湖南烟草_bpr项目_湖南烟草营销流程(二页)营销流程规范和建议(33页)

五、营销流程规范和建议本营销流程是在湖南省烟草公司现有流程基础之上，结合IT技术的最新发展，提出的建议。出发点是依托信息技术，最大程度实现信息的共享。51卷烟采购流程511基本流程1、供应商管理收集整理有关当前市场信息，了解市场上供应商的信息，如规模、实力、市场分额、产品品种、价格（进价和销售价）、付款条件、供货能力等等，从中筛选出候选的供应商以便进一步联系。如果该供应商已经实现网上信息发布或电子商务，则业务员根据系统储存的供应商主页地址登录到供应商的主页了解其最新信息。2、询价和交易有了候选的供应商后，业务员输入必要的信息如采购数量、品种、批次等，由系统自动生成询价单。业务员将询价单以传真或电子邮件形式发往供应商处以了解其供货意向，进行业务交易。3、采购计划管理将询价结果处理后可以由系统自动生成或手工录入生成采购计划。采购计划通过工作流方式传递到本级公司主管做初步审核，并汇总采购计划报上级公司平衡。然后根据上级公司确定的总量指标调整、确定采购计划。4、签定合同业务员根据批准的采购计划在每年两次的全国定货会或省内衔接会上和供应商签署合同或计划衔接书（为简便起见，本文以后把合同和计划衔接书统称为合同）。对省外购进业务来讲，由于运输中存在专卖检查问题，一般需要根据每批次的运输能力，签多张明确到品牌、数量、运输方式等信息的合同；对省内购进业务来讲，合同只规定了总量，需要供应商进一步分解。但省内外购进数量之和不能超过采购计划指标。这步工作在系统外执行。4、合同管理对省外购进业务，签完合同后，业务员将一张或多张合同直接输入到系统中；对省内购进业务，需要按供应商分解的计划安排表作为合同输入到系统中。然后由系统自动汇总所有合同的合计数，判断是否超过采购计划指标。如果超过系统给予提示或禁止进一步处理。在合同管理中，可以对合同进行更新、暂挂和终止等处理，如货物入库后系统自动根据验收入库单上的实收数（应收数差异数）核减合同数量和金额。5、生成采购订单供应商发货前通知业务员发货计划，业务员如果同意执行，则在系统中根据合同自动生成采购订单。对于有些购进业务可以从手工输入采购订单开始采购流程处理。6、订单审核确认采购订单审核确认后，自动生成入库通知单和电子发票。其中，入库通知单和电子发票存储在中央数据库中，以便仓库调用入库通知单和财务部门调用电子发票。7、匹配发票业务员收到供应商转来的实物发票后，将该发票的票号补入到系统生成的电子发票有关字段中。8、仓库验收入库库管员根据供应商转来的随货同行联的合同号（或订单号）从系统中调入对应的入库通知单，审核无误后由系统根据入库通知单自动生成（也可以手工录入）验收入库单。如入库数量和随货同行联上的数量有差异，可由库管部门会同业务部门判明原因，如果是供应商的责任，则可以由验收入库单上“差异”字段反映出来，同时按实收数核减合同数量和金额，由供应商下次补发或做其它处理。如果是承运方的责任，则按零售价销售方式销售给对方，由对方承担损失，同时按应收数核减合同数量和金额。如果没有对应的入库通知单，库管员应向业务部门联系，明确这批货物处理意见。9、财务做相应处理财务部门可以在系统内根据合同号调出相应的验收入库单、电子发票，结合供应商的实物发票进行财务处理。如根据电子发票票号字段判断是做正常财务处理（有票号信息）还是做暂估处理（无票号信息）。然后经过主管审批后向供应商付款。以下是重新设计的卷烟采购基本流程。512卷烟采购基本流程说明实体描述1上级公司指X公司的上一级公司，对县公司来说，省公司或分公司就是它的上级公司，对分公司来说，省公司就是它的上级公司。2业务部门一般各公司的采购工作都由业务部门来完成，如；在省公司，业务部门是指销售处，其采购工作由业务员负责。在分公司，业务部门是指销售经理部，采购工作由销售经理部的业务员负责。在县公司，业务部门是指县公司的业务股，采购工作由业务股的业务员负责。3供应商这里的供应商是指某公司采购卷烟的对象，这里是指省外烟厂调拨站、省内烟厂调拨站或烟草公司。4仓库是指X公司的仓库。5财务是指X公司的财务部门。处理描述1供应商管理是营销系统的一个模块，管理着供应商的各种信息，如供应商的名称、地址或主页地址、联系方式、信誉和交易记录等信息，以便选择供应商进行交易。2询价业务部门根据供应商管理模块提供的供应商信息进行询价。业务部门每年5、10月份走访省内外烟厂调拨站，进行业务洽谈，形成采购计划。3平衡公司将采购计划汇总后报上级公司，上级公司综合平衡后下达计划指标（总量）给X公司。4调整采购计划业务部门根据下半年、上半年的销售情况和上级公司批准的购进指标，调整生成新的采购计划，作为业务人员签定合同的依据。5签定合同X公司根据调整后的采购计划到全国定货会或省内衔接会上与省内外供应商签定合同。6生成采购订单X公司业务部门根据确认执行的合同在营销系统内生成采购订单。因为在与省外烟厂调拨站签合同时，已经细化到一车货一张合同，所以可以凭合同直接生成采购订单；对省内购进而言，按供应商提供的计划安排表手工录入采购订单。7采购订单审核和确认业务人员对采购订单审核和确认后，由营销系统自动生成入库通知单和电子发票。8审核确认电子发票业务部门收到供应商转来的实物发票后，根据合同号在系统内调出电子发票进行审核，同时将实物发票的票号等其他信息补入到电子发票上。9发货确定执行合同后，供应商向X公司发货。10开发票供应商向X公司发货的同时开出发票。11验收入库X公司的仓库保管员根据入库通知单、随货同行联和实际到货情况进行验收入库。同时生成或手工录入验收入库单。12更新库存台帐系统跟据验收入库单自动更新库存台帐。13财务处理X公司的财务部门根据实物发票的合同号在系统内调出验收入库单、电子发票进行财务处理。14签送货回单X公司的仓库保管员在送货回单上签字，确认收到货。15主管审批财务主管根据财务处理情况对采购的应付款进行审批。16付款财务主管审批后，进行付款。17合同管理对合同进行管理，如对验收入库单对应的合同进行核减，或确定不执行合同等。判断描述1执行合同吗这个判断指X公司与供应商之间进行合同是否执行的确认。单据描述1采购计划业务部门经过询价后形成的明确到供应商、品牌、型号等信息的采购计划。表头数据项1采购计划编号2供货单位编号3供货单位名称4计划编制日期表体数据项5序号6牌号7产地8等级9类型10烟支规格11包装规格12数量（箱）13单价（元）此处为不含税价14金额（元）此处为不含税价，以便于计算成交服务费。表尾数据项15运输方式16交货时间17结算方式18到货地址19制单人20审核人2合同指X公司在全国定货会上与省外烟厂调拨站签定的购进合同。表头数据项1合同名称2供货单位编号3供货单位名称4合同日期表体数据项5序号6牌号7产地8等级9类型10烟支规格11包装规格12数量（箱）13单价（元）此处为不含税价14金额（元）此处为不含税价，以便于计算成交服务费。表尾数据项15运输方式16交货时间17结算方式18到货地址3采购订单对省外卷烟的采购可按合同生成或手工录入系统采购订单，对省内卷烟的采购可以按省内烟厂调拨站按计划衔接书分解的计划安排表生成或手工录入系统采购订单。表头数据项1订单号2订单日期3合同号4供货单位编号5采购部门6采购员7运输方式8到货地址表体数据项9序号10商品编号11该存货的各种属性12规格型号13包装规格14数量针对主计量单位而言15件数针对辅计量单位而言16单价此处为不含税价17金额此处为不含税价18税率19税额20价税合计21折扣率22折扣额表尾数据项23制单人24审核人4入库通知单在确认执行采购订单后，系统自动生成入库通知单，作为仓库保管员验收入库的一项依据。表头数据项1单据号2仓库编号3填制日期表体数据项4采购订单号5采购订单日期6合同号7供货单位编号8供货单位名称9商品编号10品名11该存货的各种属性12规格型号13包装规格14数量针对主计量单位而言15件数针对辅计量单位而言16备注表尾数据项17采购部门18采购员19运输方式20到货地址21制单人22审核人5电子发票业务部门对采购订单审核后生成电子发票，这张发票包含着相应的合同号，以便和实物发票关联处理。表头数据项1发票号2开票日期3供货单位名称4地址、电话5税务登记号6开户银行及账号7销货单位名称8地址、电话9税务登记号10开户银行及账号表体数据项11对应采购订单号12对应的合同号13对应的实物发票号14货物或应税劳务名称15规格型号16计量单位17数量18单价此处为不含税单价19金额此处为不含税金额20税率21税额22价税合计23备注表尾数据项24开票人25审核人26收款人6验收入库单仓库保管员凭随货同行联验收入库后系统生成的单据，其中一联交到财务部门计帐，一联交到业务部门。表头数据项1单据号2仓库编号3供货单位编号4供货单位名称5填制日期6发货日期7发票号码8对应采购订单号9对应的合同号10收货日期11入库通知单编号表体数据项12品名13规格14计量单位15原发件数16原发数量17原发单价18原发金额19实收件数20实收数量21实收单价22实收金额23差异数应收数和实收数的差异24长、短及残损情况目前无此短缺情况25备注表尾数据项26制单27保管28记账29仓库主任513有预付款的采购流程5131基本流程有预付款的采购流程基本上与对省内外卷烟的采购流程相似，这里只对不同之处作阐述。1发货的条件供应商提出要有预付款才能发货，所以，在确定执行合的同时，业务部门向财务部门提交预付款申请单，此单对应着采购订单。财务审批预付款申请单，办理预付款。2发货和开票省内外烟厂调拨站接收到预付款后，根据合同向X公司送货，同时该烟厂调拨站向X公司的业务部门开发票。其中，随货同行联由承运人带走，财务联寄往X公司的业务部门。3审核确认电子发票业务员收到供应商转来的实物发票后，将该发票的票号补入到系统生成的电子发票有关字段中。即把供应商的实物发票与电子发票关联起来，确定其对应的合同号。4财务处理财务部门在付款时做预付款处理，根据验收入库单做货物入帐处理，根据业务部门转来的实物发票冲销业务系统生成的电子发票。有预付款的采购流程图见图24。上级公司业务部门仓库供应商X公司有预付款时的采购流程图财务N付付付付付付生成采购订单付付付付付付发货验收入库付付付付付付付付付付财务处理开发票付付付查询寻价签定合同付付付付按采购订单生成单据付付付付付付付付付合同管理平衡调整采购计划Y图24审核确认付付付付付付付付付付付供应商管理开始付付付付付付付付付记库存台帐付付付付付付付付付付Y514调拨站购进由于调拨站和烟厂共用一个仓库，烟厂产成品入库的环节可以同时视作调拨站购进环节，但是并不确定数量。对于调拨站而言，每发生一笔销售业务，调拨站向客户开出销售票时，触发系统按销售订单的相关信息（如卷烟的品牌、数量等）生成采购订单，采购订单审核确认后生成入库通知单和采购电子发票，处理流程同卷烟采购基本流程。同时烟厂财务部门按销售数量向调拨站开票。515罚没烟购进业务部门收到专卖检查部门交来的罚没烟明细单，即视作采购订单录入到系统后生成入库通知单，库管部门根据入库通知单验收入库，单独存放，并由系统生成验收入库单，登记库存台账。财务部门按规定进行核算。流程同前，只不过系统起点为采购订单。52仓库业务处理流程521购进入库流程1、业务部门首先生成入库通知单。2、确认入库业务货物运抵仓库后，由负责接货的仓库保管员将所收卷烟的随货同行联对应的合同号输入到系统，调出业务部门处理生成的入库通知单，和随货同行联匹配如果无误，再进行验收入库工作。如果入库通知单和随货同行联不一致或者从系统调不出相关入库通知单，则和业务部门联系，明确处理意见。3、验收入库仓库保管员根据随货同行联验收货物，进行入库工作。随后由系统根据入库通知单生成验收入库单。仓库保管员可以根据实际入库情况修改验收入库单。如有差异会同业务部门协商处理。4、更新数据验收入库单审核无误后保存，系统自动更新库存台账、合同或计划衔接书相关信息。5、财务处理财务部门在系统内调出已审核的验收入库单做相关财务处理。522销售出库流程1、业务部门首先根据销售订单生成发货单。2、确认出库业务仓库保管员收到客户交来的提货联后，按提货联上的合同号或计划衔接书号在系统内调出业务部门处理生成的发货单，和提货联匹配。如果无误，进行发货出库工作。如果发货单和提货联不一致或者系统内没有该发货单，则和业务部门联系，明确处理意见。3、发货出库仓库保管员根据提货联安排发货出库工作。随后由系统根据发货单生成出库单。仓库保管员可以根据实际出库情况修改出库单。4、更新数据仓库保管员审核出库单，无误后保存，系统按出库单数自动更新库存台账和有关合同信息。5、财务处财务部门在系统内调出已审核的出库单、销售发票做相关财务处理。新出库流程业务员开票员客戶仓库保管人员发货单电子发票储运科发出卷烟查询财务科出库单仓库台帐定期对账确认销售订单代为提货图213客户订单开出实物发票实物发票记库存台账STOP财务处理付款财务帐523批发部调拨出入库流程1、调入方提出调拨申请，调出方业务员审核后，在系统中生成手工录入发货单；或者由调出方通过系统自动监视调入方库存变动及结余情况，当结余数量低于某一安全库存数后系统自动产生发货单。2、发货单经审核后保存并打印，将发货单的提货联交调入方以便提货。3、调出方仓库保管员收到调入方交来的提货单，在系统内调出发货单，审核无误后安排发货，并由系统生成出库单，出库单保存后系统自动更新库存台账。同时由出库单生成调入方的入库通知单。4、调入方仓库保管员收到货物后，根据发货单入库联在系统内调出入库通知单，审核后生成验收入库单，验收入库单保存后系统自动更新库存台账。524批发部配送出入库流程1、配送组根据经验，或者根据访销员访销信息制定配送计划，并填写借货申请单交业务员审核。2、业务员将借货申请单视作销售订单，审核后生成发货单和电子发票。在当天营业结束后，按实际销售情况更新电子发票信息，并分品种汇总后手工开出或套打普通发票。3、仓库保管员根据发货单安排发货，系统自动更新库存台账。在当天营业结束时，将余货检验入库并更新库存台账。4、批发部门市批发销售出库业务流程为正常销售出库流程，流程图略。新流程下的岗位职责品质检验员负责卷烟厂车间生产或者是外购卷烟的入库质量检验工作，并将合格品移交仓库保管员，同时填制入库通知单仓库收货员负责仓库的收货工作，按货物及随货同行联及业务传来的入库通知单进行验收入库工作，并在系统内生成验收入库单仓库保管员负责仓库货物的保管工作，在一些业务量小的仓库中，还可能同时兼任收货员及发货员岗位。仓库发货员在接到提货联后负责仓库的发货工作，同时在发货后在系统内根据发货单批发部仓库借货申请单发货余货退库配送组交回当日现金并汇总开具普通发票配送流程制订配送计划图215审核并生成销售订单发货单出库单更新库存台账库存台账入库单验收销售订单审核生成出库单。采购业务员与供应商洽谈采购业务，在采购行为确认之后在系统内生成采购订单并在货物将要运达时在系统内将采购订单自动生成卷烟入库通知单，这些信息将转至仓库保管员。销售业务员在销售行为确认之后，在系统内生成销售订单，经审核确认后生成发货单和电子发票。销售开票员在系统内调出电子发票信息，审核确认后手工开出发票或套打实物发票，并将发票和提货联交客户和财务等相关人员。所涉及的单据1入库通知单在确认执行采购订单后，系统自动生成入库通知单，作为仓库保管员验收入库的一项依据。表头数据项1单据号2填制日期表体数据项3采购订单号4采购订单日期5合同号6供货单位编号7供货单位名称8仓库编号9货位编号10商品编号11品名12规格型号13包装规格14数量针对主计量单位而言15件数针对辅计量单位而言16备注表尾数据项17采购部门18采购员19运输方式20到货地址21制单人22审核人2验收入库单仓库保管员或收货员在收到卷烟之后填制的单据。该单由系统根据采购入库通知单自动编制，也可手工编制，可处理不同的出库情形，例如销售退货，采购入库，生产入库等。表头数据项1单据号2填制日期表体数据项3仓库编号4货位编号5供货单位编号6供货单位名称7发货日期8发票号码9对应采购订单号10对应的合同号11收货日期12入库通知单编号13品名14规格15计量单位16原发件数17原发数量18原发单价19原发金额20实收件数21实收数量22实收单价23实收金额24差异数应收数和实收数的差异25长、短及残损情况目前无此短缺情况26备注表尾数据项27制单28保管29记账30仓库主任3发货单由销售业务相关及负责人员下达或是批发部销售给所属零售户的销货单据，向客户确认销售并据以开票的单据表头数据项1发货单编号2发货日期表体数据项3客户代码4客户名称5通知日期6运输方式7车号8司机9备注10商品代码11商品名称12规格13数量14单价15提货单号表尾数据项16制单17保管18记账出库单该单由系统根据发货单自动生成，也可手工生成，可处理不同的出库情形，例如采购退货，销售出库等。表头数据项1发货单编号2发货日期表体数据项3客户代码4客户名称5通知日期6运输方式7车号8司机9备注10商品代码11商品名称12规格13应发数量14实发数量15未提数量16单价17提货单号表尾数据项18制单19保管20记账借货清单由各批发部的送货车司机向仓库保管员开具的借货清单，仓库保管员凭借出清单发货。表头数据项1借货清单编号2借出人名称3借货日期表体数据项4商品代码5商品名称6规格7数量8单价9金额表尾数据项10申请人11批准人库存盘点报告通过在盘点时录入库存实际盘点数，进行帐实比较，并经审核后进行库存修正，根据其结果自动生成盘盈盘亏报告。表头数据项1仓库名称2仓库货位3盘点日期表体数据项4商品代码5品名规格6实存数7单价8金额表尾数据项9盘点人10复核人盘盈盘亏报告由系统经输入库存盘点报告与实际库存数比较自动生成的一个报告，可用来进行盘盈盘亏原因审核并进行库存调整的依据，及经审核后可自动生成会计转帐凭证进行会计处理。表头数据项1仓库名称2盘点日期表体数据项3商品代码4品名5规格6仓库货位7帐存数8实存数9差异数10单价11金额12差异原因13处理意见表尾数据项14盘点人15复核人库存台帐由系统根据每天出、入库单生成的反映卷烟购销调存情况的帐簿表头数据项1仓库名称2计量单位表体数据项3商品编码4商品名称5业务类型6业务日期7单据号码8购进数量9销售数量10调拨数量11结余数量表尾数据项12合计53销售业务流程本报告将各类销售业务统一为以下流程，只不过不同的销售业务在本系统的起点不同。如对省外销售需要从报价开始；批发部销售从销售订单开始。531基本流程1、客户管理管理新老客户信息，评价客户信誉，筛选候选客户。2、价格管理上级公司（省公司或市公司）定价小组根据市场信息，及时制定或调整批发价格。批发价格应和卷烟品牌、型号、销售地区、价格类别、批量、客户类别等信息关联起来。业务员将已定的价格录入到系统中，生成定价通知单，系统自动通过网络更新下级公司的价格库（如果是分布应用模式）。下级公司的业务员处理销售业务时系统根据销售的卷烟品种自动带出价格信息，下级公司无权修改此价格。3、报价并生成销售计划有了候选的客户和定价通知单后，业务员通过系统生成报价单，并以传真或电子邮件形式发往客户做进一步交易。然后根据客户反馈信息由系统自动生成或手工录入生成销售计划。销售计划通过工作流方式传递到各级主管处做进一步审核。4、签定合同或计划衔接书业务员根据确定的销售计划在全国或省内交易会上和客户具体签定合同或计划衔接书5、合同管理业务员将一张或多张合同输入到系统中（如果是计划衔接书，业务员首先将计划衔接书分解到客户和品牌后再作为合同输入到系统中），由系统自动汇总所有合同的合计数，判断是否超过销售计划数。如果超过系统给予提示或禁止进一步处理。货物入库后系统自动根据验收入库单上的实收数（应收数差异数）核减合同数量和金额。6、生成销售订单发货前通知对方业务员发货计划，对方如果同意执行，则由系统根据合同自动生成销售订单，也可以人工输入销售订单。7、销售订单审核确认销售订单审核确认后，自动生成发货单和电子发票。其中，发货单和电子发票存储在中央数据库中，以便仓库调用发货单和财务部门调用电子发票。8、发票处理开票员如在系统内调出电子发票，则开具实物发票，并将该发票的票号补入到电子发票有关字段中，审核无误后保存。然后将实物发票有关联次转交客户、财务等部门和单位。9、仓库验收入库库管员根据客户转来的提货联的合同号在系统中调入对应的发货单，审核无误后由系统根据发货单自动生成或手工录入生成出库单。如出库数量小于提货联上的数量，则可以由验收入库单上“未提数量”字段反映出来，同时更新库存台账、核减合同数量和金额，由客户下次补提或做其它处理。如果没有对应的出库单，库管员应向业务部门联系并做其它相应处理。10、财务做相应处理财务部门可以在系统内调出验收入库单、电子发票，进行财务处理。11、销售信息统计查询业务员在系统内完成各种销售信息的查询分析工作。如各类卷烟的销售数量、地区分布，客户付款情况等。532流程图说明实体描述1、定价小组由业务部、财务部、公司领导及其它相关部门组成，定价小组确定针对不同客户的最低限价，开票员在开出销售发票时，必须执行定价。县公司的定价小组确定批发部对外销售的各类卷烟的限价，省公司确定某几种卷烟的最低限价。各市县公司的定价小组在制定限价时，不能与省公司的限价相抵触。2、上级公司各烟草公司的上级单位或调拨站3、客户省内各级烟草公司过程描述1、价格管理指定价小组确定限价后，录入计算机系统，并由计算机自动把价格传到下级单位的计算机中。当价格发生调整时，也要录入到计算机中，开票员在开出发票时的销售价格不能低于上级公司的新限价。2、客户管理维护客户基本信息，筛选候选客户3、报价并生成销售计划指省公司或调拨站主动在销售系统的网络上或通过传真等手段向各市县烟草公司报价，或接收客户的询价，处理后系统自动或手工生成销售计划，通过工作流方式报有关人员批准。4、签定合同指市县烟草公司、省公司及调拨站与省外的客户在北京签定的购销合同，市县公司与调拨站签定的计划衔接书。这步在系统外执行。5、合同管理包括合同的生成、维护、分解、更新、暂停、取消、查询等处理。6、销售订单管理系统自动根据合同相应的内容生成销售订单，也可以手工输入销售订单。如果客户付款方式是先付款后发货，则系统在订单审核前前先做判断客户是否已付款。如未付款系统禁止审核销售订单。销售订单经审核确认后系统自动生成发货单和电子发票供客户、仓库和财务部门共用。7、仓库发货库管员根据客户交来的提货联上的合同号在系统中调入对应的发货单，审核无误后由系统根据发货单自动生成或手工录入出库单。如本此出库数量少于提货联上的数量，余额可以由验收入库单上“未提数量”字段反映出来。出库单保存后更新库存台账、核减合同数量。如果没有对应的发货单，库管员应向业务部门联系，明确处理意见。8、收款员确认收款收款员在收到客户交来的汇票后及时确认，通知开票员手工开票或在系统内套打发票。这步在系统外执行。如果该笔付款是预付款，则开票员在系统内更改已付款标志。9、开票员开票或套打发票开票员根据发货单手工开出发票或利用系统套打发票。10、财务做相应处理财务部门可以在系统内根据合同号调出相应的验收入库单、电子发票，结合开票员交来的实物发票进行财务处理。判断描述1、是否执行合同业务员在发货前与客户确认此合同是否执行。2、是否先收款后发货业务员在审核订单前判断该客户是否需要先付款。单据描述1、销售计划业务部门经过和客户交易后形成的明确到客户、品牌、型号等信息的销售计