格兰德假日酒店财务基本运作制度

第1页共48页格兰德假日酒店财务制度及程序标题仓库紧急领料制度编号FCPP001部门财务部共一页之第一页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号涉及部门所有部门程序1、当仓管员下班后，某用货部门急需某种货物时，由用货部门主管持领货单去保安部同保安主管到前台大堂副理在前台领取仓库钥匙并做记录；2、到仓库领取货物时，必须有保安部值班主管、大堂副理与用货部门主管或经理三人在场；3、取得货物后，三人必须在领货单上签名，并注明自动开仓字样，留下领货单在仓库；4、锁好仓库门后，保安部值班主管、大堂副理、用货部门三人当面把钥匙包好，并在钥匙包上签名，送还前台。5、值班主管需在钥匙领取本及大堂副理日志上，记录库房钥匙领用时间，以备查询。第2页共48页格兰德假日酒店财务制度及程序标题仓库领料制度编号FCPP002部门财务部共一页之第一页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号涉及部门所有部门程序1、每周五下午为各部门办公用品领用时间2、每周一为布草领用时间3、每周二为印刷品领用时间4、每周三为清洁用品、清洁器具领用时间5、每周四为橱房用品领用时间6、每天领货时间为早晨8301130，下午领货时间为100400，其余为整理帐目时间。1）各部门领货员要逐项核对货物与数量是否与领货单相符；2）核对无误后在领货单上签名（中文名）；3）领货员不得在仓库逗留；7、下午5点以后为作单时间，不再发货，特殊情况除外；8、严禁先发货后补单、借条等现象；9、发货量不得超过要求量。7、仓管员或任何人员不得将钥匙带离酒店8、仓库领班每天上班到前台领仓库钥匙，下班时将钥匙装包封好交到前台保管。第3页共48页格兰德假日酒店财务制度及程序标题各类物品盘点程序及制度编号FCPP003部门财务部共一页之第一页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号涉及部门成本及仓库程序一、财务仓库的盘点1、确定收货记录与发货记录以及货仓卡完成时进行盘点；2、成本核算员与仓管员盘点时要逐一核对；3、盘点后成本核算员与仓管员要在盘点表上签名；4、当出现帐实不符时，要逐一查找，做到帐、物、卡三项相符为止；盘点无误后，将盘点表送往财务部；5、如出现帐实不符，又无法找到原因，由仓管员负责赔偿，并做下记录以备查询。二、餐饮及各部的盘点月末由成本部出具月末盘点通知盘点项目餐料、酒水并附列盘点表分发各部门及仓库,由各部门指定员同成本部员工共同配合进行盘点盘点时发生盈亏并查明原因列明细表上交财务部及高层领导审批后进行调整三、低值易耗品、布草季度盘点由管事部、布草房员工协同成本部员工进行盘点，盘点项目餐具、布草与基数表对照列出盘盈亏数明细并查出原因上交财务经理及高级领导审批后进行调整。第4页共48页四、固定资产半年或年度盘点以帐存的数字核对实物，即先将帐目记清楚并结出存量，抄在盘点表上，在以盘点的数字与实物核对，记录实际盘点数量与差异。增制固定资产盘盈盘亏报告单，上交财务经理及高层领导审批后进行调整。格兰德假日酒店财务制度及程序标题各类物品收货程序及制度编号FCPP004部门财务部共一页之第一页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号涉及部门所有部门程序1、收货员将采购部送来的采购计划归档（PR、PO、LIST）；A、已完成的PR/PO按号码顺序存放；B、未完成的PR/PO按部门及号码FILE好；C、MARKETLIST按日期FILE好。2、货物送来后，收货员按部就班，发票对照采购计划A、查数量是否相等；B、规格是否一致；C、价格是否与报价表或PR/PO一样。3、验收货品，属于专业技术的由使用部门协助A、检查质量；B、检查数量；C、包装单位；D、有效日期。4、任何与已批准采购单位有差异的物品，要通知采购部负责人（数量、质量、价格）；5、验收合格后，在发票上签名并盖章认可，并给一联给供应商；6、完成收货记录（以上手续齐全）A、在PR/PO上注明收货日期及收货记录号码，为了备查。B、收货部员工要在收货记录上签名；7、将收货记录计算总价后其中一联发送收货部门，原件及发票交至成本部；8、保持收货部整洁。A、市场货中，海鲜、肉类要在早晨9点前送到收货部并有冰袋保鲜；B、蔬菜类，注意新鲜程序是否有虫洞、沙等；C、罐头食品，注意不要凹凸不平、欠缺情况，如有此类现象有权不收货。第5页共48页9、过秤食品，“PR单”中的数量可以超额或短缺3，仅限于直拨过秤原材料（鲜货），其他不在此范围。格兰德假日酒店财务制度及程序标题零用现金报销程序及制度编号FCPP006部门财务部共一页之第一页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号涉及部门所有部门程序1、开业后，酒店应根据营业及运作的需要，核定部分部门暂领备用金；2、凡特别急用需使用备用金时，需经部门经理签字同意，方可使用；3、部门如若采购所需零星物品，必须先填写PR申请单，由采购部购买；4、报销必须附上PR单及合法的税务发票，并有收货记录；5、报销的单据必须粘贴好应报销的单据，按审批程序进行报销；6、若财务部审核发现不符合报销规定的费用，予以退回不予报销；7、按部门申请、经理签批、财务审核、总经理签批、董事长签批的程序进行；8、员工领取所报销的费用后，签名并当面点清，事后酒店不承担任何责任。第6页共48页格兰德假日酒店财务制度及程序标题餐厅结帐制度编号FCPP007部门财务部共一页之第一页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号涉及部门收银员及餐厅部门程序1、各餐厅服务员上岗前，首先清点“备用金”餐厅账单及各种报表。2、餐厅服务员把点菜单交收款时，收款员应首先检查点菜单人数、台号、时间是否记录齐全，如记录不全则退回服务员。3、收款员将餐厅服务员交来的“点菜单”上的菜肴逐一抄写或打印在“账单”上，账单一式二份，一份给客人作为收据，另一份留收款员作为编制收款员报告的附件。4、若是收款机结账，要将账单号码输入收款机内，然后将客人人数、台号及客人所点食品、饮料内容及数量依照收款机菜单输入。5、客人结账时根据服务员提供的结账台号检查取出客人的账单交服务员。6、按照现金、信用卡、宾客欠款和外单位欠款等结算方式办理结账手续。7、根据账单分别填写结账报表，核对现金、支票、信用卡等交前台结账处。第7页共48页格兰德假日酒店财务制度及程序标题收银员交款程序及制度编号FCPP008部门财务部共一页之第一页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号涉及部门财务收银员、审计程序1、收款员下班前，清点现金、信用卡、支票、编制餐厅收款员收入报告。2、复核并确保餐厅的食品、饮料、香烟等收入总计与之相应的现金、宾馆挂账，外来客人持账、信用卡等总计一致，核对并确保实收现金与累计现金数相一致，确保住店客人的挂账总计与转往前厅的挂账数相一致。3、检查“收款员收入报告”核对客单使用数量和是否按顺序开出，是否有丢单，注销的客单必须二联如数保留（注销客单需按程序签批）。4、收款员下班前，将本班次收到的现金、支票（所有早班收取的支票，及时交总出纳处进行进帐，晚班收银员要求客人注明付款人的单位、地址、电话号码及身份证号码）封存在现金缴款袋，送入总台收银处。5、现金缴款单的金额必须与收入报告相符、审核无误后投入保险箱。6、投入保险箱时，必须有证人在场，见证人可要求收银员逐个打开投款袋查看后在投入保险箱，并在缴款投袋记录簿上签字确认。7、收款员收入报告及所附定单、账单交收银处转交夜审方可下班离店。8、下班前检查所有住客帐是否登记完整。第8页共48页格兰德假日酒店财务制度及程序标题采购制度及程序编号FCPP009部门财务部共一页之第一页发出财务经理审批总经理执行日期2002年月日取代制度编号涉及部门酒店所有部门程序一、零星物品采购程序1、部门采购所需物品必须先填写采购申请单；2、采购申请单一式四联，采购一联；仓管收货一联；财务成本一联；申请部门一联；3、采购部接到采购申请单后，需进行巡三家供应商价格，经成本控制人员核实，确定同等质量的最低价格后，报总经理及董事长签批。4、采购部须按确定的到货时间跟进供货商到货情况；5、仓管收货员收到与样品一致的物品后，通知申请部门到现场或由供应商送到使用部门验货，合格后使用部门签收送货清单，交仓管进行做收货记录，完成本次采购工作。二、物品月结采购程序A、直拨物品采购1、首先，采购部要求供应商每半月报价一次，成本部核实后按程序报批；2、酒店采用捷信达电脑软件系统进行分部门操作；3、直拨鲜活食品申请单采购由厨房下PR单；4、采购部按PR单要求的数量进行输入确认的单价，电脑自动计算总额，采购员效对无误后打印出PR单；5、采购部通知供应商送货；6、仓管收货员按鲜活食品申请单进行按要求验货；7、厨房或使用部门再次检验物品质量后，签回供应商送货清单给仓管收货人员；8、仓管收货员认真核对后进行输入电脑做出收货记录，完成本次采购程序。B、仓库物品补充采购1、由仓管员按最低库存量及时在电脑下PR单进行补仓；2、采购部接到PR单后，需进行巡三家供应商价格，经成本控制人员核实后，按审批程序审批；3、采购部按PR单相应的供应商进行电脑下定货单（PO单）并随时跟进；4、货到后，仓管收货员按PR单和PO单要求认真验货入仓并在电脑中做收货记录；第9页共48页注明以上A、B两项工作若捷信达电脑系统未完成，暂时手工填写申请单。格兰德假日酒店财务制度及程序标题大堂保险箱使用程序及制度编号FCPP010部门财务部共一页之第一页发出财务经理审批总经理执行日期2002年月日取代制度编号涉及部门酒店前台部门程序1、除酒店管理需要及指定特殊要求外，客用保险箱只对住店客人服务，任何人不可私自占用客用保险箱。2、客用保险库位于大堂，由前台收银专人控制库门钥匙。每个客用保险箱有两把钥匙；主钥匙置于保险库内，另一把钥匙给开保险箱的客人，未动用的保险箱钥匙放在保险库匙橱内。3、当住店客人需要领用客用保险箱时，前台收银员要验证此人为住店客人（通过看房卡等），验证无误后请客人填写一份客用保险箱记录（包括领用日期、房号、签名等），同时前台收银员必须在经手人处签名。4、前台收银员核对领用表填写无误后，写上客人的保险箱号码，待客人把物品放入保险箱后，锁上保险箱，将附钥匙交给客人（客人放物品时，前台收银员不可在客人身旁），同时把（保险箱领用表）一联放在客人的资料夹中，并在该房电脑信息中注明客人已开保险箱，箱号为“XX”。5、当客人要求开启保险箱时，前台收银员在核对客人的身份后及保险箱钥匙号后，进入保险库，取出该房保险箱记录，请客人在背面保险箱使用记录上签字，收银员核对无误后，方给客人开启保险箱，前台收银员在经手人处签名。6、当客人退保险箱时，前台收银员确认其身份及保险箱号后，请客人在保险箱使用记录上注明取消使用，收银员核对后方给客人开启保险箱，请客人取出财物后，收银员签字确认收回附匙，并将该保险箱记录存档。第10页共48页7、前台客人保险箱使用情况登记表必须24小时交接，收银主管指定人员负责登记和进行保险库钥匙交接。8、入住期间，若客人丢失了保险箱钥匙，需赔偿人民币300元，前台当值大堂副理协同保安部、工程部等相关人员尽快为客人开启保险箱。格兰德假日酒店财务制度及程序标题帐单修改批核制度编号FCPP011部门财务部共一页之第一页发出财务经理审批总经理执行日期2002年月日取代制度编号涉及部门酒店财务收银、前台部门、餐厅部门程序1、餐厅帐单修改是指服务员或者收银员已入帐而又进行取消或更改错误；2、发现这种现象时，必须经餐厅经理了解实际真实情况后予以注明修改原因；3、财务审计人员审单时应认真核查，并记录每笔修改的时间、是否有负责人签名。4、客房帐单修改，大堂副理应全面了解，签署意见，报前厅经理知会，同样按上述制度执行。5、如若帐单修改平凡，则需追究过失员工责任，部门经理负连带责任。第11页共48页格兰德假日酒店财务制度及程序标题客帐扣减退款制度编号FCPP012部门财务部共一页之第一页发出财务经理审批总经理执行日期2002年月日取代制度编号涉及部门酒店前台部门、财务部收银程序1、客帐扣减是指帐单已入电脑，经财务审核、查实部门证明或当时发现帐单有误，需采用扣减单进行冲出，退回多收客人的帐款；2、此类现象发生，收银员开具REBIT单，营业点的经理确认同意后，客人签字，退回多收客人的消费。3、财务审计对此类单据应严格审查，若有疑问可及时向经理反映情况。4、加强酒店员工的业务培训，少出差错，认真负责。5、如经常发生类似问题，追究当事人责任。第12页共48页格兰德假日酒店财务制度及程序标题管理人员经营权限编号FCPP013部门财务部共一页之第一页发出财务经理审批总经理执行日期2002年月日取代制度编号涉及部门酒店所有部门1具体见附表一、二、第13页共48页格兰德假日酒店财务制度及程序标题各类宴请权限及审批程序制度编号FCPP014部门财务部共一页之第一页发出财务经理审批总经理执行日期2002年月日取代制度编号涉及部门酒店所有部门1附表一、二具体说明第14页共48页格兰德假日酒店运作制度及程序标题仓库钥匙管理制度编号FCPP014部门财务部共1页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号涉及部门仓库、收银处1前台收银部负责酒店各仓库钥匙的管理；2每天中班前台收银员将接收酒店仓管部下班后交出的各仓库钥匙；3检查钥匙是否用信封封好，是否盖章或签名；4在钥匙登记表上签名，登记交钥匙时间、数量、部门名称；5收银员要掌握交取钥匙员工的签名模式；6每天早晨仓管部上班时收银员负责将装有钥匙的信封交给该部门主管以上的员工领取；7需要领取钥匙的员工，登记领取钥匙时间、信封数量、部门名称、签名；8“自动开仓”的钥匙领取需有当值大堂副理、当值保安人员（领班级以上）、用货部门人员（主管级以上）签名领取该仓库钥匙；9前台收银处保管全酒店钥匙的备用钥匙（出纳保险箱、投款保险箱、财务总监保险箱的钥匙除外）；10仓库备用钥匙由财务经理保管；第15页共48页格兰德假日酒店运作制度及程序标题出纳钥匙管理制度编号FCPP015部门财务部共1页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号涉及部门仓库、收银处1、天下班后出纳员的保险柜钥匙交财务经理保管并登记交出时间、签名；2、由财务经理将出纳员保险柜钥匙装入保险柜锁好；3、每日上班出纳员到财务经理处领取钥匙并登记领取时间、签名；第16页共48页格兰德假日酒店运作制度及程序标题前台投款保险柜钥匙管理制度编号FCPP016部门财务部共1页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号涉及部门仓库、收银处每天上班时由现金出纳员和收入审计主管到财务总监处领取各自的钥匙，并在登记簿上签名、领取时间，然后到前台收银处两人同时开启投款保险箱。第17页共48页格兰德假日酒店运作制度及程序标题外汇管理制度编号FCPP017部门财务部共2页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号涉及部门仓库、收银处根据国家外汇管理局的“外汇管理条例”严格管理外汇的收支与兑换；一、日常外汇收支业务的管理1、每天营业收入中的外币，收款员必须详细记录在营业收入日报表，连同收费单据一并上交财务部，夜班的外币收入，存入财务部前台的保险柜中，于次日上午上交财务部；2、须当天存入银行，一切营业收入的外币，不得坐支，外汇的收支必须通过银行办理。（1）收入中的外汇转帐凭证，从收到凭证的第二天即委托银行转帐；（2）内外业务单位外币的结算办法，必须经双方协商以合同或协议的形式加以肯定或约束，凡与国外私人及股份制单位办的企业订立业务合同时，除搞清其信誉及偿付能力外，还必须事先预存一次业务所须费用在酒店银行帐户内作为每次业务的结算资金；（3）外币结算的工作人员，必须及时把对外结算单据按合同或协议办理结算，并在委托银行结算的第六天（国外业务单位在委托银行后的第十天）核对是否妥收，凡在上述时间内未获银行收款通知单的应立刻通知营销部、餐饮部或其他部门协助办理崔收，同时向财务负责人报告；第18页共48页（4）用外汇购进的商品、原材料、物料用品、工具、零配件等，在出售或调拨时必须收回外汇，特殊情况必须由总经理批准；（5）严格执行外币使用审批分工制度，一般除商品、食品原材料外、一切物料用品、设备工具、零配件、燃料、能源等使用外币，必须经财务部审查，报总经理审批（6）客交外币结付帐单者，一律按当日中国银行兑换现钞的汇率折算人民币，严禁擅自变更汇率比例，也不得用取整舍零折算人民币的做法；（7）客以酒店受理的银行信用卡签付帐单者一律按帐单实际金额填列“认购单”并让客人签付，不另收手续费；（8）店在银行开立的外汇帐户，不准外单位或个人借用；（9）以转帐或记帐方式结付业务款项者；（10）以旅行支票结付帐单者，一律按当天中国银行兑换现钞的汇率减075贴息折算人民币；二、汇兑换业务的管理制度酒店为方便宾客在我国旅游开支，受有权经营外汇的银行委托，按照兑换业务终了，应分别汇兑定期结算。1、店同银行签定外币兑换周转金限额协议，遵守银行外汇管理规定，专设外币保险柜；财务部派专人负责外币周转金与现金管理；严格管理制度和出入库管理手续；每日外币周转金的领取、存入、取送清点应准确无误，签字手续完善；2、收银员每天早上按时收录银行公布的当日外汇牌价，及时填写、调整和向客人公布当天外汇兑换牌价表；正式上岗前，准备好连续编号的外汇兑换水单，领取大小面值和不同币别的兑换周转金；3、宾客前来兑换外币，先查看客人有效证件然后核对客人外币兑换水单的内容别、数额是否准确无误，辨别真伪外币及旅行支票，最后按当日不同币别的牌价计算，收银员和外币兑换员两人复核，当面点清；4、每天兑换的外币及人民币，分别按水单号码、现金支票、币别和兑换牌价制作外币兑换表，表格的内容填写和数量核算应准确无误，现金按币别打捆包装，签字上交；交接班报表、帐单、数额清点，应当无差错发生。第19页共48页格兰德假日酒店运作制度及程序标题固定资产管理制度编号FCPP018部门财务部共3页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号涉及部门仓库、收银处固定资产的日常管理，在酒店总经理的领导下按照固定资产的使用类别和不同特点，实行固定资产各部门具体归口管理，并根据固定资产的使用特点，层层落实管理责任。一、归口管理即根据固定资产的不同特点，将固定资产归口划分给有关领导和部门控制。1固定资产的结构和占用，归总经理管理，总经理要做好固定资产的增减决策；2固定资产的技术方面，归工程部管理，工程部要搞好能源供应、设备维修保养，保证设备正常运行；3固定资产的资金方面归财务部控制，财务部根据总经理的决策搞好固定资产的配置，提高固定资产的利用效果；4固定资产的日常保管、保养、使用归各营业部门、管理部门、后勤部门负责；二、用管结合、用管定人就是谁使用谁管理，谁管理谁负责，把固定资产的使用与管理责任以及利用效果纳入各级岗位责任制范围，具体落实到每个班组和个人身上，实行定机、定人、定岗、定责、定奖、定罚等。第20页共48页三、分工负责1宾馆全部固定资产包括主楼、职工宿舍、机械设备、大小汽车、电脑、复印机、打印机、彩电、冰箱等等的帐务管理和计提折旧等由财务部负责；2电话、电传、电报设备、复印机、打字机等由前厅部管理，办公用的由所在部门管理；3空调系统、电器系统、机械设备由动力部管理；4消防系统等由保安部管理；5各种汽车等由汽车部管理，由各部门单独使用的由各部门管理；6客房中的彩电、冰箱、电话、空调、电脑、电话等由客房管理；7餐厅的冰箱、冰柜、空调、厨房的操作设备由餐厅管理；8洗衣部的洗衣机、烘干机、熨烫设备等由洗衣部管理；9酒店的电脑网络系统由财务部电脑房管理；依据上述分工各部门与财务部同时建立固定资产登记簿（或帐卡），记录固定资产名称、规格、数量、单价、金额、购建日期、使用年限、产地及存放地点；四、维修、保养制度1房屋、机械设备、音响系统、空调系统、消防系统、电器系统等大修理及日常维修制度由工程部负责制订；2各种汽车（包括各部门使用的）的大修理及日常维修制度由汽车部负责制订；3电脑系统的日常维修保养制度由财务部电脑房负责制订；上述各部制订的大修理及日常维修制度呈报总经理审批后下达各部门执行，各部门根据维修制度规定，编制本部门的固定资产修理计划，先报送动力部、汽车部等，由该部门审查修理项目后，会同财务部审查修理费用并加具意见，呈报总经理审批，修理计划按年、季编报，经批准后由各部执行维修；五、固定资产的盘点制度1各部门根据本部门具体情况设专职或兼职资产管理员负责固定资产的管理工作；2固定资产年终必须进行一次盘点，由财务部、工程部和使用部门负责第21页共48页人、资产管理员参加盘点，盘点时以帐存核对实物，以实际盘点的数字核对帐存，既要清查数量，又要清查质量；3对错入、错出及代管固定资产，另外列表，以便与对方核对；4填写盘点表时，应与入帐的类别、品名、规格一致，以便核对；5对盘盈盘亏数量，要认真查找原因，提出处理意见，对需要报损报废的固定资产，要经有关人员鉴定批准后处理；6对不需用固定资产，应提出处理意见，减少资金占压，提高资金利用效果；六、监督固定资产的调入、调出、内部转移、清理、报废等工作1及时掌握固定资产的增减变动及具体分布情况，财务部与各部门每季核对一次帐卡（或登记簿）；2酒店固定资产由于长期使用，不断磨损，以致丧失工作效能而废弃时，或因遭受以外灾害而使固定资产毁损时，读应及时报废清理；固定资产清理报废严格遵守规定的审批程序和手续，先由工程部提出，进行认真的技术鉴定，经财务部审查，最后呈报总经理审批，以此作为合法凭证，方可进行报废清理；七、固定资产计算价值的规定资产原购进价值、运杂费、安装费、技术资料费、税项均为该项资产的价值。八、固定资产折旧的规定执行会计核算管理规定中的折旧年限、折旧方法、折旧率等。第22页共48页格兰德假日酒店运作制度及程序标题票证管理制度编号FCPP019部门财务部共2页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号一、票证的包括范围发货票、收据、帐单等。二、票证的领用1保管票证的会计专门登记、发放、领用、保管、销毁等；将票证的号码记录在登记簿上，登记内容包括发货票、收据购入日期、帐单领用日期，票证的发放日期、发放数量、领取人姓名、旧票退回日期；2只有收银员、出纳员，可以领取票证，其他与次业务无关的人员，一律不允许领用；3基本领取数（注发货票要根据票面金额情况）是3本或根据业务情况增加领取数；4旧票证未收回前不得颁发新票证；5保管票证的会计人员跟踪监督那些已发出一段时间但仍未退回换新票证。三、票证的使用1发货票的使用范围限于本企业的营业收入、业务收入，不得代他人或其他单位开发票，不得将发货票借给外单位及个人使用，违者给予乙第23页共48页类过失处分；2收据使用范围限于本公司内部使用和对外单位的预收帐款、往来帐款；3开出的发票和收据时必须复写纸套写，顺号使用、金额、内容要准确完整，写错作废，必须三联顺号贴在存根上，不得撕掉；4发货票的使用必须定期接受税务机关审查，销毁、停用必须税务局审查并上缴；5遗失未使用的空白发货票，必须登报声明作废，一切登报费用及个人部分的遗失罚款由遗失人员负责，不得报销；6除发票和收据以外的票证（如帐单）也要顺号使用、统一领用保管；7票证的销毁要按会计档案的规定销毁；第24页共48页格兰德假日酒店运作制度及程序标题合同管理制度编号FCPP020部门财务部共2页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号一、合同的概念合同又称契约是当事人之间设立、变更、终止某种权利义务关系的协议，具有法律效力；二、合同的种类购销合同、承包合同、基建合同、信贷合同、租赁合同、财产保险合同等；三、合同的内容1当事人的名称或姓名、住所；2标的即合同双方当事人权利义务所共同指向的对象；3数量；4质量标准；5价格；6履行期限、地点、方式；7违约责任；8解决争议的方法；四、签订合同的前提第25页共48页1签约双方的代表必须是法定代表人（或持有法定代表人授权委托证明书）；2内容合法签订合同的内容，绝对不允许利用合同的签订搞违法内容的条款；3充分协商、平等互利签订合同必须经过双方充分协商，做到平等互利；4坚守合同、等价有偿签订的合同必须坚决守约，以保证对外资信、相互必须等价；五、酒店签订合同的程序1酒店各部门签订合同，必须征得总经理的同意，经办人必须持有总经理授权委托证明书签订之前先经过草签阶段，并与有关部门共同研究，呈报总经理审批后再正式签订合同；2所签订的经济合同必须到酒店财务部加盖酒店合同专用章后方可生效，合同签订后必须将正本交给财务部保管并做付款依据，财务部定期将合同签订情况列表上报总经理；3若属涉外合同必须由总经理签订；（六）、财务部是酒店合同管理机构，各部门管理人员必须提交对合同重要性的认识，规范本部门合同的管理，指定专人保管，应做密件保管；七、签订合同必须采取书面形式，并使用国家统一制定的合同示范文本，由每年末报其他计划时一同上报所使用合同文件的计划，由酒店采购统一购买；八、对各部门对合同的管理应按管理文件一样进行分类，归档管理，以便检查和监督；九、所签订合同发生纠纷时及时上报酒店管理当局，如何解决此问题；十、酒店劳务合同的管理办法仍由人事部管理；十一、合同签约后要注意跟进1要经常检查合同执行情况和执行中存在的问题；2要研究可行性问题和明确经济责任；3要注意不可抗拒的因素和随时找出法律根据；4要注意索赔事项，及时依法追究经济赔偿，并采取措施；第26页共48页协商条款订明解决纠纷的方式（包括协商、调解、仲裁、诉讼）格兰德假日酒店运作制度及程序标题经济活动分析制度编号FCPP021部门财务部共1页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号1月度经济活动分析会议在月度终了后的八天内召开，2季度经济活动分析会议在季度终了后的十天内召开，3年度经济活动分析会议在年度终了后的十五天内召开，4财务总监主持5参加人员总经理、各部门总监、经理第27页共48页格兰德假日酒店运作制度及程序标题奖售品、样品、赠品管理制度编号FCPP022部门财务部共1页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号1、奖售品某推销单位为搞好促销，加大销售力度，鼓励服务员做好推销，采取奖励等类似的举措（例销售酒水五箱奖励一箱），不可完全归属部门或个人所有；2、样品某推销单位为搞好促销，加大销售力度，占领市场，先给酒店的样品（例绵织品、酒水、工艺品等），也不可完全归属部门或个人所有；3赠品酒店搞活动、开业、周年、节日庆典接到友好单位的礼品，除酒店正常使用外，余下不允许归属部门或个人所有；上述三种情况管理的规定第一留用作为存货、固定资产、资本公积等入帐；第二销售处理所得酒店与部门55分成；第28页共48页格兰德假日酒店运作制度及程序标题废旧物资管理制度编号FCPP023部门财务部共1页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号1废旧物资的范围啤酒瓶、易拉罐、玻璃白酒瓶、瓷瓶、报废床单、毛巾、浴巾、地巾、用过的香皂、纸盒、纸箱、废旧报刊、废旧塑料袋、麻袋等废旧物资；2所有废旧物资由各部门统一交由仓管部处理，仓管部在收到各部门送交的废旧物资时，应做好登记，注意品名、数量、时间、交货人，仓管员并在各登记簿签收，以便逐月按各部实交废旧数量汇总，做好分成依据；3处理所得酒店与各部门、财务541分成；第29页共48页格兰德假日酒店运作制度及程序标题员工调离审计制度编号FCPP024部门财务部共1页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号1、若有员工调离部门或酒店，人事部应及时通知财务部对调离员工所在岗位负责资产（制服、工牌等）、资金（备用金、借款、员工挂帐）情况进行审查及时收回，避免给酒店造成损失。第30页共48页格兰德假日酒店运作制度及程序标题仓库卫生管理制度编号FCPP025部门财务部共1页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号酒店仓库属卫生检查重点区之一（特别是食品仓），仓库每天进出货物频繁，经常会产生一些杂物及废物，各仓仓管员必须及时清理，以保持仓库清洁卫生，达到卫生标准。1防鼠遇到鼠害时，仓管员必须立即通知管家部灭鼠，以防物品损坏而报废；2防虫各仓仓管员必须预防虫害，避免物资损坏而报废，配合管家部定期杀虫；杀虫时防止食品受到杀虫水的喷射；3防潮仓库必须保持空气流通，以防潮湿从而造成货物发霉变质而报废；第31页共48页格兰德假日酒店运作制度及程序标题电脑使用制度编号FCPP026部门财务部共1页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号1坚持管理业务与系统维护分开原则，电脑管理业务由使用部门负责，系统的软件硬件维护、业务咨询、技术培训和开发工作由电脑部负责；2操作员必须经过培训合格后方能上机操作。各使用部门负有对电脑设备的维护、保管责任，严禁私自拆装电脑设备和退出管理菜单进行其他操作，发生故障应及时通知电脑部；3各级使用人员要对密码保密，并对自己的一切操作负责，出现失误或发现问题，应立即通知上一级管理人员处理；4操作过程中不得擅自中断或重新启动电脑设备；5在设备进行中，发现有异常声音或异味时，应立即切断电源，并通知电脑部；6使用部门有保证电脑设备在良好环境下使用的义务，严禁在电脑设备上涂划或在设备上放置杂物；确保防尘、防潮、通风；遇高温天气应及时第32页共48页采取降温措施；7电脑专用电源严禁那做他用，遇到酒店停电，操作员应尽快将工作处理完毕（电脑专用电源可维持短暂供电）恢复供电后方可继续使用；8暂停使用电脑时，应关闭所有电源开关。格兰德假日酒店运作制度及程序标题电脑系统安全保密制度编号FCPP027部门财务部共1页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号1、作员必须严格遵守保密制度，按照规定的职责范围，依照操作规程进行工作，不得使用外来软件，严禁在运作时关机或重新启动；2、各使用部门的经理要根据本部人员的职责，设置系统的使用权限，防止越权操作；3、密码可由使用人员自行确定，并应定期更换；4、系统维护人员必须遵守程序与数据维护分开的原则，不得干预使用部门的管理，除系统问题外，不得与操作人员发生联系；5、系统维护人员必须做系统的安全、防护工作，外来软件需确认无病毒后方可使用，未经许可不得擅自修改数据和程序，严禁把程序、数据或资料擅自拷贝给他人。第33页共48页格兰德假日酒店运作制度及程序标题电脑设备操作制度编号FCPP028部门财务部共1页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号1、照操作规程启动、关闭电脑；2、卸打印纸时要注意将纸对准传送架槽口，装好后要检查纸张进退是否正常再进行打印；3、较长时间不使用的电脑或打印机，应先将电源关闭；4、不宜将显示器的光度调得过高，严禁在散热孔或键盘上放置其他物品，尤其是金属物和液体；5、做好日常维护工作，严禁在电脑设备上涂划；清洁电脑时应切断电源，使用洁净干抹布，突然断电后，应关闭主机和打印机电源。第34页共48页格兰德假日酒店运作制度及程序标题电脑房管理制度编号FCPP029部门财务部共1页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号1、严格遵守劳动纪律、坚守岗位、无故不得离开岗位；2、请假、补休或调班应提前填单并征得经理同意，否则无效；3、主班必须做当班记录，对故障的处理应有详细记录；4、上班时间除系统问题，例行检修或更换色带外，不得进入前线部门，进入前线部门应遵守该部门的规章制度，接受该部管理人员的监督；5、遵守程序设计与数据维护分开的原则，不干预使用部门的管理工作；6、做好交班工作，交班人未到，当班人员不得离开工作岗位；7、未经上级批准，不得带外来人员到本部和使用部门参观；8、防止系统泄密和数据丢失；9、禁在机房内吸烟、使用电炉等明火工具，电烙铁用完后拔出插头；10、做好机房内防潮、防雷、防强磁工作。第35页共48页格兰德假日酒店运作制度及程序标题餐厅香烟管理制度编号FCPP030部门财务部共1页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号1、香烟由收银主管到仓库领取。2、领取香烟时，如果发现有任何破损现象，不应领取。3、香烟应锁在安全干燥的地方。4、收银员将领取香烟报表报到财务部审计以便核查。5、餐厅收银员根据营业的需要到收银主管领取香烟，并在香烟领登记表上签上领取香烟的日期、数量、品名及经手人，收银主管也同时签名。6、餐厅收银员销售香烟时应在香烟盒底部签名作标识，以防被他人调换，整条香烟在香烟的外包装上签名7、客人开启的香烟除经理批准外，否则不予退还。8、餐厅收银员每班结束后制作香烟销售明细报表，并附上所开香烟单，下班后连同收入报表放在指定的地方交给财务审计。9、餐厅收银主管和审计人员将不定期抽查香烟销售情况，如发现有卖私情况，立即开除。10、餐厅收银员应严格遵守香烟交接管理制度，收银主管每天早上负责盘点收银员香烟存量，并报财务部审计核查。11、除财务经理同意外，任何人不可在收银处借香烟，发现违规书面警告。第36页共48页格兰德假日酒店运作制度及程序标题前台挂帐的管理制度编号FCPP031部门财务部共1页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号1、只有与本酒店签定协议的单位方可挂帐。2、交到财务部的挂帐单必须有该公司有效签单人签字或授权书方为有效。3、客人签单金额不可以超过信贷额，否则后果由前台经办人负责。4、挂帐单必须附有完整的资料。如旅行社的订单、旅行社有效的、旅行社客人资料等；公司附上客人资料及公司订房确认信；对于不合格挂帐，如发现未附有完整资料，收银员负责在两天内找回。如收银员因休假或无法完成时将由收银主管在两天内负责跟进，因不合格挂帐而给酒造成直接经济损失，应由经办人负责，审核员对此类情况及时汇报上司处理。5、长住客人的帐单须每周核对，保证帐单齐全。6、前台每个月的最后一天根据销售部的长住客人明细单按合同做好相应的扣减，并跟齐明细单做挂帐，保留客人每次的挂帐记录。7、所有挂帐单不开发票，待客人与财务部结帐时开具。第37页共48页格兰德假日酒店运作制度及程序标题挂帐预订的管理制度编号FCPP032部门财务部共1页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号1、仔细审查挂帐公司资料的真实性及完整性，确保公司资料齐全，特别是公司的电话、传真及联系人。2、要求挂帐的公司、旅行社要与公司签定挂帐申请表3、每个公司、旅行社的合同价和特别优惠价要注明，如有更改应及时补加或更正，以便财务及前台的工作。4、对于长住客的挂帐协议也要注明各个餐厅的折扣及其他优惠明细，便于前台月底结算费用。5、订房中心遇到非信贷的公司、旅行社订房要求挂帐时，如下情况可酌情处理（1）如公司有担保信，且信誉较好，消费额在RMB5000元以内，可由营业推广部经理签名同意及信贷会计复核财务经理决定。（2）如消费金额超过RMB5000元以上，总经理以上人员签名方可生效。6、信用卡担保预订，必须有信用卡、有效证件的正反面复印件及签署付帐协议书，与授权中心核实以上资料的真实。7、财务部有权拒收无信贷合同且无担保的挂帐。8、如因预订时所造成的扣减，由预订中心负责。第38页共48页格兰德假日酒店运作制度及程序标题住客信贷超限额管理制度编号FCPP033部门财务部共1页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号1、每日下午300大堂AM编制出住客信贷超限额报告及贵宾报告。、2、大堂AM根据酒店信贷限额（超出押金1，000元）核查出超额消费的房间。3、超额消费住客的几种方式付款之核查I客人用信用卡付款按房号查核电脑上的授权与客人RC上的授权是否足够，并计算出当晚房费增加授权。将授权号码记录在电脑及RC上（普通房按每晚2000元累加，国内信用卡不可累计，须取得最大的授权。）当客人消费超过10000元时，电话通知客人到前台结一次帐，同时发出一份高额消费通知函，由前厅部负责送到客人房间，客人到前台结帐后，要重新压印一张新的签购单作押金，在POS机上打印出予取的授权。II支票付款检查支票的有效期及限额（规定最高限额为10000元，预交定金的除外）当客人消费到10000元时，电话通知付款单位前来结一次帐，并带一张有效的支票交前台作为押金。（3）合约公司挂帐检查电脑上是否有财务部批准的授权，公司担保确的有效期，有效签单人的签名是否相符。（4）高层管理人员签名担保的离店付款按酒店信贷限额（控制在10000元之内）消费，注意担保的有效期，逾期应联系担保人通知客人到前台第39页共48页收银处结帐。（5）现金付款当客人的消费加上当晚房租超出限额1000元时，应发出第一封交款通知函交前厅部送到客人房间及电话通知客人到收银处续付押金。4、VIP客人超限时，应向管理层汇报后决定是否发出交款通知函。5、所有已发交款通知函的客人的房号、姓名、金额、催款记录登记在追款控制表上，控制表一式三联，每天下午430前抄送（前台收银、大堂AM、信贷会计）信贷会计复核后向财务经理汇报追款情况，信贷会计次日早上到前台了解追款结果，如下午追款仍未有结果，大堂AM应与财务部商讨决定是否暂停客人签单权利（挂房客帐）包括各营业点，必须取得管理层批准，通知客房部、保安部采取行动，双重锁上客人的房门，直到客人到前台付款为止。格兰德假日酒店运作制度及程序标题出纳室安全制度编号FCPP034部门财务部共1页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号1、非出纳室工作人员不得进入出纳室。2、钥匙管理要严格，抽屉内不准存放钥匙。3、现金清点不得在柜台上进行。4、现金存入银行，必须由保安人员陪同方可出门。5、严格按规定使用保险箱。6、下班后，切断有关电源。第40页共48页格兰德假日酒店运作制度及程序标题财务部奖惩制度编号FCPP035部门财务部共7页之第1页发出财务经理审批总经理执行日期取代制度编号1、奖励原则有功必奖、有过必罚、依法管理、执法必严、奖罚面前人人平等。2、奖励形式甲类奖金；乙类奖金、奖状；丙类奖金、晋升工资、调升职务；3、奖励标准甲类奖岗位工资10或奖金300元以下（含300元）；乙类奖岗位工资15或奖金500元以下（含500元）；第41页共48页丙类奖岗位工资10或奖金500元以上（含500元）；4、奖励条件对符合下列条件之一者，建议给予甲、乙、丙奖励。甲类拾金不昧，做好人好事事迹突出者；在接待客人中，受到一致好评者；在工作中任劳任怨，不计较个人得失，影响较大者；在酒店重大活动中表现突出者；工作表现突出，被部门评为优秀员工者在抗洪、防灾、防风、治安、消防、保密工作中有突出表现者；其他应给予甲类以上（含甲类）奖励的行为；乙类表现优异，半年之内的月度绩效，考评分数各次列为本部门第一者；拾金不昧，数额巨大，并能归还失主者；一年多次做好人好事者；对提高酒店信誉，作出显著成绩者；有效举报违法、违规行为者；发生事故隐患，及时采取补救措施者；为保护酒店员工和顾客见义勇为者；提出合理化建议，被部门或酒店采用，成绩显著者；丙类在酒店年终评比中被选为酒店杰出员工者；在酒店精神文明和企业文化建设中做出优异成绩者；因经营、管理、服务、技术、技能、考核方面等优异成绩受酒店上级及社会有关行业部门表彰者；全年因收款服务工作受到客人表扬10次以上，在酒店和部门绩效考评中成绩优异者；励行节约、控制成本显著者；2、处罚原则第42页共48页有功必奖、有过必罚、依法管理、执法必严、奖罚面前，人人平等。6、处罚（1）、处罚形式甲类口头警告；乙类书面警告、通报批评；丙类最后警告；（2）、处罚标准甲类扣岗位工资5；乙类扣岗位工资10；丙类扣岗位工资20，停职检查，开除；（3）、处罚条件为下列之一者，给予甲、乙、丙处罚甲类上下班不打钟卡；不按指定的员工通道进出；当值时，不保持仪表的整洁及制服整齐者；未经批准或非工作需要使用通道，搭乘客用电梯，使用客用设施；当值时翻阅与工作无关的书刊、报纸、杂志；当值时吃零食、闲谈；在酒店内大声喧哗、追逐嬉闹；在员工餐厅以外酒店内处所用膳；服务效率差，引起客人明显不满；穿着制服、工作鞋上街，回家或回宿舍；随地乱仍纸碎、烟头、吐痰等不卫生行为；工作态度散漫、粗心大意；当值时不佩戴员工证或名牌；擅自调换更衣柜，私配更衣柜钥匙或擅自加锁；当值时做出抓痒、挖耳、化妆、照镜子等有失职业范围的动作；离开酒店时，不遵守门卫制度，拒绝交验包裹或物件；第43页共48页服务时未用敬语、礼貌用语或用禁语；未按规定程序办理请假，调更或替班手续；违反安全制度但未造成不良后果；工作时相互推诿或指责，造成工作混乱；因私使用电话或上班时间处理私人事务；下班后未经允许，有意逗留在酒店；偷带酒店物品出店，擅取酒店物品自用者；违反规定携带私人物品上岗者；经常迟到、早退（每周工作日迟到、早退两次或以上）；拖延执行上级命令及时效性规定，影响工作进度尚未造成损失者；使用辱骂性语言；违背或不服从主管或上司合理的工作安排或指示者；对客人或上司无礼者（视严重程度可列为严重过失）；因疏忽或过失损坏公司财物程度较轻；所犯过失与上述条款性质类似，按此条款处理；乙类责任心不强，造成财务被盗；收银员责任心不强，造成走单；私自占用客人结帐时给予的小费或找零；收银员有意多收款；擅自调价或有意短斤缺两损害酒店利益；不按期向餐饮部上报即将过期食品导致食品过期损害酒店利益；在仓库重地吸烟；工作态度恶劣、粗暴对待客人与客人争辩；旷工一天者；未经允许擅自使用客用品；当值时睡觉；无故吵闹，粗言秽语或扰乱酒店公共秩序；代他人打卡或委托他人打卡；第44页共48页未经允许借出酒店财物；拿取或偷吃酒店或客人之食物、饮料者；未经允许擅自使用酒店服务设施；上班时带醉态或在酒店内喝酒者；参与赌博或进行迷信活动；挑拨引起员工间打架斗殴者；擅自进入“未经许可，不准入内”的区域者；在酒店利用工作之便，售卖私人物品者；非因工作需要而私自与顾客接触；未经同意，员工在酒店内擅自张贴告示、通知或擅自涂改、撕掉酒店布告者；拾遗不报，造成不良影响者；谎报病情，提供假医疗证明；服务态度恶劣屡遭客人或员工合理投诉者；多次违反酒店及部门标准作业规程，但未造成严重后果者；向他人误传个人或他人薪金数额者；故意浪费或破坏酒店财物者；不敲门或未经客人允许进入客房者；上班时间无故停止工作；辱骂同事或管理人员；当班时打扑克、下棋、看电视、听录音机；不允许将个人金钱等放入酒店金柜内；其他有障于经营、管理、服务活动，但未造成经济损失者；所犯过失与上述条款性质类似，按此条款处理；丙类对外界泄露客人资料，如信用卡卡号、持卡人姓名、地址等；伪造单据、文件意图行骗，贪污取得非法利益；贪污、盗窃、受贿、行贿或拿取回扣者；泄露酒店机密文件或资料者；连续旷工三天或半年累计旷工二次；第45页共48页遗失酒店重要物品而导致重大损失；故意破坏酒店或客人物品；偷窃酒店、客人或同事之财物者；向客人索取金钱，影响恶劣者；私自换取营业收入中的外币；做出不道德的流氓行为；侮辱、谩骂、恐吓、威胁他人，与客人吵架者；未经主管批准，私配酒店内部锁匙；在社会上做出严重损害国家、酒店声誉及利益行为；触犯国家任何刑事法律者；挪用公款者；严重失职或严重违反安全守则，导致酒店客人，员工受到经济、财产、生命或声誉的危害或损失者；一年内经常违反酒店规定屡教不改者；发现虚假或诽谤性言论，从而影响客人或其他员工的声誉者；玩忽职守、违反操作规程，造成严重损失者；拾到客人贵重物品私藏；殴打他人或互相打斗；内外勾结，参与损害本酒店利益的活动；恶意破坏酒店声誉；所犯过失与上述条款