公司文件编号管理制度办法

公司文件编号管理制度办法为使公司文件管理合理化、制度化、规范化，应制定规范的公司文件编号管理制度。下面小编为大家整理了有关公司文件编号管理制度的范文，希望对大家有帮助。公司文件编号管理制度篇11总则11制定目的使本公司文件编号管理合理化、制度化、规范化。12适用范围本公司文件编号之管理，除另有规定外，悉依照本办法处理。13权责单位1总务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。2总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。14文件类别分外来文件、内创文件两种1外来文件包括公文、商务信函、传真资料、EMAIL等。2内创文件包括内部联络文件、内部业务文件等。2文件编号管理21编号原则本公司文件的分类编号管理分为五码，前两码为大写英文字母，后三码为流水阿拉伯数字。211第一码第一码代表文件类别。1A代表外来文件。2B代表内部文件。212第二码第二码代表文件部门。1A代表有关总务部门之文件。2B代表有关人事部门之文件。3C代表有关会计部门之文件。4D代表有关财务部门之文件。5E代表有关营业部门之文件。6F代表有关生产部门之文件。7G代表有关技术部门之文件。8H代表有关品质部门之文件。213第三码第三码代表年度别09。214第四码第四码代表月别0112。215第五码第五码代表序号流水码001999。22编号管理总务部收文件后，对文件进行统一登记编号管理后，始得处理。公司文件编号管理制度篇21目的为了加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。2适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。A技术类文件是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。B其他文件包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等C编号文件包括纸介文件以及电子文件。3编号办法31技术文件编号YSAAYYMMZZNNYS公司名称缩写AA部门名称YYMMZZ年月日NN流水号32其他文件的编号321公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为YSAATTYYMMZZNNAA大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下行政部XZ预算部YS设计部SJ采购部CG工程部GC资料部ZL财务部CWTT文件类型1规章制度RR，指公司颁布执行的各种规章制度2质量管理文件QS，公司运转过程中的各类文件和记录。YYMMZZ年月日NN流水号例如考勤管理制度的文件编号为YSXZRR13120901，表示2013年12月9日发布的考勤管理制度，适用于公司全体人员的规章制度。322合同协议合同协议的编号格式为YSHTTTYYMMZZNNTT合同类型CG采购合同HZ合作协议LD劳动合同GC工程合同QT其它合同YYMMZZ签订合同的年月日NN合同流水号323传真发出的传真编号结构为YSAAR/SYYMMZZNNAA部门名称R表示收到传真，S表示发出传真YYMMZZ表示日期NN传真流水号传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规则进行命名，并且与外来文件一起管理。例如YSGCR2013120901表示在2012年10月12日收到的第一份工程文件传真。4编号管理所有文件由资料部统一管理。除附件流水号起始值为1外，其余文件流水号起始值均为01。所有文件流水号在每年1月1日自动归零。公司文件编号管理制度篇3第一章总则第一条为使我公司体系文件管理合理化、制度化、规范化，制定本规定。第二条公司各部室体系文件编号，除另有规定外，均依本规定执行。第三条办公室负责本规定制定、修改、废止的起草工作。第二章管理内容第四条本公司的体系文件按四层体系文件进行编号，即规章制度、岗位职责、操作流程和表格。编号由五码组成前两码为英文字母，第三码为罗马序号，后两码为阿拉伯数字。第五条编号说明1第一码代表物业公司即JBWY2第二码代表文件部门即A代表办公室B代表人事培训部C代表督导室D代表服务中心E代表工程部F代表经营部G代表保安部H代表环卫部I代表园艺部3第三码代表文件类别代表规章制度类代表岗位职责类代表操作流程类代表表格类4第四码代表流水号0019995第五码代表文件下发年度如2003第六条由办公室确定文件编号办法，各部门按确定编号办法进行统一编号、整理后由办公室统一装订成册。第七条各部门体系文件均按此规定编号，如有未按此规定编号或编号错误，每处罚款50元。第八条以上条款执行情况由督导室负责跟踪检查，检查周期为每季度一次，发现问题及时上报公司领导后由人事培训部按规定进行相应