it资产清查系统操作手册_20130603

2013IT资产清查系统操作手册2013年6月目录1概览411适用范围412系统概述42清查系统业务流程介绍521清查系统总体流程522清查主体流程说明53清查系统基本操作说明831系统登录832系统导航区域说明1033检索资产功能1234删除资产功能1335标准地址管理164清查系统流程操作说明1841静态数据操作流程1842静态数据操作流程图1843分配资产1844认领/回退资产2145现场清查2646现场匹配确认3747动态数据操作流程4048动态数据操作流程图4049动态新增40410动态调拨44411动态报废45412资产审核流程47413资产审核流程图47414资产审核48415资产签字50附系统支撑人员名单521概览11适用范围本手册适用于清查过程中的省资产管理员、地市资产管理员、地市县现场清查人员，及清查结束后对清查结果质量进行审核的各级人员。12系统概述IT资产清查系统是为支撑在实际清查过程中的每一个环节而建设，从地市资产管理员对待清查资产的分配，现场清查人员对分配的资产确认领用，至现场清查过程中利用系统在界面中补充数据，或下载数据至现场清查后导入至清查系统，同时也支持对于现场清查中动态业务发生后的记录。直至现场清查结束后，由各级审核人员在系统中对清查结果进行审核签字，以此确保本次清查的质量。2清查系统业务流程介绍本节将主要介绍本次信息化资产清查的总体流程说明。21清查系统总体流程22清查主体流程说明流程编号001流程名称信息化IT资产清查主体流程流程编号流程名称系统功能名称系统职责/岗位业务描述业务流程大类01分配资产分配地市资产管理人员地市资产管理员将本地市待清查的资产，按专业和地域分配给现场资产清查人员。静态数据处理业务流程02确认分配资产资产清查人员现场资产清查人员对分配至本人名下的资产予以判别。静态数据处理业务流程03分配资产回退回退资产清查人员如有疑义则回退至地市资产管理员重新分配。静态数据处理业务流程流程编号001流程名称信息化IT资产清查主体流程流程编号流程名称系统功能名称系统职责/岗位业务描述业务流程大类04分配资产认领认领资产清查人员如确认无误则认领。静态数据处理业务流程05现场清查修改、新增、数据下载、数据上传资产清查人员资产认领后，可利用数据下载将资产下载至本机进行现场清查补充数据，补充完整后通过数据上传至清查系统中，也可直接登录清查系统在系统界面中点击修改功能补充数据，另在现场清查中发现系统中不存在的资产，可利用新增功能补充至清查系统中。静态数据处理业务流程06现场匹配确认现场确认资产清查人员根据现场清查的结果在系统中对FA系统中的资产进行匹配确认，存在两种业务情形1匹配成功、2匹配失败，系统会根据确认的结果，自动标识盘亏、盘盈。静态数据处理业务流程07动态业务变更处理新增、调拨、报废资产清查人员新增在清查基准日之后有新增的固定资产，利用系统中的新增功能完成记录调拨在清查基准日之后有资产发生了调拨，利用系统中的调拨功能完成记录；报废在清查基准日之后固定资产发生了报废，利用系统中的报废功能完成记录。动态数据处理业务流程08现场确认完成后提交审核系统自动资产清查人员对名下的所有资产，利用现场确认功能处理完后，系统会自动将数据提交地市审核。数据审核处理业务流程09地市审核审核地市资产管理员地市资产管理员可将数据下载至EXCEL中进行数据的审核，如集团规定的数据规范无误，则在系统中点击审核按钮。数据审核处理业务流程10地市签字签字地市资产管理员在审核无误后，点击系统中的批量签字按钮完成审核。数据审核处理业务流程11省分审核审核省分资产管理员省分资产管理员可将数据下载至EXCEL中进行数据的审核，如集团规定的数据规范无误，则在系统中点击审核按钮。数据审核处理业务流程流程编号001流程名称信息化IT资产清查主体流程流程编号流程名称系统功能名称系统职责/岗位业务描述业务流程大类12省分签字签字省分资产管理员在审核无误后，点击系统中的签字按钮完成审核。数据审核处理业务流程13集团审核审核集团资产管理员如集团规定的数据规范无误，则在系统中点击审核按钮。数据审核处理业务流程3清查系统基本操作说明本节将主要介绍本次信息化资产系统的基本操作及通用功能的操作。31系统登录操作说明本节主要介绍清查系统登录的操作主要适用职责地市资产管理人员、地市资产清查人员、省分资产管理员、集团资产管理员系统操作功能名称系统登录操作步骤1、登陆方式打开浏览器，在地址栏中输入访问地址HTTP/1031842508088/RMS/RMS/INDEX_INSPECTJSPP，回车后，进入IT门户系统登录界面，输入用户名和密码，点击按钮【确认】；2、系统会通过单点登录的方式，用户依次选择第一步，登录云门户，应用中心，找到“IT服务门户”；第二步，单点登录到IT服务门户，找到IT资产清查系统；第三步，登录到IT资产清查系统。32系统导航区域说明操作说明本节主要介绍清查系统的首页界面及导航区域主要适用职责地市资产管理人员、地市资产清查人员、省分资产管理员、集团资产管理员系统操作功能名称资产清查子系统导航菜单操作步骤1、用户登陆系统后会进入默认的首页界面。2、系统导航区域说明一级菜单资产清查子系统。二级菜单用户可以通过点击清查系统的二级菜单对”IT物理设备”、“定制软件”、“通用软件”、“电源空调”、“机房”等数据分别进行相应的操作；以下以“IT物理设备”模板为例进行说明，其他资产操作类同。3、点击【IT设备管理】，进入系统操作界面，主要包括检索条件查询区域、资产信息展现列表区域、以及系统操作功能按钮三大区域。第一，检索条件查询区域下拉列表式选择输入、文本式输入（支持模糊匹配）、时间控件式输入、查询提交按钮、查询条件区域重置按钮第二，资产信息展现列表区域显示查询后的数据主列表、同时提供翻页按钮组、功能按钮组、数据量显示及每页数据量显示的功能；第三，系统操作功能按钮区域。系统操作功能按钮包括分配、认领、回退、审核、数据下载、数据上传、现场确认、新增、修改、删除（图中为最大权限的功能显示，不同的职责会根据权限范围进行限定和屏蔽）。33检索资产功能操作说明本节主要介绍清查系统的检索功能及相关页面的介绍主要适用职责地市资产管理人员、地市资产清查人员、省分资产管理员、集团资产管理员系统操作功能名称检索操作步骤1、用户登陆系统后，选择相关的二级模板菜单（如“IT物理设备”）后，就会进入检索资产的界面，在检索时，用户可以选择每页要显示的检索结果的条数，目前系统提供100、200、500条数据显示的支持。2、检索条件检索条件中列出了常用的条件您可以使用其中的一个条件进行检索，或者使用多个条件进行组合限定范围来进行检索；还可以点击按钮【重置】，使检索条件恢复到原始的状态。3、资产信息展现此处会按照检索条件将符合条件的资产信息展现出来您可以在此查看资产的各个信息；您可以通过单选框选择其中的一个资产或者多个资产进行操作；还可以通过全选框对资产进行全量操作；还可以通过单选框和全选框进行组合对资产进行批量操作。4、注意事项文本输入框式查询条件支持模糊匹配。34删除资产功能操作说明本节主要介绍清查系统的删除资产功能的介绍主要适用职责地市资产管理人员、省分资产管理员、集团资产管理员系统操作功能名称删除操作步骤1、登录系统，选择要操作的资产的大类，依然以“IT设备管理”为例；2、用户在资产检索页面输入检索条件，检索出所需要操作的资产，选择需要修改的资产后点击按钮【删除】；3、用户过选好要删除的资产数据，系统会弹出提示窗口提示用户是否要删除资产，用户点击【确认】完成删除操作。4、确认要删除的信息，如果确认需要删除，点击按钮【确认】；或者点击按钮【取消】返回。5、注意事项在IT资产清查系统中，对于省分自行新增的资产数据有删除权限，对于集团导入的资产数据省分在IT资产清查系统中系统不支持删除；如需删除请见以下规则；经省分各专业线对资产清查范围讨论商定后，如集团导入至清查系统的数据中不为信息化资产，可向集团反馈由集团审核通过后，转由项目组人员在清查系统中删除。35标准地址管理操作说明本节主要介绍清查系统的标准地址管理功能的介绍主要适用职责地市资产管理人员、省分资产管理员、集团资产管理员系统操作功能名称标准地址管理操作步骤1、登录系统，选择要操作的资产的大类，依然以“辅助功能”的“标准地址管理”，用户在资产“地址”检索条件，系统可以检索出目前系统中包含的标准地址；2、用户需要新增标准地址数据时，用户点击【新增】按钮，系统会弹出标准地址新增的窗口，用户此时输入【公司编号】、【公司名称】、【地址】等信息点击保存，完成新增标准地址操作；3、注意事项用户在输入标准地址信息时均为必填项，如果用户没有填写地址信息，点击按钮【确认】。系统会弹出必填项不能为空的提示窗口，提示用户完成填写信息的操作。4清查系统流程操作说明本节将主要介绍系统流程操作分为三种业务阶段流程来介绍，分别是静态数据操作流程、动态数据操作流程以及数据审核流程对应到系统中的功能处理。541静态数据操作流程42静态数据操作流程图流程编号流程名称系统功能名称系统职责/岗位业务描述01分配资产分配地市资产管理人员地市资产管理员将本地市待清查的资产，按专业和地域分配给现场资产清查人员。02确认分配资产资产清查人员现场资产清查人员对分配至本人名下的资产予以判别。03分配资产回退回退资产清查人员如有疑义则回退至地市资产管理员重新分配。04分配资产认领认领资产清查人员如确认无误则认领。05现场清查修改、新增、数据下载、数据上传资产清查人员资产认领后，可利用数据下载将资产下载至本机进行现场清查补充数据，补充完整后通过数据上传至清查系统中，也可直接登录清查系统在系统界面中点击修改功能补充数据，另在现场清查中发现系统中不存在的资产，可利用新增功能补充至清查系统中。06现场匹配确认现场确认资产清查人员根据现场清查的结果在系统中对FA系统中的资产进行匹配确认，存在两种业务情形1匹配成功、2匹配失败，系统会根据确认的结果，自动标识盘亏、盘盈。43分配资产操作说明本节主要介绍地市资产管理人员分配资产的操作主要适用职责地市资产管理人员系统操作功能名称分配操作步骤1、进入系统，根据资产的属性选择对应的操作菜单，此处以IT物理设备为例。2、根据需要操作的资产信息，输入一个或者多个检索条件，来检索资产；此处以“全成本专业线“为”信息化支撑“并且”实物状态“为“在用”的资产为例。3、在资产信息展示中选择要分配的资产，图中已全量分配资产进行操作为例；少量分配您可以通过单选框选择其中的一个资产或者多个资产进行操作；全量分配还可以通过全选框对资产进行全量操作；批量分配还可以通过单选框和全选框进行组合来对资产进行批量操作。4、选择好资产之后，点击按钮【分配】，选择需要分配给的资产清产人员；5、然后点击按钮【保存】，系统提示分配工作至具体人员；下图为分配成功后的系统界面。6、注意事项分配完成后，该资产对应的“是否分配”状态会更新为“已分配”，来进行标识；同时资产管理人员将不会看到已经分配的资产信息。44认领/回退资产操作说明本节主要介绍地市资产清查人员认领及回退资产的操作介绍主要适用职责地市清查人员系统操作功能名称认领、回退认领资产操作步骤1、登录系统，根据资产的信息选择操作菜单，以“IT设备管理”为例；2、登录系统，系统会提示清查人员未认领的资产条数，如图中提示资产清查人员有99条数据未认领，需要认领资产。3、检索认领资产，根据需要操作的资产信息，输入一个或者多个检索条件，来检索资产；此处以“全成本专业线“为”信息化支撑“并且”实物状态“为“在用”的资产为例。4、选择认领资产，在检索出来的结果中选择要分配的资产，此处仅对两条资产进行操作举例，选择好之后点击按钮【认领】；5、确认认领资产，对操作进行确认完成资产认领流程。如图为资产认领成功。6、注意事项系统对于资产分配状态为“已分配”、认领状态为“已认领的数据”，将不能再进行分配操作。如果强行分配“已认领”的资产，系统会提示“认领失败”的错误提示。回退资产操作步骤1、选择回退资产如资产分配错误，可将分配的资产回退给资产的管理人员，在选择好要回退的资产后，点击按钮【回退】。可以回退资产的前提是认领状态为“未认领”的资产。2、确认回退资产对于分配状态为“已分配”、认领状态为“未认领”的资产数据，用户选择后对数据进行确认，完成回退资产的操作，下图为资产回退成功的操作实例。3、注意事项回退资产失败的原因之一是，回退了状态为“已认领”的资产数据，如图请大家注意。45现场清查操作说明本节主要介绍地市清查人员现场清查的操作介绍主要适用职责地市清查人员系统操作功能名称修改、新增、数据下载、数据上传修改资产操作步骤本节主要介绍清查过程中修改资产的操作主要使用职责地市资产清查人员系统操作功能名称修改1、选择修改资产数据登录系统，根据资产的信息选择操作菜单，以“IT设备管理”为例，进入IT物理设备管理界面，勾选需要修改的资产；2、输入检索条件，检索出所需要操作的资产，选择需要修改的资产后，点击按钮【修改】；3、点击【修改】按钮，弹出修改信息界面；修改界面分为三个FA字段、必填字段和非必填字段三个区域供用户修改信息。4、用户在修改的资产信息完毕后，点击【保存】按钮；系统会提示资源修改成功。5、注意事项在弹出的资产信息的界面，对资产信息进行修改；其中字段前有“”标识的为必填项，要求必须填写/选择，不与允许修改的字段已经涂成灰色，无法修改；新增资产操作步骤本节主要介绍清查过程中新增资产的操作主要使用职责地市资产清查人员系统操作功能名称新增1、用户对于现场清查过程中，资产实物存在却没有在FA资产中的资产实物，可以使用新增资产的操作；用户登录系统，根据资产的信息选择操作菜单，以“IT设备管理”为例，点击【新增】按钮。系统会弹出资产新增的界面。1、清查系统中的新增资产页面，分为三个区域分别是FA字段编辑区域、必填字段编辑区域和非必填字段编辑区域。对新增资产信息进行填写，其中字段前有“”标识的为必填项，要求必须填写/选择2、下面是根据不同字段类型填写的规则新增资产功能日期类型填写，系统对于日期类型，给予用户日历插件选择填写；新增资产功能枚举类型填写，系统对于枚举类型，以下了列表的形式让用户选择；新增资产功能必填项字段的填写，系统对于必填属性字段有校验规则，如不填写点击【保存】按钮，系统会弹出提示信息；3、新增资产保存成功待用户在系统中填写完毕新增资产信息后，点击【保存】按钮；如通过系统校验资产保存成功，并弹出提示信息；4、注意事项静态新增资产是指截止到清查基准日的FA资产数据中没有当前资产，利用系统中的静态新增功能完成操作记录。用户在新增资产时，不要输入过长时间（目前系统提供的默认最长输入时间为4小时），否则会导致新增资产保存失败如下图，请务必注意。数据下载操作步骤本节主要介绍清查过程中数据下载的操作主要使用职责省级资产管理员、地市资产管理员、地市资产清查人员系统操作功能名称数据下载1、登录系统，根据资产的属性选择对应的操作菜单，以“IT设备管理”为例；2、点击按钮【数据下载】，将会以EXCEL文件格式下载全部的资产数据；3、您可以直接打开数据，或者保存到您的电脑上；4、资产数据下载的数量根据所分配的地市标准地址进行分配；5、选择要存放的位置，下载的后的EXCEL的名称将以模板名称登录用户名日期来名字，可以打开EXCEL来查看详细的资产目前的信息；数据上传操作步骤本节主要介绍清查过程中数据上传的操作主要使用职责地市资产管理员、地市资产清查人员系统操作功能名称数据下载1、清查人员将需要上传的数据按照资产对应的模板和要求进行整理无误后，系统可以将数据批量导入到清查系统中2、登录系统，选择要操作的资产的大类，以“IT设备管理”为例；3、点击按钮【数据上传】4、在弹出的窗口中点击按钮【浏览】，选择您整理的数据模板5、选择需要导入文件后，点击按钮【打开】，如下图6、点击按钮【上传】，完成数据的上传工作，系统提示导入成功。46现场匹配确认操作说明本节主要资产清产人员在现场清查资产中涉及到的系统的操作主要使用职责地市资产清查人员系统操作功能名称现场确认操作步骤1、登录系统，根据资产的属性选择对应的操作菜单，以“IT设备管理”为例；2、根据需要操作的资产信息，输入一个或者多个检索条件，来检索资产；此处以“全成本专业线“为”信息化支撑“并且”实物状态“为“在用”的资产为例。3、在资产信息展示中选择要分配的资产，此处仅对两条资产进行操作举例，选择好之后点击按钮【现场确认】4、对现场的资产情况进行确认，完成后点击按钮【保存】，或者可以点击按钮【取消】进行返回；至此，现场确认操作完成；5、数据匹配，用户选择匹配成功或匹配失败，如果匹配失败请选择匹配败原因；盘盈盘亏标识，系统会自动记录信息。6、注意事项操作完成后，该资产对应的“是否确认”状态会更新为“已确认“，来进行标识647动态数据操作流程48动态数据操作流程图流程编号流程名称系统功能名称系统职责/岗位业务描述07动态业务变更处理新增、调拨、报废资产清查人员新增在清查基准日之后有新增的固定资产，利用系统中的新增功能完成记录调拨在清查基准日之后有资产发生了调拨，利用系统中的调拨功能完成记录；报废在清查基准日之后固定资产发生了报废，利用系统中的报废功能完成记录。49动态新增操作说明本节主要介绍地市清查人员动态数据的新增的操作主要适用职责地市资产清查人员系统操作功能名称新增动态新增操作步骤1、用户对于现场清查过程中，在清查基准日之后有新增的固定资产，利用系统中的新增功能完成记录；2、用户登录系统，根据资产的信息选择操作菜单，以“IT设备管理”为例，点击【新增】按钮。系统会弹出资产新增的界面。5、清查系统中的新增资产页面，分为三个区域分别是FA字段编辑区域、必填字段编辑区域和非必填字段编辑区域。对新增资产信息进行填写，其中字段前有“”标识的为必填项，要求必须填写/选择6、下面是根据不同字段类型填写的规则新增资产功能日期类型填写，系统对于日期类型，给予用户日历插件选择填写；新增资产功能枚举类型填写，系统对于枚举类型，以下了列表的形式让用户选择；新增资产功能必填项字段的填写，系统对于必填属性字段有校验规则，如不填写点击【保存】按钮，系统会弹出提示信息；7、新增资产保存成功待用户在系统中填写完毕新增资产信息后，点击【保存】按钮；如通过系统校验资产保存成功，并弹出提示信息；8、注意事项动态新增是指在清查基准日之后在建项目竣工，有新增的固定资产生成，利用系统中的动态新增功能完成操作记录，这里有别于静态资产数据的新增。用户在新增资产时，不要输入过长时间（目前系统提供的默认最长输入时间为4小时），否则会导致新增资产保存失败如下图，请务必注意。410动态调拨操作说明本节主要介绍地市清查人员动态数据的调拨操作主要适用职责地市资产清查人员系统操作功能名称调拨动态调拨操作步骤1、登录系统，根据资产的属性选择对应的操作菜单，以“IT设备管理”为例；2、根据需要操作的资产信息，输入一个或者多个检索条件，来检索资产；此处以“全成本专业线“为”信息化支撑“并且”实物状态“为“在用”的资产为例。3、用户对于现场清查过程中，在清查基准日之后有资产发生了调拨，利用系统中的调拨功能完成记录；用户在动态调拨页面中，点击【调拨】按钮；系统会弹出资产调拨的输入界面用户依次填写资产调出的信息（原资产标签号，调出公司，调出地址），资产调入的信息（新资产标签、调入公司、调入地址），然后点保存按钮完成操作。411动态报废操作说明本节主要介绍地市清查人员动态数据的报废操作主要适用职责地市资产清查人员系统操作功能名称报废动态新增操作步骤1、登录系统，根据资产的属性选择对应的操作菜单，以“IT设备管理”为例；2、根据需要操作的资产信息，输入一个或者多个检索条件，来检索资产；此处以“全成本专业线“为”信息化支撑“并且”实物状态“为“在用”的资产为例。3、用户对于现场清查过程中，在清查基准日之后固定资产发生了报废，利用系统中的报废功能完成记录；用户在动态报废页面中，点击【报废】按钮；系统会弹出提示是否报废的确认窗口，用户点击【确认】按钮完成报废操作，或者点击【取消】按钮放弃操作；4、注意事项系统中报废资产目前只涉及IT物理设备、电源空调；不涉及软件和机房的模板操作，请注意。7412资产审核流程413资产审核流程图流程编号流程名称系统功能名称系统职责/岗位业务描述08现场确认完成后提交审核系统自动资产清查人员对名下的所有资产，利用现场确认功能处理完后，系统会自动将数据提交地市审核。09地市审核审核地市资产管理员地市资产管理员可将数据下载至EXCEL中进行数据的审核，如集团规定的数据规范无误，则在系统中点击审核按钮。10地市签字签字地市资产管理员在审核无误后，点击系统中的批量签字按钮完成审核。11省分审核审核省分资产管理员省分资产管理员可将数据下载至EXCEL中进行数据的审核，如集团规定的数据规范无误，则在系统中点击审核按钮。12省分签字签字省分资产管理员在审核无误后，点击系统中的签字按钮完成审核。13集团审核审核集团资产管理员如集团规定的数据规范无误，则在系统中点击审核按钮。414资产审核操作说明本节主要介绍地市/省级/集团资产管理人员在清查系统审核的操作主要使用职责地市资产管理人员、省级资产管理人员、集团资产管理人员系统操作功能名称批量审核操作步骤1、登录系统，根据资产的