人力资源管理 第19讲 第四章 职务管理

人力资源管理第19讲第四章职务管理东南大学远程教育人力资源管理第19讲主讲教师孙虹第四章职务管理1职务分析2职务说明书93职务评价4职位分类1职务分析一、职务分析的基本概念二、职务分析的步骤三、职务分析的方法例某公司秘书职务说明书职位名称秘书工作（2）职位代码217所属部门全称位置全称向谁汇报得分级别有效日期工作概要为经理同时常常也为其他重要职能人员完成事务性和行政性职责。工作性质完成大量的办公室工作，主要内容如下A能独立、熟练地对笔记、录音和手写信件、报告、底稿、图表等资料进行录入。B接听电话，得体地接待来访客人，并高效率地处理来函来件。C起草常规信函、处理查询，并把非常规查询和信函转交有关人员。D建立并保存部门的文件和记录。E负责安排约见和会议、筛选所接电话，并为上级处理私人及机密事务。F集中、组织、加工、评价资料和报告，对完成这些工作所需的办公设备进行操作。G根据指示来履行管理职责和特殊任务，例如收集并编辑出关于公司、分部或部门实际中和工作程序上的参考资料。独立开展工作，在办公程序上无需接受更多的管理和指导；将管理者从琐碎的、不重要的管理事务中解脱出来；对本部门内其他人可给予适当的工作指导。资格条件高中学历或同等学历，并要求3年相关工作经验，其中包括1年公司工作经历，字处理速度为每分钟不低于60单词。精通英语语法、标点、拼写和词的用法。必须能预见问题，具备良好的判断力，能灵活处理机密事务、筛选电话和来访者，恰当安排上司的工作时间。必须通晓组织中的政策、工作程序和人事关系，以减轻上司在具体管理事务上的负担。根据具体工作的特点可能要求具体基本的绘图能力及对某些文字处理软件的了解。例某公司秘书职务说明书（续）东南大学远程教育人力资源管理第20讲主讲教师孙虹一、职务分析的基本概念1定义职务分析又称为“工作分析”（JOBANALYSIS），是对组织中某个特定工作职务的目的、任务或职责、权力、隶属关系、工作条件、任职资格等相关信息进行收集与分析，以便对该职务的工作作出明确的规定，并确定完成该工作所需要的行为、条件、人员的过程。工作分析的成果是形成职务说明书。2职务分析的作用职务分析是人力资源管理的基础性工作，人力资源管理的每一项工作，几乎都需要用到职务分析的结果。工作分析任务工作规范员工和劳动关系绩效评价报酬和福利安全与健康人力资源研究均等就业人力资源开发选择招聘人力资源计划责任职责知识技能能力工作描述3职务分析专业术语1、工作要素。工作中不能再继续分解的最小工作动作。2、任务。为了达到某种目的所从事的一系列活动。3、职责。个体在工作中需要完成的大部分工作。4、职位。在一定时期内，组织要求个体完成的一项或多项责任。职位与个体一一匹配，又称为岗位。职位的数量称为编制。5、职务。一组重要责任相似的职位。根据组织大小和工作性质，一种职务可以有多个职位。有时与职位混用。6、职业。在不同组织、不同时间从事相似活动的一系列工作的总称。有时与行业混用。4职务分析需收集的信息工作的输出特征即一项工作的最终结果表现形式，这是界定工作任务和工作责任的基础，也是确定工作绩效标准的必要前提。工作的输入特征指为了获得上述结果应当输入什么内容，包括物质、信息、规范、条件及人的体力、智力等，这是界定工作来源、工作条件和任职资格的基础。工作的转换特征一项工作是如何从输入转换为输出的，即转化的程序、技术、方法和在转换过程中人的行为、活动，这是界定工作方式的基础。工作的关联特征企业的工作流程和组织结构是什么，每个职务在组织中的位置是什么，职责职权是什么等，这是界定工作关系的基础。5职务分析的成果职务说明书职务分析中需收集的资料类型一览1工作活动A工作活动和过程B活动记录（例如以胶片形式）C所采用的程序D个人责任2定位于工人活动A人的行为，如有关工作的身体动作和沟通B针对方法分析的基本动作C对身体的工作要求，如体力耗费3所采用的机器、工具、设备和辅助工作4与工作相关的有形和无形内容A所涉及或应用的知识B加工的原材料C制造的产品和提供的服务5工作业绩A错误分析B工作标准C工作计量，如完成任务的时间6工作环境A工作日程表B财务和非财务奖励C工作条件D组织和社会的环境7工作对个人的要求A个人因素，如个性和个人兴趣爱好B所需要的学历和培训程度C工作经验二、职务分析的步骤1明确目的注意职务分析的目的决定了需要收集信息的类别及分析方法2确定参与人员人力资源专家、工作的实际承担者及对工作熟悉的其他人（例如直接主管等）。3选择分析样本为节约成本，提高效率，不必对每个职务都进行分析，而应选择有代表性的职务进行分析。4收集信息除前面提到的有关职务特征信息，还应了解企业组织结构图和业务流程。5编写职务说明书东南大学远程教育人力资源管理第21讲主讲教师孙虹三、职务分析的方法定性方法观察法访谈法工作日记法问卷法关键事件记录法定量方法职务分析问卷法（PAQ法）职能工作分析法（FJA法）1、观察法适用于标准化、任务周期较短、以体力活动为主的工作。例工作分析观察提纲（部分）被观察者姓名日期观察者姓名观察时间工作类型工作时间观察内容1什么时候开始正式工作2上午工作几次3上午休息几次4休息时间从到。6上午完成产品多少件7平均多长时间完成一件产品8与同事交谈几次9每次交谈约多长时间10室内温度度。11上午抽了几支香烟12上午喝了几次水13什么时候开始午休14出了多少次品2、访谈法适用于任务周期较长，工作行为不易直接观察的工作，富有成效的访谈应以一张结构合理，可以加以核准、对比的问卷来进行。访谈法的典型提问方式你所做的是一种什么样的工作你所做工作的主要职责工作是什么你又是如何做的呢你的工作环境与别人的有什么不同呢做这项工作所需具备的教育程度、工作经历、技能是怎样的它要求你必须具有什么样的文凭或工作许可证你都参与些什么活动这种工作的职责和任务是什么你所从事的工作的基本职责是什么说明你工作绩效的标准哪些你真正在参与的活动都包括哪些你的责任是什么你的工作环境和工作条件是怎样的工作对身体的要求是怎样的工作对情绪和脑力的要求又是怎样的3、工作日记法例5月29日工作开始时间830工作结束时间1730序号工作活动名称工作活动内容工作活动结果时间消耗备注1复印协议文件4页6MIN存档2起草公文贸易代理委托书8页1H15MIN报上级审批3贸易洽谈玩具出口1次40MIN承办4布置工作对日出口业务1次20MIN指示5会议讨论东欧贸易1次1H30MIN参与16请示贷款数额1次20MIN报批17计算机录入经营数据2屏1H承办18接待参观3人35MIN承办4、问卷法问卷调查要求在岗人员和管理人员分别对各种工作行为、工作特征和工作人员特征的重要性和频次作出描述或打分评级，然后对结果进行统计与分析。问卷可以分成工作定向问卷和人员定向问卷。前者强调工作本身的条件和结果；后者则集中于了解员工的工作行为。例员工调查问卷日期公司名称职位与职称所属部门所属科室主管总公司分公司或地区办事处1说明工作的主要责任与任务2其他较不重要的责任与任务3工作所需要的工具与仪器大量使用频繁使用适度使用偶尔使用极少/不使用ABCD4工作所需的教育程度高中以下高中大专本科硕士博士员工调查问卷（续上表）5此工作需要的相关工作经验不用经验3个月以下3个月到1年1年到3年3年到5年5年以上6此工作之监督程序经常性地监督。除去不重要之差异，其余一并交由主管处理。每日几次即可，包括呈报，接受意见及指派工作。按照一定的方式与程序进行。例外事项尤应注意。偶尔。由于多数工作者皆重复且相互牵连，因此只以制定规则与标准指引进行管理即可。对于不寻常的问题亦要注意，并时而提供建议与采取行动。有限监督。工作一经指派后全权负责，虽有若干工作方法可供采用，不过不妨有自己的一套。确定了目标即可。评估工作，可用任何方式。主要着重在整体成效。经常发展一些可获得预期成果的方法。少量或没有直接监督。工作方法之选择，发展与协调只要在一般政策之范围内皆可任意行之。员工调查问卷（续上表）7你所作之任何独立的决策的范畴与性质如何你认可的事项在生效前是否经常要复核如果要，由谁复核你拒绝的事项在生效前是否经常要复核如果要，由谁复核8该工作的任职者在下列事项上具有权力完全可以决策需与他人协商决定建议只允许被告知不允许被告知指导派工核工规划别人的工作制定工作标准协调业务解决员工问题面试东南大学远程教育人力资源管理第22讲主讲教师孙虹5关键事件记录法关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件。关键事件记录法要求管理人员、员工或熟悉工作的其他员工，记录工作行为中的关键事件。关键事件记录包括以下几个方面导致事件发生的原因和背景；员工特别有效或多余的行为；关键行为的后果；员工自己能否支配或控制上述后果。例有关销售的关键事件记录，对用户、定货和市场信息善于探索、追求；善于提前作出工作计划；善于与销售部门的管理人员交流信息；对用户和上级都忠诚老实，讲信用；能够说到做到；坚持为用户服务，了解和满足用户的要求；向用户宣传企业的其他产品；不断掌握新的销售技术和方法；在新的销售途径方面有创新精神；保护公司的形象；结清帐目；工作态度积极主动。在此基础上，可以设计销售人员选拔方案、销售工作考评表、销售人员的薪资标准和销售人员的培训方案等。6、职位分析问卷法POSITIONANALYSISQUESTIONNAIRE，PAQ这是一种以人为中心的工作分析方法。是人员行为定向问卷方法。该方法共有187项工作元素，7个与薪资有关的问题。这些元素与问题共分为六个类别（如下表），对每个工作元素都要用六个标准之一进行衡量使用程度、对工作的重要程度、工作所需的时间、发生的概率、适用性、其他。通过这些衡量标准，可以决定一个职务在沟通、决策、社会责任、熟练工作的绩效、体能活动及相关条件五个方面的性质。根据这些性质，可在不同组织的不同工作之间进行相互比较。类别内容例子工作元素数目信息输入员工在工作中从何处得到信息如何得到如何获得文字和视觉信息35思考过程工作中如何推理、决策、规划信息如何处理解决问题的推理难度14工作产出工作需要哪些体能活动需要哪些工具,仪器设备使用键盘式仪器、装配线49人际关系工作中与哪些有关人员有关系指导他人或与公众、顾客接触36工作环境工作中物理环境与社会环境是什么是否在高温环境或与内部其他人员冲突的环境下工作19其他特征与工作相关的其他的活动、条件或特征是什么工作时间安排、报酬方法、职务要求41PAQ法工作元素的分类7、功能性工作分析法（FUNCTIONALJOBANALYSIS，FJA）此方法由美国劳工部提出，通过对工作中所涉及的信息、人、事三个维度的分析，确定职务的具体特征和工作要求。它以员工应发挥的功能与应尽的责任为核心，列举员工要从事的工作活动，确定工作活动的程度或结果，从而得到一份完整的工作分析文件。员工的基本职能信息人事0综合0监控0创建1配位1协商1精密作业2分析2指示2运行的监控3汇编3监督3运行的启动4计算4引导4操作5复制5劝说5供应6比较6交流6进料及取货7服务7处理8接受指示东南大学远程教育人力资源管理第23讲主讲教师孙虹2职务说明书职务说明书是职务分析的成果，它包括两个部分工作描述（又称工作说明，JOBDESCRIPTION说明有关工作的特征工作规范（又称任职说明，JOBSPECIFICATION说明对从事工作的人的要求职务说明书工作描述包括职务的输入、输出、转换特征及工作关系的界定。具体内容就包括职务名称、工作概要、工作职责、工作方式等。工作规范对任职资格的具体规定。包括（1）一般要求包括年龄、性别、学历、工作经验、职业技能等。（2）生理要求包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度。（3）心理要求包括观察能力、集中能力、记忆能力、理解能力、学习能力、解决问题能力、创造性、数学计算能力、语言表达能力、决策能力、交际能力、性格、气质、兴趣、爱好、态度、事业心、合作性、领导能力等等。例1保全工工作描述工作名称保全工工作的总体描述负责在一定工作区域内运转的所有机器设备的维护和修理工作。其中包括公司车辆、销售设备以及工作场所中所使用的机器设备的养护服务。1关键职责（40）设备保养任务保持对机器设备所保养的所有记录。根据保养时间要求更换零部件以及添加润滑剂。定期检查机器设备上的量器和负荷指示器，以发现可能表明设备出现问题的不正常现象。根据要求完成非常规性的保养任务，还有可能包括对执行维护任务的操作工进行有限监督和培训的任务。例1保全工工作描述（续）2关键职责（40）设备修理任务要求对设备进行检查并提出报废或修理某一零部件的建议。如果设备需要被修理，则保全工需要采取任何必要的措施来使该零部件恢复正常工作。其中包括使用各种手工工具和设备来对该零部件进行部分或者全部的重组。最主要的是内燃机和水压机的全面大修以及故障排除。3关键职责（10）测试与批准任务确保所有要求完成的保养和维修工作均已完成，并且必须是按照设备生产商所提供的说明书来进行保养和维修的。批准或否决某设备已经达到在某工作中被使用的条件。4关键职责（10）库存保持任务保持设备保养和维修所需要的库存零部件。负责以最低的成本采购令人满意的零部件。非关键职能上级分配的其他职责。例2某银行贷款助理的任职说明工作名称公司贷款助理年龄25岁35岁性别男女不限学历大学本科以上工作经验在银行工作三年以上体能要求视力良好；能听见20英尺以外的说话声；对数字口头表达能力强；有充沛的体力巡访客户；能用手书写；无严重的疾病和传染病。知识与技能良好的语言沟通能力，如倾听与提问能力；具有一般会计能力；有良好的书写能力；有良好的综合分析能力，能对财务文件进行研究分析；有能力代表公司的形象；具有销售技能；具有企业管理与财务知识，具有银行信用政策和服务的知识，熟悉和银行相关的法律知识与术语；能熟练运用计算机；有独立工作的能力，能适应高强度的工作；具有面试能力；对经济/政治事件有分析能力。其他特性具有驾驶执照；愿意偶尔在下班后或周末加班，能每月/周出省出差；愿意在下班后参加各种活动；平时衣着整洁。（一）工作描述职务名称销售部经理职务代码1137118别名销售部主任、销售部主管、销售总监1工作活动和工作程序。通过对下级的管理与监督，实施企业的销售、计划、组织、指导和控制指导销售部的各项工作；就全面的销售事务向上级部门作出报告；根据对销售区域、销售渠道、销售定额和销售目标的批准认可，协调销售分配功能；批准对推销领域的分派；评估销售业务报告；批准有助于销售的各项计划，如培训计划、促销计划等。审查市场分析，以确定顾客需求、潜在消费量、价格一览表、折扣率、竞争活动，以实现企业目标；亲自与大客户保持联系；可与其他管理部门合作，建议和批准用于研究和开发工作的预算支出和拨款；可与广告机构就制作销售广告事宜进行谈判，并在广告发布之前对广告素材予以认可；可根据销售需要在本部门成立相应正式群体；肯根据有关规定建议或实施对本部门员工的奖惩；可以调用小汽车两辆，送货车十辆，摩托车十辆。例三某公司销售部经理职务说明书2工作条件和物理条件。75以上在室内工作，一般不受气候影响；温度适中，无严重噪音，无个人生命或严重受伤危险，无有毒气体；有外出要求，一年中有1020的工作日出差在外；工作地点本市。3社会环境。有一名副手，销售部工作人员有2530人；直接上级是销售副总经理；需要经常交往的部门是生产部、财务部；可以参加企业家俱乐部、员工乐园等各项活动。4聘用条件。每周工作40小时，法定假日放假；基本工资每月1500元，职务津贴每月400元，每年完成销售指标奖金5000元，超额完成部分再以千分之一提取奖金；本岗位是企业中层岗位，可晋升为销售副总经理或分公司经理。每年工作以410月份为忙季，其他时间相对是闲季；每三年有一次出国机会；每五年有一次为期一个月的公休假期，可报销5000元的旅游费用；公司提供市区两室一厅住房一套，如自行租房予以相应被贴。例三某公司销售部经理职务说明书（续1）（二）工作规范职务名称销售部经理年龄2645岁学历大学本科以上工作经历从事销售工作4年以上生理要求身体健康无严重疾病；无传染病；能胜任办公室工作，举重5公斤，有时需要走动和站立；平时以说、听、看、写为主。心理要求标准A全体员工中最优秀的10之内，以总经理为100分，即需达到73069分；D1029分；E9分以下。心理要求一般智力A观察能力B集中能力B记忆能力A理解能力A学习能力A解决问题能力A创造力A知识域A数学计算能力A语言表达A决策能力A性格外向。气质多血质或胆汁质。兴趣爱好喜欢与人交往，爱好广泛态度积极乐观。事业心十分强烈合作性优秀。领导能力卓越。例三某公司销售部经理职务说明书（续2）3职务评价一、职务评价的性质1含义确定各个职务在组织中的相对价值，作为企业薪资分配及员工职业生涯规划的重要依据。2评价依据（1）市场相对价格（2）企业管理政策（3）职务分析结果东南大学远程教育人力资源管理第24讲主讲教师孙虹比较的基础比较的范围综合整体比较（定性式）因素分解比较职务对职务总体排序法因素比较法职务对预设标尺定标套级法加权计分法二、职务评价的方法（1）加权评分法（2）因素比较法（3）定标套级法（4）总体排序法注意四种方法的使用频率从高到低依次为1、总体排序法总体排队序法是进行职务评价最简单的方法，即按照一定的规则对各个职务从总体上进行重要性排序。具体操作方法有两种（1）卡片排对法将各个职务及其主要特征列在一张卡片上，然后按照每一个职务的价值大小进行排列，将重要的职务卡片放在最前面，次重要的放在后面，不断重复，直至排完。最后，根据卡片排列的次序确定各职务的价值大小。（2）配对比较法41111E11111D11110C41111B11101A合计得分EDCBA被比较职务比较职务将所要评价的职务两两配对比较。如甲比乙价值大，则计1分，反之1分，价值相等计0分。将每个职务与其他职务相比较的分数相加，即为该职务的得分。将这些职务相比较得出各职务的相对价值。7_512267654153555_611255623383207344210333431_522212143131甲评定结果乙评定结果丙评定结果评判序数和评定人数平均序数职务相对价值排序GFEDCBA职务配对比较法职务评价结果的权衡2、定标套级法此法需预先制定一套供参照用的等级标准（即所谓“标尺”），再将各待定级的职务与之比照（即所谓“套级”）从而确定该职务的相应级别。标准的制定（1）将企业所有职务大体划分为若干类型，每类职务再分为若干等级；（2）对每类级职务，要挑选一个有典型性的关键职务来，附上相应的职务说明与职务规格（可比正式的简化一些），构成供套比用的等级标准。例文秘类职务分极标准等级职务说明1级从事打字、文件保管等常规性的办事员类工作；需作一些简单而重复性的计算；工作是在严守明确的规则及严密检查与指导下进行的2级从事秘书性及高级文书性的工作，工作中需要一定主动性，并需作一些独立判断与处理3级主管三名或更多从事1级或2级工作的人员；需对会计等一定专业领域具备坚实的业务知识基础；需进行复杂的运算3、因素比较法具体步骤（1）选择评价要素。一般包括工作责任、劳动强度、任职资格和作业环境等。（2）确定典型职务。一般应选位置重要并涵盖较多工作人员的职务。（3）对标本职务进行要素分析和评价，确定其分值的排列顺序和高低，决定标本职务的价值。（4）对照标本职务的价值排列对其他职务进行评价。搬运工叉车司机机修工钻床工模具工模具工装配工机修工叉车司机钻床工搬运工搬运工装配工模具工钻床工机修工叉车司机模具工机修工钻床工叉车司机装配工搬运工模具工机修工装配工钻床工叉车司机搬运工148136112969288807668605652484440363228工作条件责任体力智力技能月薪例因素工资比较表东南大学远程教育人力资源管理第25讲主讲教师孙虹4、加权计分法这是目前应用最广泛的一种方法。此方法需先设计出职务评价加权评分测评表，具体职务对照测评表打分，根据各职务所得评分的总和确定职务价值。具体步骤为（1）选择评价要素并确定各要素的定义，以保证评价的客观性和可操作性；（2）划定评价要素等级，每一等级以简要说明予以界定；（3）确定各评价要素的权重；（4）各要素及等级的测分。一般总分为500分（也有400、800、1000分等），各等级间按等差法或等比法赋分，完成测评表；（5）所需评价的职务对照测评表打分，确定职务价值。例职务评价要素加权评分测评表评价要素1级2级3级4级5级一、所需技能（50）1、职务专业知识2、专业工作经验3、主动性与独创性二、所付努力（15）4、体力上的要求5、智力或视力上的要求三、所负责任（20）6、对设备7、对材料或产品8、对别人的安全9、对别人的工作14221410555552844282010101010104266423015151515155688564020202020207011070502525252525评价要素1级2级3级4级5级四、工作条件（15）10、工作环境11、危险性1052010301540205025对“专业工作经验”的说明本因素测度的是以特定专业知识从事给定职务的时间长度，这个时间是取得和培养出有效从事此职务必需的技能所要求的。在需要事先的工作经验时，无论在本企业或其他企业里从事相关工作的时间，也应视做对胜任职务所需的总体经验的贡献和补充。1级3个月或以下4级3年以下至5年2级3个月以上至1年5级5年以上3级1年以上至3年例职务评价要素加权评分测评表（续）各类企业同上灵活性好操作简便加权计分法各类企业复杂需专家参与成本高主观成分大员工难理解可靠性高较灵活因素比较法小型、结构简单的企业难以精确评比相邻等级间有重叠主观成分