电子商务环境下的外贸函电格式探讨

电子商务环境下的外贸函电格式探讨内容提要内容提要内容提要内容提要外贸函电作为商务英语课程体系中的一项重要内容，有其独特的课程特点，而其固有函电写作格式更是鲜明的代表性。本文针对当前国际贸易电子商务化的趋势,通过将传统的外贸函电格式与电子商务环境下的外贸函电格式进行对比，目的在于分析目前传统外贸函电格式的主要问题，将教学和实践有机地结合起来，从而达到理论与实践相结合的学习效果，进而为企业培养实践性应用型人才打下基础。关键词关键词关键词关键词外贸函电写作格式电子商务国际贸易电子化ABSTRACTASONEOFIMPORTANTPARTSINBUSINESSENGLISHCOURSE,BUSINESSLETTERBOASTSOFITSPARTICULARCHARACTERISTICS,INWHICHTHEWRITINGLAYOUTSTANDSREPRESENTATIVELYBASISONTHECOMMERCIALIZEDTRENDOFINTERNATIONALTRADE,THISTHESISFOCUSESONCOMPARINGTHETRADITIONALBUSINESSLETTERLAYOUTWITHTHATUNDERECOMMERCEENVIRONMENT,AIMINGATANALYZINGTHEMAJORLAYOUTPROBLEMSLIEINCURRENTTRADITIONALBUSINESSLETTERS,THUSBRINGPRACTICALAPPLICATIONREQUIREMENTSINTOTEACHINGANDCULTIVATEGRADUATESWITHPRACTICALAPPLICATIONABILITIESFORENTERPRISESKEYWORDSBUSINESSLETTERWRITINGLAYOUTECOMMERCECOMMERCIALIZEDINTERNATIONALTRADE1引言进人21世纪，网络通讯技术迅速发展，网络的国际化、全球化已成为一种不可阻挡的趋势。国际贸易中的电子商务,又称国际电子商务,简而言之就是指企业通过利用电子商务运作的各种手段所从事的国际贸易活动，它所反映的是现代信息技术所带来的国际贸易过程的电子化。中国自加入WTO以来，外向型经济特征日益彰显，随着经济市场化、全球化趋势的日益深入，与对外经济贸易有关的业务往来也日趋频繁。外贸函电是开展对外经济贸易业务和有关商务活动的重要手段，同时也是从事国际贸易业务的工作人员必须具备的基本业务技能。而国际贸易电子化的发展趋势，则对外贸函电这种基本业务技能提出了更高、更新的要求。2外贸函电概述及课程特点“函”是“封套”的意思，即是指信件，而“电”即是包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件等在内的数据电文的统称。在国际贸易中，买卖双方通过洽商，就各项交易条件取得一致协议后，交易即告达成，买卖双方当事人即存在合同关系。国际买卖合同的商订是整个交易过程中最重要的一个环节，虽然可以通过口头的方式进行，但实践中，主要是通过函电的方式进行。外贸英语函电作为开展对外经济贸易业务和有关活动的重要工具，其课程的开设目的主要是为了让学生能系统地学习、掌握外贸英语函电，主要是书信体的行文结构、专业词汇及语言文体等特点，提高在日常对外经贸工作中正确地使用英语语言和进行对外各项业务联系和通讯活动的能力，以适应对外经济贸易发展的需要。3外贸函电的格式和组成31常见外贸函电书信体格式和主要组成部分如上所述，外贸函电的主要特点之一即是书信格式的专业性和独特性。常见外贸函电书信体各部分的安排，就整体形式而言，可分为3类齐头式、缩进式和综合式（折中式）。如下图所示（缩进的线条表示段落缩进，平行线条表示对齐）INDENTEDFORMBLOCKFORMMODIFIEDBLOCKFORMLETTERHEADBODYDATECOMPLEMENTARYCLOSEINSIDEADDRESSSIGNATURESALUTATIONSUBJECT图1三种常见书信体格式对比而外贸函电书信体格式的组成部分大致如下所示1信头信头信头信头LETTERHEAD2发信日期发信日期发信日期发信日期DATE3收信人姓名地址收信人姓名地址收信人姓名地址收信人姓名地址INSIDEADD4开头称呼语开头称呼语开头称呼语开头称呼语SALUTATION5本文本文本文本文BODYOFTHELETTER6结尾谦称结尾谦称结尾谦称结尾谦称COMPLIMENTARYCLOSE7签名签名签名签名SIGNATURE8参照号码参照号码参照号码参照号码REFERENCENO9特定称呼特定称呼特定称呼特定称呼PARTICULARADD10标题标题标题标题LETTERSUBJECT11识别记号识别记号识别记号识别记号IDENTIFICATIONMARKS12附带文件说明附带文件说明附带文件说明附带文件说明ENCDIRECTIONS13副本抄送副本抄送副本抄送副本抄送CARBONCOPY14补述补述补述补述POSTSCRIPTPS1LETTERHEAD8REFERENCENO2DATE3INSIDEADD9PARTICULARADD4SALUTATION10LETTERSUBJECT5BODYOFTHELETTER6COMPLEMENTARYCLOSE7SIGNATURE11IDMARKS12ENCDIRECTIONS14POSTSCRIPT必要构成部分必要构成部分必要构成部分必要构成部分特殊构成部分特殊构成部分特殊构成部分特殊构成部分13CARBONCOPY图2外贸函电正文的主要组成部分及分布位置（缩进式）32传统外贸函电书信体各组成部分概述1LETTERHEAD信头一般放在整封信的首页最上面中央，有些公司为方便直接将信头印在信笺上端。若无印刷的LETTERHEAD时，要在打字纸右上方打上SENDERSADD。LETTERHEAD印有公司名称、地址、电报案号、营业项目、密码、电话及TELEX号码、创立年份等。如PINGANINSURANCECOMPANYOFCHINAADDNO48ZHONGHUAROAD,NANNING,GUANGXI,CHINATEL5899900CABLEADDRESSXXXFAX2438999TELEXNO2DATE（日期）有LETTERHEAD的信纸，日期写在右上方，没有LETTERHEAD时就写在SENDERSADD正下方。美式英式JUNE3,19863RDJUNE,19863INSIDENAMEANDADDRESS封内名称和地址此名称和地址由于写在信内而被称为封内名称地址，目的是为了确保信封与信件的一致性以免装错信封寄错信。封内名称地址的写法与信头写法一致。此内容放在日期之下，齐左边。其书写顺序是小单位到大单位，再到国名。如XXX,CHINANATIONALCHEMICALIMPEXPCORP,NANNINGBRANCH,65QIXINGROAD,NANNING,GUANGXI,CHINA4SALUTATION称呼信的开头招呼语，相当于中文的敬启者。称呼放在封内名称地址之下，齐左边。如国别对象美式英式个人DEARSIRDEARMRDEARSIRDEARMR公司GENTLEMENDEARSIRS收信人尊称实例SALUTATION男性单数MRDRMRHEMINGWAYDRRPWATSONDEARSIRDEARMR复数MESSRSMESSIEURSMESSRSWILSONCODEARSIRSGENTLEMEN女性未婚单数MISSMISSJANETPARKERDEARMADAM未婚复数MISSESMISSESLUCYBESSYSMITHDEARLADIESDEARMESDAMES已婚单数MRSMISTRESSMRSLUCYWOODDEARMADAM已婚复数MMESMESDAMESMMESLUCYCOLEJANEBANNETDEARLADIESDEARMESDAMES5MESSAGE/BODY正文正文的内容一般都包括开头、正文、结束三部分。正文内容会根据具体的交易环节而有所改变。正文格式根据信件格式不同有区别，齐头式下正文全部齐左边，缩进式下正文每一段首行往里缩进。6COMPLIMENTARYCLOSE结束语最后的祝词，相当于中文的“敬上”，需加逗号。此内容根据信件格式不同位置有区别，齐头式下结束语放在左边，缩进式下结束语放在右边。如国别程度英式美式普通YOURSFAITHFULLYFAITHFULLYYOURSYOURSVERYTRULYVERYTRULYYOURSYOURSTRULYTRULYYOURS亲密CORDIALLYYOURSSINCERELYYOURSYOURSSINCERELY特别尊敬YOURSRESPECTFULLYRESPECTFULLYYOURS7SIGNATURE签名签名紧跟在结束语之下，手写表示尊敬，所以有时信函是打印的，也要在打印签名之下手签。如果是以公司的名义签署，则应打上大写的公司的名称，再由公司授权签署的人签名，然后打上签署者姓名，其下再打上职务名称。签名根据信件格式不同位置有区别，齐头式下签名放在左边，缩进式下签名放在右边。如YOURSTRULY,YOURSFAITHFULLY,SIGNATUREMITSUBISHICORPORATIONMISSLUCYSTEINBECKSIGNATURETHOMASCSUTTONGENERALMANAGER,SALESDEPARTMENT8REFERENCENOTATION参考案号贸易往来函件繁多，有时为了归档、查找方便、参照处理，或明确让双方明白此封信函的内容与什么有关，会在信头之下，日期之上添上这一内容，后面多跟合同号、信用证号等。可以按照部门、产品、地区或客户加以分类。9ATTENTION送交想让公司某部门全体职员看这封信，或希望某人注意收看此信时，应使用特定称呼。有时也叫ATTENTIONLINE或ATTENTIONNOTATION通常写在INSIDEADD下方。不论信件格式为齐头式还是缩进式，此内容均齐左边。如MESSRSWILSONCOBRACKENHOUSE,CANNONSTREETATTENTIONMRHLEESDEARSIRS,10SUBJECTLINE标题在本文中央的上方简单地写出提要，并在提要下划线，以引起对方注意，使收信人一眼便看出信的主旨，以利业务处理。位置根据信函格式有所不同，齐头式下标题放在左边，缩进式下标题放在中间。标题不必是完整的句子，只要简单扼要地写出主旨即可。如REYOURORDER2045PORTABLETV11ENCLOSURE附录寄送附带文件时，要加以标明，以提醒发信部门，避免遗漏，又可引起收信人的注意。一般放在签名之下，不论信件格式如何，均齐左边。当附件只有一件时，标注ENC即可，一件以上则要标注ENCLOS,右侧接附件的名称及数量。如1ENCCATALOGUE12ENCLOSCATALOGUE3PRICELIST312CARBONCOPY副本抄送显示该信被抄送给其他（主管）的人。不论信件格式如何，齐左边。如，CCMANAGER13POSTSCRIPT附言若写完信后还须附加任何项目时，就得写上补述，类似中文的附笔。有时并非把忘了写的事情补上，而是故意特别引起对方的注意。PS的位置在ENCLOSUREDIRECTION的下方，缩略为PS。14IDENTIFICATIONMARKS识别记号于信末附上执笔人及打字员姓名的第一个字母，以示负责或便于必要时查找。通常写在左下方。执笔人写左侧，打字员写右侧，这是虽写名字的简写，但不必加缩写符号句点。如EK/SKEKSKEKSKEK/SK4电子商务环境下的外贸函电格式李琪教授在电子商务概论中给电子商务下的定义如下“电子商务是在技术、经济高度发达的现代社会里，掌握信息技术和商务规则的人，系统化地运用电子工具，高效率、低成本地从事以商品交换为中心的各种活动的总称。”从上述定义可以看出，当前国际贸易电子化的发展趋势，对外贸函电这种基本业务技能提出了更高、更新的要求；相应的，基于电子商务环境下、应用INTERNET和各种电子工具所开展的国际贸易活动，则对外贸函电的书写格式业提出了新的要求和规范。下面以常见的电子邮件（OUTLOOKEXPRESS模版）为例，简述利用电子工具书写外贸函电的新格式和要求。外贸函电电子件，从整体而言，仍然可以分成三类缩进式、齐头式和综合式（折中式）。但是与传统书信体相比，有些部分开始省略或简化。如下图图3电子件函电书信体格式（齐头式，OUTLOOKEXPRESS模版）依据上图，我们可以归纳出外贸函电电子件的主要构成部分，如下2收件人地址RECEIVERSEMAILADDRESS电子商务环境下的外贸函电，由于利用了互联网，因此收件人地址变得简化，仅需收件人的一个电子邮件地址，就可将信息发送至对方，方便快捷。3抄送/密送CC由于办公自动化的应用，采用电子邮件书写外贸函电，如需抄送件给其他人等，只需将上述人等的电子邮件地址填入“抄送”栏目，即可将此信件同时抄送给这所有人，不再需要手写或复印很多份同时寄给需要的人等。另外，比起传统邮路或传真途径，电子邮件可以提供“密送”功能。4主题SUBJECT电子邮件中信件主题的位置变的更加突出和醒目，出现在收件人地址区域（非正文区域），该主题以及发件人信息在电子邮件到达对方邮箱时，将会出现在对方邮箱的邮件列表中，这使得收件人能够第一时间知晓来信来自何人以及大致内容。附件添加位置发生变化，且添加后的附件位置更加明显突出。可以自行设计特色签名；没有手签，但可使用手签的扫描图形。“收信人姓名地址”变成简单的收件人电子邮件地址。“抄送”变得简单。只需在此处添加对方电子邮件地址即可，且增加“密送”功能。“信的主题”位置更加突出，提起收件人注意。称呼语、正文、结尾谦称、附件说明、补述等基本内容不变。在内容上，电子邮件的主题和传统主题的写法一样，即使用简单的概述性语言，描述出信的主要内容。5附件ATTACHMENT/ENCLOSURE如图所示，电子邮件有附件添加功能，且添加后将会显示在收件人地址区域（非正文区域），有无附件变得更加醒目和突出，提起收件人注意。6开头称呼语SALUTATION与传统写法及格式一致，参详上文，不再赘述。7本文BODYOFTHELETTER与传统写法及格式一致，参详上文，不再赘述。8结尾谦称COMPLIMENTARYCLOSE与传统写法及格式一致，参详上文，不再赘述。11签名SIGNATURE由于使用电子工具，所以手签变得不再可能，但可使用手签的扫描。签名可以自行进行特色设计。根据我国有关电子商务的法律，电子签名与手签具有同等的法律效力。12附带文件说明ENCDIRECTIONS由于电子邮件的附件添加在显著的位置，因此附件说明可以在正文部分予以说明，也可在签名后进行说明。13补述POSTSCRIPTPS与传统写法及格式一致，参详上文，不再赘述。5传统函电格式与电子商务环境下函电格式的对比折叠线图4传统函电格式与电子商务环境下函电格式的对比（缩进式）参照上图，我们可以发现，比起传统格式，电子商务环境下的外贸函电格式发生了较大的改变，为适应互联网时代的信息传递要求，外贸函电的书写格式越来越趋向精简化和趋同化。主要异同如下所列1信头的内容大大简化如上图所示，上述两种函电格式的信头（此处的信头统称非正文区域所有信息）已有重大的不同，后者比前者无论从格式排列还是内容，都大大简化了。传统格式的信头包括HEADLINE、参照号码、日期、收信人姓名地址（也有将特定称呼列入此部分的），传统的授课过程中，教师往往教导学生可将此部分内容填写完毕后，将纸张进行折叠（见上图折叠线），以此区分信头和正文的位置；而电子商务环境下的格式，此部分包含收件人EMAIL地址、抄送、密送、主题和附件，此部分也可视为信头部分，与正文部分折叠开来。传统格式中的收件人详细姓名和地址不复存在，演变成简单的电子邮件地址；由于电子工具和网络信息传递即时性的特点，除非特殊需要，后者已不再需要将写信日期单独标出；参考号码在电子信件上不再出现（除非将电子信息打印出来进行编号）。2附带文件及抄送的操作简化如上所述，电子商务环境下的外贸函电的附件以及抄送只需要添加多个收件人电子邮件地址，即可将同一封信发往所需的多个对象，而不再需要象传统的操作方式，即复印或抄写数份寄送不同的人等，操作过程大大简化。4部分老旧部分删减或废弃不用如，ATTENTIONLINE（特别称呼）在后者格式中不再出现，或者出现在主题部分（有的在此部分标注何人接收此信）。又如，传统函电中的“识别记号”已废弃不用，彼时需要打字、校正人员签字以示责任承担；现在的电子函电基本属于个人操作（或者由人代笔），已不再需要相关人员签字进行内容确认。6正文排版趋同化随着办公自动化的广泛应用，外贸函电书信体的整体布局和排版也发生了较大的变化。虽然从理论上来说，