社会责任管理体系文件编写

社会责任管理体系文件编写社会责任管理体系应该是一个文件化的体系。社会责任管理体系文件是公司为了实施社会管理而编写的，系统化的和规范化的所有文件的总称。建立管理体系的过程就是公司结合自身性质和特点，将标准要求转化为具体的社会责任管理体系文件的过程。按照标准建立的体系文件是公司实施社会责任管理的规范。参照ISO10013质量手册编写指南附录A的描述，社会责任管理体系的文件结构也可分为三个层次，即（1）管理手册（A层次）（2）程序文件（B层次）（3）作业指导书和记录（C层次）各层次的社会责任体系文件应与第一层次的社会责任手册内容对应一致。各公司可以根据自身的规模大小和实际情况划分体系文件的层次不一定都需要三个层次。SA8000标准并没有明确要求公司编写社会责任管理手册，公司可以根据自身特点和需要编写管理手册。对于社会责任管理基础比较薄弱的公司，单独编写社会责任管理手册有利于突出重点，强化社会责任管理，等到公司社会责任管理走上正轨后，逐步同其他管理体系整合在一起，实现多种管理体系的一体化。第一节体系文件的基本要求由于社会责任管理体系文件的多层次性，在编写体系文件时应注意以下几个问题一、系统性体系文件反映了公司社会责任管理的特征，对与社会责任相关活动的技术、管理和人员等因素的控制作出了规定。体系文件的各层次间，文件与文件之间应做到层次清楚、接口明确、结构合理、协调有序。在编写社会责任管理体系文件时，各层次文件应涉及社会责任管理体系一个逻辑上独立的部分，应从公司社会责任管理体系的整体出发，统一规划、协调进行。二、权威性体系文件是公司实施社会责任管理和保证社会责任因素得到控制的行为准则，体系文件应遵循SA8000标准要求、国家有关法律法规及其他的要求。社会责任管理体系文件经公司最高管理者批准发布后，就成为公司必须执行的内部法规性文件。是指导公司一切活动的行为规范和实施审核的依据之一。三、见证性社会责任管理体系文件可以作为客观证据向公司管理者、向利益相关者、向第三方认证机构证实公司社会责任管理体系的运行情况。例如，对内部审核或外部审核来说，社会责任管理体系程序文件可作为下列方面的客观证据（1）社会责任因素己被识别、重要性已经评价；（2）有关活动的程序己被确定并得到批准；（3）有关活动处于全面监督之下；（4）程序文件更改处于受控状态。四、适用性社会责任管理体系文件应充分反映出公司活动的特点、公司规模、社会责任因素的类别、技术水平以及人员素质等因素。社会责任问题同时也是一个不断变化发展的问题，随着科学技术的进步、法律法规要求的强化，社会责任管理体系也反映出动态特性。为了达到持续改进的目的，确保体系的持续适宜性、充分性和有效性，必须充分考虑到社会责任管理体系需要不断跟踪法律法规要求及企业发展带来的新变化。五、符合性社会责任管理体系文件内容应符合标准的要求，充分体现出“标准要求的要写到、写到的要做到、做到的要有效”。草拟的文件应经过充分的讨论和评审，以具备可操作性，并反映公司社会责任管理活动的客观需求。第二节体系文件编写的步骤与技巧一、体系文件编写的步骤每个公司由于管理水平和人员素质各不相同，编写体系文件的步骤可能各不相同，一般可以按以下步骤进行。1根据公司需要，开展初始评审，识别社会责任因素及重大社会责任因素，制订重大社会责任因素清单，编写社会责任初始评审报告。2根据社会责任政策、重大社会责任因素及技术经济可行性，确定目标、指标和管理方案。3根据SA8000标准要求编写程序，其中标有的为标准要求的程序。（1）法律法规及其他要求获取和更新程序；（2）管理评审程序；（3）员工培训程序；（4）对内对外沟通程序；（5）文件记录管理程序；（6）应急反应与准备程序；（7）运行监督程序；（8）不符合项、补救及纠正行动管理程序；（9）内部审核程序。（10）童工救济行动程序；（11）童工和未成年工教育程序；（12）安全卫生管理体系程序；（13）危害识别、风险评价与风险控制程序；（14）供应商、分包商和分供商控制程序。4策划运行控制程序和作业指导书。应注意，为了确保重大社会责任因素，特别是重大安全卫生因素受到控制，避免发生重大劳动纠纷，减少工伤事故和职业病，应对每一个重大社会责任因素建立适当的管理方案和运行持制程序。5将上述各程序规定的部门职责，经补充完善后，提炼到管理手册相应的条款中。6将上述各程序规定的主要内容，提纲挈领地提炼到管理手册对应的要素中。7最后编写没有程序支持的管理手册中的要素，此部分应写得详细一些。二、体系文件编写的技巧1编写社会责任管理体系文件可以按以下六条主线分头编写，一条线一个小组，每一条线中的手册、程序和作业指导书乃至记录格式都包含在内，这样可以避免前后重复和矛盾。（1）第一条线童工和未成年工（2）第二条线强迫劳动、歧视和惩戒性措施（3）第三条线工作时间和工资报酬（4）第四条线健康与安全（5）第五条线结社自由和集体谈判权（6）第六条线管理体系及供应商、分包商和分供商控制2编写社会责任管理体系文件也可采取如下的编写方式（1）自上而下依序展开方式。即按政策、管理手册、程序文件、作业文件和记录的顺序编写，这样有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且可能需要反复修改。（2）自下而上的编写方式。即按基础性作业文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这种方法适用于管理基础较好的公司，若无总体规划容易出现混乱。（3）从程序文件开始，向两边扩展的编写方式。即先编写程序文件，再编写管理手册和基础性作业文件。从分析活动、确定活动程序开始，将SA8000标准要求与公司实际紧密结合，可缩短文件编写时间。第三节社会责任管理手册的编写社会责任管理手册是根据SA8000标准和公司社会责任政策、目标和指标，全面地描述公司社会责任管理体系的文件，主要供公司内的中高层管理人员和提供给客户以及第三方审核机构审核时使用，集中表述公司的社会责任管理能力。应该注意的是，SA8000标准并没有要求公司编写社会责任管理手册，公司可以考虑将社会责任管理纳入公司的全面管理活动中，将社会责任管理体系文件和ISO9000质量管理手册、ISO14000社会责任管理手册或者OHSAS18000职业安全卫生管理手册整合在一起，以提高公司资源使用的效率和效果，避免重复建立管理体系，也可以避免责任冲突和衔接障碍。但是，对于社会责任表现和管理水平较低的公司，单独编写社会责任管理体系文件有利于强化公司社会责任意识，突出重点，更快更有效地改善社会责任表现和提高社会责任管理水平，在适当的时候将多个管理体系整合在一起。一、管理手册的作用社会责任管理手册是描述公司社会责任政策和管理体系的文件，主要是管理体系的概括性表述，是体系文件中的主要文件，也是在实施和维持体系的正常运行中应长期遵循的纲领性文件。社会责任管理手册有以下作用1描述公司社会责任政策、目标、指标和管理方案，突出公司社会责任管理的重点问题。2向公司各级管理人员展示公司社会责任管理体系的总框架。3明确公司各个部门的职责和相互关系。4向公司各级管理人员提供查询所需文件记录的途径。5向客户、利益相关者和第三方认证机构展示公司社会责任管理能力。二、管理手册的内容和结构社会责任管理手册的内容既要有系统性，又要避免冗长重复，它对标准各要素内容、要素间的关系和控制程序只需作出原则性规定。社会责任管理手册在深度和广度上的要求取决于公司的性质、规模、客户要求及人员素质，以适应公司的实际需要。对于中小型公司，可以把管理手册和程序文件合成一套文件，但大多数公司为了便于管理仍把管理手册、程序文件分开。1一般社会责任管理手册的结构格式如下（1）适用范围和应用领域应清楚表明手册和体系文件的适用范围和应用领域。包括公司的行政范围、地理范围和应用领域。（2）目录应列出手册各章节的题目和页码。（3）公司概况公司名称、地址及通讯方法。也可以包括如生产经营、目标市场、主要客户、主要背景、历史和规模等。（4）术语和定义手册应尽量使用公认术语和定义，但需要时可根据公司实际规定同含义的词，或对特定术语规定特定含义。（5）社会责任政策明确提出公司的社会责任政策，应由最高管理者签署。（6）组织机构、职责和权限明确公司内部机构设置（可给出组织机构图）、各职能部门职责权（可给出职责分配图）和隶属工作关系。（7）体系要素描述对社会责任管理体系9个要素和程序文件的简要描述。在编写社会责任管理手册时，可以将几项要素合为一体，也可以将每一项要素分别写出。章节的顺序，一般可按SA8000标准各体系要素的顺序编排。2管理手册中应包含与标准要求相对应的内容，如果中小企业把社会责任管理手册和程序文件合在一起，则本部分就是整个体系的文件化程序若公司决定把社会责任管理手册和程序文件分为各自独立的部分，则此时在手册中只需作简要的描述，具体内容包括下列几点（1）概述阐明该要素的目标和实施该要素应遵循的准则。（2）职责描述该要素的主管部门及接口关系部门的职责和角色。（3）控制要点应尽量贴近公司的实际操作情况，按标准要求写。（4）相关文件附上相关程序文件编号和名称，为程序文件提供查询途径。对于要求制定程序的要素，应简要描述，详见程序；对于无程序要求的要素（如社会责任政策、目标与指标、公司机构与职责、管理评审等）尽量在手册一级文件中叙述清楚。三、管理手册的编写程序编写管理手册不同于其他层次文件，一方面它要按照管理的理论，总结公司社会责任实践，提炼公司社会责任管理的经验；另一方面它又要按照SA8000标准的要求，对公司现有的管理体系进行继承和自我完善，为公司社会责任管理的适用性和有效性提供条件私规范。一般编写程序如下1通过初始评审，了解公司社会责任管理的历史和现状，明确公司社会责任管理的优势和不足。2明确公司社会责任管理的原则、目标和定位，明确公司社会责任管理目标是符合法律法规和标准要求，还是成为行业领导。3提出公司社会责任管理的架构和模式，提供足够资源，完善社会责任管理职责和权限。4确定手册结构和框架，结合程序文件，逐步编写完成手册。四、社会责任管理手册范例社会责任管理手册任命书为了建立、实施和维持公司社会责任管理体系，确保公司运作符合国家劳动法规和SA8000国际标准，持续改善公司社会责任表现，经研究决定，任命HRMAN先生为公司社会责任管理者代表，自签发之日起生效。董事总经理签名一、前言随着经济全球化发展，特别是近二十年来，欧美跨国公司已经并继续将劳动密集型产品生产基地转移到劳动成本较低的发展中国家和地区，建立起“全球采购，全球销售”的经营模式，大大地降低了成本，获得巨大的发展。目前，欧美市场95以上的劳动密集型产品是由发展中国家生产的。近几年来，在欧美发达国家，越来越多的人意识到劳工标准和贸易之间的紧密联系，消费者越来越多地关注劳工问题，他们对产品的生产条件提出越来越多的问题，他们想知道他们所购买的产品是否是童工或强迫劳动生产的，生产这些产品的工厂是否遵守基本的劳工标准。他们还要求跨国公司采取进一步的行动，监督海外合约工厂的劳动条件。在这一运动中，一些非政府组织，如工会组织、劳工组织、消费者协会、人权组织、宗教组织和大学生组织起了关键的推动作用，他们要求跨国公司，特别是消费品行业的跨国公司采取实际的行动，确保他们在发展中国家的供应商（工厂）遵守当地劳动法规，保障工人的基本权利。有一些非政府组织还会派出代表访问这些工厂，调查工厂的劳工问题，然后将调查结果提交给有关的跨国公司总裁，要求他们作出回答，有些重大事件报告甚至会在新闻媒体广为传播，形成巨大的压力。十年以前，大部分跨国公司往往借口这些工厂不属于他们或并不由他们管理，因而不承担任何社会责任；随着广大公众的社会觉悟日益提高，抗议行动日益强烈，一些非政府组织经常举行大型的游行示威活动，联合抵制某些使用童工或者血汗工厂的跨国公司献产品，阻挠公司的商业活动，冲击公司的办公楼，甚至损坏或捣毁其商店，造成经济方面的巨大损失和品牌形象的严重损害，一些公司因此股票价格下跌，甚至高层经理被迫辞职。目前，几乎所有跨国公司都已经意识到他们对全球合作伙伴的社会责任，一些公司制定自己的公司政策，将公认的劳工标准作为采购合同条款，要求全球合作伙伴（特别是那些为他们生产产品的工厂）遵守国际劳工标准和当地劳动法规，很多大型公司成立了专门的机构，或者委托专业公司监督工厂的执行情况，如果发现有严重违反的情况，他们会要求立即纠正，严重的可能会立即取消订单。本公司作为一家全球领先的玩具制造商，也收到来自公司客户和消费者的要求，所有主要客户先后都来厂实地检查，提出了一些宝贵的意见和建议。为了确保公司持续符合国际劳工标准和本地劳动法规，确保公司的全球竞争力，公司决定执行最先进的SA8000社会责任国际标准。二、公司简介公司发展历史和背景（略）公司组织结构图（略）公司业务运作简介（略）主要生产流程（略）主要产品及消费者群体、目标市场和主要客户（略）三、目的及适用范围本手册根据SA8000社会责任国际标准和中国劳动法规，结合全球玩具行业的发展趁势及公司战略特点编制而成。手册规定了公司在社会责任方面的政策、原则、目标、程序和实践，作为公司履行社会责任、维持良好的劳资关系、改善工作条件和持续改善员工工资福利待遇的基础，公司将定期安排内部审核和管理评审，必要时，及时采取有效补救和纠正行动，以确保公司经营活动始终符合国际劳工标准和国家劳动法规。本手册适用于公司所有涉及社会责任方面的活动，包括禁止童工和保护未成年工、禁止强迫劳动、安全卫生、结社自由和集体谈判权、禁止歧视、禁止不当惩罚性措施、工作和休息时间、工资报酬和福利、以及供应商和分包商管理等。四、定义（1）公司任何负责实施本标准各项规定的组织或企业的整体，包括所有员工即董事、主管、经理、监察以及非管理类人员，不论是直接聘用、合同制聘用或以其他方式代表公司的人员。（2）供应商/分包商给公司提供货物和/或服务的实体，它所提供的货物和/或服务构成公司生产的货物和/服务的一部份，或者被用来生产公司货物和/或服务。（3）分供商在供应链中直接或间接向供应商提供货物和/或服务的经营实体，它所提供的货物和/服务构成供应商和/或公司生产的货物和/或服务的一部份，或者被用来生产供应商和/或公司的货物和/或服务。（4）补救行动因违反SA8000标准所涉及的工人权利规定面对工人或前任雇员采取的补救行动。（5）纠正行动为确保不符点立即和持续纠正面实施的系统性改变或解决办法。（6）利益相关者关心公司社会行为或受此影响的个人或团体。公司主要利益相关者可分为四类，即雇员及其代表，所有者、股东投资者及其代表，客户或消费者，供应商和分包商及其他商业伙伴。（7）儿童和童工儿童是指任何15岁以下的人。若当地法律所规定最低工作年龄或义务教育年龄高于15岁，则以较高年龄为准。如果当地法律规定最低工作年龄为14岁，符合国际劳工组织第138号公约有关发展中国家的例外规定，则以较低年龄为准。中国劳动法规定，儿童是指任何年龄不满16周岁的人，童工是任何年龄低于16周岁的少年所从事的有经济收入的劳动。（8）救济儿童为保障曾从事童工现被遣散儿童之安全、健康、教育和发展而采取的所有必要的支援及行动。（9）未成年工任何超过上述定义的儿童年龄但不满18岁的工人。根据中国劳动法，未成年工是任何年满16周岁但不满18周岁的工人。（10）强迫劳动任何人在任何受惩罚威胁下被榨取的非志愿性工作或服务，或者为偿还债务而要求的工作或服务。（11）家庭工人在直接或间接的合约条件下，不在公司场所为某公司工作，根据雇主的要求通过提供产品或服务获得报酬的人，不管由谁提供设备、材料或其他供应。（12）管理手册公司根据SA8000国际标准和公司社会责任政策和目标，全面地描述公司社会责任管理体系的一系列文件，集中表述公司的社会责任保证能力，主要供公司管理层、客户及第三方认证机构参考之用。（13）社会责任政策是公司在社会责任方面的最高纲领和行动指南，是公司内部最高层次的法规之一，也是公司的社会责任承诺和公开声明，它反映了公司最高管理层对社会责任的态度。（14）程序文件根据SA8000标准要求和公司实际需要，为达到公司政策和目标所需要的程序和对策，描述实施管理体系要素涉及的各个职能部门活动的文件，明确规定各项工作的具体要求、工作方法、操作程序及负责人员等，供职能部门使用。（15）作业文件根据管理手册和程序文件的要求，描述完成某项工作任务的具体做法，是一份详细的操作性文件，主要供个人或小组使用。（16）表格和记录用于描述公司某一工作实践的条件、过程和结果的数据和参数，包括有关的工作记录、图表、事件和事故记录、调查和反馈记录等，具有可追溯性。（17）策划为实现公司社会责任政策和目标，确保符合国家法规和国际标准，公司需要制订阶段性计划和专项工作计划，如年度计划、培训计划和审核计划等。（18）资源公司为实现社会责任政策，达到社会责任目标所需要人力、物力及财力支持。五、手册的管理建立、实施和维持一套文件化的管理体系，有利于持续实现良好的社会责任表现。一套完整的管理体系文件包括三个层次，即管理手册、程序文件及作业文件和记录。制订管理手册的目的在于明确公司的社会责任政策、基本原则和基本程序，为公司制定程序文件、作业文件及具体实施提供指导，确保公司政策的稳定性。公司社会责任管理者代表负责建立、实施并维持本手册，不断完善公司管理体系，以适应公司及利益相关者的期望和要求，从而持续改善公司的社会责任表现。本手册经公司总经理批准后公布执行。管理手册的编写、保存及修订应根据文件和记录控制程序进行，管理者代表负责及时发放本手册的最新版本，同时回收废弃版本，并保持适当的收发记录。手册的解释权归公司社会责任管理者代表。六、社会责任政策社会责任政策本公司及全体管理层认识到遵守国际劳工标准和维护劳工权益是一个负责任的公司所具备的基本条件，也是消费者、客户、公众和政府等利益相关者的期望。本公司承诺遵守国家劳动法律法规、遵守国际公认的劳工标准、以及其他适用的行业标准和国际公约，持续改善工作条件和员工福利。与质量管理一样，社会责任管理也是本公司日常运作的一个有机组成部分，履行社会责任是公司提供良好产品满足客户需要的一个必要条件。公司任命高层经理负责社会责任管理，建立、实施和维持良好的社会责任管理体系，并将这一要求延伸到供应商和分包商。公司声明禁止使用童工和强迫劳动，不接受任何使用童工或强迫劳动的供应商或分包商。尊重工人自由，禁止任何形式的强迫劳动。提供安全卫生的工作和生活条件，确保员工的安全和健康。推动劳资合作，尊重员工的结社自由和集体谈判权。提供平等和公平的工作环境，禁止任何形式的歧视行为。尊重员工的基本人权，禁止任何形式的侮辱人格的行为。合理安排生产计划，合理安排工人的工作时问和休息休假。提供合理的工资福利，至少满足工人的基本需要。七、管理责任董事总经理对公司的社会责任表现承担最终的责任。他负责公司社会责任政策的制定和执行，定期评估公司的社会责任表现，为社会责任管理体系的正常运作提供适当的资源保障，推动社会责任表现持续改善。人事部经理作为公司社会责任管理者代表，负责制定并执行公司人力资源管理程序和制度，包括员工招聘、工资标准、工资发放、员工福利、员工培训及奖惩措施等。作为公司安全管理者代表，他负责建立和维持社会责任管理体系，推动、协调和监督社会责任活动的实施。作为安全卫生管理代表，他负责制定和推广公司安全卫生程序和制度，定期审核公司安全卫生表现，提供定期安全卫生培训，确保公司活动符合当地安全卫生法规，确保公司员工生命安全和健康，确保公司财产安全。财务部经理根据公司社会责任政策和原则，负责制定公司工资福利计划，确保工资福利符合当地法规要求。工厂经理根据公司社会责任政策和原则，负责合理安排生产计划，严格控制工作时问，保持良好的工作条件，确保机器设备处于安全卫生状况。采购部经理根据公司政策和原则，负责将社会责任表现纳入供应商和分包商管理程序，在人事AR经理的协助下，定期评估供应商和分包商的社会责任表现，加强合作，逐步推动供应商和分包商改善社会责任表现。工人代表工人代表由工人选出，代表工人利益。他应定期会见公司各个部门和层次的员工，了解他们对公司政策、体系和运行的意见和建议，并将这些意见和建议提交给公司管理层，和公司管理层探讨解决问题的方法和措施，协助公司解释和推广公司的改善措施。八、法律法规及其他要求1总则建立并保持程序，收集适用于公司的法律法规及其他要求，并及时更新。2职责人事部负责收集和更新适用于公司的法律法规及其他要求，发放到公司有关部门。管理者代表应评估法律法规及其他要求对公司管理体系的用项，必要时作出适当的修订。3控制要点法律法规包括国家和地方的、与SA8000标准有关的所有法律法规及其实施细则。其他要求主要包括客户和其他利益相关者制定的要求公司执行的守则和公约。公司应定期收集并确认适用于公司的法律法规及其他要求，建立并保持法律法规及其他要求清单，及时更新。公司定期评估法律法规及其他要求的修改和变化对公司的影响，若有必要，及时修正公司政策，程序和措施。4相关文件（略）九、目标、指标及管理方案1总则根据公司社会责任政策和确定的重大社会责任因素，根据法律法规和标准的要求，制定公司社会责任目标和指标，制定目标和指标的控制措施，制定适当的管理方案，确保目标和指标的实现。2职责人事部负责分析公司社会责任表现，提出公司社会责任目标和指标，提出实现目标和指标的管理方案，并制定必要的监督检查要求。管理者代表负责审核人事部提出的目标、指标、管理方案及其监督检查要求，必要时作出修订，并报总经理批准。公司各部门根据目标、指标及管理方案的要求，制定各个部门的行动计划和措施，确保目标和目标的实现。3控制要点目标和指标的制定依据是公司社会责任政策、法律法规及其他要求、客户和其他利益相关者的要求和期望、公司生产经营活动的实际情况和公司发展和市场战略部署。制订管理方案应考虑公司生产经营的实际情况，考虑技术需要和可行性，考虑支持人力物力则力和时间资源的保证。目标、指标及管理方案应经过管理者代表审核，并报总经理批准，确保实施过程得到足够的资源保障和优先考虑。人事部应定期监督检查公司目标和指标的实施情况，一般每半年进行一次修订，确保公司社会责任表现持续改进。4相关文件（略）十、童工及未成年工1总则建立并维持公司禁止使用童工，保护未成年工的政策和程序，确保公司活动符合国家法规和SA8000标准的要求。2职责人事部负责建立并维持禁止使用童工，保护未成年工及救济童工的政策和程序。3控制要点绝对禁止使用童工，坚决反对任何使用童工的行为，不与任何故意使用童工的供应商合作。招工时必须采取有效方法鉴别工人的真实年龄，确保工人入职时至少达到16周岁，防止因工人提供虚假年龄文件而误招童工。必须建立并保持完整的工人人事档案，包括入职日期、出生日期、教育经历、工作经历、家庭地址及紧急联络办法等。根据国家法规要求，建立未成年工档案，安排上岗前和每年定期体检，不得安排未成年工从事任何可能危害身体建康和安全的工作。建立和维持救济童工程序，一旦发现童工，必须立即停止其工作，指定专人安排身体的健康检查，查清原因，并通知当地劳动局；如果该童工身体健康，则经劳动局同意安排专人将其送到父母身边，公司负责全部费用；如果需要治疗，则公司应负担全部费用直到痊愈；必要时，公司提供适当的经济资助和其他资源，确保该童工完成法定义务教育。建立和维持推广未成年工教育的政策和程序，若该未成年工正在求学中，公司提供适当的经济资助和其他资源，确保他们完成法定义务教育；如果他们需要工作，则不可安排他们在上课时间工作，并保证每日上课、工作及交通时间总和不超过10小时。4相关文件（略）十一、强迫劳动1总则建立并维持公司禁止强迫劳动的政策，保障工人人身自由，确保公司活动符合国家法规和SA8000标准的要求。2职责人事部负责制定和实施公司禁止强迫劳动的政策，定期调查评估政策的执行效果。控制要点公司尊重工人自由权利，包括雇佣自由，辞工自由，加班自由及行动自由等。公司禁止使用任何形式的强迫劳动，包括监狱劳动（PISONERLABOR），契约劳动，（INDENTUREDLABOR）及抵债劳动BONDEDLABOR等。公司禁止采用任何限制劳动自由的行为，如扣押身份证件、收取押金或抵押物、扣押工人工资、使用监视或监听器、强迫搜身、限制工人出入工厂和强迫加班等。公司拟定的劳动合同和劳动纪律必须经过与工人代表的协商同意，并报当地劳动厂审核备案。4相关文件（略）十二、健康与安全1总则建立并维持公司安全卫生和环境保护的政策和程序，提供安全卫生的厂房，机器设在和工作环境，保护工人的安全与健康，确保公司活动符合当地法规和SA8000标准的要求。2职责安全主任负责制定并推行公司安全卫生计划，定期检查、检测及评估公司安全卫生状况，确保全体员工的安全和健康。3控制要点提供并维护安全卫生的厂房，机器设备及劳动条件。聘请安全卫生专业人士（包括安全、消防、急救和医疗等）负责安全卫生工作，安排定期检查及检测，评估公司活动的安全卫生状况，减少潜在的危险因素，预防意外事故。定期安排安全培训，包括入职培训和调职培训，确保工人安全地使用机器和工作。定期安排急救、灭火和疏散逃生演习。建立合适的事故报告和调查制度，鼓励工人报告事故和不安全因素。为工人提供适当的个人保护用品（PPE），并定期更换。提供基本的生活福利设施，包括宿舍、饭堂及休息娱乐场所等，提供清洁的饮水。4相关文件（略）十三、结社自由和集体谈判权1总则公司尊重并保护工人自由结社和集体谈判的权利，建立并维持有效的申诉和投诉程序，确保公司活动符合当地法规和SA8000标准的要求。2职责人事部经理负责建立并维持有效的申诉和投诉程序，协助工人组建“工友会”，支持工人选举工人代表。3控制要点公司尊重员工的结社自由和集体谈判权，必要时，提供适当的资源协助员工达到这一目的。公司支持工人代表独立开展活动而不受到任何歧视或打击报复。公司建立与工人代表定期对话的制度，至少每季度安排一次对话会，必要时，可以召开临时会议。公司建立并维持申诉和投诉程序，调查和处理员工的意见和投诉，并将结果通报给工人代表。4相关文件（略）十四、禁止歧视1总则制定和维持公司禁止歧视的政策，确保公司活动符合法律法规和SA8000标准的要求。2职责人事部负责制定和推行公司禁止歧视的政策，调查有关歧视方面的投诉并及时采取纠正行动。3控制要点公司禁止一切形式的歧视行为，在制定和执行有关招聘、工资、福利、培训、升职、解雇或退休等的政策时，坚持公平、平等的原则，不因员工的种族、社会等级、国籍、宗教、残疾性别、性别取向、工会会员资格、政党或年龄等方面的不同而采取歧视行为，不干涉员工了上述方面的信条、规范和规定的权利。公司禁止任何形式的歧视女工，特别是怀孕女工的行为。公司的招工原则是面向社会，公开招工，全面考核，择优录取，并签订劳动合同。公司禁止任何形式的性胁迫、威胁、凌辱或剥削性质的行为，包括姿势、语言和身体接触。公司建立申诉和投诉机制，发现有歧视行为，可以直接向工人代表，更高层经理甚至总经理投诉；公司应安排没有利益冲突的人员查清事实，及时采取纠正行动。4相关文件（略）十五、惩戒性措施1总则建立并维护合理的惩戒性措施政策，确保公司惩戒性措施符合法规和SA8000标准的规定。2职责人事部负责制定和执行公司惩戒措施的政策，负责调查工人投诉并及时采取纠正行动。3控制要点公司根据国家法规合理制定惩戒性措施，旨在警示、教育和帮助违反劳动纪律的工人。公司禁止任何形式的不当惩罚行为，包括体罚，恐吓或辱骂员工的行为。公司劳动合同或劳动纪律应征求工人和工人代表的意见，并报当地劳动局审核备案。公司保安应经过当地公安部门培训并领取上岗证，负责维持工厂正常生产秩序，保护工厂则产安全和工人安全，不得打骂工人、强迫搜身或限制工人自由；有紧急事件应立即通知当地公安派出所。公司惩戒性措施包括口头警告、严重警告、记过、记大过和解除劳动合同，惩罚措施应书面通知本人。决定惩罚时必须由没有利益冲突的人员查清事实，取得证据，经过讨论，征求工人代表的意见，允许本人申辩。公司建立投诉和审诉机制，工人发现有不当惩罚行为，可以直接向工人代表，更高层经理甚至总经理投诉。4相关文件（略）十六、工作时间1总则建立并维持合理的工作时间和休息休假的政策和程序，根据劳动法的要求安排工作和休息时间，保证至少达到当地法规和SA8000标准的要求。2职责人事部负责制定和推行公司工作和休息时间的政策，严格执行考勤制度。生产部门经理负责根据公司工作和休息时间政策制定生产计划，合理安排工人的工作和休息时间。3控制要点制定工作时间政策应依据劳动法和SA8000标准，并确保工人身心健康。严格控制未成年工加班，不得安排孕妇加班，禁止强迫工人加班。公司执行每人工作8小时，每周工作40小时，每周至少休息一人的标准工时制度。安排工人加班必须事先征得工人或工人代表的同意，延长工作时间每人不得超过1小时，特殊情况下每人不得超过3小时，但每月累计不得超过36小时。遇有特殊情况需要延长加班时间时，必须向当地劳动局申请，并获得劳动局书面同意。严格执行考勤制度，工人工作时间应有完整记录，包括上班时间、下班时间和加班时间。4相关文件（略）十七、工资报酬1总则建立并维护合理的工资报酬和福利政策和程序，根据劳动法的要求制定工资报酬和福利标准，保证公司工资报酬和福利至少达到当地法规和SA8000标准的要求。2职责人事部负责制定并实施公司工资报酬和福利政策，财务会计部负责核实并发放工资报酬和福利。3控制要点（1）工资分配原则遵守法律，按劳分配，同工同酬，奖勤罚懒，逐步提高，依法提供社会保险。（2）工资支付制度工资以法定货向支付或者通过银行账户支付，不得以实物支付工资。工资应当按月在约定的日期支付，不得无故拖欠工资确有困难时应与工人协商并报当地劳动局批准。工资应支付给工人本人，除非工人书面授权他人代领。不得克扣工人工资，不得采用扣减工资的方式惩罚工人。至少支付当地最低工资标准，确保工资是以满足工人的基本需求，并能提供一些可以随意支配的收入。加班工资应根据劳动的规定计算，工作日加班应至少支付本人工资150的工资，休息日加班而没有安排补休的，应至少支付本人工资200的工资，法定休假日加班应至少支付本人工资300的工资。工人在法定休假日和婚丧假期间以及依法参加社会活动期间，应依法支付工资。工人根据劳动法享受有薪年假，女工享受至少90人有薪产假。因工人本人过失造成停工的可以不发停工工资非因本人过失造成停工的应发放停工工资。（3）工资计算工人入职时应与公司签订劳动合同，明确工资标准和计算方法，员工应持有一份劳动合同。公司工资计算方法包括月薪制、日（时）薪制和计件工资制，工资标准或工资计算方法发生变化时，应书面通知工人，并在工厂张贴，工人可以随时咨询工资计算方法。工资单应清楚列出工资的组成，工作时间和产量或任务，有关记录应至少保存两年。4相关文件（略）十八、供应商、分包商和分供商管理1总则建立并维护供应商/分包商和分供商管理程序，确保公司供应商、分包商和分供商懂得社会责任标准的要求并逐步改善其社会责任表现。2职责采购部在管理者代表的指导下负责供应商/分包商和分供商管理，并采取行动要求和协助供应商和分包商对分供商的社会责任管理。3控制要求采购部应建立供应商/分包商和分供商社会责任档案，保持供应商/分包商和分供商评估结果和改善措施的证据和记录。采购部应根据供应商/分包商和分供商的社会责任表现挑选供应商/分包商和分供商，优先选择社会责任表现好而且愿意改善的供应商。所有供应商/分包商在得到订单或合同前都应签署社会责任承诺书，承诺遵守当地劳动法规和SA8000社会责任标准。采购部应每年至少安排一次供应商/分包商现场审核，评估供应商/分包商的社会责任表现，跟进改善措施。发现有供应商/分包商和分供商故意使用童工，强迫劳动或其他严重违反劳动法规的现象，应立即停止合作关系。4相关文件（略）十九、对内对外沟通1总则建立和维持对内对外信息沟通程序，确保与所有利益相关者就公司社会责任表现进行适当的信息沟通。2职责人事部负责与内部员工、当地政府、工会和其他外部利益相关者的信息沟通，采购部负责与供应商和分包商的信息沟通，销售部负责与客户（买方）的信息沟通，管理者代表提供指导和支持，必要时报高层经理批准，其他部门和工人代表应支持和配合对内对外信息沟通。3控制要点信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会等。有关质疑、质询和投诉信息，应安排合适人选进行调查，核实情况，分析原因，作出处理决定，然后回复给提出质疑、质询和投诉的人员。重大问题应报高层经理批准。对内对外信息沟通均应保存适当的记录和证据，应注意保护个人隐私和公司商业秘密。若有员工向外部提供公司资料，应解释公司内部投诉和申诉程序，不得采取惩罚或歧视性措施。管理者代表定期访问本地利益相关者团体，征求他们的意见和建议，通报公司实施SA8000标准的进展和效果，提供相关的数据和资料，包括管理评审和监督活动的结果。如果有合同要求，管理者代表应该对利益相关者提供合理的资料和取得资料的渠道，以核实公司是否符合SA8000标准的要求，如果合同有进一步的要求，公司应该透过采购合同的条款，要求供应商和分包商提供上述安排和渠道。公司在工作场所设立意见箱收集工人意见和投诉公司实行“开门政策”，工人在任何时候都可以向主管和经理提出问题工人代表积极协助收集工人的意见和建议。4相关文件（略）二十、事故、不符合项、补救及纠正行动1总则建立并保持事故和不符合项的报告，调查和处理的程序，应明确根据法规规定报告意外事故的机制。建立并保持不符合，补救及纠正行动的控制程序，避免类似问题再次发生。2职责人事部应根据程序文件的规定，负责事故、意外事故和不符合项的报告、调查和处理直拨电话。工作。各部门应参与并协助人事部的事故调查工作，根据规定采取补救和纠正行动。3控制要点（1）事故报告、调查和处理重大事故发生后，人事部经理应负责事故报告、调查和处理工作，一般事故可以指定其他人员负责。任何人一旦发现意外事故，应立即报告人事部经理和所在部门经理，重大事故必须应即通知总经理。所有事故都要按照“三不放过”的原则进行处理，人事部要建立事故档案。（2）不符合项、补救和纠正行动的控制要求人事部应分析确定不符合产生的原因，提出补救和纠正行动报告。有关责任部门根据要求及时采取行动，及时消除或控制下符合项。人事部应跟踪检查补救和纠正行动的实施效果。4相关文件（略）二十一、文件及记录控制1总则建立并保持文件及文件控制程序，确保所有社会责任活动保持合适的记录，有关部门的记录文件得到有效的控制。2职责管理者代表负责建立和维持公司社会责任文件记录体系，并负责社会责任手册、程序文件及必要的运行记录的管理。支持性文件和记录由有关部门负责管理，文件评审由管理者代表统一负责。3控制要点（1）受控文件的范围受控文件应包括有关社会责任的法律、法规、国际标准、行业守则和客户要求；社会责任管理手册和体系程序文件；作业文件和记录。（2）文件的批准和颁布社会责任管理手册和体系程序文件由管理者代表审核后由董事、总经理批准发布，其他文件，如三级文件由管理者代表批准发布。（3）文件的管理文件应有固定安全的场所保管，防止文件损毁或失控。所有文件都应定期评审，必要时予以修订并由批准发布人员重新批准发布。凡是对体系的有效运行具有关键作用的岗位，都应能得到有关文件的有效版本。失效文件或损毁文件应及时撤回，并且更换为有效版本。根据法律和体系要求需要保存的文件记录应有明显标识，并且妥善保存。（4）文件的修订和更改文件更改应按照体系程序进行，严禁未经授权和批准更改文件和记录。更改文件的审批，要由原审核部门负责人审核，原批准人批准，确保所有文件持有人都能同时更改。当文件经过多次更改时，应重新改版发放。（5）文件评审所有社会责任的文件都要定期评审以确保文件的持续适用，文件的评审由原批准人和人事部进行，每年至少一次。必要时可以单独评审。评审时可采用会议或表格传递方式。4相关文件（略）二十二、员工培训1总则建立并保持员工培训程序，明确员工培训需求，以确保工人清楚懂得公司社会责任政策和程序，懂得安全使用机器和工作，避免发生意外事故。2职责人事部负责确定员工培训需求，制定并实施年度培训计划。3控制要点培训内容至少应包括SA8000标准、有关工作时间、工资和福利的法律规定、公司政策和程序、安全政策和程序、安全操作规程及咨询渠道。新工人（包括临时工）入职时应安排培训，之后每年至少安排一次重新培训。公司政策或程序发生改变时应安排重新培训。对可能发生重大事故的岗位人员要安排专门的安全培训，特种作业人员应接受法定的培训并取得操作证。培训方式应灵活多样，包括课堂教学、研讨会、小组会、板报和广播等形式。4相关文件（略）二十三、内部审核1总则制定并保持定期审核的程序，检查公司运作和表现是否符合法律法规的要求，是否符合公司政策和程序，为持续改善公司社会责任管理体系和表现提供资料，确保体系的有效运行。2职责管理者代表负责组织社会责任内部审核，制定年度内部审核计划。人事部负责组织各部门内审员实施内部审核计划。3控制要点管理者代表负责制定年度内部审核计划，并报董事总经理批准。管理者代表指定审核组长，由审核组长组织审核小组。审核组长编制审核计划，并组织小组成员编制审核检查表。审核组长下发审核通知，通知被审核部门。审核组长按审核计划组织实施。根据不符合项，下发不符合报告单，组织编写审核报告，经董事、总经理签名后下发被审核部门。被审核部门针对不符合项，制订纠正和纠正行动，及时安排实施。人事部负责跟进验证纠正行动的实施情况及其有效性；若己完成，则关闭CAR并登记。4相关文件（略）二十四、管理评审1总则建立管理评审程序，总经理定期对公司的社会责任表现及管理体系的适用性进行评审，确保社会责任管理体系的持续适用性和有效性，确保公司运作持续符合国家法规和国际标准。2职责总经理作为评审会议主席，负责任命管理评审委员会成员，定期主持评审会议，并且作出规定。管理者代表作为会议秘书，负责组织管理评审会议，包括准备会议议程、收集评审资料、整理评审会议记录，以及根据评审结果公布评审报告。3控制要点总经理确定管理评审的频率，至少每半年举行一次，必要时，可召开临时评审会议。评审内容至少应包括内部审核结果、客户审核结果及上次会议决定的执行情况；公司政策、程序和实践的实际情况；工伤事故情况、工人投诉及客户投诉和要求；法律法规的变化及其符合性；长期改善计划的合理性；公司管理体系的有效性。4相关文件（略）（本手册结束）第四节社会责任程序文件的编写程序文件是根据SA80002001标准及公司社会责任管理手册的要求，为达到既定的社会责任政策、目标所需要的程序和对策，它描述实施社会责任管理体系要素涉及的各个职能部门活动的文件，主要供各职能部门使用。SA8000标准并不要求公司对每一个体系要素都制定程序文件，标准只有5处明确提出需要建立体系或者程序。中小企业由于生产经营活动简单，只需少数几个程序就可以满足标准要求，大型企业的社会责任管理体系则需要较多的程序。社会责任程序就是为完成社会责任管理体系要素活动所规定的方法。程序文件通常包括活动的目的和范围，应做什么（WHAT），为什么这样做（WHY），谁来做（WHO），何时（WHEN），何地（WHERE）以及如何做（HOW），应采用什么工具、方法、程序和依据什么文件，以及如何控制和记录。其内容是描述为实施社会责任管理体系要素所涉及到的各个职能部门的活动，是社会责任体系的B层文件。一、程序文件的作用和要求1程序文件是实施社会责任政策、目标、指标的具体措施，是对那些产生社会责任影响的活动进行策划和管理所用的基本文件，是管理手册的支持性文件。2每个程序文件都应包含社会责任管理体系中的一个逻辑上独立的内容，可能是标准的一个要素，或要素中的一部分，或是几个要素相关要求的一组活动等。程序文件的数量、内容和格式由公司的自行确定，程序文件一般不应涉及纯技术性的细节，细节通常在作业指导书中规定。3程序文件的内容和要求要密切结合实际情况。程序文件展开的深度和广度取决于公司任务的复杂性、采用的工作方法、活动内容以及对执行人员能力、技术与培训所达到的水平。4程序文件是公司的管理制度，是公司法规性文件，需要强制执行，程序文件应有可操作性和可检查性。二、程序文件的内容和格式程序文件应采用相同的结构和格式，便于使用者熟悉体系每项要求的格式。其内容可以参照如下。1程序标题标题应明确说明开展的活动及其特点。2目的和适应范围一般简单说明开展这项活动的目的和所涉及范围。3定义程序涉及到的并且需说明的术语和名词。4职责指明实施程序文件的主管部门及相关部门的职责、权限、接口及相互关系。5程序内容列出开展此项活动的步骤，明确各项活动的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项因素由谁做、什么时间做、什么场合地点做、做什么、怎么做、如何控制及所要达到的要求、需形成记录和报告的内容出现例外情况的处理措施等，必要时辅以流程图。6相关文件列出需引用的或与本程序相关联的程序、文件和记录。三、程序文件的编写1清理和分析现行文件公司现行的各种标准、制度和规定等文件中很多具有“程序”的性质，以社会责任管理体系的有效运行为前提，以程序文件的要求为尺度，对这些文件进行清理和分析，按程序文件内容及格式要求进行改写。2编写程序文件明细表根据公司社会责任管理体系的总体规划，按所确定的社会责任因素，特别是重大社会责任因素及体系要素逐渐展开，制定程序文件明细表，明确程序文件的主管部门及相关接口关系部门的职责，对照已有的各种文件，确定哪些文件需要重写，哪些文件需要改写，制定工作计划。3主管部门负责编写程序文件的主管部门根据标准和体系的规定，根据公司资源和运行条件逐一编写程序文件。相关接口关系部门要负责核对认可，确保程序文件合理衔接。如果公司已经建立了ISO9000质量管理体系、ISO14000社会责任管理体系或者OHSAI8000职业安全卫生管理体系，可以考虑将SA8000社会责任管理体系与这些体系充分整合，特别是培训、文件记录管理、内容审核和管理评审等，这些程序最好在己有管理体系程序文件的基础上补充为好。社会责任管理体系程序文件的数量多少、每个程序的详细程度、篇幅长短和内容深浅都没有硬性规定，在能够控制的前提下，程序文件数量和每个程序的篇幅越少越好。各个程序之间有必要的衔接，要避免相同的内容在不同的程序之间出现较大的重复。四、程序文件编写内容要点举例1安全卫生危险识别及风险评价程序（1）危险识别明确危险识别的相关职责；明确危险识别的范围；危险识别的原则；危险识别的具体方法和相关要求人员要求、注意事项；调查结果的汇总以及确认职责、方法。（2）风险评价评价的职责；评价的原则；评价方法详细描述；风险分级；相关记录的保管与存档要求。（3）危险因素的更新识别与重要危险因素的更新评价2法律法规及其他要求收集和更新程序（1）获取的途径、方法、执行者、频次和获取方式；（2）评价与登记、保管、执行者、批准者和存放处；（3）摘录与分发，由谁进行摘录和整理，怎么分发到有关部门；（4）法规标准的更新。3员工培训程序（1）培训内容。包括劳动法规、安全卫生法规、SA8000标准、社会责任手册、程序文件、安全操