(doc)-《迅利汽车销售服务公司行政办公管理制度》(46页)-营销制度表格

目录第一章目录1第二章公司管理制度3第一节考勤管理制度3第二节奖惩制度7第三节保密制度11第四节档案管理规定11第五节车辆管理规定21第六节财务管理制度23第七节印鉴管理办法27第八节公文管理制度28第九节会议管理制度30第十节接待管理制度32第十一节办公用品管理制度33第十二节电脑管理制度34第十三节电话、传真、打印、复印管理制度35第十四节工装管理制度36第十五节试乘试驾车辆管理制度36第十六节商品车管理管理制度37第十七节销售资源分配制度38第十八节销售部值班制度39第十九节销售部信息保密制度39第二十节销售人员仪容仪表制度40第二十一节展厅车辆管理制度41第二十二节销售部人员外出管理制度41第二十三节销售投诉处理的若干规定42第二十四节销售部例会制度43第二十五节盘点管理制度43第二十六节再生回收零部件管理制度45第二十七节售后费品管理制度46第二十八节卫生管理制度46考勤管理制度一管理规定1为加强公司职工考勤管理，特制定本规定。2本规定只适用于公司考勤管理。3公司实行全年每周六天工作制，员工正常工作时间为上午830时至12时，下午1330时至18时（现阶段）。31公司每月12日为发薪日。4公司职工一律实行上班签到和手工考勤制度。规定员工签到时间一般为上午830分,（按季节调整），手工考勤由各部门考勤员编制,行政人事部监督。杜绝员工待签到的事宜发生。41公司考勤由行政人事部统一管理，如员工有疑问或错误请于下月1日前反馈到行政人事部，过期不侯。造成损失由个人承担。42员工不得擅自到行政人事部翻阅考勤，否则行政人事部人员有权制止，并警告按制度执行。43公司原则上不允许员工下班后仍在办公区停留，如有特殊情况，可向部门领导申请，向行政人事部备案。（附延时工作申请单参见附表1）5请自觉遵守工作时间，不迟到、不早退、不旷工。6上下班代人签到。一经发现均处以50元罚款，并于公司内通报批评。7迟到、早退的处理（迟到、早退时间均以签到时间为准）71公司一般员工及经理级的管理每月1日，行政人事部将通告上月迟到早退人员名单，所有迟到、早退人员，本月月底绩效考核“制度执行情况”一栏，每次扣除01分。A、每月迟到一次的A迟到、早退30分钟以内，每次扣发20元工资；B迟到、早退30分钟至2小时，每次扣发半天工资，并扣发当月全勤奖补助；C迟到、早退2小时以上者，每次扣发一天工资，并扣发当月全勤奖补助。B每月迟到、早退二次，除以A条处罚外，再处以50元罚款。C每月迟到、早退五次内，除按B规定处罚外，每次以50元递增罚款。D五次（不含五次）以上，除按C规定处罚外，本月月底绩效考核“制度执行情况”一栏为“0”。72每个月外出必须有外出记录，不予扣发工资。如有因特殊连续外出，需在两天之内，填写清楚时间及事情原因，让部门负责人签字确认，交于行政人事部审核。公司经理级以上人员必须遵守上下班签到的制度，但上、下班时间可根据工作需要灵活处理，行政人事部每月1日将公司人员考勤情况报总经理审阅。8旷工（旷工以当天有无签到记录为准）A员工旷工一天扣发当天工资，并处以50元罚款，同时不享受当天午餐补助。本月月底绩效考核“制度执行情况”一项扣除05分。B连续旷工两天或一月累计旷工三天者，除按照A）条处理外，薪资标准下降一级。C全年累计旷工五天以上，或年底未到，已累计矿工五天者，予以辞退处理。9员工外出办理事宜前须向本部门负责人或其授权人申明外出原因或返回公司时间,并需到行政人事部填写外出登记表，否则按外出办私事处理。上班时间外出办私事者，一经发现扣10元。10出差员工因公出差，应提前或销假一天内向行政人事部出据出差申请复印件或出差审批单（参见附表2），以备考勤使用。二休、请假管理1员工因病、因事须填写请假单（参见附表3），注明请假种类及起止时间，履行请假手续，凡恢复上班后二日内未补写请假手续，或请假未批准不到岗，或请假期满不续者，一律按旷工处理。2员工请假部门经理级审批权限半天以内；公司领导审批权限一天以内；两天（包括两天）以上者，由部门经理签署意见，行政人事经理审核批准。3请假期满，应及时到行政人事部注销上班。4因突发情况或不可抗拒的天气情况不能事先办理请假手续者，应于当日打电话通知部门经理和行政人事部，并于恢复上班第一天补办请假手续，否则按旷工处理。5病、事假51病假511员工因病情需要请假两天（包括两天）以上者，需向行政人事部出示以下医院病情证明，否则以事假处理。A病例B加盖有院方医疗专用章的病假条512伪造、涂改医院证明者，一经发现，予以辞退处理。6事假61员工因办理个人事务必须占用工作时间，需提前一天填写请假单，经批准后方可离开工作岗位，如工作原因离不开，审批人有权不予准假。62试用期间员工原则上不允许请事假，遇特殊情况，由部门经理或总经理酌情审慎处理。63病假、事假扣发病、事假期间应发工资额及全勤奖。64公司允许用年假抵扣当月病、事假的工资，但请假超过一天（不含一天）者，仍应扣除当月全勤奖。65公司员工事假不足2小时，按2小时扣除工资；事假半天，每次扣除半天工资；事假一天，每次扣除一天工资。月末考勤累计事假4小时不足6小时，计半天事假；月末考勤累计事假6小时不足8小时，计一天事假；7婚假71员工符合法定年龄结婚，必须提前一周通知部门，以使部门安排好休假期间的工作。请假单（附结婚证明）须经部门经理和公司领导签字批准后，交行政人事部备案。72对于配偶在外地，需要去配偶所在地结婚的，可适当给无薪路途假。73婚假期间，可休20天，其中7天为有薪假（基本工资），13天为无薪假。74婚假包括公休日和法定假日。8产假81女员工产假为100天，男员工配偶生育可享受陪护假3天。82女员工怀孕流产的，根据医疗机构证明给予产假。怀孕不满两个月流产的，给予产假10天；怀孕两个月至四个月流产的，给予产假20天；怀孕四个月以上流产的，给予产假42天。本假只享受一次。83员工休产假，应提前填写请假单（附分娩证明）注明起始日期，经主管经理及公司领导签字批准后，交行政人事部备案。84产假期间，基本工资照发。85产假期满，因病需继续休息的按病假处理。86产假包括公休日和法定假日。9丧假直系亲属死亡，给丧假3天；非直系亲属（祖父母）死亡，给丧假1天。如在外地可另加来往路程假。丧假期间，基本工资照发。10工伤假员工因工伤需要治疗或休息时，由部门填写请假单并附指定医院证明和公司证明，报公司领导批准，工伤假休假期间基本工资照发。11有薪年假凡本公司正式员工，在公司服务者，均可享受有薪假期，其有薪年假的天数计法如下111工作第三年者5天；112工作第四年者10天；113工作第五年以上者15天；114公司部门经理及以上职务员工每年增加年假5天115年假最长不得超过20天。116年假不能跨年度使用，年度有薪假应当在当年内休完，不能转入下一年度也不能折算成薪金。休假期间公休假、法定节假日连续计算；病、事假可以用年假顶替。女员工休完产假后，不再享受当年的年假待遇。117有薪年假休假期间，基本工资照发。118员工休有薪年假，必须填写请假单，经部门经理报行政人事经理批准，报行政人事部备案，各级主管和行政人事部应确保该员工的休假安排不影响公司的正常工作。部门经理以上人员休有薪年假，须经公司领导批准。12法定假日121员工每年享有以下公假元旦元月一日一天春节农历初一、初二、初三三天五一节五月一日、二日、三日三天国庆节十月一日、二日、三日三天三佩带工牌的规定1为建立企业形象，提高员工荣誉感，故上班或对外活动，员工应配挂工牌。2工牌一律挂在胸前，不得置于外套内或隐蔽处。3员工离职时应缴回工牌，否则扣罚50元。4工牌有遗失或损坏，应通知行政部补发，每件扣缴工本费15元。5有下列情形之一者，视情节轻重予以适当处罚。A利用工牌在外作不正当的事情者；B将工牌借给非本公司人员；6各部门应督促所属员工佩带工牌，并由行政人事部负责追踪考核，未佩戴者每月第一次警告，第二次起每次罚款20元。奖惩制度本奖励办法适用于钦州市迅利汽车销售服务有限公司所有员工设立奖项（1）嘉奖（2）记功（3）记大功（4）奖金（5）晋级处罚条例行政处罚A警告适用于员工触犯A类过失，倘若员工再次重犯，给予记过处分，依此类推直到最高处分开除。B记过适用于员工重犯A类过失或第一次触犯B类过失。C记大过员工触犯C类过失，或经发出第二次记过处分后，再犯同样或同等过失，员工将受到记大过处分，员工经记大过处分后如再不知悔改，有随时被开除的可能。D停职员工触犯D类过失或多次触犯A、B、C类过失，将令其停职培训，停职期间不发工资，停职期限一般为七天，最多不超过十四天。E辞退员工触犯E类过失或停职两次仍不知悔改，将被辞退。F开除员工触犯E类过失，情节严重者，公司将予以开除。经济处罚A类过失20元；B类过失50元；C类过失100元；D类过失200元到辞退；E类过失500元到辞退或开除。处罚类别A类过失上班不按规定着装；工作时间从事与工作无关的事情；上班吃零食；办公区不说普通话；在工作时间接待亲朋好友。B类过失利用公司物品、设备干私活；员工无故工作时间脱岗在15分钟以上；工作推诿，无理拒绝主管领导的工作安排；无故不按时参加部门、公司组织的业务学习和集体活动；未经主管领导许可，将公司车辆开回家泊车者；会议进行中，手机响；上班时间非工作原因饮酒或带醉上班；毁坏、撕损公司公布之文告。C类过失上下班代人刷卡或委托他人代为刷卡；公司报销的手机不能够24小时开机、公司呼叫不回机；业务上疏忽大意，给公司带来经济损失，情节一般的；未履行检查、监督的职责，致使他人发生过失的；遗失公司一般文书、文件、档案、资料；在公司内吵闹、粗言秽语、扰乱公司正常秩序；工作时间打架、斗殴；遇到意外灾害不及时抢救，使公司人身、财产蒙受损失；脱岗超过30分钟以上者；泄露公司机密情报，造成一定损失的；私自动用或损坏消防安全设备；D类过失利用工作的便利谋取私利或接受他人贿赂，盗窃、贪污公司财产，情节一般的；对同事恶意攻击、诬陷、作伪证制造事端；向公司提供虚假，伪造的文书、证明；泄露公司机密情报，给公司造成一定损失的；吸烟或过失引起火灾，给公司造成损失；未办理必要手续私自处理、变卖公司财产，情节一般的；在公司内传播事非，影响内部团结；传播、发表虚假的言论，情节一般的；言行失检、态度傲慢、未按规定越级报告，影响正常秩序；不服从上司的管理，顶撞、谩骂上司。E类过失渎职给公司造成重大损失或严重损害公司声誉；利用工作的便利谋取私利或接受他人贿赂，盗窃、贪污公司财产，情节严重的；泄露公司机密情报，给公司造成重大损失的；对他人施加暴力、威胁，侵犯他人权利；经常违反劳动纪律、屡次不改；故意破坏公司设备，浪费公司财物，情节严重；违反国家法律，被司法机关依法惩处；散播对公司不利之谣言、传播是非、影响团结、挑拨劳资纠纷，情节严重者；遗失公司重要的文书、文件、档案、资料；业务上疏忽大意，给公司带来经济损失，或影响公司形象及声誉，情节严重的；未办理必要手续私自处理、变卖公司财产，情节严重的；其它其他违反公司规定或给公司造成一定危害的，依情节严重程度分别按A类、B类、C类、D类、E类过失给予处罚。处罚方式员工被处分，将给本人签署员工处罚通知单（参见附表4），并同时给予经济处罚。行政处罚和经济处罚可同时使用。处罚权限部门员工，由部门经理签署员工处罚通知单，行政人事部备案并执行。经理级以上员工由总经理签发，行政人事部备案并执行。违反办公区管理制度，行政人事部可针对公司领导以下的任何部门员工做出处罚。申诉员工有权对公司所做的纪律处分提出申诉，可经部门、行政人事部、逐级申诉，也可直接向总经理申诉，争取协商解决，协商不成可向当地政府劳动争议仲裁机构申请仲裁。设此步骤的目的，是希望全体员工心情舒畅、各抒己见、提出合理化建议，及时解决不合理的因素，保持良好的工作环境和秩序。保密制度做好安全保密工作是公司每位员工义不容辞的责任和义务，各部门负责人对本部门的保密工作负直接责任。公司内部的文件、资料、管理规定、发展动态、重要商业活动日期、重要客人来访、人事变动、工资福利等均属于商业机密，未经允许，一律不得向外界和公司其他员工透露。严禁在办公桌上存放密级以上的文件、资料，不得在与外来人员交谈或交往中泄露公司商业机密。员工在使用完电脑后，要及时关闭，并将软盘放在上锁的地方，避免遗失和泄露信息。公司领导的办公室、会议室以及文件柜、资料柜，任何员工未经允许不得擅自入内或开启。外来人员到公司联系业务，因公司办公区域为开放式，均应到接待处商谈工作。员工在与外单位人员进行业务交往中出具公司有关资料和信息，须经部门经理同意。凡发往公司以外的传真，必须由公司领导签字后才能发出。凡因违反公司有关规定擅自泄露公司机密，造成损失的，后果一律自负，情节严重的，公司将追究其法律责任。公司其他外来工作人员，须经行政人事部同意方可进行并于监督，其余无关人员一律不得随意出入办公区域。公司保密工作由行政人事部负责，各部门涉及到有关保密工作的事情，请及时知会行政人事部。档案管理规定一档案管理定义1为完善公司现有档案管理工作，有效保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。2本规定所称档案是指原有及现有公司客户资料档案、公司部门间资料备档及外来文件的备份。部门各级领导及员工从事经营管理、业务、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、音像影像制品、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。3公司及各部门、员工有保护档案的义务。4档案管理工作实行统一领导，分级专项专人保管、审批查阅的原则，进行表格化管理。二档案机构及其职责5公司部门指定专人负责档案管理工作（即文员）。6档案管理工作由公司负责人统一领导，公司内勤人员负责接收，收集、整理、立卷、保管。7公司内应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。三档案管理规定8整理办法81步骤收集、整理、分类、归档811收集客户档案类销售员与目标客户接洽后，需建立“客户档案表”,接洽过程中及时填写“洽谈纪要表”，包括客户的基本资料、名片等形成有价值的文字资料，并在审核后交于行政人事部归档；公司文件收发档案类各部门之间收发文文件、图纸等、本部门内部发文均由行政人事部接收并填写“集团/部门收发文件一览表”后转发相关部门或人员行政文件收发档案类集团下发及本部门形成的通知、人员变动、升降职、会议纪要等重要行政文件由行政人事部接收并填写“集团/部门收发文件一览表”后转发部门相关人员812整理根据分类和成立时间整理。813分类根据下述分类方法分类814立卷区分不同价值确定保管期限永久、长期、短期。9过程管理91属部门保管的档案公司部门招商专员做好日常文件的预立卷工作，完善后在每周五前将上周需归档的预立卷内的文件整理成册（客户资料、客户档案表、洽谈记录表、名片）交于行政人事部保管。任何人不得据为己有。92属公司保管的档案档案管理人员在每月五日前将整理完毕的档案（总目录、预立卷材料的目录）交由部门管理人员审核。每月十日前将审核完毕的预立卷上报至公司领导。10监督公司领导根据档案管理人员上报的档案目录、预立卷材料目录，定期抽查，监督此工作的执行管理情况。11销毁须报公司总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。12公司档案的分类及编号指定行政人事部经集团培训后，按有关档案分类及编号要求操作。13在业务中对外签署的各种经济合同按合同管理规定处理。14借阅公司员工因工作需要借阅文档时，应填好档案查阅单，任何人不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经公司领导核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。15分级查阅具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。四档案备份制度16进入档案管理流程的所有文件、报表、业务记录等必须备份。17公司内文件尽量采用电脑管理及表格化的工作，便于业务资料的数字化处理和保存。18备份盘与母盘应分开存放，公司备份盘应在集团保存。五处理条例19有下列行为之一，据情节轻重，给予50500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任191毁损、丢失或擅自销毁企业档案192擅自向外界提供、抄摘企业档案193涂改、伪造档案194未及时上报归档或管理不善的档案管理员195未按正常手续借阅资料、外带资料或越级查阅的（档案管理者同罚）六责任20本制度适用于钦州市迅利汽车销售服务有限公司所有在职员工。21本制度监督责任部门为公司管理人员，第一责任人为部门指定的内勤人员；第二责任人为内勤人员所在部门的部门经理。七档案保管期限及分类22确定保管期限的基本原则221对公司有长远利用价值的档案应永久保存。222对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。223凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。23按保存时间的长短，将档案分为短期保存、长期保存和永久保存三个保管期限。七年及以下为短期、七年以上至十五年为中期，十五年以上为永久。231一般来说，基建档案，以项目为主进行分类；文书、财务方面的资料、档案，以年度为主分类。232参照公司档案分类，将档案资料分为八大类文书类、财务类、销售类、纠纷类、拆迁类、基建类。八档案归档范围及保管期限表24本公司重要会议材料241永久通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、讨论通过的文件、决议、纪要、会议记录，简报、重要的照片、录音（相）带等文件材料242长期贺信、贺电、讨论未通过的文件243短期日程、小组会议记录、参考文件、会议服务机构的计划、总结等文件材料本公司文件材料244永久报告、决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件材料、重要的汇报材料245短期报告、决议等一般修改稿。讨论未通过的文件材料本公司内部部门及分公司的会议记录短期注册成立分公司、子公司及相关董事会议决议、变更、企业申请营业登记注册书、章程等永久合资兴办企业及终止合同公证书永久党和国家领导人及上级机关视察、检查本公司工作时形成的题词、讲话、照片、声像等重要文件和音像制品永久25上级机关颁发的文件材料251永久上级机关颁发的属本公司主管业务的和非直属上级机关颁发的针对本公司主管业务并要执行的重要文件材料252长期上级机关颁发的属本公司主管业务并要执行的一般文件材料253短期其它需要执行的文件材料26本公司制发的文件材料261永久申请贷款、办理抵押、交纳税金的有关材料262长期公司内部重要通知、通报、处罚决定263短期除总裁外的领导员工任免材料、调令本公司的请示与上级机关的批复，直属部门、分公司的请示与本公司达到批复、批示264永久方针政策性的重要问题的文件、资料265短期一般事务性问题的文件27本公司工作活动的工作总结、报告271永久主要职能活动年度和年度以上的，需要专题的272长期本年的、季度的、一般专题的本公司所作的工作计划、规划273永久年度和年度以上的274短期季度的、月份的28本公司的统计报表281永久汇总的、年度和年度以上的、专题282短期季度、月份的本公司内部机构设置、撤并、名称更改，人员编制文件材料长期公司购置土地、股票、变更股份占有比例等协议永久29本公司劳动模范、先进工作者等文件材料291永久省级以上的292长期地、县级以下的30本公司对有关人员的处分材料301永久影响大，问题严重的302长期303一般的31本公司职工工资待遇、福利方面的文件材料长期32本公司职工的聘任短期33本公司年终职工花名册永久34本公司组织机构沿革、大事记永久35本公司有关解决纠纷、法院判决文件材料永久36本公司财产、物资、档案等交接凭证长期37本公司与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料371永久有历史和长远利用价值的372长期373重要的374短期375一般的公司替他人担保贷款的有关资料永久38本公司与外单位、业主协商工作的往来文件材料381永久382重要的383短期384一般的公司印章启用永久公司直属部门、分公司报送的总结、报告、统计报表长期年度和年度以上的总结、统计报表、重大问题的专题报告短期年度以下的总结、统计报表、一般专题的报告和备案39档案保管公司档案管理工作由公司档案室具体负责。各部门、分公司均须分别指定专人进行文件资料管理。管理人员应按照本管理制度的要求，并结合实际情况和以往的经验，将资料按各有关规定搜集、整理、分类、登记、立卷、归档。各级主管必须重视并经常过问、检查此项工作。部门档案管理人员要保存所有入档案室档案的交接手续，包括档案描述、成文日期。工程底图除修改、送晒外，不得外借，修改后的底图入库，要认真检查并登记其修改、补充等情况，底图存放以平放为宜。档案室要定期进行库存档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。档案借阅利用（需充实借阅条件）40档案查阅公司档案原则上不允许随便查阅，相关工作人员必须备有相应文件的复印件，如确需查阅原件，必须办理以下手续填单各部门人员如需要到档案室查阅档案，查阅绝密档案资料及土地使用证和借用房产证办理产权分户、过户手续档案资料须填写查（借）阅绝密、机密审批单（参见附表5），经公司领导批准同意后方可查阅。查阅机密档案资料须填写档案查借阅单，属本部门产生的机密档案经本部门经理批准，属外部门产生的经外部门经理批准同意后给予查借阅。如因工作需要查阅秘密档案资料填写查借阅登记簿后进行查阅。查阅登记薄应填写清楚，如需复印档案，必须将复印件的去向填写清楚，档案员有权询问与借阅档案有关的问题。对于突发性查档，需领导签字，而直管上属不在公司的，可由上一级领导代签；如上一级领导仍不在，需向行政人事部有关领导说明情况；如行政人事部有关领导也不在公司的，由档案员视情况紧急程度及档案重要程度确定是否予以查阅。如情况紧急，对普通密级的档案可予以查阅；情况紧急，查阅机密档案的，档案员必须电话请示相关领导，并做好电话记录；事情可以暂缓的，可酌情予以延后借阅。查阅查阅档案的人员将查阅单交给档案员，由档案员负责查找。借阅单由档案员留档备查。查阅单手续因故不全的，档案员应督促查阅人事后补上相关手续。档案在查阅过程中不能带出档案室，如需复印，在复印后马上归还，不得将档案滞留在个人手中。41档案借阅档案室正式归档（如何算正式归档，还需进一步讨论制定相应制度）的档案原则上不予借出，如确因工作需要，需借出者，需遵守以下制度填单借阅单（参见附表6）由各部门保存，借阅绝密档案资料及土地使用证和借用房产证办理产权分户、过户手续档案资料须填写查（借）阅绝密、机密审批单（参见附表7），经公司领导批准同意后方可借阅。借阅机密档案资料须填写档案查借阅单，属本部门产生的机密档案经本部门经理批准，属外部门产生的经外部门经理批准同意后给于借阅。如因工作需要借阅秘密档案资料填写查借阅登记簿后进行借阅。借档前填写查借阅登记薄。借阅单内容应填写清楚，完整。档案员有权询问与借阅档案有关的问题。如签字领导不在公司，档案员必须电话联系询问，并做好询问记录，直管领导回来后，档案员催促当事人立即补办借阅手续。借档借阅档案的人员在手续齐全后，将借阅档案单交档案员存档，由档案员负责查找。档案借出后，借档人员作为责任人必须负责档案的收回归档工作，档案员有权督促当事人将借阅档案及时归档，以保证公司档案的完整性。借阅档案单必须10天清理一次，对不能及时归档的档案，借阅人必须说明情况，对暂时无法推进的事情，要求将档案暂时归还，需用时再行办理借阅手续。任何部门或个人借阅图书档案，不得以任何理由擅自拆散、剪贴、涂改、圈划、增删、抽取、翻印或损坏。违者，除予以必要经济赔偿外，将视情节轻重，给予相应处分。档案归还时，由档案管理人员当面核查后，在借阅簿上及时注销。外单位因工作关系，需查阅相关档案资料时，须持有其单位介绍信，并经行政人事部领导批准后，方可进入档案室查阅。42档案销毁超过保管期限的档案，由档案室及时提出处理意见，造册列出目录清单，并填写档案销毁登记表（参见附表8），经档案销毁鉴定领导小组的负责人审查，公司领导批准后方可销毁。档案销毁由档案销毁鉴定领导小组负责，必须由二人以上人员在场方可销毁（统一送造纸厂进行纸浆处理）。销毁完毕，销毁人要在档案销毁登记表上签字确认。档案销毁目录单予以永久保存。档案统计档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠。档案统计主要有档案基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。档案管理现代化电子文档的管理文档资料存于软盘或光盘，在移交档案室时，需注明文件名称、建立日期、保存的磁、盘号等；员工对公司电子文档负有安全保密的责任，重要的文件必须加密，并做备份。建立和完善档案计算机管理系统，各部门可以通过电脑网络跨地区共享和利用档案信息资源。在公司档案管理小组的领导下，整合企业内部信息资源，构建信息网络平台，实现公司信息化，提高内部档案信息资源分享的程度。43档案处罚有下列行为之一的，由档案室、有关主管部门对直接负责的主要人员或者其他直接责任人员给予处罚损毁、丢失属于公司所有的档案的；擅自提供、抄录、公布、销毁属于集团所有的档案的；涂改、伪造档案的；倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给其他人的；违反规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；明知所保存档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。在利用档案室的档案过程中，有前面所列的第1、2、3条行为的，由档案室给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。车辆管理规定为方便办公，提高办事效率，公司对所属车辆做如下管理规定一车辆管理1公司公务车的证照及稽核等事务统由行政人事部负责管理。车辆由行政人事部调派，并负责维修、检验、清洁等。2本公司人员因公用车须填写车辆调用申请单（参见附表5）于事前向行政人事部申请调派，行政人事部依重要性顺序派车。不按规定办理申请，不得派车。3每车应设置车辆行驶记录表（参见附表6），使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符。使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。管理部每月抽查一次。发现记载不实、不全或未记载者应呈报行政人事部提出批评，对不听劝阻屡教屡犯者应给予处分，并停止其借用权利。4每车设置车辆使用记录表（参见附表7），由会计于每次加油及修护时记录，以了解车辆受控状况。每月初连同行驶记录表一并转行政人事部稽核。二车辆使用5使用人必须具有驾照。6公务车不得借予非本公司人员使用。7使用人于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等），如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告行政人事部，否则最后使用人要对由此引发的后果负责。8驾驶人须严守交通规则。9驾驶人不得擅将公务车开回家，或作私用，违者受罚。经公司特许或返回时已逾凌晨者例外。10车辆应停放于指定位置、停车场或适当、合法位置。任意放置车辆导致违犯交规、损毁、失窃，由驾驶人赔偿损失，并予之以处分。11为私人目的借用公车应先填车辆借用登记表（参见附表8），注明“私用”，并经公司领导核准后转行政人事部及会计稽核。12使用人应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用后并应将车辆清洗干净。13私用时若发生事故，而致违规、损毁、失窃等，于扣除理赔额后全部由私人负担。三车辆保养14车辆维修、清洗、打蜡等应先填车辆维修申报单（参见附表9），注明行驶里程，核准后方得送修。15车辆应由行政人事部指定各厂牌保养，特约修护厂维修，否则修护费一律不准报销。可自行修复者，报销购买材料零件费用。16车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时，可视实际情况需要进行修理，但无迫切需要或修理费超过2000元时，应与行政人事部联系请求批示。17如由于驾驶人使用不当或行政人事部疏于保养，而致车辆损坏或机件故障，所需之修护费，应依情节轻重，由公司与驾驶人或行政人事部负担。四违规与事故处理18在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担，并予以记过或免职处分。1无照驾驶。2未经许可将车借予他人使用。3酒后驾车。19违反交通规则，其罚款由驾驶人负担。20各种车辆如在公务途中遇不可抗拒之车祸发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并即与行政人事部及主管联络协助处理。如属小事故，可径行处理后向行政人事部报告。21意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由驾驶人与公司共同负担。22发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，其差额由驾驶人与公司各负担一半。五费用报销23公务车油料及维修费以凭证实报实销。24私人公用凭实证报销。25公车私用1500CC以内，每次行驶30公里内,缴交公司2/元公里每次行驶超过30公里，缴交16元/公里。1600CC以上，每次行驶30公里内,缴交公司22元/公里；每次行驶超过30公里,缴交18元/公里财务管理具体办法本公司实行总经理领导下的逐级财务负责制，如下示意图总经理|财务经理|会计出纳员保管员收银员本办法着重表述以下几方面内容一、资金收支管理及财务报销审批制度二、低值易耗品和固定资产管理制度三、差旅费报销制度四、银行票据、税务发票、银行预留印鉴管理制度一、资金收支管理及财务报销审批制度1、本公司所有资金收支工作均由财务部实施。无论是营业收入、押金、租金、代收款项、预收款项、罚款，还是其他任何形式、任何性质的资金来源款项，必须由财务部收取，其他部门和个人都无权收取或截留、挪用。违规则视为贪污。2、货币资金的支出，必须实行“一支笔”式的最终批准制度。董事长或被董事长授权者例如总经理、副总经理等（为叙述方便，下文统称为总经理），方能行使该最终批准权。3、原则上，公司所有资金不可私借私用。但公司员工因特殊情况确需借支的，必需总经理亲批。4、对于职工因公借支款项，必须由借款人填写借款单，注明时间、金额、用途等事项，由本部门经理同意并签署意见后，报请总经理最终以书面形式亲笔批准，方可到财务部门借款。5、职工因公需借支款项却又无法面见总经理获得书面批准时，必须电话请示总经理，由总经理亲自指示财务人员，然后办理借款手续。但是，事后必须补办总经理签字手续。6、因公借支款项，必须从公务活动结束、取得发票之日起7天内办理报销事宜。凡在借款当月不能按规定报销的，缓发本人工资。特殊情况确需延期报销的，必需总经理亲批。7、持原始发票报销的，其发票的合理性、合法性、规范性必须符合税务部门的规定，比如单位名称要求是本公司的全称“钦州市迅利汽车销售服务有限公司”，数量、单价、金额逻辑关系正确，大小写金额相符，收款单位盖章等等。白条不予报销。8、原始发票报销前需填制“原始发票粘贴单”，注明原始发票数量、金额、经办人等必填内容。如果是采购行为，还需要有“验收入库单”作为原始发票的附件。“原始发票粘贴单”需要经本部门经理签字，以示认可其因公性、必要性，并在财务部门初审通过后，提请总经理最终批准。二、低值易耗品和固定资产管理制度1、本公司设立仓库及保管员，专门对低值易耗品和固定资产（为叙述方便，下文统称为物资）的入库、保管、领用、报废、盘点等进行管理。仓库应建立帐簿，适时登记。2、物资采购权限公司指定特别部门及人员负责全部物资采购工作。除总经理特批外，其他部门和个人都无权采购物资。3、物资采购程序为防止重复采购，物资采购前，采购员应列出物资采购清单，并就采购品种和数量征得仓库保管员签名同意后，预算采购费用，报请总经理审批。4、物资采购过程采购清单获得总经理批准后，即可向财务借款。市场采购，要货比三家，在质优价廉的原则下理性购买。5、物资验收入库物资运到后，仓库保管员应认真核对物品与采购清单是否相符，尤其注意品种、数量、规格、质量等要素。验收无误后，填制“入库单”一式三联。若物品与采购清单不相符，则报请总经理指示。6、采购报销凭采购发票和“入库单”，填制“原始发票粘贴单”，按规定办法提请总经理最终批准，到财务销帐。7、物资领用领用人填制“领料单”一式三联，经本部门经理签字后向仓库领取物品。与此同时，同步登记领料台帐，即按领料人姓名分别开设帐页，按日期顺序登记，以便于日后工作变动时及时收回。但这种领料台帐登记的物品应该是比较耐用或价值较大，比如计算器、饮水机等。而办公消耗品（例如圆珠笔、纸张、文件袋等）一次领用数量不大时，不必登记领料台帐，以免陷入“为登记而登记”的形式主义。8、物资报废比较耐用或价值较大物品报废而领用新品时，必须列出理由。属于正常报废时，交旧换新。否则，不予领用新品。9、物资盘点仓库应每月盘点并与财务对帐，发现差错，应查找原因，报请领导批示，及时更正。10、制约机制公司可通过以下几种方式实施约束1）、对品种、价格到市场上随机调查暗访2）、要求采购员提供商家电话、网址，用信息手段调查核实3）、付款时尽可能通过银行转帐，不用现金4）、对同种商品不同时期的价格进行对比分析，如果差额较大，则要求采购员作出合理解释5）、单独一人具体实施采购的行为尽可能避免，最好由二人同时与商家谈判、选购、付款三、差旅费报销制度1、到外地市出差前，由出差人填写借款单，注明时间、金额、用途等事项，由本部门经理同意并签署意见后，报请总经理最终批准，方可到财务部门借款。2、从出差回来之日起7天内，出差人必须到财务报销。即由出差人填写“差旅费报销单”，然后填制“原始发票粘贴单”，注明原始发票数量、金额、经手人等必填内容。“原始发票粘贴单”需要经本部门经理签字，以示认可其因公性、必要性，并在财务部门初审通过后，提请总经理最终批准，到财务销帐。逾期不到财务报销者，缓发当月工资。3、乘坐交通工具及费用1）、飞机、火车软卧必须事先经总经理批准后方可乘坐并凭票报销；2）、长途汽车、火车硬座则凭票报销。3）、外地的市内公交车票不予报销，但按照每人每天5元的标准给予补助。4）、出租车票原则上不报销。总经理特批的可以报销，但是出差全部时段不能享受外地的市内公交车票补助。4、住宿费用标准（每人每天）出差地点住宿费用标准（元）地级城市30省级城市50直辖市及特区805、伙食补贴标准（每人每天）出差地点伙食补贴标准（元）地级城市10省级城市15直辖市及特区306、在钦州市市区办理公务时，无任何补助，市内公交车凭公司月票刷卡，市内公交车票一般不予报销，但特殊情况下可报销，例如公司月票人多票少不够用、月票无可用金额等。7、在钦州市市所属的县城、县级市办理公务时，每人每天的补贴标准为1）、长途汽车则凭票报销。当地的市内公交车票不予报销，但按照每人每天5元的标准给予补助。出租车票原则上不报销，总经理特批的可以报销，但是出差全部时段不能享受外地的市内公交车票补助。2）、住宿费用标准当天能够返回钦州市的，不报销住宿费。确因工作需要、当天不能够返回钦州市的每人每天20元。3）、伙食补贴标准每人每天5元。8、在钦州市地区以外的县城、县级市办理公务时，每人每天的补贴标准为1）、长途汽车则凭票报销。当地的市内公交车票不予报销，但按照每人每天5元的标准给予补助。出租车票原则上不报销，总经理特批的可以报销，但是出差全部时段不能享受外地的市内公交车票补助。2）、住宿费用标准每人每天30元。3）、伙食补贴标准每人每天10元。9、计算住宿费用时，以实际住宿天数为准，而不以出差的自然天数为准。住宿费用必须凭住宿发票按照上述标准限额报销，超额自负，节约不退。10、计算伙食补贴、市内公交车补助标准时，以出差的自然天数为准。如果出差期间有餐费招待支出并获得总经理同意报销的，那么在计算伙食补贴时，按照每张餐费发票减掉1天的方法计算伙食补贴的实际天数。四、银行票据、税务发票、银行预留印鉴管理制度1、本制度所称银行票据，主要是指现金支票和转帐支票；所称税务发票，是指从税务部门购买的各类发票；所称银行预留印鉴，是指本公司在钦州市交通银行开立基本存款帐户时预留的“钦州市迅利汽车销售服务有限公司财务专用章”和“肖伟强”私人印章。2、银行票据由出纳员负责购买、保管、使用，出纳员为唯一责任人。出纳员应遵照票据法等相关法律的规定正确经管使用。3、税务发票由会计员负责购买、保管、使用，会计员为唯一责任人。会计员应遵照发票管理办法等相关法律的规定正确经管使用。4、银行预留印鉴由总经理指定专人负责保管、使用，此人即为唯一责任人。预留印鉴外带、外用时必须备案登记。5、原则上，银行票据和银行预留印鉴不能同时交给一人经管。6、变动交接在工作岗位变动时，交接双方应该就交接内容制作成书面材料，并亲笔签名确认。特别地，在进行银行票据、税务发票交接时，应该写清楚具体名称、起止号码、属于空白票据的，应注明“空白”字样。同时逐张查验票据，防止中间缺失。印鉴管理办法印章是公司凭信的标志，具有法定性和效用性。公司印章的保管与使用是极为严肃的，为此特做如下规定1公司和各部门印章由行政人事部统一管理，并指派专人保管。2各部门需用公司印章的文件必须是部门主管领导审定的正式文本，并填写印章使用台帐，注明时间、内容、用途、份数等，经公司领导签字批准，如文件需要存档，除在印章使用台帐上签字外，还应在正式文本上签字。公司领导签字后于行政人事部用印，用印时填写用印登记表（参见附表10）。3非签约等特殊情况，不得携带印章外出，必要时须经公司领导批准，由行政人事部安排专人执章陪同前往，用后及时归还。4凡授权有关部门管理使用的印章要严格用印制度，认真履行登记签字手续，不得擅自扩大使用范围，印章须有专人保管，不得随意转交他人。5印章的销毁51因更名、损坏等原因需刻制新印章时，应报总裁批准，由使用部门将旧印章交回行政部档案室。52如因业务需要继续使用旧印章时仍按印章批准权限办理。53交回的作废印章由行政部档案室存档，统一管理公文管理制度一收文1收文办理程序包括签收、登记、分发、批办、承办、传递、催办、查办、立卷、归档、销毁。公司所有收文未经公司领导批示，其他员工无权签收。挂号信、特快专递由前台登记（见公司信件登记表），交相关部门签收，行政人事部备案。2收到上级机关的公文后，由行政人事部按照密级、挂号文件、重要程度、文件内容、内部资料等填写收文处理专用表（参见附表11），由行政人事部呈公司领导批阅并根据阅示内容交相关部门处理。3根据阅批范围，由行政人事部及时送阅处理，并负责催阅、催传。4为提高传阅速度和保证文件安全，文件送到后，公司领导和部门经理要及时阅看，阅签后签名并注明阅文日期及时退回行政人事部。公文不得带出公司。5各部门对公司领导批示的公文要及时处理，并将处理结果注于公文阅办单上，处理完毕后退交行政人事部。6公司领导及部门经理开会带回的有关公文及会议文件一律交行政人事部登记、处理、存档。7凡钦州市政府发给有关部门的重要文件，应将原件送交行政人事部存档，复印一份给部门办理或留存。8各部门的工作计划、申请、报告由行政人事统一登记后，报公司领导审批，批阅文件及时送回相关部门。9各部门按公司规定需要存档的文件材料等按规定时间送达行政人事部汇总、存档。二发文1凡以公司名义制作的公文，需要套用红头的文件的起草由相关部门具体承办，填妥发文处理专用表（参见附表12），写明发文范围、印发份数和缓急程度，部门经理核签（如与其他部门业务有关的文件，应请有关部门会签），并报公司领导签发。2签发后的文件由行政人事部负责套用红头，并负责盖章。相关部门按印发范围发文，行政人事部留存原件一份、连同发文处理专用表及文件底稿一并存档。3发文应遵照公文格式及字体规则公司发文文号四号仿宋GB2312标题二号黑体居中正文四号仿宋GB2312成文时间四号仿宋GB2312右齐以领导签发日期为准抄报、抄送四号仿宋GB2312与正文齐视正文内容多少，行间距定义为最小值或单（双）倍行距，并通过调整字间距，尽量避免“此页无正文”或段落最后一个字另起一行，以保证页面充实、完整、美观。见附件正文之后，成文时间之前，注明顺序和名称。印章除会议纪要外，应加盖印章。13集团、投资公司公文用纸统一采用国际标准A4型，房地产公司公文用纸采用16开，左侧装订。以集团或分公司名义发文，要分别采用相应的公司红头，并加盖相应印章，不得混用。14具体发文文号如下迅利集字第（年/序号）号15严肃公司行文制度，要注重效用，不得滥发，做到少而精。16各部门都必须严格执行公文处理办法的规定，对本部门保管、发出或签收的公文要指定专人按公文要求分类管理，妥为保存，年终归档，严防公文的散失。行政人事部将定期对各部门保管和处理的文件进行检查指导，维护公司公文的严肃性。会议管理制度一公司例会会议时间每星期召开一次，定于每周五下班六点。参加人员公司领导及部门经理（列席人员另行通知）主持公司领导记录行政人事部（公司指定的会议纪要人）会议内容1公司经营情况（包括商场和工程进度的运作情况）。2公司业务拓展情况。3各部门需公司领导协调事宜。4公司的财务状况（资金回笼及投入情况）。5研究决定公司内部的人事政策及人员提升、调动及奖惩。6公司购置大型固定资产的决定。7部门的工作情况汇报。会议地点公司会议室二部门例会会议时间每星期召开一次，根据部门情况自行规定。参加人员本部门员工主持本部门主管领导记录本部门内勤或部门主管指派的其他人员会议内容部门工作完成情况及下周工作安排会议地点自行规定三公司级会议会议时间依照公司需求临时决定参加人员根据需要确定主持根据需要确定记录若需要由行政人事部指派会议内容根据需要确定会议地点根据需要确定四会议纪律行政人事部或各部门根据会议要求，负责会议通知。公司例会和公司级会前由行政人事部将会议室收拾整洁，茶水准备妥当，会议中及时添加茶水。与会人员接到会议通知后，应预先安排好工作，按会议时间、地点准时出席会议。根据会议内容要求，与会人员应预先做好资料、文件及发言准备。会议进行中，与会人员需关闭手机，如需要处理紧急事项，应向会议主持人请假。会议进行中，一般不允许打扰，如有紧急事项，需经行政人事部通知。参加重要会议人员，要严守秘密，会外不得谈论会议内容。根据会议要求，行政人事部指定人员做好会议记录。接待管理制度接待工作是公司公关工作的重要组成部分。此项工作的效率和质量体现着我公司的精神风貌及公司形象，在接待时要注意“热情、礼貌、周到、节俭”。公司的日常接待、宴请、馈赠工作由行政人事部负责。1接待凡公司的项目论证、签约仪式等大型会议及上级领导、地产界友人来公司考察、洽谈业务等接待工作，由行政人事部负责安排接待计划，即活动、宴请、馈赠和接送事务，相关对口业务部门配合。针对某部门的业务往来、会议等接待工作由对口部门负责安排，行政人事部配合。2宴请上级领导及其他公司领导来公司考察或洽谈业务等，由公司领导宴请。国内及有关公司部门领导和一般人员来，原则上不宴请，公司对口部门领导陪同。3馈赠礼品因工作需要确需送礼时，应经主管领导确认，集团总裁审批后，方可办理。馈赠礼品应由行政部采购、登记。4接待外宾流程饮品冰水、冰可乐、咖啡、茶、水果、小点心（曲奇等）、巧克力服务若在会议室由行政人事部负责若在其它地方依次调动人员顺序行政人事部人员、其它部门人员5音响、投影电脑管理员负责宣传宣传片、企业画册、单页资料、可行性研究报告（由负责人提供）办公用品管理公司办公用品由行政人事部统一购买，各部门工作人员根据工作需要领取。每月28日至次月5日为采购办公用品时间，各部门经理应在应在每月28日前提出购买计划，经行政人事统一汇总呈报公司领导批准，由行政人事部询价购买