会展物流管理信息系统

会展物流管理信息系统会展物流管理系统的分析与设计一问题的提出1会展物流的概念会展物流（CONVENTIONANDEXHIBITIONLOGISTICS）是指为会议、展览、展销、体育及其他各类活动提供的物流服务。关于会展物流的概念，在我国有多种描述，目前还没有统一的定论。比较流行的定义是所谓会展物流，“是为满足参展商展品展览的特殊需要，将展品等特殊商品及时准确地从参展商所在国（地）转移到参展目的地，展览结束后再将展品从展览地运回的过程，包括展览前后的仓储、包装、国内运输、进出口报关和清关、国际运输、展览中的装卸、搬运，以及在此过程中所需要的信息流动。”另一种有代表性的观点认为会展物流“是指展销产品从参展商经由会展中转流向购买者的物理运动过程，它是展销活动供、需双方以外的第三方组织者所提供的一种具有后勤保障功能的服务，由会展组织者在综合会展现场多个供需对应体的信息要求后，统一指挥、统一安排、统一协调的会展物资流通体系。”2开发背景会展业是第三产业发展成熟后出现的一种新型经济形态。中国加入WTO后，服务贸易领域对外开放速度加快，国外的资金、管理、技术和人才将更多地进入会展业，开办会展专业公司，或者投资建设现代化展览场馆和展览设施，为中国会展业的腾飞创造了十分有利的条件。中国会展业经过十多年的快速发展，逐步走向成熟，并初步形成中国展览业专业化、市场化、规范化、信息化、国际化的格局。本世纪以来，会展业在中国的发展势头迅猛，每年以20的速度增长。目前，中国可供展览的总面积达260万平方米，超过德国（240万平方米），仅次于美国（615万平方米），居世界第二。中国已有46种展览会加入了国际展览业协会（UFI）。据不完全统计，中国现有主营展览公司3500多家，每年举办展会近4000个，约占全球展览会总量的10。随着2008年奥运会在北京召开、2010年世界博览会在上海举行，中国在国际会展业的地位将得到极大的提升。可以说，中国已经成为亚洲乃至世界重要的会展大国。由于会展集商品展示、交易和经济技术合作等功能为一体，并具备信息咨询、投资融资和商务服务等配套功能，在贸易往来、技术交流、信息沟通、经济合作等方面发挥日益重要的作用。因此国内部分软件和会展物流先锋开始尝试做会展物流软件。3项目目标充分利用现有的设备，采用VB60作为开发工具，利用ACCESS数据库建立一个高效、准确、操作方便，具有查询、更新及统计功能的微机管理信息系统，以满足会展管理人员进行综合的、模糊的查询及更新要求，完成一套针对国际国内会展物流业务中展品进出口货物、展品进场、运输、装卸、储存、费用结算以及相关财务进行全面管理的系统二对现有系统进行需求调查需求调查是信息系统分析与设计的基础。要开发并实施一个完整的信息系统，必须首先了理解用户的需求，并形成系统需求说明书。在此基础上才能进行系统分析、系统设计和程序编码等工作。由于国内并无相关方面软件，因此是参照部分国外软件模式，但系统设立和操作流程是根据国内会展物流管理惯例。1现行系统业务流程在传统的企业会展物流系统的供应链中（如图1所示），是没有物流配送中心的，物流配送中心一般是大中型生产企业或商业连锁企业自有的内部机构，是企业内部物流系统专业化的产物，它按照企业产品或商品的综合特性进行设计，只对企业自身负责，服务口径非常狭小。供应商制造商自有配送中心会展中心参观者图1传统企业会展物流系统供应链2现行系统存在的问题在中国举办的各类会展所采用的物流运作仍然采用传统的展品物流管理信息模式。传统展品物流管理运作模式的弊端较明显。（1）是成本较高，服务水平较低。由于展览主办方没有指定物流服务商，各参展商要自己寻找物流供应商，来完成展品从参展商处至展览场馆的运输、储存、保管、装卸等作业，以及展览结束后的回运等工作。因为单一的参展商展品物流量较少，难以争取到较好的价格，单位物流成本较高，参展商也难以获得全面有效的服务。（2）是信息不畅，反应滞后。由于没有建立展览主办方、参展商、展馆方、物流服务商共享的有效反应的信息管理系统，物流公司必须与会展组织者事先沟通，告知对方何种展品何时到达展览场馆，展览组织者再与场馆方协商确定展品进馆时间；进馆之后，参展商才能开始展台的搭建、布置、装饰等工作。因为各参展商都有自己的物流供应商，信息的流动发生在众多的物流供应商、展览主办方、场馆方之间，线路繁杂，沟通过程中经常会出现信息流通受阻现象，协调困难，导致展品在场馆外滞留或者留给参展商布置展台的时间过短等现象。3会展物流管理系统的特点与传统物流系统相比，现代会展物流管理系统具有如下特点（1）服务的专业性会展活动的特点要求为其提供物流服务的会展物流服务商，必须具有较高的专业化管理水平，必须拥有具备会展物流管理专业技能的人才、畅通的物流渠道、有效的物流配送手段和功能齐全的货物转运与仓储中心、完备的信息网络平台和信息技术作为支撑。因此，专业化程度相对较高是会展物流一个最为显著的特征。（2）流程的时效性会展物流活动过程控制非常复杂，在时间上具有很强的阶段性，在空间上具有突发的集中性，在需求上具有双向性和不确定性，这就要求会展物流服务商提供更高层次的快速反应服务。如何在特定的时空里，满足参展商多种应急需求，是会展能否成功举办的关键。（3）展品的安全性确保物流过程中的物品安全是会展物流的第一任务。会展活动所需的设备、物品一般由会展组织者采购，而参展商展销产品的运输则在会展组织者的统一调度下自行负责。承运人员在运送过程中要保证物品不发生霉烂、破损、水渍等损害展品原有使用价值的事故，避免因此而造成的供货质量问题导致的会展准备的中断。因此，会展物流服务商必须确保所运送物品不仅及时而且安全的达到目的地，通常还需再返回原地。（4）信息的实时性信息化是我国会展产业与国际接轨的一个重要衡量标准。信息传递与共享是保障会展物流管理高效协调运行的重要基础。在会展物流的组织与管理过程中，会展主办方、参展商与物流服务商信息的实时沟通，为会展活动提供高效的物流服务支持，是会展物流服务商的重要目标之一。会展组织管理者应会同各参展商与物流服务商，不断对各种相关信息进行实时监控，并根据反馈信息及时调整会展物流过程中的具体行动措施。三系统分析参展商参观者会展物流配送中心专业物流公司会展现场直接批量产品运送产品标书展品直接长途物资运输技术等要求参展商品信息反馈展品短途运输参展商品部分参展商品产品合同部分参展商品产品图2现代会展物流管理系统主要流程图1数据流程会展举办方将会展信息，要求提供给参展商，参展商若参加，择提供相关信息和人员及参展商品到会展物流中心，由会展举办方提供会展场地，将参展商品展示给参观者，并提供相关反馈信息给参展商。2操作流程会展是一个系统工程，组展、展品运输、展台搭建、展览本身，环环相扣，任何一个环节出现问题都会影响到展会的顺利进行。作为为会展提供后勤服务的会展物流，其运作流程大致可分为运前、运中、进馆、展后4个阶段。1运前。作为会展物流的服务商，其服务的客户类型是很多的，要运送的货物种类也是很多的。因此，物流服务供应商需要了解不同客户的不同需求，以及所要运输货物的性质和运输要求，在此基础上才能制定物流方案。其中，提供会展物流服务的供应商一般都是由会展主办方指定。物流服务商根据会展主办方提供的信息与参展商联系，洽谈具体的物流服务需求。在这一阶段，参展商也可以与会展主办方进行沟通，自己选择物流服务商。2运中。根据制定的物流方案，展开方案的具体实施包括货物装箱、运输，承担会展物流业务的物流服务商根据参展商的要求设计物流服务方案，包括了解展品的运输、保管、布展及回收等内容，如果是国际性会议还需要涉及国际保险、报关等服务。在这一阶段中，物流服务商需要与参展商充分沟通，才能保证方案符合参展商的需要。3进馆。在展品运抵展览地后到展览会开始之前的这段时间，展品需要暂时储存。根据会展主办方的展会日程安排，物流服务商依据方案进行展品提货、运输、保管等物流作业，活动过程中要与会展主办方及时沟通。交付展品后，要由参展商进行确认，待展览结束后立即启动下一轮物流或展品回程运输。在允许进场后，就开始紧张地布展，将所有的货物按照展场的规定放置到相应的展位。4展后。展览会结束后，大部分展品就要及时运回或转运，这时要求物流服务商提前做好各种准备。对于用品及剩余的宣传品、礼品等废弃物处理也必须按照绿色环保的要求准确完成。优秀的物流服务商，还可以为参展商提供布展、展览管理、展品回收处理等一揽子增值服务。四系统设计1功能结构设计。会展物流管理信息系统建立的目的是以满足会展管理人员进行综合的、模糊的查询及更新要求，完成针对国际国内会展物流业务中展品进出口货物、展品进场、运输、装卸、储存、费用结算以及相关财务进行全面管理。会展物流因其特性，更注重科学的服务管理和物流操作流程。一次成功的会展，需要整个会展服务供应链中各节点，包括会展举办方、参展商、物流服务商、展馆方、展位设计服务商等，密切配合，相互合作，协调一致。优秀的会展物流服务商不但能够为参展商设计合理的实施方案，而且可以代替参展商完成参展样品的提货、运输、仓储、装卸、包装、搬运、布展，以及人员组织、调度、管理，设备的供给、保养、回收，保险等一系列服务。如图3会展物流系统会展前期准备系统会展中期运作系统会展后期逆向物流系统会展物流服务提供商选择会展物流方案制定装卸搬运包装展品信息管理仓储运输报关会展物流调度中心会展物流情报中心会展现场管理中心信息回收分析展品回收处理相关财务图3会展物流管理信息系统功能结构图系统中的3个子系统分别负责不同时期会展管理人员对参展商及参展商品的不同要求，子系统下的每一个模块又包括具体的小模块，由于部分原因不具体展示。这里只对中期运作系统中的现场展品信息管理（即会展物流辅助信息系统）进行展示。如图4会展物流展品管理信息系统本次展会信息查询基础设置会展信息历史信息查询系统展商预定信息查询展商实际信息查询预报信息查询当前展会选择展会选择预录入信息展商信息展商信息确认预报信息按展会名称查询按展会时间查询文件信息工具视图帮助图4展品管理信息系统功能结构图2系统配置方案根据开发时期计算机市场的性能价格比和本系统的实际情况，选择了至少应安装WINDOWS2000系统及以上版本并且应安装A数据环境，硬盘存储在250G及以上，并选择适合开发大型软件系统的服务器，建立相关数据库。具体要求见下表13代码设计根据行业内惯例和相关信息将会展商品和参展商分别设计代码如下会展商品大类代码会展商品代码参展商行业代码参展商代码4系统处理流程设计该系统包括3个大的子系统，每个子系统下又包含若干小项目，系统处理流程图如下，（以展品管理信息系统为例）。（1）本次展会信息查询展商预定信息查询按展商编号查询、按展商名称查询、按展品类别查询、按预定展位查询；（2）基础设置当前展会选择；计量单位设置；展会选择（3）会展信息展商信息；预录入信息；展商信息确认；预报信息（4）历史信息查询按展会名称查询；按展会时间查询该系统通过采集会展业务涉及物流过程中所产生的各种原始数据，根据经营管理的要求，对原始数据进行分类、汇总、分析，建立程序化、制度化、规范化的会展物流业务计算机管理系统，及时、准确地提供各种信息数据，为会展物流展品管理提供了一个现代化的管理手段。开始登陆界面各子系统的选择本次展会信息查询基础设置会展信息结束历史信息查询系统图5会展物流展品信息管理系统操作流程图五系统实施1安装环境关于会展物流管理信息系统的的具体要求的软件和硬件安装环境如下表所示（包括各个服务器，客户端和系统软件的最低配置和推荐配置）表1会展物流管理信息系统安装要求的软件和硬件环境分类硬件环境对象最低配置推荐配置系统软件客户端内存512以上；CPUP3800以上；安装盘空间以上；系统盘有以上空间内存以上；CPUP418GHZ以上；磁盘空间10GB以上；系统盘有2GB以上空间WINDOWSXPSP1以上数据服务器内存1以上；频率以上；磁盘空间以上内存以上；以上多；磁盘空间GB以上WINDOWS2000以上应用服务器内存1以上；频率以上；磁盘空间1以上内存1以上；频率以上，多磁盘空间1以上WINDOWSXP以上网络协议IE60SP1，TCPIP，NAMEDPIPE2具体实施在会展物流发面，一个成功的会展是需要物流服务商和会展主办方以及会展参展商之间进行及时有效的信息交流，要负责展品在会展活动期间的流动，包括展品的转移、运送等，可能情况下还要进行展品的出人境管理、报关、商检等环节。信息共享是保障现代会展物流管理高效进行的重要基础。如图6所示参展商WEB浏览器会展主办方WEB浏览器选购者WEB浏览器会展场馆方WEB浏览器INTERNET数据库服务器（SQLSERVER）WEB/EMAILE服务器PROXY服务器应用服务器（PB60CGI等应用）HUB工作站1工作站2工作站N路由器防火墙图6会展物流管理信息系统信息管理图上图中，最上层是通过INTERNET实现的外部信息