批形成清洁卫生标准执行清洁卫生标准审批给予处罚十三、企业绿化管理流程绿化管理人员总务后勤主管行政部经理园