文件控制程序

有限公司程序文件文件代码QP/HX42301版次A/0文件控制程序页码1/61目的对本公司质量管理体系的文件进行有效控制，确保在所有场所使用的文件为有效的版本，防止误用失效或作废文件。2适用范围适用于本公司所有与质量管理体系有关文件的控制，包括适宜的外来文件。3职责31办公室负责体系文件、行政文件、外来文件的归口管理和控制。32总经理负责批准质量手册。33管理者代表负责批准程序文件、作业文件及审核质量手册。34分管领导负责审核分管部门的作业文件。35各部门负责各自业务范围内文件的编制、使用和保管。4工作程序41文件的分类A质量手册QMB程序文件QPC作业文件QCD质量记录QRE工程文件42文件的编写和审批A质量手册由管理者代表组织相关人员编写，管理者代表审核，总经理批准发布；B程序文件由相关部门编写，部门负责人审核，管理者代表批准发布；C作业文件由各部门负责编制，分管领导审核，管理者代表批准；有限公司程序文件文件代码QP/HX42301版次A/0文件控制程序页码2/6D外来文件（国家、行业标准、顾客技术协议、相关法律法规等）由办公室负责收集、评审其适宜性，并控制其使用。E工程文件按工程文件管理办法执行。43文件的编码/编号、标识、编目、归档和发放431编码/编号A质量手册编码QM/HX年代号质量手册/公司代号B程序文件编码QP/HX顺序号ISO9001标准条款号程序文件/公司代号C作业文件编码QC/HX顺序号ISO9001标准条款号作业文件/公司代号有限公司程序文件文件代码QP/HX42301版次A/0文件控制程序页码3/6D外来文件和工程文件编码外来文件和工程文件用原编号作为文件编码。E质量记录编码QR顺序号ISO9001标准条款号质量记录F各部门记录编号部门代号顺序号GC工程部BG办公室年号HT合同部XS销售部部门代号SC市场策划部RL人力资源部432标识质量管理体系文件分为“受控”和“非受控”两类。A质量手册的标识质量手册分受控和非受控两类，企业内部、第三方认证机构为受控文件，由办公室负责加盖“受控”印章，在封页标注发放编号。发放给顾客或外单位的为非受控质量手册，不加盖受控印章，不纳入公司文件控制仅作发放登记；B质量管理体系文件（质量手册、程序文件、作业文件）用编号进行标识；E行政文件不纳入本程序文件控制。有限公司程序文件文件代码QP/HX42301版次A/0文件控制程序页码4/6433编目A办公室负责收集相关的国家法律法规、外来标准、行业有关质量技术规定等，编制现行外来标准、规范、规程一览表。B办公室负责编制企业受控文件清单；各部门收到文件时应填写部门受控文件清单。434归档4341所有质量管理体系文件、质量记录，各部门于次年一月二十日前存档。4342其他文件、质量记录由各部门存档。435发放质量管理体系文件由办公室按文件发放/回收登记表予以发放。其它作业文件由相关部门负责人确定发放范围，填写文件发放/回收登记表，予以发放。44文件的借阅/销毁441文件的借阅须经发文部门负责人审批后，并填写文件借阅/销毁申请登记表予以实施。442文件的销毁由发文部门按原发放范围回收销毁，并记入文件借阅/销毁申请登记表。需作资料保留的，加盖或标注“仅供参考”字样并记入文件借阅/销毁申请登记表后方可借阅。办公室负责从所有场所及时回收作废文件，防止误用。45文件的确认和修改451文件每两年确认一次，确认时应按文件审批程序进行批准，并控制其使用。452受控文件修改由发文部门填写文件更改申请单，经相关部门负责人审批后，由发文部门进行修改，然后记入文件更改登记表A质量手册由办公室汇总并提出修改意见，管理者代表审核，总经理批准；有限公司程序文件文件代码QP/HX42301版次A/0文件控制程序页码5/6B程序文件由各部门提出修改意见，部门负责人审核，管理者代表批准；C企业内其它文件的修改，由发文部门提出修改意见，责任部门负责人审核，分管领导批准。453文件修改形式A换页当一页中出现较多更改内容时，应换页。以1、2表示修改次数；B文件经过原则性、大幅度修改或质量管理体系结构、方针目标及策略发生变化后，应换版。以A、B、C表示版次；C文件出现少量打印错误或少量更改可采用手改（划改），并签署姓名、日期和标识。46文件的使用和保护461当使用的文件破损严重时，可到发文部门办理更换手续，交回破损文件，换取新文件。新文件沿用原发放号码，旧文件交发文部门销毁。462当文件持有人所持文件丢失，向发文部门申请补发时，补发文件给予新的发放号，原号作废。发文部门在文件发放/回收登记表中注明“丢失”、“补发”字样。463持有受控文件的人员，因工作调动或其它原因离开原工作岗位，必须将受控文件交回发文部门。47电子媒体形式文件的管理471软盘以不干胶标记标识，硬盘以存盘文件目录方式标识。应控制非本公司人员使用微机，以防止他人随意调阅、复制或改动。为防止硬盘文库因病毒丢失；微机操作人员需对网络收文进行杀毒处理，并定期对硬盘进行检查和杀毒，同时对硬盘文库复制软盘备份，每半年对文库进行一次检查，确保备份的完整性。有限公司程序文件文件代码QP/HX42301版次A/0文件控制程序页码6/6472当文件发生修改/销