doc-《巴尔虎公司质量和食品安全管理体系程序文件汇编》(72页)-程序文件

呼伦贝尔市巴尔虎发展有限责任公司质量和食品安全管理体系程序文件汇编版本V10受控分发号目录序号文件编号文件名称版本页码1XYTF/QP/012009文件控制程序V1032XYTF/QP/022009记录控制程序V1083XYTF/QP/032009管理评审控制程序V10104XYTF/QP/042009任职与培训控制程序V10135XYTF/QP/052009基础设施控制程序V10166XYTF/QP/062009与顾客有关过程控制程序V10197XYTF/QP/072009采购控制程序V10228XYTF/QP/082009生产服务提供过程控制程序V10269XYTF/QP/092009监视和测量设备控制程序V102910XYTF/QP/102009顾客满意监测控制程序V103211XYTF/QP/112009内部审核控制程序V103412XYTF/QP/122009产品的监视和测量控制程序V103813XYTF/QP/132009不合格品和潜在不安全品控制程序V104114XYTF/QP/142009纠正或预防措施控制程序V104315XYTF/SP/012009突发事件准备和响应控制程序V104616XYTF/SP/022009操作性前提方案控制程序V104917XYTF/SP/032009危害分析的预备步骤控制程序V105318XYTF/SP/042009危害分析控制程序V105719XYTF/SP/052009HACCP计划控制程序V106220XYTF/SP/062009食品安全验证控制程序V106621XYTF/SP/072009食品撤回控制程序V1069文件控制程序1目的对与质量和食品安全管理体系运行有关的文件进行控制，保证其适用性、系统性、协调性和完整性，确保工作现场所使用的相应文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。2适用范围适用于组成公司质量和食品安全管理体系的文件。3职责31总经理负责公司质量和食品安全管理体系方针、目标文件、质量手册、程序文件和外来文件的批准。32管理者代表负责组织编写和审核质量手册和程序文件,批准工作文件。33各职能部门负责本部门工作范围内与质量和食品安全管理体系有关的文件的编写、审核、存档和管理。34质检部是文件的归口管理门，负责文件的标识、发放与回收，存档与管理。4定义受控文件是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。所有质量和食品安全管理活动，应以受控文件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。5工作程序51文件分类、编号和版本标识511质量和食品安全管理体系由管理手册包含了质量和食品安全管理体系方针、目标的附录、程序文件、工作文件、外来文件、表格和记录五部分组成，分别规定编号规则如下A管理手册QF/公司代码/代号发布年号如QF/XYTFSC2009（巴尔虎公司质量和食品安全管理手册，2009年发布）。B程序文件公司代码/代号/顺序号发布年号程序文件的代号为XP，X可以是其他任何字母，QP代表质量管理体系应用或与其他体系共用的程序文件，SP代表食品安全管理体系要求的程序文件。如XYTF/QP/012009（XYTF01号程序文件，2009年发布）。C工作文件公司代码部门简称/类别顺序号发布年号如XYTFYW/A012009（XYTF生产部A类工作01号文件，2009年发布）。部门简称规定购销部GX、食品安全小组ST、生产部SC、质检部ZJ、办公室BGS、总经理GM，管理者代表MR。D外来文件公司代码/顺序号原编号如XYTF/01ISO90012000（XYTF第01号外来文件，ISO90012008，如外来文件没有文号，则只添加发布年份做后缀。）E表格（记录格式）产生表格的文件编号（去除发布年份）顺序号版本号。如XYTF/QP/0102V10（XYTF01号程序文件规定的第2份记录格式，V10版）。当多份文件都引用到相同的表格时，以最先引用该表格的文件为基础，相同的表格只能有一个文件编号。F记录的编号即记录标识，执行记录控制程序的规定。512文件的版本与状态质量和食品安全管理体系文件应标明版本和状态。其格式为VAB，其中V为版本编写，A和B为自然数，分别表示版本号和修订状态，用圆点分隔。A为0时表示文件还在编写过程中，B为0时表示该版本的文件未有修改。52文件受控状态521公司内部使用的质量和食品安全管理体系文件均为受控文件。522公司文件管理员针对所有受控文件建立公司受控文件清单，各部门编制本部门的受控文件清单。受控制文件清单应能体现出程序文件、工作文件和记录之间的支持和引用关系。523公司外部使用的质量和食品安全管理体系文件均不为受控文件。53文件编制、审核、批准531方针、目标和质量手册由管理者代表负责编制并审核，总经理批准颁布实施。532程序文件由该程序的归口部门负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准。533工作文件由需求部门负责人组织编制、审核，并由管理者代表批准。534组织文件编写人员时，应包含到该文件涉及到的职能部门的代表。54文件的发放、保存和管理541质量和食品安全管理体系文件经批准后，原版文件由质检部保存并不得外借。以电子媒体形式保存的文件和资料应备份和加密保护，防止丢失或损坏。542文件发放对象由管理者代表根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的文件。由公司文件管理员统一复制质量和食品安全管理体系文件，并在文件封面或第一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后发放到各使用部门或相关外部人员，填写“文件发放/回收登记表”，由文件使用负责人或其主管签领。文件发放应包括其引用的表格记录格式。543外部人员仅是借阅文件，应由管理者代表批准后，填写文件借阅登记表，由公司文件管理员统一复制并追踪借阅文件是否按时归还。543受控文件清单应适时更新以反映实际。544文件应分门别类标识，由使用负责人保存于通风防潮、防蛀、安全的适宜地方现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件指置于质检部，以防文件损坏。任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借。应确保文件清晰，易于识别和检索。545质检部定期对各部门文件保管情况进行检查。在每次内部质量审核前应全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。546因破损或陈旧而需重新领用的文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，质检部做好相应发放签收记录。55文件的更改551文件更改由文件更改申请部门填写文件更改申请表，由原文件编制部门和审核人审核，经原文件批准人批准后执行更改。552更改文件的标识文件更改范围和程度比较小的，如仅更改几行字且涉及面比较窄时，只更改状态不变动版本,如由V10变为V11,修订状态标识的跨度由修改人视修改的大小而定；对于多次更改或更改范围比较大，则应升级版本号，并将修订状态归0，如由V18变为V20。553只需要修订的文件更改，按原文件发放范围发放文件更改申请表，由各文件保管人负责按文件更改申请表要求对原文件标注更改，并将文件更改申请表附录。对需要换版的文件更改，执行53和54的规定，发放换版后的文件时收回原文件，在原文件中发放/回收登记栏注明，执行56的规定。56文件回收、作废与销毁当文件不适用或文件持有人变动时，质检部应将相应的文件回收，在原文件中发放/回收登记栏注明。回收的文件，需要作废的，由质检部填写文件销毁登记表，应经原批准人批准后集中销毁。若需要保留时，仅保存原件，同时标明“作废留用”，以防止其非预期的使用。57外来文件571国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，由公司质检部组织各职能部门识别、收集、获取，经总经理批准后，进行编号和受控标识，并按工作需要进行分发，填写文件分发/回收登记表。外来文件应编入单独列表受控文件清单，并在表头注明“外来文件”。572公司员工因工作需要的外来文件，需识别其是否与质量和食品安全管理体系有关，若有关，转交公司质检部，执行571。573质检部和外来文件使用部门应当跟踪外来文件的发展，当外来文件有更新版时，应进行换版更改，执行55规定，并更新受控文件清单。574公司内部不对外来文件进行修订。若外来文件有不适用之处，应在引用该外来文件的文件中予以说明或编制新的文件予以规范。58文件的使用和评审文件是活动的依据，应得到完全执行。文件发布后（包括更改）应有很必要的培训，以确保人员对文件的理解。文件管理和使用部门都可在工作中、内部审核和管理评审会议上提出对现有质量和食品安全管理体系文件进行评审，必要时则予以修改。每次内部审核，应包括审核所有受控文件的有效性，必要时进行修改。59记录的管理记录是一种特殊的文件，除遵守本程序的适用规定外，还应依据记录控制程序有关规定执行（如受控分发、修改等）。6相关文件记录控制程序7相关记录XYTF/QP/0101V10受控文件清单XYTF/QP/0102V10文件发放/回收登记表XYTF/QP/0103V10文件借阅登记表XYTF/QP/0104V10文件更改申请表XYTF/QP/0105V10文件销毁登记表XYTF/QP/0106V10文件归档登记表XYTF/QP/0107V10文件评审记录记录控制程序1目的对质量和食品安全管理体系进行有效的管理，保持产品质量符合要求和质量和食品安全管理体系有效运行的证据。2适用范围适用于与质量和食品安全管理体系所有相关的记录。3职责31管理者代表负责组织所有质量和食品安全管理体系管理工作。32各部门负责本部门质量和食品安全管理体系的正确应用，及日常整理、保存、保护、审核有关的质量和食品安全管理体系。33质检部负责记录控制的检查、督办和定期汇总保管。4定义记录阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件。记录保存期限最短的保存期限要求，法律法规或顾客、文件对记录有保存期要求的，也应该得到满足。5工作流程51各部门负责本部门记录的编制、填写、收集、保管。52记录的格式和标识521存在时，应使用管理体系文件规定的格式化记录，可从文件管理人员处获得空白表格。522管理体系文件没有规定记录格式的，由各部门负责组织编制，报管理者代表批准，由文件管理人员备案后使用。523记录格式的设计、更改，按文件控制程序有关文件更改的规定执行。524记录的标识，包括记录名称、记录表格编号（按文件控制程序执行）、记录的时间、有关责任人的签名，以及分类识别号一般为顺序号，必要时可标明部门或范围。53记录的填写531记录填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，填写时，内容不得遗漏，未发生项应在栏目上用单杠划去。不得用铅笔或红色笔（除非文件规定）做记录。532如因笔误或填写错误要修改，应采用单杠划去，在其上方写上更改后的内容加盖或签上更改人的印章姓名及日期。修改前的记录应能识别，不得用涂改的方式修改记录。533记录应得到部门负责人或相关主管的审核。审核应关注内容是否正确无误，有无明显的错误字段错误，填写全不全，是否易认。534文件有规定时，记录应得到有相应职权的人的批准方为有效。535记录的填写、审核、批准人均应手写签名，并签署日期。54记录的管理和跟进541质检部编制公司记录清单，列明所有格式化的记录，并规定记录的保存部门和保存期限，并附上原始样本。542在记录使用期内，各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录保持清洁、字迹清晰，各部门按规定的期限保存记录。质检部至少应每季度一次地对已过使用期限的记录归档集中保存，543质检部应至少每年一次检查各部门记录的使用、管理情况。544超过保存期或无参考价值的记录应清点登记，编写报告，经总经理同意后销毁。超过保管期限仍需留用的，应另夹另柜存放并标识。545记录是一种特殊的文件，应遵守文件控制程序中的要求，包括使用、借阅、批准、保存和保护、修改、销毁等。记录无发放要求。546记录的发放和传递按记录的填制或签字要求执行。与记录无关的人员查阅记录应得到管理者代表批准。547当规定记录的文件没有具体规定时，记录的最先签发部门负责跟进记录的填制，直到与其有关的活动全部完成，且记录得到妥善处理和管理。6相关文件文件控制程序7相关记录XYTF/QP/0201V10记录清单管理评审控制程序1目的通过总经理定期对组织的质量和食品安全管理体系进行有效评审，以确保质量和食品安全管理体系持续的适宜性和有效性，以实现组织既定的质量和食品安全管理体系方针、目标。2适用范围适用于公司总经理主持的质量和食品安全管理体系的评审会议。3职责31总经理主持管理评审并批准评审报告。32管理者代表负责管理评审的组织、协调工作，审核评审报告，以及评审后的纠正或预防措施的跟进、验证；33质检部负责收集评审资料，编制管理评审计划和管理评审报告。34各部门负责提供本部门有关评审所需的资料以及参加管理评审工作，落实管理评审报告中与本部门有关的工作内容，制定相应措施，予以实施。4定义5工作流程51评审频次511管理评审每年召开一次，二次之间间隔不超过十二个月。一般选择在内部质量审核后或外审之前。512下列情况下，由管理者代表申请，经总经理批准适时进行管理评审A重大的顾客投诉；B发现质量和食品安全管理体系的严重不符合等；C即将进行第二或第三方审核或法律、法规规定的审核时；D组织结构、产品范围、技术和工艺、资源配置的重大变动；E社会环境、市场需求、法律法规和标准发生重大变化；52评审计划和准备521计划内容评审目的、范围、时间、地点、参加人员、评审内容及评审前期准备工作和资料。522计划由质检部编制，管理者代表审核，总经理批准，在评审会议一星期前发给各部门。523各部门协助质检部准备好相关资料，包括提交相应的书面文件记录以支持其意见，并能与质量和食品安全管理体系目标相联系。524参加评审的成员应包括管理者代表、食品安全小组和各部门负责人。53评审输入管理评审内容A对质量和食品安全管理体系的内、外部审核结果。B内外部沟通活动，包括顾客反馈信息，以及相关方的意见。C质量和食品安全管理体系运行的绩效，包括质量和食品安全管理体系的方针和目标实现情况，产品实现过程和产品质量控制措施和结果。D纠正或预防措施状况。E以往管理评审会议的跟踪措施。F可能影响质量和食品安全管理体系的变更如内、外部环境的变化情况。G对质量和食品安全管理体系提出的改进建议。H食品安全的验证活动结果的分析。I紧急状况、事故和撤回（含召回）。J评审结果和体系更新活动K各部门、员工对持续改进的合理化建议等。54评审会议A总经理参照评审计划，主持评审会议；B总经理对评审内容做出决定；C质检部做好会议记录工作，记录各方面对评审输入的意见。55评审输出管理评审报告551管理评审报告的内容A管理评审的一般情况目的、依据、时间、地点、人员；B评审综述；C评审总结。552管理评审总结应包括（不限于）以下有关方面的任何决定和措施A质量和食品安全管理体系及其过程有效性改进的建议；B与顾客要求有关的产品改进；C对相关方和顾客承诺的改进D对资源的配置情况是否满足体系运行的需求；553管理评审报告应在评审会议后一周内由质检部编制，经管理者代表审核，报总经理批准，分发到各部门予以执行。554管理评审报告的分发范围A总经理、管理者代表；B各单位负责人及其与会人员；C食品安全小组成员。56管理评审跟踪561管理评审提出的改善项目由相关单位实施纠正或预防措施，按纠正或预防措施程序执行。562管理者代表监督、检查纠正或预防措施的实施情况。563应由质检部保持管理评审的有关记录。6相关文件纠正或预防措施程序7相关记录XYTF/QP/0301V10评审计划XYTF/QP/0302V10管理评审纪要XYTF/QP/0303V10管理评审报告XYTF/QP/0304V10会议签到表人力资源控制程序1目的确保公司人力资源满足岗位能力需求，合理配置，高效利用，以提高工作效率、实现质量和食品安全业绩为目标。2适用范围适用于公司所有从事影响食品和食品安全质量的人员能力管理,包括招聘、考核和培训。3职责31总经理A批准培训计划；B部门主管以上员工的职责和任职条件的审批，及其任用批准；C授权管理者代表安排食品安全小组的有关知识的培训。32办公室A任职与培训管理的归口单位；B负责组织编制岗位说明书；C负责公司培训工作的策划、组织、实施与评价。33各部门A本部门人员培训需求的确定和计划；B本部门工作的安排和员工能力考察。4定义5工作流程51人员安排及能力确定公司从人员的教育、培训、经历以及相关的工作经验和技能方面考虑，由办公室负责组织各职能部门编制岗位说明书，经总经理批准后，作为公司人员安排、招聘、职位晋升及任免的依据。国家法律、法规、标准或行业规范等要求持证上岗的岗位，具有相关的上岗资格证是必然的任职条件。52人员的招聘和试用当出现职位空缺时，由用人部门向办公室提出需求申请，办公室根据该职位工作胜任所需的能力要求招聘适用的人员。经用人部门试用以证明其胜任。新员工应填写员工转正申请并与该员工档案一起予以保持。国家规定需要上岗证的特殊岗位，公司应要求员工提供相关的资格证明，并填写特殊岗位员工资格确认表。对于与食品（包括原料、辅料、与食品接触材料和终产品）直接接触人员必须有健康证明。53培训与能力提升公司通过培训，确保员工的能力得到不断的提升，以适应管理体系持续改进的需要。531新职员培训安排A办公室应安排新职员在上岗接受入职培训，包括公司基础知识培训和岗位技能培训。B基础知识培训员工手册、公司简介、方针、目标、相关标准知识、及相关的基础规章制度，由办公室负责组织。C岗位技能培训所在部门的业务运作流程及相关的程序/作业文件/安全规范/操作技能，由用人部门负责执行。532在职培训的安排A转岗培训与531C岗位技能培训同，转岗前由办公室安排，新岗位用人部门负责进行培训；B用人部门需要紧急培训，包括新的食品和食品生产项目、新增仪器设备、文件变化、职员工作任务变更等引起的即时培训需要，本部门不能自行完成时，应向办公室提出申请，经总经理批准后执行；C计划培训办公室定期根据以往的培训效果、岗位能力需求、部门或员工个人提交的培训申请表、公司的业务发展、管理体系、食品和食品安全的符合性、顾客满意调查结果等方面内容进行全面分析制定培训计划表，经总经理批准后实施。在培训开始前适当的时间，办公室应另外发出培训通知。培训计划表内容包括培训内容、培训方式、培训对象、培训时间和评价/考核方式。一般地，只需制订年度培训计划。533培训考核和记录A所有培训，都必须进行考核评价，由培训组织者负责，可采取课堂考核、考试或上级主管确认等方式（送外培训获得培训机构证书可免考核）。B对于评价考核不合格的人员，可给予一次再培训的机会，若再培训考核仍不合格，公司将根据实际情况考虑转岗或解雇。C所有培训均应填写培训实施与评价表，记录签到和考核结果。D所有接受培训的员工，均应在员工档案中记录其培训的情况，填写个人培训档案。534培训的改进办公室应组织相关部门/人员讨论培训工作开展情况，包括课程内容、受训人员的学习效果、授课人的讲课效果、培训环境、培训对管理提升的作用等，填制培训实施与评价表作为今后培训工作改进的依据。6相关文件7相关记录XYTF/QP/0401V10培训计划表XYTF/QP/0402V10培训实施与评价表XYTF/QP/0403V10员工个人培训档案XYTF/QP/0404V10特殊岗位员工资格确认表XYTF/QP/0405V10员工转正申请XYTF/QP/0406V10岗位说明书基础设施控制程序1目的保证公司的基础设施充分，并得到管理与维护，状态良好，以确保食品生产实施过程顺利，食品符合要求。2适用范围适用于与质量和食品安全管理体系有关的影响到产品质量的场所、设施、设备的提供和管理。3职责31总经理负责基础设施的提供。32生产部负责生产基础设施的管理和维护。33各部门负责正确使用并保护其使用的基础设施。4工作流程41基础设施的提供总经理根据袋装冰制作的需要，确定并提供了足够的基础设施，包括A必要的生产设备和检测仪器；B足够生产和储存的场所；C必要的支持性服务，如运输、通讯等。42基础设施的采购有需求，欲申购设备时，按采购控制程序要求进行，最后需经总经理批准。43基础设施的管理431基础设施管理部门应对设备进行编号并制作设备基本资料卡予以标识。编号规则XYTF类别顺序号。类别指生产或办公，对于顾客提供的，应在顺序号后加注明，如XYTF生产001（客）。432基础设施管理部门将生产设备资料记录入主要生产设备台帐；433基础设施管理部门为设备建立设施设备检修记录表，机存表存，机废表销。434基础设施的使用人应严格按其使用规范使用并进行良好的防护。必要时，使用部门主管制订相应的设备操作和保养指导书以指导设备的正确使用和维护。45设备的维护451日常保养操作人员依据设备操作和保养指导书或相关基础设施说明书要求，在使用中对设备进行日常的基本保养，并与使用情况一起填写于工作记录中。452年度检修A基础设施管理部门洽商使用部门，针对各设备的使用环境，使用频率与日常保养状况于每年末编制设备年度检修计划，呈总经理核准执行。B年度保养进行前，责任人应制订更详细的计划，报总经理批准，由公司给予必要的支持。C每次检修执行完毕均应试机确认，填写设备检修记录记录更换的机件材料名称和检修结果，并更新设备基本资料卡。46设备异常处理461操作人员在日常操作中，发现设施设备产生异常时应立即报告现场主管，由基础设施管理部门许可的有资格的人员进行故障检修，并填写设施设备检修记录。462如需外部力量才能排除故障，由基础设施管理部门主管填写设施设备维修申请单交总经理批准后，联络原厂家或相关技术之厂家，予以检查修护。463每次检修执行完毕均应试机确认，并填写设施设备检修记录记录更换的机件材料名称和检修结果，并更新设施设备基本资料卡。464对不能使用的设备，应在设施设备基本资料卡进行状况标示。47测量仪器的管理和使用控制见监视和测量设备控制程序。48设备和仪器的报废当无法修复或修复成本高于购置价格时，由使用部门填写设备仪器报废申请单，由管理者代表确认，总经理批准后实施报废。5相关文件采购控制程序监视和测量设备控制程序设备操作和保养指导书6相关记录XYTF/QP/0501V10设备基本资料卡XYTF/QP/0502V10主要生产设备台帐XYTF/QP/0503V10设备检修记录表XYTF/QP/0504V10设备年度检修计划XYTF/QP/0505V10设备仪器报废申请单XYTF/QP/0506V10设备巡检记录与顾客有关过程控制程序1目的加强与顾客有效沟通，充分理解并确定顾客明确及潜在的要求和期望，确保食品和食品在质量和安全方面均能适合顾客需要，增强顾客满意。2适用范围适用于本公司与顾客，以及公司内部就产品有关的顾客需求进行识别、评审和确定的活动，以及与顾客沟通管理，顾客对服务投诉的处理。3职责31购销部沟通、评审顾客的产品要求，签订合同，顾客服务，顾客沟通。32总经理审批、监督合同的执行。4定义顾客包括经销商、用户、消费者。5工作流程51顾客产品要求的识别511负责顾客要求识别过程的管理。依据市场调查报告、顾客反馈信息、合同、订单、销售电话、口头协议等进行识别，必要时请生产部和其他人员参加。512确定顾客要求的内容包括A顾客规定的要求（产品名称、数量、性能、价格、交货期、售后服务等）；B顾客没有明示规定，但规定的用途和已知的用途所必需的要求；C与产品有关的法规法律要求；D公司对顾客的承诺。513顾客要求识别评审后，将顾客要求转变为产品要求。52顾客产品要求的评审521评审的目的对已确定的顾客要求、合同、公司确定的附加要求实施评审，确保顾客要求公司有能力满足。522评审的时机评审在接受合同或定单前，向顾客提供产品前，以及顾客和本公司提出合同修改时进行。523评审的方式A公司签订的所有书面合同和协议、顾客有特殊要求的合同由总经理主持，购销部、生产部、质检部参加评审，购销部填写合同评审表。B电话、口头合同，如属于一般合同，由公司购销部内勤在开票时进行确认，以内勤的签字为评审记录。如有特殊要求则必须形成文件，按特殊合同要求进行评审。524评审内容产品规格、质量要求、技术指标、数量、交货期、价格等，并考虑原材料的供应、生产能力、工艺技术能力、产品检验能力是否满足合同要求。525若产品要求发生变更，应填写合同更改记录，并按7223进行评审，经评审后，购销部必须及时通知相关人员。评审后引发的各项确保合同履行的措施，应在合同评审表中注明。526合同签订与管理A合同经评审确认后，由总经理或委托负责人与顾客签订合同，合同盖章后生效。委托负责人签定合同时需持有法人代表签署的法人代表委托书；B签订的合同、合同评审表及相关资料原件由购销部归档，编号、登记造册、建立合同台帐，每年年底归档保管。经评审后不能签定合同时，购销部与顾客沟通退出合同或提出修改意见；C顾客或本公司提出变更合同时，购销部组织相关部门进行合同修改评审，由总经理与顾客签定补充修改协议，并及时通知相关部门；D合同正式签定后，购销部及时将该信息反馈至生产部组织生产，保证按期履行合同；E合同履行过程中，购销部检查合同执行情况，若发现问题，要及时处理，并与顾客保持联络及沟通。53顾客的沟通551沟通的方式各职能部门通过各种途径（现场会议、现场调查和接受投诉、电话、传真、电子邮件、登门拜访等）与顾客就其职责范围内事项展开广泛的信息沟通，以增进彼此间的了解和信任。552沟通时机及沟通内容A顾客与公司合作前的业务咨询；B顾客合同执行过程中，包括评审过程；C销售后的服务和培训，以及质量跟踪。553对于顾客的投诉，由购销部接受并填写顾客投诉处理单，由责任部门进行原因分析，采取改进措施进行改进，并由投诉接受人对投诉人进行回访。554对于顾客的重大投诉如导致退货的投诉，由购销部负责人组织相关部门必要时要求总经理/管理者代表参加进行讨论分析，按纠正或预防措施控制程序规定采取措施。555购销部应采取必要的方法了解顾客的感受，及时将相关信息转达相关部门，并提交管理评审会议（见顾客满意度监测控制程序）。6相关文件顾客满意度监测控制程序纠正或预防措施控制程序7相关记录XYTF/QP/0601V10合同评审表XYTF/QP/0602V10顾客投诉处理单XYTF/QP/0603V10合同更改记录XYTF/QP/0604V10合同台帐采购控制程序1目的对采购过程进行有效控制，确保采购的产品符合规定的要求。2适用范围公司对原辅材料的采购过程，包括对相应供方的选择评价。3职责31总经理负责对合格供方的批准。32购销部负责采购管理321对供方的选择、调查、评价及编制合格供方名录；322负责采购合同的签署及订单的下发；33质检部对采购商品进行验证。4定义5工作流程51供方的分类A类供方羊、包装材料等供方。B类供方消毒剂、办公用品等不影响产品质量的材料供方。52供方的选择与评价521A类供方由相应购销部门负责对供方进行调查，填写供方调查表。A类供方要调查及收集资料的内容包括但不限于以下方面A营业执照及相关的许可证如QS证书等；B主要产品类型以及产能、报价；C人员、技术、设备设施的现状；经营历史和市场信誉、企业形象等。D质量和食品安全管理体系认证证书（必要时或顾客有需求时）；E其他资格能力证明；F样品。522供方资料收集齐全后，由采购负责人组织有关部门（如生产部、质检部）等进行评价，评价结果填入供方评价表，经购销部门负责人审核，总经理或其授权人批准后成为合格供方。评价方式可以采用以下一种或多种方法进行A对供方的相关经验进行评价；B对供方的产品质量、价格、交货情况及品质处理情况进行评审；C对供方管理体系进行审核验证其按要求提供所需产品的能力；D调查供方的顾客满意度；E调查供方的财务状况、服务和支持能力。523选择供方的基本原则A供方须是所供应产品的生产商户或其指定的代理商。B供方须提供一定时限的合理的保持服务，并有能力提供保证。C对长期一直品质良好，交货期稳定准时，信誉良好，服务优良的供方，优先选择。D在相同条件下，优先选择获得ISO9001、ISO22000认证的供方。E选择多家的相同采购对象的供方，对其物资的质量、价格、服务等进行综合比较。F提供必要的售后服务，大型系统解决方案应提供上门安装调试、培训等服务，否则应有相关的等价补偿包括退换货等。524所有评价合格的供方都列入合格供方名录，在有采购需求时使用。525购销部门应根据公司发展的需要，不断扩大供方队伍，为采购提供更大选择空间。526已有的供方应在适当时机保持再评价，填写供方评价记录，确保其持续合格的供应能力A每年应进行一次再评价；B当出现严重的质量不合格时进行。C如果连续二次出现供应不合格，应取消其合格供方资格。527B类采购品的供方根据了解样品或实物，以及报价单、品牌效应在采购前对其进行能力、质量和价格方面评价比较，不做资质评价。528顾客供料或由顾客指定的采购不作供方评价，但应将供方表现及时反馈给顾客。53采购计划和实施531包装材料每周由生产部向购销部汇报包装材料库存情况，购销部根据销售需求编制采购单，交购销部，由其审核汇总确定采购需求，经总经理批准后，集中采购。532消毒剂由购销部根据需要采购合格供方名录内供方提供的产品。533办公用品等其他对于生产基地和购销部门日常所用办公用品，由需求部门编制采购单并附录请购报告，经总理批准后由需求部门按要求采购。534填写采购单须充分表述采购对象的信息，如产品或服务名称、规格/型号、数量、价格、交付方式、质量要求。535A类采购品只能选用合格供方名录中的供方提供，如果不能从合格供方名录选取择合格供方，应执行52条的规定，或由总经理批准选用其他供方。536A类采购品的采购，应与供方正式签订采购合同编制订购单由供方确认并出具送货清单。适用时，合同应明确采购物资的名称、型号、规格、数量、交货期、产品或服务标准、检验规程或规范、图样及交货方式和地点。537实施采购前，应向多个供方进行产品调查才能决定采购。538每次采购活动结束，供方均要出具发票和相应报销凭证和质量保证书。54采购商品的检查和验收541质检部按产品的监视和测量控制程序要求共同对采购产品进行验收。合格的，由仓库按仓库管理规定的要求，对照请购单记载事项验收入库并出具入库单，仓管和质量检验人员同时在入库单上签名。入库单应记录A产品的名称；B规格/型号/颜；色C数量；D批号和生产日期或保质期等信息。542对于验收发现的不合格，应标识并隔离后，通知购销部门与供方沟通处理，并记录处理方式。处理方式包括退货必要时进行应急采购和让步接收。让步接收应由总经理批准。543当物料、工具、设备需在供方货源处进行验收时，由质检部组织相关人员按采购合同的有关规定进行验证。544即使经过顾客验证或在供方进行验证，不能免除上述验证责任。545检疫员对牧民送交的羊进行检疫，检疫合格后出具检疫合格证明后交车间进行屠宰。55采购记录的保持采购记录按记录控制程序要求予以保持。6相关文件产品的监视和测量控制程序仓库管理规定7相关记录XYTF/QP/0701V10供方调查表XYTF/QP/0702V10供方评价表XYTF/QP/0703V10合格供方名录XYTF/QP/0704V10采购单XYTF/QP/0705V10进货验收单XYTF/QP/0706V10供方年度考评记录生产和服务提供过程控制程序1目的使生产和服务提供过程得以有效控制，保证产品按计划实现，并符合规定的要求。2适用范围适用于产品实现过程的管理，包括速冻羊肉制品制作和配送过程的控制。3职责31生产部A负责生产和服务过程实施、监视和测量；B负责生产过程中生产设备的维护与保养。32购销部负责交付及配送。33各部门为生产和服务的顺利进行提供配合。4定义5工作程序51生产计划和准备511购销部依据市场要求每周编制生产计划报购销部经理批准后下发给生产部。512生产部根据生产计划准备生产，库房管理员依据生产计划查看库存情况，需要补充库存及时向购销部汇报。513每天开始工作前，车间主管应检查车间及其周围环境，检查设备状态，确认一切正常后才能开始工作。52物料收发和管理521车间工作人员根据其岗位职能、生产和服务的需要，填写领料单从仓库领用生产所需的物料。522工作区域的物料存放应遵守定置规定。53生产实施与监控531生产操作必须要严格执行相应的生产作业文件、作业指导书和工艺规范，和相应原设备操作保养规程。按作业指导书要求及时记录生产工艺参数和生产情况。这些文件主要指前提方案、HACCP计划和实施危害分析的预备步骤文件。532每天开始生产前，由相应的设备操作人员对设备的技术状态进行检查，以确保设备的技术状态满足生产需求；对于检查发现设备的技术状态不能满足需要时，依据基础设施控制程序有关规定处理，对于特殊工序的设备需要调整工艺参数时，必须由相应指定的人员依据生产作业指导规定进行调整，严禁其他人员进行调整。533按产品的监视和测量控制程序要求成品和半成品进行抽样检验。534对于生产过程设备出现故障，按基础设施控制程序规定进行处理。545质检部应对生产过程进行检查，并产品的监视和测量要和生产作业文件规定对半成品和成品进行监视和测量。对于工艺检查过程中发现的不符合情况包括生产工艺记录的不合格，予以记录并要求生产部立即纠正，对于多次发现的不符合情况或严重的不符合情况，填写纠正/预防措施处理单依据纠正/预防措施控制程序处理。546车间负责人在生产过程中必须对产品进行监视和测量，对发现的不合格品进行标识，与合格品隔离存放，以便及时处理。对于不合格品的处理具体见不合格品和潜在不安全品控制程序。547批标识管理统一按生产日期为产品批次，批号构成为年度月份日期。548按管理手册策划的文件，若出现不适用时，由质量和食品安全管理小组针对车间的实际情况，重新策划。55食品安全小组活动561公司成立食品安全小组，由副总经理任组长，成员包括品管员和各个关键控制点的负责员工。562食品安全小组通过其成员的操作或实施监督，保证食品安全危害控制措施得到落实。563食品安全小组应定期接受培训、更新知识，向上级汇报体系的绩效和改进建议。57生产和服务提供后活动571收工前，未用完的原料、成品、半成品、不合格品、封闭应得到即时妥善处理。572收工前，生产和服务现场、器具应得到清洁和必要时的消毒，具体执行操作行前提方案。573车间对当天生产情况进行统计并制作当天生产报表。57交付和交付后活动571购销部依据合同要求，在交付前开具提货单交顾客或代理商。572生产部依据提货单组织装货（依据先进先出原则），装货前应检查运输车辆卫生状况，对于达不到卫生要求的运输车辆禁止装货。573质检部对于发货情况进行检查，记录顾客名称以及产品批次、数量、去向等，为产品的追溯保留证据。6相关文件基础设施控制程序监视和测量设备控制程序不合格品和潜在不安全品控制程序控制纠正/预防措施控制程序工艺流程图和工艺说明产品特性说明各工序和设备的作业指导书7相关记录XYTF/QP/0801V10生产计划XYTF/QP/0802V10生产日报表XYTF/QP/0803V10仓储成品发货检查记录表监视和测量设备控制程序1目的对公司所用的监视和测量设备进行全过程控制，确保其技术状态满足产品的监视和测量要求。2适用范围适用公司质量和食品安全管理体系监视和测量要求的计量仪器管理和使用。3职责31质检部A负责统计计量仪器数量并归口管理。B负责制定计量仪器的校准计划和状态标识管理。32购销部负责采购计量仪器。33各部门配合实施本程序，管理其日常工作中使用的计量仪器。4定义5工作流程51计量仪器的采购和验收511按采购控制程序和基础设施控制程序规定进行。512经验收合格的计量仪器应进行编号管理，录入计量仪器一览表。52计量仪器的校准和保护521所有计量仪器的校验和保护、使用由质检部负责安排。由质检部编制和建立计量仪器的计量仪器履历表以跟踪记录计量仪器的管理情况。522由质检部制定年度计量仪器校正计划，以规定适当的校正周期，按计划执行周期校正计量仪器。内部校正的由质检部填写计量仪器校正报告。送外校准的应获得和保持相关文件。523对于购进的新计量仪器，必须经过校准合格后方可投入使用A对于本公司有校正能力的计量仪器，由质检部按照（或制订）相应的校正作业指导书进行校正，校正人员应有相应的资格证明。B对于本公司没有校正能力而需要校验的计量仪器，需由质检部安排送交国家级计量单位校验，以确保其测量准确性。524经校正合格的设备，贴上校正合格标签后继续使用，标签需包括以下内容计量仪器的名称、编号、校正日期等，并由校正人员将校正结果记录在计量仪器履历表上。525对于已经发现有偏差不可接受计量仪器，应立即停止使用直到重新校验合格。526内校的标准器件须存放于由专人保管的质检部，仅限于校正时使用。527所有需校验的计量仪器都必须在校正有效期内使用。对已到校正期限的计量仪器应由质检部提前两周通知使用部门，以便安排校验。53计量仪器的调整对于计量仪器使用前，需要进行调零的，由相应的仪器操作人员负责依据仪器操作说明进行调整。54计量仪器的使用及维护541在校正或作业时发现校验的计量仪器异常时，由质检部负责进行标识“暂停使用”，同时对以前的测量结果的有效性进行评价如用同类型同规格/型号的其他计量仪器测量库存的同批号产品以判断是否有效，保留有关的评价记录。并通知各部门将异常的计量仪器测量的产品进行追溯的要求。542计量仪器分发给使用单位时，质检部需在计量仪器一览表上注明使用单位或个人。543校验类计量仪器经维修后，须经过校验合格后方可投入使用；免校类的计量仪器须经过校验员审查合格后方可投入使用。对于不能修复的计量仪器，执行46规定。544仪器操作人员在上岗操作前必须熟悉仪器的使用和保养方法。55计量仪器的报废对于计量仪器不能修复或修复价值高于重新采购价值或其他原因需要报废的，由质检部负责填写“设备报废单”经质检部负责人审核，总经理批准后执行报废。6相关文件采购控制程序基础设施控制程序7相关记录XYTF/QP/0901V10计量仪器履历表XYTF/QP/0902V10年度计量仪器校正计划XYTF/QP/0903V10计量仪器一览表顾客满意监测控制程序1目的测量管理体系业绩，旨在增进顾客满意，并监视顾客对于本公司是否满足其要求的感受的相关信息。2适用范围适用公司业务所属的外部顾客的满意度调查和分析。3职责31购销部负责实施顾客满意的监视和测量。32管理者代表对顾客满意调查的审核，并裁决应采取的改进措施。33各职能部门配合采取改进措施。4定义5工作流程51顾客满意度测量的频率和方法511购销部每年一次对顾客通过各种途径（电话、传真、电子邮件、登门拜访等）对经销商和消费者进行调查，向顾客了解其对本公司提供产品和服务的满意度，形成顾客满意度调查表。512为了保证顾客满意度调查表的真实性和客观性，顾客满意度调查表应经顾客确认，然后向管理者代表报告。513购销部负责对顾客满意度调查表进行分析评价，并形成顾客满意度分析报告，呈报管理者代表。数据分析应分析每一份调查记录；综合所有调查记录；特别关注不满意的分析结果和表现优秀的分析结果，应进一步分析原因和规律。514管理者代表对顾客提出的合理化建议、某个调查项目的不满意和统计得出的不满意项目，决定其改进措施，必要时发出纠正或预防措施要求表要求责任部门予以改进。52顾客满意度测量的内容和标准521根据顾客满意度调查项目测量得分，将顾客满意度评定分四级（总分100分）10091分满意；9081分比较满意8060分一般；60分不满意。522应分别统计每一份调查问卷，并做出顾客满意度评定。然后加权平均算出总的顾客满意调查得分并做总的顾客满意度评定。对顾客建议由数据分析人员根据实际情况具体分析。523顾客满意度测量的内容具体见顾客满意度调查表。524在对顾客进行如上内容的调查时，还应收集顾客对公司的建议和批评。对顾客建议由数据分析人员根据实际情况具体分析。525购销部应对公司顾客的增长或减少情况进行分析，了解顾客的增长或流失的原因，为进一步满足顾客需求提供参考意见。5相关文件纠正或预防措施控制程序6相关记录XYTF/QP/1001V10顾客满意度调查表XYTF/QP/1002V10顾客满意度分析报告内部审核控制程序1目的审核验证质量和食品安全管理体系是否符合策划的结果，确定质量和食品安全管理体系是否得到有效实施和保持，及对质量和食品安全管理体系的持续改进。2适用范围适用于公司质量和食品安全管理体系覆盖的所有过程和所有区域的内部审核。3职责31管理者代表A确定审核组成员及审核组长,批准内审计划。B评审审核结果，并向总经理汇报审查中发现的主要问题，包括任何改进的机会及变更的需要。C审批纠正措施产品，监督各部门实行纠正措施。32质检部组织开展内审工作，整理、保存内审记录。33各部门配合内审工作的实施，纠正内审发现的不合格。34审核组长A负责审核各阶段的工作。B制定审核计划及检查表，明确内审员分工。C编写审核报告。4定义5工作流程51内审策划根据公司实际情况，每年进行不少于一次的内部审核，且二次内部审核时间间隔应在十二个月内，并配合第三方审核的时间安排，在第三方审核前完成。内审采用集中审核的方式进行。当出现下列情况时，可以考虑追加临时内审A公司组织架构发生重大变化B相关的法律、法规要求发生变化时C公司质量和食品安全管理体系范围变更包括覆盖的要素和产品时D进行第二方、第三方审核前E市场需求发生变化F顾客严重投诉时52内审准备521每次内审前，由管理者代表负责任命审核组长，组建审核组。523审核组长负责根据内审计划安排以下内容,对审核组成员进行分工，编制内审实施计划A审核目的、性质、范围和依据；B内部审核的工作安排；C审核组人员名单；D审核时间、地点；E受审核部门及审核要点；F预定时间，持续时间，会议时间；G审核报告分发范围及日期；524审核组收集并审阅受审部门的质量活动有关的程序文件、工作文件及以往审核报告编制内审检查表,经审核组长批准后备用于内审。525内审实施计划经管理者代表批准后提前510天发放给受审区域，受审区域若对计划有异议，于内审前三天反馈给审核组长以便及时调整。526内审员应经培训考核合格后才能担任。内审员不允许审核自己的工作，以确保审核过程的客观性和公正性、独立性。527审核组长在审核3天前，与受审部门负责人接触，约定审核时间、陪同人员等问题。53内审实施531首次会议首次会议由审核组长主持，向与会人员介绍审核目的、范围、依据、审核组成员及审核日程等。与会人员为各受审部门负责人及公司领导、内审组全体。532现场审核A内审组根据内审检查表、内审实施计划对自己负责的受审区域进行客观公正审核，控制审核进度，同时将审核情况记录于内审检查表中。B受审单位应协助内审员工作，提供必需的资料。C当天内审结束后，由审核组长组织召开内审组会议，了解当天内审情况，核查不合格项，处理当天审核过程中的异常情况，指导内审组第二天的审核工作。D内审员在审核时，要保持公正而又客观的审核态度，相信自己的抽样。E一般情况，严禁偏离审核计划及审核检查表，对于审核过程中需要更改审核计划或审核检查表，必须征求审核组长的意见，由审核组长与受审部门进行协商双方接受后方