hmkg-zb-010 公文管理制度

公文管理制度（试行）编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人目录第一章总则3第二章公文定义及种类3第三章职责4第四章公文发文与起草4第五章公文传递8第六章附录9附录一、集团文件编制格式规范10附录二、文件会签表13附录三、文件传阅单14附录四、发文单15附录五、模板（另附）161行文稿纸172决定、通告（红头文件）183请示报告194通知205会议纪要216备忘录227函23第一章总则第一条目的为规范公文格式，提高文件质量和流转效率，加强集团总部与各部门、下属子公司及外部的信息沟通，特制定本制度。第二条集团总裁办是公文的管理部门，主管集团总部的公文管理，并负责检查、指导下属子公司的公文管理工作。第三条本制度适用于鸿铭控股集团总部。集团下属各子公司应以此为标准，自行制定其公文管理办法，但不得与本制度规定内容相违背。下属各子公司的公文管理办法经子公司总经理审批实施后，还须由行政人事部报集团总裁办备案。第四条本制度下发之日起即刻生效，其它原有相关制度同时废止。试行期为一个月。制度最终解释权在集团总裁办。第五条集团总部各部门及下属子公司拟稿，需以总裁名义签发的公文，一律需经集团总裁办审核，并送签。涉及集团总部一个以上部门执行的公文需经集团总裁办递交总裁审批后，由总裁办统一发布；各部门在发公文前，应先通过OA发文请示流程中起草正文，审批通过后以相应的公文形式完成；集团各部门内部的制度类公文经主管领导签署实施后，还须向集团总裁办报备。第二章公文定义及种类第六条公文定义公文指与政府职能部门、相关部门或机构间传送的文件，以及内部各部门或机构相互传送的各类文件（包括会议纪要）、制度规范（不含合同类文件）。第七条公文种类主要有（一）通告、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排；传达重要精神；奖惩有关机构和人员；任免和聘用人员；变更或者撤销下级单位不适当的决定事项；（红头文件）（二）通知适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；（三）请示、报告适用于向上级单位汇报工作事项，并请示批准，请求指示；（四）函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项；（公司抬头信纸或可采用A4纸红头文件）（五）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项；（六）备忘录适用于内外部沟通，联系工作，回复情况等；第三章职责第八条集团总裁办负责公文管理中以下事项（一）负责以集团董事会、董事长和总裁名义签发的决定、公告、通告、通知、通报及向政府部门递交的报告等公文的拟稿、发布、呈送、登记和存档；（二）负责政府部门、社会团体及集团各部门发至集团总部、董事会、总裁、副总裁的公文的接收、登记、承办、转发、传阅、回收和存档；（三）负责审核由集团各部门拟稿、请求以集团名义发布或呈送政府部门的公文以及由集团一个部门发起需要其他部门知晓或配合执行的公文的处理；（四）负责受理集团各部门查阅集团级公文的请求；（五）负责集团总部公文管理制度的修订、推行、培训和执行监督；（六）负责集团总部与其他异地办公的下属机构间公文的传递；（七）定期检查集团总部各部门及下属机构公文管理制度执行情况；（八）负责集团总部公文的保密教育和监督。第九条集团总部各部门（一）集团各部门负责本部门的公文管理。（二）负责对本部门传达集团发布的决定、公告、通告、通知、通报等；（三）负责审核本部门下级上报集团或发往外部的公文；（四）负责本部门的公文制度的执行、监督；（五）负责本部门往来公文的登记、存档和查阅受理。第四章公文发文与起草第十条发文准则（一）各级部门的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。行文应首先由发文人发至部门主管领导或直接上级审核，审核后发送至分管领导审核审批，需要总裁或董事长审批的文件，经由总裁办办理；（二）集团总部各部门在职权范围内，可以互相行文；（三）任何行文，按照审批权限审批后，交由总裁办统一安排下发，各发文部门保留原件，总裁办保留附件；（四）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上级部门有权责令纠正或撤销；（五）向下级部门的重要行文，应当同时抄报直接上级部门；（六）部门之间不得以发文形式来解决一般性问题；（七）各部门一般不得越级向上行文，必要时应抄报越过的单位；按照一级抓一级的原则，向下行文只针对直属部门和单位；（八）各部门及机构需要对外发文，涉及重大经济、法律事项应将文件底稿送总裁办审核，以便统一口径，保证发文质量；（九）请示公文，应一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应以抄送的形式，但不得抄送下级部门。第十一条发文（一）公司因工作需要必须以文件形式行文的，应使用统一的发文稿拟定文件内容；（二）拟稿应按照专业化拟办的原则进行，涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门会签；（三）文稿拟就后，应填附发文单，详细写明文件标题、发送范围，拟稿人姓名、主办单位、拟稿时间、签发人等，并同公文一同交与集团总裁办；（四）发文应注明密级、文件阅办紧急程度。密级规定绝密一旦泄密会使集团利益遭受特别严重的损害；机密一旦泄密会使集团利益遭受严重的损害；秘密一旦泄密会使集团利益遭受较大的损害；内部资料一旦泄密会使集团利益遭受一般损害；公开资料公开有助于集团利益。程度规定如下“普通”公文应在8个工作小时内批示完毕；“紧急”类公文应在4个工作小时内批示完毕；“加急”公文应随到随批，必要时可以集体商榷；如承办事项复杂，时限可适当延长，但不得超过规定时限的两倍。（五）文件格式须遵从规定起草，对不按此规定编制的文件，收文部门（包括发文部门的上级或同级部门）有权退回并要求其改正。（六）集团各部门需总裁批准签发的公文，应提交集团总裁办，由总裁办负责人核稿，并在“核稿人”栏内签字。（七）核稿内容1审核行文的级别、方式；2审核与已发布的公文有无矛盾和重复；3涉及公司内其它职能部门或外单位的问题，会签是否完整；4是否符合行文规则和公文处理程序，是否符合文种使用、公文格式的有关规定；5密级确定是否合乎规定，发送范围是否恰当，主题词标引是否准确，有关附件和资料是否齐备；6发文稿纸及版面是否整洁。（八）经审核、会签的文稿按批准权限送相关领导签发，签发人对所签发文件的内容负最终责任。（九）公文的会签由发文部门或机构负责人决定会签次序；不同部门或机构联合发文由该部门或机构的共同主管领导决定会签次序。第十二条签发（一）各部门或机构间知会性公文，以及各部门或机构对内发文，由该部门或机构负责人签发；（二）人事任免通知，按人事管理权限签发；（三）重要对外文件（如对政府函件），由总裁或其授权人员签发；（四）以集团名义发文，由总裁或其授权人员签发；（五）公文签发授权应将授权证明文件送集团总裁办备案。第十三条公文盖章必须遵守集团用章管理规定，办理用章登记手续。第十四条各部门及机构应对每份发文建立台帐，做好发文登记工作；由承办部门自行送达的文件，应在档案室办理登记、签收。第十五条制度颁布必须经过会签程序，经负责审批领导签发后颁布，集团级的制度由集团总裁办颁布，部门内部制定的制度颁布前必须送总裁办审核和备案。第十六条集团级公文的文件底稿和正本共两份送交总裁办存档，集团各部门发出的公文原件由部门留底存档。发文流程图发文流程文稿拟定发文审核公文签发相关审批领导会稿部门发文部门/主办部门总裁办需以文件形式行文的，应使用统一的发文稿拟定文件内容涉及两个以上部门会稿拟定文稿文稿（待发）N由主办部门牵头，会稿各部门讨论定稿并会签Y到总裁办填写发文单文档审核根据权限，递交相关领导审批按领导意见办理N等待公文签发Y根据公文类型，安排公文下发Y责成发稿部门修改N第五章公文传递第十七条外发文传递（一）集团对外发文（不包括业务文件）均由集团总裁办负责传递；（二）公文传递须使用外部渠道的，必须使用挂号信函、特快专递（EMS）或集团指定的专业速递集团，不得使用平邮，重要公文（可能涉及法律、经济责任的）应要求对方收件回执，发件凭证、收件回执必须与发文底稿一起存档；（三）发文单位必须及时跟踪对外发文的送达情况，发现延误、可能丢失的情况时应及时追索，并向上级部门报告及与收文方核实。第十八条内部公文传递（一）集团总部与异地办公的下属子公司间的公文传递系统由集团总裁办负责运行；（二）收发文单位必须按规定办理公文发送、签收登记；（三）密级文档必须密封传递，并在信封上注明密级。第十九条收文管理（一）收文、登记各部门及机构指定专人负责收文操作，收到文件应书面签收后，对来文进行编号、备份；（二）传签集团各部门文件需上级多部门依层级审核、批准的，采用文件会签表呈报，上级部门依职级、职责和流程由低至高审核、批准。一般事项采用文件会签表，重要或许需要额外说明的另附备忘录；（三）传阅有关公文需经相关单位传阅，由发文单位填写文件传阅单，各传阅单位应在4个工作小时内（或发文单位要求）签阅完毕并送回收文处；对需送多位领导传阅的公文，一般应按领导排序由前向后递送；（四）批示公文批示时，对有具体办理事项的，批示人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他批示人签阅视为同意；没有具体办理事项的，签阅表示阅知。批示人不能亲自批示（如开会、外出等），由收文人员负责电话联系，并根据电话记录代为签署意见，事后，由批示人补签；（五）承办有关公文事项承办单位按上级公文规定或按领导批示确定，及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理；如有多个领导批示，按级别最高的领导指示确定；（六）跟踪催办1收文部门和岗位人员应对由其发出或接收的每份公文建立台帐，登记公文处理情况，并做好公文催办工作。2做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，不积压、不误传，防止漏办和延误。催办方法多种多样，可以电话督查、发函催办、实地督办；3承办人员对不能及时处理或答复的公文，应先以电话、便函等形式答复对方；需延时处理的必须经所在部门领导批准，不得无故拖延。第二十条文件的立卷归档和销毁（一）外来公文、集团的各类发文以及集团在工作中形成的文书、声像档案材料，由集团档案室负责立卷归档；（二）集团各部门形成的各类有价值性文件材料，由承办人收集齐全，立卷归档；（三）没有存档价值和多余、重复的文件，由各部门清理销毁；（四）联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其它单位保存复制件或其它形式的公文副本；（五）归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。第六章附录1集团文件编制格式规范2文件呈签表3文件传阅单4发文单5（发文常用）模板附录一、集团文件编制格式规范本规范是集团公文管理制度的操作指引文件，集团及各下级机构进行公文写作时须遵从本规范的规定一、集团公文的编制格式（一）发布权限本集团因公需要对集团内部或外部发布的决定、公告、通告、通报和（重大事项）通知。（二）眉首部分，即文头，由发文机关标识和发文字号组成。1位于公文首页红线上，与主体分隔，约占全页的1/3；2发文机关标识为宋体字，由发文公司全称加“文件”两字形成；3发文字号公司代字（部门代字）年度发文件编号，如“鸿铭控股（总办）2010发1号”或HMKGZB1，处于红线之上居中位置、在发文机关标识之下。公司代字要规范，长期固定使用，字数不宜过多；公司代字、年份、序号三者顺序不可更换；年份不能省略，六角括号不能写成圆括号或中括号；年份、序号应使用阿拉伯数字，序号不编虚位（如1不编为001），不加“第”字；4文件实行统一编号管理，集团由总裁办公室指定人员负责；5集团总部代字为鸿铭控股6集团总部部门代字统一规定如下集团人力资源部，部门代字人集团财务管理中心，部门代字财集团总裁办，部门代字总办集团工程管理中心，部门代字工集团采购管理中心，部门代字采集团成本管理中心，部门代字成集团球场建设部，部门代字球建7下属子公司的发文号应参照集团发文号要求统一编制（参见上文第3条）。各子公司代字规定如下北京鸿华绿苑运动休闲中心有限公司，公司代字鸿华球会（HHQH）天津东方鸿铭旅游地产开发有限公司，公司代字天津开发（TJKF）天津鸿立东方体育发展有限公司，公司代字滨海湖球会（BHHQH）天津鸿铭物业管理有限公司，公司代字天津物业（TJWY）腾冲鸿立投资有限公司，公司代字腾冲开发（TCKF）三亚凤凰假日运动休闲有限公司，公司代字三亚开发（SYKF）江苏宜兴鸿立东方旅游地产开发有限公司，公司代字宜兴开发（YXKF）8各子公司自行规定部门代字，需向集团总裁办审核、备案。（三）主体部分由标题、主送机关（仅限于用函使用）、正文、附件、成文日期、印章组成。1标题位于分隔线之下正中位置，它是文件内容的集中体现和高度浓缩。公司文件标题一般为事由和文种组成，事由前一般使用介词“关于”，表示涉及的范围和事务。标题中除制度名称加书名号外，一般不用标点符号。2主送机关（仅限于用函使用）即抬头，指对公文负有主办或答复责任的单位书写在标题之下靠左顶格位置。3正文由开头（叙述缘由、交代背景、说明发文必要性）、主体、结语组成。层次序数第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”第四层为“（1）”。4附件凡带附件的，应在正文之下（空一行）左起空两格位置标明附件的顺序和名称，附件名称不必加书名号，其后也不用标点符号。附件如有序号，应使用阿拉伯数字（如附件1、附件2等）附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第L行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件或带序号。5成文日期指文件的生效日期，以签发日期为准。标注在正文右下方（右空四字），年月日必须齐全，一律用小写汉字书写（如2010年写为“二一年”，“”不得用“零”或“0”代替）。6印章是发文机关对文件生效负责的凭证。加盖在日期上，落款处署发文机关名称。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距办法解决，务必使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（四）正式行文统一使用A4纸打印稿，不得手写。标题用2号宋体字或三号黑体字；正文用4号宋体字，单倍行距。二、内部公文编制格式（一）发布权限（1）集团总部部门依据部门职责对集团其他部门、下属机构或员工发布的通知、会议纪要；（2）集团下属机构及机构内部门向本机构内全体或部分部门、员工发布的通知、会议纪要。（二）格式详见模板。三、会议纪要编制格式（一）用途适用于记载、传达会议情况和议定事项,会议纪要在会议结束后一个工作日内整理完毕，并分发相关领导及部门。（二）格式详见模板。附录二、文件会签表部门呈报人时间类型请示汇报建议调